Impresión comprobantes contables. Concepto 613 de 2018

Resumen: El CTCP ha concluido que no existe ninguna disposición legal que prohíba que los comprobantes y soportes contables puedan ser impresos en papel reciclado. No obstante lo anterior, la entidad deberá asegurar la reproducción de estos documentos por otros medios que cumplan los requisitos del artículo 56 del Código de Comercio, reglamentado por el artículo 805 de 2013, y los artículos 252 y 279 del Código de Procedimiento Civil, que se refieren a la autenticidad de los documentos privados y a su valor Probatorio.

Concepto 613 CTCP 11 de Julio de 2018

CONSULTA (TEXTUAL)

“Soy Claudia García, Jefe de recursos humanos de la empresa Jiménez & Asociados SAS, necesito hacer una consulta que apunta especialmente hacia la disminución del consumo de papel, optimización de los recursos y contribución al medio ambiente, la pregunta es la siguiente:

Podemos imprimir los comprobantes de nómina (colillas de pago y egreso) en papel reutilizado? Me explico, por un lado ya está impreso, y yo quiero reutilizar esa hoja por la contra cara o anverso de la hoja, se puede?

Y segundo: puedo imprimir los egresos (comprobantes) en doble cara, ósea, por un lado un egreso y por el otro lado el otro egreso?”

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA

Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular. Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento.

Los nuevos marcos de información financiera aplicables en Colombia, que se compilan en los anexos 1 ,2 y 3 del Decreto 2420 de 2015 y sus modificatorios, no se ocupan del tema de los registros y libros de contabilidad. Por lo anterior, en lo relacionado se deberá aplicarse lo establecido en el Código de Comercio, en el título tercero del Decreto 2649 de 1993 (Art. 123 a 135), y en otras disposiciones legales que regulan la materia.

El CTCP se refirió al valor probatorio de los documentos electrónicos en el concepto 2015-326, el cual puede ser consultado en el sitio web: www.ctcp.gov.co, enlace conceptos.

Al respecto, el decreto 805 del 24 de abril de 2013, que reglamentó el artículo 173 del decreto 019 de 2012, y que modifica el artículo 56 del código de comercio, indica lo siguiente:

Decreto 805 de 2013

“Artículo 4 0. de libros de comercio en medios electronicos. Los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y junta de socios, que deban ser inscritos en el registro mercantil, podrán llevarse por medio de archivos electrónicos y para su inscripción en el registro mercantil, deberán cumplir con los siguientes requisitos:

  1. 1. Inclusión de un mecanismo de firma digital o electrónica, a elección del comerciante, en el archivo electrónico enviado para registro en los términos de la Ley 527 de 1999;
  1. 2. Inclusión de un mecanismo de firma digital o electrónica por parte de la Cámara de Comercio correspondiente. La Cámara de Comercio devolverá al solicitante el archivo electrónico a la dirección electrónica que esté registrada. Para ello, deberá firmarlo y dejar constancia electrónica de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el archivo, por cualquier medio tecnológico disponible.
  1. 3. Constancia electrónica expedida por la Cámara de Comercio correspondiente, de la siguiente información:
  • – Cámara de Comercio receptora;
  • – Fecha de presentación del libro para registro;
  • – Fecha de inscripción;
  • – Número de inscripción;
  • – Identificación del comerciante o persona obligada a registrar;
  • – Nombre del libro, y
  • – Uso al que se destina.
  1. 4. Al registrar un libro electrónico las páginas del libro físico que le antecedió, que no hubieran sido empleadas, deberán ser anuladas. Para efectos de lo anterior, deberá presentarse el libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador público, de conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993.

“Artículo 12. Validez probatoria de los registros de libros en medios electrónicos. Los libros registrados en medios electrónicos, en virtud del presente decreto, serán admisibles como medios de prueba y, para su valoración, se seguirán las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas, de conformidad con los artículos 10 y 11 de la Ley 527 de 1999.

Decreto 019 de 2012

“Artículo 173. Libros del comerciante

Reglamentado por el Decreto Nacional 805 de 2013. El artículo 56 de Código del Comercio quedará así:

Artículo 56. Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del Gobierno.

Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional.

Además de lo anterior, el código de procedimiento civil en sus artículos 252 y 279 indica:

“Artículo 252. Documento auténtico. «Artículo derogado por el literal c) del artículo 626 de la Ley 1564 de 2012. Rige a partir del l°. de enero de 2014, en forma gradual, en los términos del numeral 6) del artículo 627> artículo modificado por el artículo 26 de la Ley 794 de 2003. El nuevo texto es el siguiente:

Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad. El documento privado es auténtico en los siguientes casos:

  1. 1. Si ha sido reconocido ante el juez o notario, o si judicialmente se ordenó tenerlo por reconocido.
  2. 2. Si fue inscrito en un registro público a petición de quien lo firmó.
  3. 3. Si habiéndose aportado a un proceso y afirmado estar suscrito, o haber sido manuscrito por la parte contra quien se opone, ésta no lo tachó de falso oportunamente, o los sucesores del causante a quien se atribuye dejaren de hacer la manifestación contemplada en el inciso segundo del artículo 289.

Esta norma se aplicará también a las reproducciones mecánicas de la voz o de la imagen de la parte contra quien se aducen, afirmándose que corresponde a ella.

  1. 4. Si fue reconocido implícitamente de conformidad con el artículo 276.
  2. 5. Si se declaró auténtico en providencia judicial dictada en proceso anterior, con audiencia de la parte contra quien se opone en el nuevo proceso, o en la diligencia de reconocimiento de que trata el artículo 274.

Se presumen auténticos los libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal forma, el contenido y las firmas de pólizas de seguros y recibos de pago de sus primas, certificados, recibos, bonos y títulos de inversión en establecimientos de crédito y contratos de prenda con éstos, cartas de crédito, contratos de cuentas corrientes bancarias, extractos del movimiento de éstas y de cuentas con aquellos establecimientos, recibos de consignación y comprobantes de créditos, de débitos y de entrega de chequeras, emitidos por los mismos establecimientos, y los títulos de acciones en sociedades comerciales y bonos emitidos por estas, títulos valores, certificados y títulos de almacenes generales de depósito, y demás documentos privados a los cuales la ley otorgue tal presunción.

<inciso modificado por el artículo 11 de la Ley 1395 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> En todos los procesos, los documentos privados manuscritos, firmados o elaborados por las partes, presentados en original o en copia para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se presumirán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación. Esta presunción no aplicará a los documentos emanados de terceros de naturaleza dispositiva.

Se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos establecidos en el artículo 488, cuando de ellos se pretenda derivar título ejecutivo.

Los memoriales presentados para que formen parte del expediente se presumirán auténticos salvo aquellos que impliquen o comporten disposición del derecho en litigio y los poderes otorgados a apoderados judiciales que, en todo caso, requerirán de presentación personal o autenticación.

“Artículo 279. Alcance probatorio de los documentos privados. artículo derogado por el literal c) del artículo 626 de la Ley 1564 de 2012. Rige a partir del l°. de enero de 2014, en forma gradual, en los términos del numeral 6) del artículo 627> Los documentos privados auténticos tienen el mismo valor que los públicos, tanto entre quienes los suscribieron o crearon y sus causahabientes, como respecto de terceros.

Los documentos privados desprovistos de autenticidad tendrán el carácter de prueba sumaria, si han sido suscritos ante dos testigos.

Con fundamento en lo anterior, el CTCP ha concluido que no existe ninguna disposición legal que prohíba que los comprobantes y soportes contables puedan ser impresos en papel reciclado. No obstante lo anterior, la entidad deberá asegurar que dichos documentos puedan ser reproducidos por otros medios que cumplan los requisitos del artículo 56 del Código de Comercio, reglamentado por el artículo 805 de 2013, y los requerimientos de los artículos 252 y 279 del Código de Procedimiento Civil, en relación con la autenticidad de los documentos privados y su valor probatorio.

Por último es importante mencionar que el valor probatorio de los comprobantes de contabilidad, comprobantes de egreso, recibos de caja, entre otros; no radica necesariamente en la impresión del mismo, sino en el soporte que demuestra que dicha operación fue realizada, por ejemplo, una consignación en la cuenta de un proveedor es prueba que el pago se realizó, mientras que el comprobante de egreso es prueba que se contabilizó dicho pago; el registro de abonos a cuenta de ahorros de los empleados es prueba que la nómina fue pagada, y así sucesivamente.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serón de obligatorio cumplimiento o ejecución.

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