Concepto 002 09 de febrero de 2009 Consejo Técnico Contaduría Pública

DISPONIBILIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORIA. (Consejo Técnico de la contaduría Pública)

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 2 de la Resolución 001 de 2008 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA 1 (Textual):

“ ¿De conformidad a lo dispuesto en el artículo 3° del acuerdo 18 de 1999, el departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público – DAPED, tiene como una de sus funciones, la de Administrar los Bienes Inmuebles del Distrito Capital.

Dado lo anterior, este Departamento Administrativo suscribe contratos de administración, mantenimiento y aprovechamiento económico de las de las zonas de bienes de beneficio y uso público del Distrito Capital, con las organizaciones comunitarias sin ánimo de lucro.

El objetivo general de dichos contratos es generar proyectos de administración y mantenimiento sostenible de zonas de uso público del Distrito, mediante esquemas de corresponsabilidad y fortalecimiento de líderes comunitarios en la Ciudad, por medio del aprovechamiento económico de este tipo de zonas.

Para controlar y dar cumplimiento al objeto del contrato y al presupuesto que cada una de las organizaciones proyecta y los cuales son aprobados por este Departamento; el DAPED para realizar un control estricto del manejo de los dineros, hace el comportamiento a través de la inspección de la ejecución social, contable y de ejecución, a mas de los esquemas de transparencia.

Para dicho acompañamiento contable, la Defensoría del Espacio Público al no contar en la planta de personal con los contadores públicos suficientes, para realizar esta labor, suscribe contratos de prestación de servicios profesionales con contadores públicos titulados, cuyo objeto es:

“Prestar los servicios profesionales al Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público – Grupo Interno de Trabajo de Sostenibilidad como contadores públicos, para apoyar en los temas contable y financiero, de formación y formulación dentro del programa “Acuerdos Para La Sostenibilidad y Gestión Concertada Del Espacio Público, dentro del marco de la Escuela de Espacio Publico”

También dentro de las obligaciones estipuladas en el contrato de los contadores públicos y para efectos de la presente consulta se encuentran los siguientes numerales:

“2. realizar la gestión cívica y comunitaria en los temas contable y financiero, lo cual incluye el hacer parte del grupo interdisciplinario cuyo objetivo principal es el seguimiento y acompañamiento a los contratos de administración, mantenimiento, aprovechamiento económico suscritos, la consecución de los documentos soporte de tal proceso, análisis de los mismos, el diagnostico de los respectivos procesos, la realización de auditorias contables periódicas a las organizaciones contratistas, la rendición de los respectivos informes y recomendaciones; y de manera secundaria el apoyo en los casos que se indiquen dentro del proceso de formación de las organizaciones cívicas, benéficas o de utilidad común que soliciten participar en el programa Acuerdos para la Sostenibilidad y Gestión Concertada del Espacio Publico” (subrayado fuera de texto).

3. Apoyar al Coordinador del Grupo de Sostenibilidad, en el seguimiento sobre la gestión administrativa, financiera y contable a los contratos que le sean asignados, para lo cual deberá desarrollar entre otras:

a. Implementar controles administrativos a los contratos de Administración, Mantenimiento y Aprovechamiento Económico.

b. Verificar el cumplimiento del cronograma de actividades de administración, mantenimiento y aprovechamiento económico contenido en el proyecto en término de recursos, mediante la revisión, concepto y recomendaciones sobre los informes de gestión presentados por las organizaciones contratistas.

c. Revisar el manejo adecuado de los recursos derivados del aprovechamiento económico de las zonas de uso público por parte de las organizaciones contratistas, mediante la práctica de auditorías sobre los estados contables y financieros de las organizaciones contratistas y formular las recomendaciones y planes de mejoramiento a los que haya lugar, (subrayado fuera del texto)

Partiendo de la base que una de las obligaciones por parte de los contratistas-contadores es realizar las auditoriasa las organizaciones comunitarias sin ánimo de lucro, de acuerdo con las NAGA (Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas) para llevar a cabo esta labor, estos profesionales deben realizar los papeles de trabajo.

Sin embargo el DADEP, siendo una entidad pública que tiene dentro de sus funciones la administración de espacio público y está bajo su responsabilidad la custodia de los contratos administración, mantenimiento y aprovechamiento económico y además vela por el buen manejo de los recursos recaudados por el desarrollo del contrato; es necesario que en este Departamento Administrativo repose dentro de sus archivos físicos copia de los papeles de trabajo como evidencia de la labor realizada y auditada.

Lo anterior se requiere para tener pruebas de las auditorías realizadas a las organizaciones; ante los entes de control como la Contraloría, cuando esta realiza auditorias periódicas verificando la administración ejecutada por el Daped y para evitar detrimentos patrimoniales.

También cabe resaltar que los papeles de trabajo los cuales a la fecha están bajo la custodia y tenencia de los que realizan las auditorias y que algunos de ellos se han retirado de esta entidad sin dejarlos dentro del Daped. Es importante tener en cuenta que las auditorías realizadas en estas organizaciones son elaboradas con papelería del Daped y a nombre de esta Departamento Administrativo.

Después de dar a conocer las consideraciones de nuestro caso especifico, este Departamento Administrativo se permite consultar a ustedes lo siguiente:

PREGUNTA 1 : Partiendo del hecho que los papeles de trabajo se encuentran bajo la custodia y tenencia de los contadores, en caso de que una organización sin ánimo de lucro con la cual se ha suscrito un Contrato de Administración y Mantenimiento de Espacio Publico instaure una demanda en contra del DAPED, con que medio probatorio contaría este para demostrar que se practicaron auditorias a dicha Organización y que dentro de los hallazgos de las mismas se encuentran registrados los hechos que permitan evidenciar la gestión del DAPED , cuando en este Departamento no reposan copia de los papeles de trabajo?

PREGUNTA 2: en el evento que los papeles de trabajo sean solicitados para ser examinados por los entes de control o por los funcionarios de la rama jurisdiccional en los casos previstos en las leyes, y el contador ya no se encuentra vinculado al DAPED, se encuentre fuera del territorio nacional o haya fallecido, ¿sobre quien recae al responsabilidad ante el incumplimiento de conservar éstos papeles de trabajo, cuando el Daped es el responsable de realizar las auditorias?

PREGUNTA 3: ¿es posible solicitar a los contadores que prestan sus servicios al DAPED una copia de los papeles de trabajo objeto de las auditorias?

RESPUESTA:

La función legalmente señalada al Consejo Técnico de la Contaduría Pública es la orientación técnico - científica de la profesión, a partir de la investigación científica y tecnológica en áreas relacionadas con la ciencia contable en general, sus principios y normas, mediante el ejercicio doctrinario, la resolución de conflictos técnicos entre Contadores Públicos y la emisión de directrices orientadoras del ejercicio profesional.

Es por ello que cuando se contempla, en el numeral 3 del artículo 33 de la ley 43 de 1990, entre sus funciones servir como órgano asesor y consultor del Estado y de los particulares, ello debe entenderse en el nivel de orientación técnico científica en general.

Respecto del tema consultado, sobre la necesidad de una entidad contratista de servicios de auditoría de disponer de los papeles de trabajo preparados por los Contadores Públicos encargados de dicha labor, profesionales vinculados a la entidad mediante contratos de prestación de servicios, nos permitimos hacer las siguientes precisiones:

CONSIDERACIONES:

En primer lugar, Es claro que los compromisos derivados de la relación de un Contador Público con el usuario de sus servicios, deben quedar expresamente definidos en el objeto del contrato suscrito entre las partes, el cual entre otros aspectos debe especificar los diferentes productos e informes a ser entregados bien durante la realización del trabajo como a su finalización, de forma que no se presenten inconvenientes ni malentendidos respecto de los compromisos derivados de la labor contratada.

El Contador Público que realice trabajos de auditoria, debe ceñirse a lo dispuesto en la Ley 43 de 1990 en su art.7, que establece que dicha labor por corresponder a una actividad relacionada con la ciencia contable, requiere de la aplicación de las normas de auditoría generalmente aceptadas en lo relativo a la persona, la ejecución del trabajo y la rendición de informes.

Para el caso que nos ocupa, es importante analizar lo concerniente a las normas sobre rendición de informes, que estipulan:

“3. Normas relativas a la rendición de informes.

a. Siempre que el nombre de un Contador Público sea asociado con estados financieros, deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con tales estados. Si practicó un examen de ellos, el Contador Público deberá expresar claramente el carácter de su examen, su alcance y su dictamen profesional sobre lo razonable de la información contenida en dichos estados.

b. El informe debe contener indicación sobre si los Estados financieros están presentados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

c. El informe debe contener indicación sobre si tales principios han sido aplicados de manera uniforme en el período corriente en relación con el período anterior.

d. Cuando el Contador Público considere necesario expresar salvedades sobre algunas de las afirmaciones genéricas de su informe u dictamen, deberá expresarlas de manera clara e inequívoca”.

Como bien es sabido, el informe final de las labores de auditoría, constituye el principal producto de dicha actividad, el cual debe ser elaborado por el Contador Público teniendo en cuenta los requerimientos consignados anteriormente, a fin de que se cumpla con requisitos técnicos para su presentación.

De otra parte en el desarrollo de trabajos de auditoría es necesario atender las disposiciones sobre de papeles de trabajo, de acuerdo con lo establecido al respecto en el Art. 9° de la Ley 43 de 1990, que contempla:

“Art. 9°.-DE LOS PAPELES DE TRABAJO: Mediante papeles de trabajo, el Contador Público dejará constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Tales papeles, que son propiedad exclusiva del Contador Público, se prepararán conforme a las normas de auditoría generalmente aceptadas.

PARAGRAFO. Los papeles de trabajo podrán ser examinados por las entidades estatales y por los funcionarios de la rama jurisdiccional en los casos previstos en las leyes. Dichos papeles están sujetos a reserva y deberán conservarse por un tiempo no inferior a cinco (5) años, contados a partir de la fecha de su elaboración”

Adicionalmente sobre el tema, la Ley 43 de 1990, en su Art. 64.- establece: “ART.64 – Las evidencias del trabajo de un contador público, son documentos privados sometidos a reservas que únicamente pueden ser conocidas por terceros, previa autorización del cliente y del mismo contador público, o en los casos previstos por la ley.”

CONCEPTO

De las anteriores consideraciones, se puede establecer que:

Los papeles de trabajo elaborados por un Contador Público en funciones de auditor, constituyen una compilación de la evidencia obtenida, y cumplen los objetivos de facilitar la preparación del informe, siendo que se elaboran mediante mecanismos y métodos particulares, aplicables a las circunstancias específicas del ente examinado; papeles que constituyen el soporte del informe del área o áreas específicas objeto de la auditoría. La Ley establece que dichos papeles son de propiedad del Contador que los elaboró, de forma que quedan bajo su disposición y no de la entidad contratante.

Por su parte el informe de auditoría es el documento oficial que se entrega al usuario de los servicios al finalizar el trabajo, el cual debe contener de forma clara e inequívoca aspectos tales como, la naturaleza del trabajo realizado, el alcance del mismo, los diferentes aspectos examinados, las pruebas realizadas, así como los hallazgos de auditoría detectados en el examen, dicho documento debe ser dado a conocer a las instancias decisorias de la organización , con el fin de que no se presenten equívocos en su interpretación.

Teniendo en cuenta lo anterior, ante la no disponibilidad de los papeles de trabajo que soportan la ejecución de trabajos de auditoría en una entidad, dicha situación se suple con la presentación de los informes finales de auditoría, que contienen la síntesis documentada de las diferentes actividades realizadas, informes que se pueden considerar documentos idóneos para dirimir cualquier tipo de discrepancias frente a requerimientos específicos de información, por tratarse de una prueba válida y suficiente del desarrollo de trabajos de auditoría.

No obstante lo anterior, en caso de que una autoridad de control y vigilancia o una autoridad jurisdiccional por circunstancias particulares del caso, estime conveniente conocer los soportes preparados en la realización del trabajo de auditoría, teniendo en cuenta lo establecido en la Ley 43 de 1990 antes citada, puede requerir directamente al Contador Público , para que exhiba los papeles de trabajo preparados en desarrollo de actividades contables, en consideración a que éstos deben ser conservados por un período de cinco años a partir de la fecha de su elaboración, o haberse pactado contractualmente la entrega de copia de los mismos como parte del producto de la actividad controlada.

En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del 17 de Febrero de 2009, con ponencia del consejero C.P. RAFAEL FRANCO RUIZ y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.

RAFAEL FRANCO RUIZ

Presidente/RFR/mfs