Contabilización de reservas en los fondos de empleados. Concepto 538 de 2018

Resumen: La reserva adquisición de activos mencionada en su consulta, no cumple la característica para ser considerada un pasivo, pues no existe obligación presente, no existe la obligación de entregar recursos financieros en el futuro.

 

Concepto 538 CTCP 18 de Junio de 2018

 

CONSULTA (TEXTUAL)

Uno de mis clientes es un fondo de empleados:

 

  1. 1- En el año 2013, mediante asamblea se creó una RESERVA ADQUISICION DE ACTIVOS (nombre tomado directamente del acta de asamblea) en una misma reunión y por distribución de excedentes se apropiaron $23.000.000, pero fueron llevados al pasivo a una cuenta que se llamó FONDO ADQUISICIÓN DE ACTIVOS.
  2. 2- En el año 2014, y por vía excedentes se destinaron para ese fondo $26.000.000 más para un total de $49.000.000
  3. 3- En el año 2015, en la elaboración del ESFA, la parte contable tomó eso $49.000.000 y los reclasificó en el patrimonio
  4. 4- En la asamblea del presente año (2018), los asambleístas aprobaron que ese valor que estaba en el patrimonio pasara nuevamente al pasivo, cosa que a la fecha no se ha realizado contablemente.
  5. 5- Durante las asambleas posteriores a la creación de la RESERVA ADQUISICION DE ACTIVOS, los estados financieros fueron aprobados tal cual se encontraban contablemente.

 

Con base en lo anterior, la representante legal del fondo argumenta que lo que pasó fue que inicialmente se registró un pasivo y que por error contable en la elaboración del ESFA se trasladaron los $49.000.000 al patrimonio, y que ese error debe corregirse devolviéndolos al pasivo.

 

Mi pregunta es: ¿por efecto del ESFA, ese valor se hubiera pasado al patrimonio, por error, y después de dos años, se haber sido aprobado estados financieros por la asamblea, dicho valor se puede volver a trasladar al patrimonio?

 

Yo sé que lo que se registra en el patrimonio, se debe quedar allí, hasta la liquidación de la entidad, pero hay alguna norma que permita “corregir” el registro contable devolviendo del Patrimonio a Pasivo un determinado valor?

 

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA

Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.

 

La reserva para la adquisición de activos creada de manera voluntaria por parte del fondo de empleados, no cumple la característica para ser considerada un pasivo. El sustento de esta apreciación es la definición y características de los pasivos, realizada a continuación:

 

Un pasivo es una obligación presente, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, el fondo de empleados espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.

 

 

Por las anteriores razones una reserva creada a partir de los excedentes del fondo de empleados, no cumple los requisitos para ser reconocida como un pasivo. Por lo anterior, cuando se constituyan reservas[1]voluntarias o para cumplir disposiciones consagradas en los estatutos se recomienda realizar el siguiente registro contable4 :

 

 

Adicional a lo anterior, si los excedentes originados por la entidad están representados en recursos

 

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[1] Realizado a partir del marco conceptual de NIIF emitido en marzo de 2018, párrafo 4.29

[2] Realizado a partir del marco conceptual de NIIF emitido en marzo de 2018, párrafo 4.43

[3]Entendiendo las reservas como un rubro separado de los resultados acumulados destinados para un fin específico.

[4]Tomado a partir de la consulta del CTCP 2014-638

 

líquidos5 del activo, la entidad podría constituir un fondo con destinación específica y mantener en Una cuenta separada dichos recursos para la adquirir el activo en un futuro, que formarían parte del efectivo restringido. Esto no sería posible, cuando la entidad no disponga de recursos líquidos, y los excedentes generados se reflejen en otras cuentas del activo no recuperables en el corto plazo. El registro contable sería:

 

 

La reserva deberá permanecer en el patrimonio hasta la fecha en que la asamblea decida cancelarla y devolverla a los excedentes acumulados.

 

En conclusión, cuando en el fondo de empleados se crea una reserva para la adquisición de activos o para otros fines específicos, la sola decisión de constituirlo no da lugar al reconocimiento de un pasivo, el reconocimiento del mismo se retrasa hasta que la entidad recibe dicho activo y tiene la obligación de pagar por el mismo, en su lugar la entidad podría reflejar en su contabilidad la destinación específica de los resultados, como un componente separado del activo neto del fondo de empleados, que podría denominarse reserva voluntaria sobre los resultados para adquisición de activos fijos, y presentarla de forma separada en el estado de situación financiera o en las notas. También es posible constituir un fondo con destinación específica cuando la entidad dispone de los fondos líquidos que serán utilizados para la adquisición de los activos.

 

El CTCP se ha referido en las siguientes consultas a temas similares:

 

Adicionalmente Le recomendamos revisar la Orientación Técnica No. 14, emitida por el CTCP en octubre 20 de 2015, en la que se hacen precisiones sobre la base de principios que debe ser aplicada por las

 

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[5] La referencia recursos líquidos se refiere a mantener en efectivo o equivalentes al efectivo una suma con una destinación específica.

 

Entidades Sin Ánimo de Lucro. Esta Orientación se encuentra disponible en la página https://www.ctcp.gov.co/, enlace publicaciones – orientaciones técnicas.

 

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

 

 

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