Resumen: La contabilidad debe llevarse en libros registrados y los estados financieros de propósito general deben ser elaborados con Fundamento en los libros en los que se hubieren asentado los comprobantes. Por lo tanto, si ia información contenida en los EFPG es distinta de la información registrada en los libros, dichos estados carecerían de validez legal y se configuraría una irregularidad en la contabilidad.

Concepto 786 CTCP 10 de Septiembre de 2017

CONSULTA (TEXTUAL)

Soy Contador Público, trabajo para una entidad del Estado que suscribe contratos con Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL), dichas entidades presentan libros Auxiliares, Libros tales como Libro de Inventarios y Balances, Mayor y Balances, y Diario General, una de esas entidades presentó a la Entidad

Pública con la que trabajo en una de las visitas de supervisión que dicha entidad del gobierno Colombiano efectúa de acuerdo con la ley, libros contables en físico que también fueron inscritos en la Cámara de Comercio del municipio de Tuluá (Valle del Cauca), al comparar los resultados de los libros que ellos presentan encontré diferencias en las “Utilidades Acumuladas” registradas en los Estados Financieros que corresponden con el año 2016 comparadas con los libros oficiales suscritos en Cámara de Comercio y los datos registrados en el programa de contabilidad de tal Entidad Sin Ánimo de Lucro, surgen entonces las siguientes preguntas:

1. Para el caso planteado anteriormente, ¿Es posible afirmar que la contabilidad de tal ESAL no es fiable?

2. ¿Las ESAL que inscribieron sus libros en Cámara de Comercio pueden seguir de forma paralela utilizando otros medios de registro de la información contable? y ¿hasta(sic) cuándo?

3. ¿Las ESAL y las otras sociedades, pueden simplemente llevar la contabilidad en cualquier programa sin que tengan que registrarse ante alguna entidad de control del Estado?

4. ¿Qué ocurre cuando una ESAL que suscribe contratos de aporte con el Estado Colombiano, tiene inscritos libros en Cámara de Comercio desactualizados d meses?

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA

Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.

Dado que en su consulta no se indica de manera expresa el marco de información financiera aplicado por la entidad, la respuesta a sus inquietudes la daremos desde la perspectiva del sector privado y no del sector público, cuyos marcos de información financiera y orientación técnica corresponde a la Contaduría General de la Nación.

Se entiende entonces que se trata de una entidad sin ánimo de lucro, que cumple las condiciones para aplicar los marcos de información financiera del sector privado (Grupos 1, 2 o 3) y no los emitidos por la Contaduría General de la Nación.

  1. 1- Para el caso planteado anteriormente, ¿Es posible afirmar que la contabilidad de tal ESAL no es fiable?

De acuerdo con lo establecido en el artículo 50 del Código de Comercio y el artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, aún vigente, la contabilidad deberá llevarse en libros registrados y los estados Financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobante.

A continuación, se transcribes los artículos 50 del Código de Comercio y 125 del Decreto 2649/93:

Código de Comercio

“Art. 50. Contabilidad — Requisitos. La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno.

Decreto 2649 de 1993

Art. 125. Libros. Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad.

Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros’ .

Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico ya la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:

1- Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.

2- Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos debitó y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.

3- Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.

4- Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:

  1. a. Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global;
  3. b. Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones;
  5. c. Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras;
  7. d. Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos;

5- Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.

6- Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.

7- Cumplir las exigencias de otras normas legales”.

De acuerdo con lo anterior, se puede concluir que contabilidad debe llevarse en libros registrados y los Estados Financieros de Propósito General deben ser elaborados con fundamento en los libros en los que se hubieren asentado los comprobantes. Por lo tanto, si la información contenida en los EFPG es distinta de la información registrada en los libros, dichos estados carecerían de validez legal y se configuraría una irregularidad en la contabilidad.

Por lo anterior, si los estados financieros que han sido revisados se encuentran firmados por el representante legal y el contador público de la ESAL, o si ellos han sido dictaminados por el revisor fiscal, le corresponderá a ellos dar las explicaciones respectivas sobre las razones de las diferencias entre los registros de los libros y los estados financieros que han sido certificados y/o dictaminados.

Si existieran diferencias materiales entre los registros de los libros y los estados financieros, y los responsables de los estados financieros no suministran explicaciones razonables sobre este hecho, con estos elementos podría ser viable concluir que la contabilidad no es llevada en debida forma, y que ella no cumple los requerimientos legales ni puede ser utilizada como un instrumento de prueba frente a terceros.

  1. 2. ¿Las ESAL que inscribieron sus libros en Cámara de Comercio pueden seguir de forma paralela utilizando otros medios de registro de la información contable? y ¿hasta cuándo?

Si una ESAL está obligada a llevar contabilidad, en primera instancia se debe identificar el marco de información financiera aplicado por ella, para después proceder a determinar si los informes financieros certificados y/o dictaminados cumplen los requerimientos establecidos en las disposiciones legales. Tratándose de una entidad que aplica los lineamientos del sector privado se deberá considerar alguno de los marcos de información financiera contenidos en el Decreto 2420 de 2015, y otras normas que lo modifican adicionan o sustituyen, esto es, Grupos 1 , 2 o 3.

Ahora bien, se entiende que los hechos económicos reconocidos en los estados financieros (derivados de transacciones y otros eventos o sucesos), quedan registrados en los comprobantes, soportes y libros de contabilidad, con fundamento en los criterios de reconocimiento y medición del marco de información financiera aplicado por la entidad. Como consecuencia de ello, tampoco podría haber diferencia entre los registros contables y la información reportada en los libros oficiales de contabilidad.

  1. 3. ¿Las ESAL y las otras sociedades, pueden simplemente llevar la contabilidad en cualquier programa sin que tengan que registrarse ante alguna entidad de control del Estado?

Los requerimientos sobre registros y libros son los contenidos en los artículos 123 a 135 del Decreto 2649 de 1993. El artículo 126, indica de manera expresa la obligación de registro de los libros de contabilidad.

A continuación se transcribe el artículo 126 del Decreto 2649/93 así:

“Art, 126 Registro de los Libros. Cuando la ley así lo exila, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las Autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal.

En el caso de los libros de los establecimientos, estos se deben registrar ante la Autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento.

Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser registrados.

Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere que.

  1. 1- Al anterior le falten pocos folios por utilizar o,
  2. 2- Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico.

Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador público. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar copia auténtica del denuncio correspondiente.

Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno de ellas.

Las Autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (d) meses de su inscripción.

Por lo anterior, se deberán considerar esta norma y otras disposiciones legales que establezcan la obligación de registro de los libros de contabilidad de las entidades sin ánimo de lucro, ya sea en la Cámara de Comercio o en otras instituciones del estado.

  1. 4. ¿Qué ocurre cuando una ESAL que suscribe contratos de aporte con el Estado Colombiano, tiene inscritos libros en Cámara de Comercio desactualizados 4 meses?

El artículo 125 del Decreto 2649 de 1993 establece que todas las operaciones deben ser asentadas en orden cronológica, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes. Por tal razón se entendería que la contabilidad se encuentra atrasada cuando no se cumple con este requerimiento.

Para efectos fiscales, el artículo 654 E. T. indica que se considera un hecho irregular de la contabilidad cuando entre la Fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquél en el cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro (4) meses de atraso.

“Art. 654. Hechos Irregulares en la Contabilidad Habrá lugar a aplicar sanción por libros de contabilidad, en los siguientes casos:

  1. 1. No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos;
  2. 2. No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación de registrarlos;
  3. 3. No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren;
  4. 4. Llevar doble contabilidad;
  5. 5. No llevar los libros de contabilidad en forma que permita verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones;
  6. 6. Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquél en el cual se solicita su exhibición, existan más de cuatro (4) meses de atraso

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 20151 los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

Para establecer la vigencia de los conceptos emitidos por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública se requiere revisar en contexto la normativa aplicable en la fecha de expedición de la respuesta de la consulta. Adicionalmente, se debe tener en cuenta que el concepto posterior modifica a los que se hayan expedido con anterioridad, del mismo tema, así no se haga la referencia específica en el documento.