Conservación de documentos. Concepto CTCP 87 de 2021

RESUMEN
“los comerciantes en general tienen la obligación de conservar los libros y la documentación, por los medios que le facilita la ley, por un periodo mínimo de diez (10) años, término a partir del cual cesa la obligación; por ende, nada obsta para proceder a su destrucción sin embargo, no se impide para exceder este tiempo y realizar la conservación en medios electrónicos que permitan su reproducción”

CONSULTA (TEXTUAL)

“Por medio del presente me dirijo a ustedes con el fin de solicitar una orientación en cuanto a normalización de conservación de la documentación contable.”

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnicocientífico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a una consulta en los siguientes términos.

Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular. Además, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información.

Acerca de la pregunta planteada por el peticionario, nos permitimos señalar que se encuentra resuelta en el concepto 2020-1142 del 11 de febrero de 2021 del que podrá consultar en el enlace: www.ctcp.gov.co – conceptos, el misma se concluyó:

“Cuando se trata de conservación de documentos, deberá observarse que pueden existir diferentes requerimientos, los cuales podrían ser para efectos comerciales y para efectos tributarios.
 Para propósitos comerciales, el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 menciona que “los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta”. Por lo que comerciante debe conservar sus libros y papeles que sirven de respaldo de los libros de contabilidad y de los estados financieros de propósito general;

 Para propósitos tributarios el artículo 632 del E.T. establece para los obligados a llevar contabilidad, que los “libros de contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y externo que dieron origen a los registros contables, de tal forma que sea posible verificar la exactitud de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos, impuestos y retenciones consignados en ellos” deberán ser conservados por un periodo de cinco años (…)

(…) los comerciantes en general tienen la obligación de conservar los libros y la documentación, por los medios que le facilita la ley, por un periodo mínimo de diez (10) años, término a partir del cual cesa la obligación; por ende, nada obsta para proceder a su destrucción” En conclusión, lo anterior, no impide que la entidad decida guardar una copia escaneada o usar cualquier medio electrónico que permita su reproducción, para compilar en un archivo digital toda su documentación contable, que exceda el ciclo de los diez (10) años. Queda a potestad de la entidad proceder con su destrucción pero, al respecto sugerimos se involucre el apoyo de un especialista de archivo o gestión documental que evalué y clasifique la información que maneja la entidad para determinar si la misma requiere mantenerse o no en papel por un periodo mayor.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011 sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: “Alcance de los conceptos”. Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

 Cordialmente,

CARLOS AUGUSTO MOLANO RODRÍGUEZ
Consejero CTCP

 

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