Concepto 9549
07 de Diciembre de 2010
Secretaria de Hacienda Distrital
Hechos económicos que deben documentarse mediante soportes idóneos
SECRETARIÁ DE HACIENDA DISTRITAL
CONCEPTO CONTABLE
Doctora
DIOSELINA PARRA DE RINCÓN
Secretaria General
Canal Capital
Asunto: Solicitud concepto- Expediente 133-2007
Referencia: Su radicado No. 002108, nuestro radicado No. 2010ER1397576 del 07/12/2010
Respetada doctora:
En atención a su solicitud de la referencia, en donde se consulta sobre lo que debe entenderse como
documento idóneo para efectos contables, damos respuesta en los siguientes términos:
CONSULTA
“En ejercicio de las funciones de Control Disciplinario conferidas a esta Secretaria General según
Resolución No. 079 del 20 de octubre de 2005, se profirió auto de fecha 05 de octubre de 2010, mediante el cual se decidió sobre las pruebas solicitadas por el investigado. En concordancia con lo anterior, se solicito oficiar a esa respetuosa entidad, para que emita concepto sobre qué se entiende en materia contable, como un soporte idóneo”.
RESPUESTA
El Régimen de Contabilidad Pública1 (RCP), emitido por la Contaduría General de la Nación (CGN), en relación con el soporte idóneo en el párrafo 337 establece entre otros aspectos que: “Los documentos soporte comprenden las relaciones, escritos o mensajes de datos que son indispensables para efectuar los registros contables de las transacciones, hechos y operaciones que realicen las entidades contables públicas (?) los documentos soporte pueden ser de origen interno o externo.
Son documentos soporte de origen interno los producidos por la entidad contable pública que explican operaciones o hechos que no afectan directamente a terceros, tales como provisiones, reservas, amortizaciones, depreciaciones y operaciones de cierre. Son de origen externo los documentos que provienen de terceros y que describen transacciones tales como comprobantes de pago, recibos de caja, facturas, contratos o actos administrativos que generan registros en la contabilidad?”
1 Resolución 354 del 05-09-07 Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, se establece su conformación y se define el ámbito de aplicación.
Continuación concepto Dra. Dioselina Parra de Rincón
Igualmente, la Contaduría General de la Nación mediante la Resolución 357 de 20082, en el Procedimiento para la implementación y evaluación del Control Interno Contable, numeral 3.7. Soportes documentales, determina:
“La totalidad de las operaciones realizadas por la entidad contable pública deben estar respaldadas en documentos idóneos, de tal manera que la información registrada sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria. Por lo cual, no podrán registrarse contablemente los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales que no se encuentren debidamente soportados.
En cada caso, el documento soporte idóneo deberá cumplir los requisitos que señalen las disposiciones legales que le apliquen, así como las políticas y demás criterios definidos por la entidad contable pública?”
De conformidad con el desarrollo de la gestión contable por procesos y los manuales de procedimientos implementados en las entidades, se deberá hacer un análisis y evaluación de los diferentes tipos de documentos que sirven de soporte a las operaciones llevadas a cabo, así como la forma y eficiencia de su circulación entre las dependencias, y entre la entidad y los usuarios externos, con el propósito de tomar las medidas que sean necesarias para garantizar un eficiente flujo de documentos?”
De otra parte, vamos a definir el término “Idóneo” Idóneo, -nea adj. Que es adecuado o conveniente para una cosa, especialmente para desempeñar una función, una actividad o un trabajo:
En este orden de ideas, en materia contable, un soporte idóneo es aquel documento que es adecuado, conveniente e indispensable para poder efectuar los registros contables de conformidad con el tipo de transacciones, hechos y operaciones que realice la entidad y teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan; además deben ser susceptibles de verificación y comprobación en cualquier momento, ya que están respaldando las diferentes operaciones que realiza la entidad contable pública.
CONCLUSIONES
Con base en lo anterior podemos concluir:
De conformidad con lo señalado en las normas antes citadas, debemos entender que el documento válido para servir de soporte de un determinado registro contable será aquel que permita la verificación y comprobación detallada y exhaustiva del evento, hecho, operación o transacción reconocida o registrada en el sistema de información contable de la entidad.
Existen diferentes tipos de documentos válidos para adelantar el proceso contable público, sin embargo, en múltiples ocasiones el responsable de tal proceso ( contador) se encontrará frente a situaciones para los que no se obtiene un escrito o relación de fuente externa o interna que le permita respaldar un registro en particular. Cuando ello sucede, este Despacho recomienda reunir el Comité de Sostenibilidad Contable o el que haga sus veces para que el caso sea analizado de manera colegiada, estudiando las alternativas disponibles para establecer conjuntamente una determinación al respecto. En tal caso el – Acta que levante dicho comité – puede constituirse en el documento idóneo para el agente contable a que haya lugar.
Así mismo, los procedimientos internos entre las áreas de gestión y el cierre contable deben contener los flujos de información que deben existir entre ellas y los documentos que los soportan, decisiones que se sugiere tomar en forma conjunta y concertada.
Finalmente, es conveniente recordar que la Contaduría General de la Nación es el máximo órgano rector en materia contable pública en Colombia. En tal sentido se pronunció la Corte Constitucional mediante sentencia C-487 de 1997, determinando que las normas y conceptos emitidos por esa entidad son de carácter vinculante y, en consecuencia, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades sujetas a la aplicación de la Regulación Contable Pública.
Por lo expuesto anteriormente, se debe tener presente que los conceptos de la Dirección Distrital de Contabilidad, se expiden en atención a lo preceptuado por el artículo 25 del Decreto Ley 01 de 1984 (C.C.A.), y son emitidos en virtud de lo dispuesto por el artículo 9º del Acuerdo 17 de 1995, numeral 2; por tanto, no son de obligatorio cumplimiento.
En los anteriores términos damos respuesta a su solicitud
Cordialmente,
JORGE CASTAÑEDA MONROY
Contador General de Bogotá D.C.
Correo electrónico: [email protected]
Aprobó: Iván Javier Gómez Mancera
Revisó: Jairo Antonio Rojas
Proyectó: Marleny Barrera Pedroza
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CONCEJO DE BOGOTÁ D.C.
PROYECTO DE ACUERDO NUMERO 041 DE 2011
“por medio del cual se crea la red de cooperacion empresarial del distrito capital”
El concejo de Bogotá DC en uso de sus facultades constitucionales y legales y en especial las conferidas por el artículo 12 del Decreto Ley 1421 de 1993
ACUERDA
Artículo Primero: Créase la Red de Cooperación Empresarial del Distrito Capital que agrupará a los empresarios de la ciudad con el fin de posibilitar contactos y promover relaciones de cooperación entre las empresas, generando nuevas oportunidades de negocio, intercambio y transferencia de conocimientos y experiencias.
Artículo Segundo: La Secretaría Distrital de Desarrollo Económico será la responsable de la gestión, seguimiento, control y evaluación de la Red de Cooperación empresarial, bajo los principios de eficiencia, productividad y competitividad.
Artículo Tercero.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga aquellas normas que le sean contrarias.
EXPOSICION DE MOTIVOS
I. CONTEXTO
Las grandes implicaciones sociales y económicas de la actual crisis mundial han evidenciado sin duda alguna el deterioro de las condiciones de todas las economías inclusive aquellas industrializadas del mundo. El incremento acelerado en las cifras de desempleo ha obligado a la rápida adopción de medidas útiles que tengan en cuenta los efectos directos sobre los hogares, los trabajadores, las empresas, que son componentes fundamentales de la productividad y el crecimiento en el mediano plazo. Teniendo en cuenta el efecto de cadena que genera el desempleo, pues su aumento en algunos sectores desestimula el crecimiento de otros y conlleva a la disminución de la actividad económica se hace evidente como las empresas han dejado de contratar personal y muchas están despidiendo a un número considerable de trabajadores.
En 2008, se estimaba que un 6% de los trabajadores del mundo no estaba trabajando sino buscando trabajo, porcentaje que en 2007 era de 5.7%. La experiencia muestra que cuanto más tiempo permanece desempleada una persona más se deteriora su “empleabilidad” y más difícil le resulta volver a trabajar.1 Por razones como la anteriormente expuesta, se hace necesaria la adopción de medidas que conlleven a facilitar el crecimiento de las empresas que redunde en la creación de empleos de calidad, que facilite a las personas las capacidad para tener un empleo que satisfaga sus necesidades profesionales, económicas, de desarrollo y crecimiento a lo largo de su vida.
El desarrollo de las crisis económicas tiene repercusiones directas sobre la calidad del empleo ya que este se puede hacer más precario y aunque muchas personas conserven sus puestos de trabajo pueden ver deterioradas sus condiciones y sus salarios. Cuando la población no cuenta con un trabajo digno se genera pobreza y desestabilidad a nivel social, por ello se requiere de aunar esfuerzos para afrontar la crisis y propender el inicio de un crecimiento permanente.
El Banco Mundial prevé un crecimiento de la economía mundial de tan sólo un 0,9 % en 2009 y un descenso del volumen del comercio mundial de 2,1 %2, estimaciones que deben ser consideradas como alerta sobre la toma de decisiones que nos aíslen un poco del rumbo que tomará la economía mundial.
El gráfico 1 muestra como en el año 2008, la economía colombiana obtuvo un crecimiento del 2,5% mientras que Bogotá solo alcanzo un 2,3%, esto frente a los excepcionales niveles de crecimiento alcanzados entre los años 2002 a 2007. Observando el comportamiento en los niveles de crecimiento nacionales frente a los del Distrito, observamos la marcada relación que se encuentra en los periodos de crecimiento y contracción, dado que los niveles alcanzados a nivel distrital son más acentuados que a nivel nacional, esto quiere decir que en tiempo de crecimiento Bogotá ha alcanzado niveles superiores que los nacionales mientras en épocas de crisis estos se han comportado de una manera más agresiva.
El menor ritmo de actividad económica de 2008 se reflejó en los indicadores del mercado laboral. La tasa de desempleo a nivel nacional aumentó al 10,5% en el cuarto trimestre del año, en comparación con un 9,8% en el mismo período de 2007. Entre los hechos destacables del mercado laboral en 2008 se cuentan la desaceleración gradual de la creación de empleo y la concentración de esta en el segmento no asalariado, por lo que la disminución persistente del empleo asalariado constituye un motivo de preocupación.3 El DANE reportó para el trimestre móvil marzo mayo una tasa de desempleo del 11,6%4 en la Capital de Bogotá frente a una tasa de desempleo del 11,7% a nivel nacional para el mes de mayo, estas cifras demuestran el bajo desempeño que se presenta en la economía traducido directamente en el aumento en el nivel de desempleo.
Estas cifras evidencian que en Colombia actualmente se vive un ambiente en el que se presentan altos niveles de informalidad, baja participación de la fuerza laboral, presiones sobre los sistemas de pensiones y un crecimiento nulo o muy bajo del empleo en el sector formal de la economía. Por tal motivo las ciudades y regiones enfrentan el reto de incrementar los niveles de crecimiento económico por medio de la generación de ingresos y empleo de calidad.
Bogotá se ha posicionado como la región económica más importante en Colombia, en la Comunidad Andina y es una de las trece ciudades más competitivas de América Latina. Es en Colombia la región más importante de la economía nacional (genera 23% del PIB) y tiene el mayor número de habitantes (16% de la población). Es también el primer mercado de trabajo urbano en Colombia y uno de los más importantes en América Latina5. Por esta razón Bogotá debe explotar al máximo todos los potenciales que posee en desarrollo de los sectores como servicios e industria, que son fuentes potenciales para la generación de empleo como motor del desarrollo.
Actualmente muchas regiones hacen grandes esfuerzos que promuevan la instalación de empresas y el desarrollo de actividades productivas, teniendo como referente el hecho que en las grandes ciudades se encuentran las mayores oportunidades y demandas de empleo, para lo cual se debe hacer énfasis en la eliminación de distorsiones en el mercado laboral las cuales propician desempleo, trabajadores con baja remuneración y condiciones de trabajo inaceptables.
Por todas estas circunstancias y otras que se desarrollaran en el presente documento, es imperante el compromiso que deben adquirir las diferentes entidades y organismos públicos que se incorporan en este proyecto, en la aplicación de las normas y procedimientos en función del diseño, formulación, inspección, vigilancia, control y la ejecución del mismo, con el objeto de alcanzar el fin último de concebir empleo para la población del Distrito Capital.
II. RAZONES DEL PROYECTO
Teniendo en cuenta que la Población económicamente activa en Bogotá llego a 3 millones 958 mil personas, representada por una población desocupada de 436 mil personas y una población ocupada de 3 millones 522 mil personas, conformada por una población subempleada de 1.122 mil personas, se hace evidente la creación y adopción de instrumentos que disminuyan rápida y efectivamente la cantidad de población desempleada y subempleada ya que esta es una cortina de humo que sirve para ocultar los verdaderos niveles de desempleo debido a que el subempleo es el reflejo de la subutilización de la capacidad productiva de la población ocupada.
(Miles de Personas)
Fuente: Tableros de Indicadores de Bogotá I 2010 .CCB.
Bajo este escenario, es decisivo revisar el papel central que juega el sector privado como elemento fundamental en los procesos de desarrollo económico y social que conllevan a la generación de empleo. De esta manera, es preponderante establecer nuevas formas de cooperación entre el sector gubernamental, las empresas y la sociedad para asegurarse de que la calidad de vida actual y futura y del empleo se potencie al máximo. El motor del desarrollo económico es el resultado de la conjugación de la labor de los empresarios y los empleados. Cuando las empresas generan valor ellas innovan, invierten y a su vez generan empleo e ingresos derivados del trabajo de sus empleados. Para que esta situación prospere, se requiere de un entorno favorable con una buena interacción y regulación del mercado donde el gobierno se caracterice por acciones encaminadas a su protección y crecimiento.
Fuente: Observatorio de la región Bogotá Cundinamarca. Junio de 2009. CCB.
Desafortunadamente como se demuestra en el Gráfico 3, las expectativas de los industriales en la generación de empleo muestran una tendencia a la baja, esta puede ser explicada como lo hemos venido estudiando, por los impactos de la crisis mundial que ha ocasionado la caída de la demanda interna y externa traducida en un incremento en los niveles de inventario como consecuencia de una reducción de los pedidos, las restricciones en el acceso a créditos creadas por el sistema financiero entre otras cusas.
Los sectores que habían liderado el crecimiento en los últimos años -la industria manufacturera, el comercio detallista y la construcción- se desaceleraron rápidamente en los primeros meses de 2009, con el consiguiente y preocupante descenso del empleo. Desde el punto de vista de la demanda agregada, el consumo privado y la inversión -principales motores del dinamismo económico en años anteriores- crecen ahora a un ritmo bastante menor, inicialmente como consecuencia de las medidas de control del banco central para contrarrestar la inflación y más tarde a causa de la pérdida de confianza de hogares y empresarios producto de la crisis financiera.
La empresa privada genera la mayor parte de los empleos y si está se encuentra adecuadamente estructurada, es una fuente de oportunidades para que las personas adquieran y amplíen sus conocimientos, pongan en práctica sus aptitudes y mejoren su nivel de vida. El emprendimiento y la empresa son elementos que permiten el cambio y el progreso y a su vez hacen que las economías sigan siendo dinámicas, competitivas e innovadoras. Es importante que las empresas estén conformadas por trabajadores calificados y sean dirigidas por personas que posean formación empresarial y gerencial. Teniendo en cuenta que las empresas giran en torno a los consumidores y los proveedores, se debe propender por la consolidación de redes o cadenas de valor conformadas por industrias de alta calidad y consumidores e inversionistas con expectativas.
Si logramos que las empresas operen en cadenas de valor conformadas por industrias de alta calidad, consumidores e inversionistas prósperos, si las entidades gubernamentales ejercen un control y seguimiento a los niveles de desempleo y a su vez se fortalece la educación, la capacitación y la formación de los recursos humanos se alcanzarán niveles óptimos de crecimiento y generación de valor de la empresa en la ciudad.
