Tema Procedimiento Tributario
Fuentes Formales Estatuto Tributario Artículos 617 y Sgtes.
Problema jurídico
¿Cuando se modifica el nombre o razón social sin que haya variación de la sigla que se utiliza en las facturas o documentos equivalentes, se puede seguir utilizando la facturación autorizada por la DIAN con anterioridad a la modificación, o se requiere solicitar y expedir nueva autorización y facturación?
Tesis jurídica
La factura o documento equivalente debe indicar la razón social del contribuyente obligado ha expedirla, por lo que en aquellos casos de modificación de la razón social, debe solicitarse una nueva autorización de facturación que contenga la nueva razón social, sin perjuicio de la posibilidad de utilizar la anterior facturación autorizada dentro de un plazo prudencial dentro del cual se adelanten los trámites necesarios para implementar la nueva facturación.
Interpretación jurídica
Este Despacho en diversos pronunciamientos que constituyen la doctrina oficial al respecto ha señalado, que uno de los requisitos de la factura según lo dispone el artículo 617 del Estatuto Tributario es indicar "los apellidos y nombres o razón social y NIT del Vendedor o de quien presta el servicio", requisito que junto con los previstos en los literales a), d) y h) del mismo artículo 617 deben estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.
Cuando la norma tributaria alude a la razón social y NIT del vendedor ha de entenderse referida a la manera como la legislación comercial la concibe, la cual conforme lo dispone la norma mercantil deberá estar inscrita en la Cámara de Comercio correspondiente.
Por tal razón y como lo expresa el Concepto 10373 de febrero 11 de 1998 "...si determinada sociedad a quien se le autorizó un específico rango de numeración de la facturación, cambia de razón social deberá, una vez cumplidas las formalidades que prevé la legislación comercial, utilizar la facturación que la identifique plenamente con la razón social que ha sido debidamente inscrita; ello indica que no podrá utilizar la anterior facturación autorizada toda vez que esta no corresponde a su razón social, en cuanto que si utilizare dicha facturación no estaría dando estricto cumplimiento al mandato del referido artículo 617.
En tales eventos conforme a la Resolución 3878 de 1996 cuando no se utilice la numeración autorizada, entre otros, por pérdida de la facturación, cese de actividades, cambio de razón social, deberá reportarse a la Administración correspondiente para fines de control. Se requiere nueva autorización de las facturas que contengan la nueva razón social, sin embargo no podrá solicitarse la misma autorización que fue informada como sobrante".
Sin embargo, revisado nuevamente el tema en el contexto de la consulta que motiva este pronunciamiento el Despacho encuentra, que en aquellos casos de sociedades a las que una vez se les haya autorizado por la DIAN un específico rango de numeración de facturación cambian de razón social conservando su sigla original y como es lógico su NIT, en tanto se cumplen los objetivos de ley relativos a la obligación formal de facturar como sistema técnico de control, sobre el supuesto de la inexistencia de riesgo alguno de confusión de la persona jurídica que las emite y su inequívoca individualización, es razonable que durante el término de adecuación formal y asimilación del cambio, por un tiempo prudencial subsiguiente al registro en Cámara de Comercio de la escritura pública mediante la cual se modifica la razón social, dentro del cual se actualiza el RUT, se solicita, y autoriza por la DIAN mediante resolución el nuevo rango de facturación, se imprimen y sitúan en los lugares de expedición, puedan utilizar la facturación autorizada en forma previa al cambio de razón social, para lo cual bastará que por cualquier medio preimpreso, se indique en la facturación expresamente la razón social actual, a efectos del cumplimiento del requisito consagrado en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario.
Lo anterior no exime de la adecuación de la facturación a la nueva razón social, tal como se señala en los conceptos a usted remitidos.
Concluyendo, es evidente que para poder cumplir con la obligación de facturar conforme con todos los requisitos previstos en el artículo 617 del Estatuto Tributario se deben cumplir una serie de etapas a partir del registro en Cámara de Comercio de la modificación de la razón social y la Administración Tributaria debe reconocer dichos trámites previos a la expedición de facturas, permitiendo la utilización de las anteriores por un plazo prudencial necesario para implementar la nueva facturación.
En los anteriores términos se aclaran los Conceptos números 10373 y 63725 de 1999 y 058854 de 2000.
Atentamente,
El Jefe Oficina Jurídica,
Camilo Andrés Rodríguez Vargas
