CONCEPTO No 1141
TEMA Procedimiento.
SUBTEMA. Notificaciones por correo devueltas.
FECHA: 10 de octubre de 2006
En virtud de los numerales 2º y 3º del artículo 22 del Decreto Distrital 333 de septiembre 30 de 2003, compete a este Despacho interpretar de manera general y abstracta, la aplicación de las normas tributarias distritales, manteniendo la unidad doctrinal de la Dirección Distrital de Impuestos.
CONSULTA:
Cuando en el proceso de notificación por correo o personalmente un contribuyente se REHUSA a recibir un acto administrativo ¿Qué se debe hacer? ¿Cual será el medio probatorio?
RESPUESTA
La notificación es el medio por el cual se busca colocar en conocimiento del administrado (contribuyentes y/o responsables) las decisiones que toma la Administración, a fin de que interponga los recursos que contra ella proceden o acate su cumplimiento.
A través de la notificación la administración da aplicación al principio de publicidad, consagrado en el artículo 209 de la Constitución, respecto de los actos administrativos de carácter individual, garantizando el derecho al debido proceso y concretamente el derecho de contradicción, pues es a través de él que los administrados pueden conocer las decisiones de la autoridad pública.
La finalidad de las notificaciones es dar cumplimiento al principio de publicidad que debe preceder todas las actuaciones judiciales o administrativas, a fin de que puedan ser controvertidas a través de los recursos establecidos por la ley, por quienes resulten afectados con la decisión.
Con ello, se garantiza el debido proceso consagrado en el artículo 29 de la Constitución Política, en virtud del cual “Nadie podrá ser juzgado sino conforme a leyes preexistentes al acto que se le imputa, ante juez o tribunal competente y con observancia de la plenitud de las formas propias de cada juicio”..
El artículo 209 de la Constitución dispone que la función administrativa se encuentra al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento “en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad”.
En desarrollo del principio de publicidad las actuaciones administrativas deben ser dadas a conocer por parte de las entidades que las expidan, a través de las comunicaciones, notificaciones o publicaciones establecidas en la ley o en el acto administrativo de que se trate.
En relación con dicho principio la Corte Constitucional al examinar el artículo 5 de la Ley 788 de 2002, que modificó el artículo 566 del Estatuto Tributario, expresó lo siguiente:
“El principio de publicidad plantea el conocimiento de las actuaciones judiciales y administrativas, tanto por los directamente interesados en ellas como por la comunidad en general.
En el primer caso, el principio de publicidad se realiza a través de las notificaciones como actos de comunicación procesal; es decir, del derecho a ser informado de las actuaciones judiciales o administrativas que conduzcan la creación, modificación o extinción de una situación jurídica o a la imposición de una sanción.(…)
Y en el segundo caso, el principio de publicidad se realiza mediante el reconocimiento del derecho que tiene la comunidad a conocer las actuaciones de las autoridades públicas y, a través de ese conocimiento, a exigir que ellas se surtan con total sometimiento a la ley. Es decir, aparte de las notificaciones como actos de comunicación procesal, el principio de publicidad comporta también el reconocimiento del derecho ciudadano a enterarse de las decisiones tomadas por la administración y la jurisdicción, aunque, desde luego, con las limitaciones impuestas por el ordenamiento jurídico.
En este último evento, el principio de publicidad constituye una garantía de transparencia en la actuación de los poderes públicos y un recurso que permite las condiciones necesarias para el reconocimiento del derecho a controlar el ejercicio del poder” Sent. C-1114 de 2003 M.P. Jaime Córdoba Triviño.(…)
En relación con la notificación de los actos administrativos, estos existen desde su expedición pero su eficacia se encuentra condicionada a la publicación o notificación del acto, y quedan en firme, como lo dispone el artículo 62 del Código Contencioso Administrativo, esto es: a) cuando no proceda ningún recurso; b) cuando una vez interpuestos hayan sido decididos; c) cuando no se interpongan o se renuncie expresamente a ellos, y, d) cuando haya lugar a la perención o sean aceptados los desistimientos.”
Frente al principio publicidad de los actos de los administrativos ha dicho la Corte Constitucional, que: “El Estado de derecho se funda, entre otros principios, en el de la publicidad, el cual supone el conocimiento de los actos de los órganos y autoridades estatales, en consecuencia, implica para ellos desplegar una actividad efectiva para alcanzar dicho propósito; dado que, la certeza y seguridad jurídicas exigen que las personas puedan conocer, no sólo de la existencia y vigencia de los mandatos dictados por dichos órganos y autoridades estatales, sino, en especial, del contenido de las decisiones por ellos adoptadas, para lo cual, la publicación se instituye en presupuesto básico de su vigencia y oponibilidad, mediante los instrumentos creados con tal fin. (Resaltado fuera de texto) .
Las notificaciones que realiza la Dirección Distrital de Impuestos están contempladas en los artículos 6 y 9 del Decreto 807 de 1993 que remite a los artículos 565, 566, 567, 568 y 569 del Estatuto Tributario Nacional, de manera que no hay que recurrir al Código Contencioso Administrativo, ni al Código de Procedimiento Civil, salvo el caso de la Notificación por Edicto.
Conforme a lo anterior existen varias formas de notificación, a saber:
1. Notificación Personal: La practica un funcionario de la Administración y se presenta cuando al interesado o a su representante, se le hace entrega de manera personal el texto de la decisión permitiéndole su lectura, ese día se surte la notificación. La obtención de esta notificación puede darse porque el sujeto comparece voluntariamente o porque fruto de una citación, este se acerca a la administración para ser notificado.
2. Notificación Por Edicto: Es un notificación sucedánea a la personal, es decir, que primero debe intentarse la personal, y en caso de no poderse surtir, se hará mediante edicto. Dando aplicación al articulo 45 del Código Contencioso Administrativo “Si no se puede hacer la notificación personal, se fijara Edicto en lugar público del respectivo despacho, por el término de 10 días, con inserción de la parte resolutiva de la providencia”. En el edicto se indicará la fecha y hora en que se fija y se desfija, con la firma autógrafa del funcionario competente.
El legislador, en ejercicio de su libertad de configuración, y en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 209 superior, concibió la notificación personal como la forma principal de hacer saber ese tipo de actos administrativos, mientras la notificación por edicto fue prevista como un instrumento subsidiario o excepcional.
Así lo ha entendido la Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Cuarta, del Consejo de Estado, que en la sentencia número 13096 del 30 de enero de 2003 manifestó lo siguiente:
“Del texto del artículo 565 del Estatuto Tributario se deduce que la notificación de los actos administrativos referidos a las etapas de investigación y fiscalización de los impuestos que administra la DIAN debe ser realizada por correo o personalmente, mientras que las resoluciones que deciden los recursos gubernativos se deben notificar personalmente previa citación enviada por correo, previendo en este último caso, que al no presentarse el contribuyente dentro de los diez (10) días siguientes a la citación, se procederá a notificar por edicto mediante fijación del mismo por el término de diez (10) días (art. 45 C.C.A.).
Se tiene entonces que la notificación por edicto en materia tributaria está prevista solamente para notificar de manera subsidiaria las resoluciones que deciden los recursos señalados en el Estatuto Tributario para controvertir los actos administrativos expedidos por la Administración en uso de sus facultades de fiscalización y liquidación. De tal forma que el edicto solamente se convertirá en notificación principal cuando a pesar de habérsele enviado al contribuyente la citación para lograr su comparencia, éste no se hace presente a efectos de llevar a cabo la notificación personal de los actos que deciden los recursos.”
En este evento la notificación se entiende surtida solo cuando el trámite concluye, es decir en la fecha que se desfija el edicto, según los artículos 45 y 51 del Código Contencioso Administrativo.
3. Notificación Por Correo: Es la mas común de las notificaciones que realiza la Administración Distrital de Impuestos, establecida en el articulo 566 del Estatuto Tributario Nacional, “La notificación por correo se practicará mediante entrega de una copia del acto correspondiente en la dirección informada por el contribuyente a la Administración”, entendiéndose que la notificación se surte con la entrega del acto en la dirección informada por el sujeto a notificar.
El inciso segundo del artículo 563 le permite a la Administración que cuando no se informe dirección ubique al destinatario por otros medios (verificación directa, guías telefónicas, directorios, información comercial o bancaria, etc.).
El artículo 567 del Estatuto Tributario consagra la posibilidad de corregir las actuaciones enviadas a una dirección errada. Dispone la norma que: “Cuando la liquidación de impuestos se hubiere enviado a una dirección distinta de la registrada o de la posteriormente informada por el contribuyente habrá lugar a corregir el error en cualquier tiempo enviándola a la dirección correcta. En este último caso, los términos legales sólo comenzarán a correr a partir de la notificación hecha en debida forma, es decir a la última dirección reportada.
Respecto a esta notificación por correo este despacho mediante memorando 2005IE18258 del 6 de julio de 2005, realizó un estudio sobre actos sin acuse de recibo refiriéndose a este tipo de notificaciones el cual consideramos importante incluir en este concepto.
En este estudio al contestar la pregunta formulada por la Subdirección de Impuestos a la Producción y al Consumo atinente a si sobre los actos administrativos enviados a notificar personalmente, o por correo, surgidos dentro de los procesos de cobro coactivo, sobre los cuales no hay constancia de haberse notificado efectivamente, puesto que la entidad notificadora no expidió o no entregó los acuses de recibo correspondientes puede proseguirse el cobro de estos actos o debe interrumpirse cualquier actuación sobre los mismos, hasta tanto no se tenga noticia de su debida notificación, esto último, sin que se interrumpan o suspendan términos de prescripción, se respondió:
” (…) Es así que respetando las normas generales tributarias establecidas en el Decreto Distrital 807 de 1993 y el Estatuto Tributario Nacional, la Dirección Distrital de Impuestos debe notificar los actos administrativos que profiere siguiendo los lineamientos generales y particulares establecidos en las normas pertinentes ya transcritas anteriormente.
Sin embargo, la jurisprudencia y en especial la sentencia C-096 de 2001, (Enero 31 de 2001, M.P. Alvaro Tafur Galvis) mediante la cual se declara inexequible la expresión “y se entenderá surtida en la fecha de introducción al correo” del Artículo 566 del Estatuto Tributario Nacional, precisa que la notificación debe darse de forma efectiva, y que la disposición declarada inexequible, presume que con la sola introducción al correo se surte efectivamente la notificación menoscabando el debido proceso al contribuyente en la medida en que no siempre el mismo tiene conocimiento de los actos contra el proferidos, recordemos apartes de la citada sentencia.
(…)
Es así que a partir de la expedición de este fallo, es claro que la notificación de los actos administrativos para que exista como tal debe:
1. Ser entregada una copia el actos administrativo al contribuyente, y
2. Que la copia del acto sea entrega en la dirección informada por el contribuyente como dirección de notificación.
Sin embargo algunos actos enviados a notificar carecen del acuse de recibo que la entrega del acto como tal debe generar, no porqué sobre los mismo no se haya establecido el procedimiento correcto para la notificación, sino que sobre ellos, quien realizaba la tarea de entrega, bajo la figura del correo certificado, no diligencia el acuse o si los diligenció, no allegó la documentación pertinente que demuestre que efectivamente se efectuó la entrega del acto ni tampoco comprueba que el mismo fue devuelto en su defecto.
Igualmente debemos precisar, que la notificación de los actos administrativos debe ser remitida a la dirección informada por el contribuyente en su última declaración tributaria del respectivo impuesto, (o la que informa en formato de cambio de dirección, o la procesal) es decir que la información que sirve de base a tener en cuenta, nace precisamente de la información que suministra el contribuyente, siendo en principio esta dirección la que reposa en las bases tributarias, pues es tomada precisamente de las declaraciones presentadas por los contribuyentes.
(…)
Ahora, como el punto a analizar es que aunque la administración puede comprobar que envió la notificación del acto dentro del término, no obstante no tiene constancia de la entrega efectiva del mismo, pero tampoco le consta que no haya sido entregado, máxime aún cuando el servicio de correo que contrató, es el que brinda la máxima garantía de entrega, siendo ese primordialmente el objetivo del correo certificado.
Es así que las normas que regulan las reglas generales en materia de correos certificado o recomendados, a la que hemos hecho referencia anteriormente, establecidas en el Decreto 1418 de 1945, en sonde se establece:
CAPITULO XVI
De los recomendados o certificados
(…)
Artículo 137. El fin primordial de recomendado es que al remitente le queda una constancia escrita de la clase de su envío, de que éste sea entregado al destinatario, mediante recibo especial, y de que la Administración de Correos responda por la pérdida del envío recomendado en los términos señalados en éste decreto.
(…)
Transmisión de Envíos Recomendados
Servicio Interior
Artículo 201.- Para el despacho de los recomendados dentro de la República se observarán las reglas siguientes
(…)
b) El día de salida del correo que debe conducir los recomendados, el empleado los anotará en la planilla perteneciente a cada despacho de recomendados, con todos los detalles que ésta prescribe. Un duplicado de la planilla quedará en la oficina, para formar el libro de despacho.
(…)
Entrega de Recomendados o Certificados
Servicio Interior.
Artículo 323. Los recomendados deberán entregarse siempre bajo recibo y únicamente al destinatario o a la persona a quien éste haya dado poder o autorización por escrito para este caso especial. En uno u otro caso será obligatorias la identidad el interesado. Las autorizaciones correspondientes al destinatario se conservarán con los recibos. En las poblaciones que tengan nomenclatura urbana, se pondrá debajo de la firma, para el caso de que haya necesidad e cualquier aclaración la indicación del domicilio del destinatario.
Los envíos recomendados dirigidos al cuidado de una persona o entidad no podrán entregarse sino a esta o por su orden, al otro destinatario indicado en la dirección. Los avisos de llegada se enviarán a ambos, en los términos previstos en el artículo 663
Artículo 324. Los recomendados con aviso de recibo se inscribirán en el libro de recibo y entrega con la anotación “A.R.” en la columna de observaciones. Cuando el destinatario se niegue a firmar el aviso de recibo, se considerará el envío como rehusado y se hará constar esta circunstancia en el mismo aviso y en la columna de observaciones del referido libro.
(…)
Artículo 328. Para la entrega a domicilio de los recomendados, las oficinas autorizadas al efecto se ceñirán a las disposiciones siguientes:
a) Los recomendados se remitirán al servicio de Correos urbanos bajo recibo en el libro de recibo y entrega, o en caso de conveniencia en un libro especial.
b) Se abrirá en el servicio de correo urbano un registro de los recomendados que reciban los carteros , el cual contendrá: el número del libro de recibo y entrega , el número originario del recomendado, el nombre de la oficina de origen, el nombre y domicilio del destinatario, la indicación de si el envío se ha entregado o no, y las observaciones conducentes. La indicación -A.R.- cuando se trate de envíos con cuse de recibo se hará constar entre las observaciones.
(…)
d) A cada recomendado se acompañará una fórmula especial de recibo llenada debidamente, de acuerdo con las indicaciones impresas, para los envíos con acuse de recibo, la fórmula correspondiente remitida por la oficina de origen.
e) Cuando el cartero no encuentre al destinatario o a su apoderado en el domicilio, podrá entregar los recomendados sin acuse de recibo a un miembro adulto de la familia del destinatario, los recomendados con acuse de recibo, deberán entregarse exclusivamente al destinatario o a su apoderado.
f) Los carteros darán cuanta a su inmediato superior del resultado de cada reparto, devolviendo los recomendados no entregados o entregando los recibos o avisos de recibo, según el caso y cuidando de que en el registro, en el cual se le carga dichos envíos, se hagan las anotaciones concernientes a su descargo.
Al reverso de los recibos deberán indicar, con su forma, la persona a quien hayan entregado el respectivo recomendado y la manera como ésta se haya identificado, por ejemplo (…)”
h) Los carteros buscarán a los destinatarios de los recomendados hasta tres veces, y si a la tercera vez no los encontraran, les dejarán un aviso en el domicilio para que concurran a la oficina a recogerlos y devolverán a esta los recomendados con indicación de la causa de devolución. (Subraya ajena a texto original)
Como se aprecia, el correo certificado tiene reglas claras que buscan dar garantía al remitente, sobre que efectivamente el correo por el enviado llegue a su destino o en su defecto sea devuelto indicándose las causales de la devolución.
Coadyuva a reafirmar lo manifestado, el Decreto 229 de 1995 , en el cual se establecen entre otras las definiciones de lo que debe entenderse por servicios de correos (Art. 4), los servicios especiales de correo (art. 5), las obligaciones de los concesionarios de correos (Art. 26) y las más importantes, los derechos de los remitentes (Art. 30) y la devolución del correo (Art. 33), cuando no es posible su entrega, veamos esas normas:
“ART. 4º-Servicio de correos. Se entiende por servicio de correo la prestación de los servicios de giros postales y telegráficos, así como el recibo, clasificación y entrega de envíos de correspondencia y otros objetos postales, transportados por las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, debidamente autorizadas por concesión otorgada mediante contrato, por el Ministerio de Comunicaciones vía superficie y/o aérea, a través de la red oficial de correos, dentro del territorio nacional e internacional.
(…)
ART. 5º-Servicios especiales y financieros de correos. Los servicios especiales de correos estarán a cargo de los concesionarios de los servicios de correos y comprenden los servicios tradicionales de correo recomendado o certificado, asegurado, de entrega inmediata, de correo expreso, apartados postales, lista de correos, respuesta comercial, acuse de recibo, cupón de respuesta internacional, solicitud de devolución o modificación de dirección, almacenaje, así como los nuevos servicios que implementen los concesionarios en orden a ofrecer un servicio de alta calidad que satisfaga los requerimientos de los usuarios.
(…)
ART. 26.-Obligaciones de los concesionarios y licenciatarios. Es obligación de los concesionarios y licenciatarios entregar los envíos de correspondencia y demás objetos postales a los destinatarios, en las mismas condiciones en que fueron confiados al servicio postal.
ART. 30.-Derechos de los remitentes. Los remitentes de los envíos de los servicios postales tienen los siguientes derechos, sin perjuicio de las acciones judiciales pertinentes y de las acciones que les confiere el ejercicio de sus derechos fundamentales:
1. Obtener la devolución de los envíos que no hayan sido entregados a los destinatarios.
(…)
ART. 33.-Devolución de los envíos postales. Los usuarios de los servicios de correos, tendrán derecho a la devolución de los envíos cuando éstos no puedan ser entregados a su destinatario.”
Es así, que atendiendo la garantía que la utilización del correo certificado da a la administración de la entrega de la correspondencia, la Secretaría de Hacienda Distrital celebró convenios Inter.-administrativos con ADPOSTAL, en los cuales se establecen entre otras como cláusulas compromisorias:
Convenio Interadministrativo 24 de 2001.
PRIMERA.- OBJETO: ADPOSTAL, Se compromete para con el DISTRITO a prestarle el servicio de admisión, curso y entrega de la correspondencia y demás envíos postales que el DISTRITO le confíe, con el carácter de correo certificado y postexpress, observando las normas legales y reglamentarias existentes sobre esta materia para el área urbana de Bogotá D.C. y a nivel nacional, (…)
SEGUNDA.- OBLIGACIONES DE ADPOSTAL: (…) 2.5) Entregar a los destinatarios de envíos de correspondencia, objetos postales y notificaciones, en la dirección del domicilio señalado en el envío, en los siguientes plazos máximos de tiempo, los cuales deben entenderse como días hábiles que se contarán a partir del día siguiente a aquél en el que sea recibido el envío por parte del contratista: a)- Envíos urbanos, dos (2) días para la entrega cuando sea certificado y postexpress; b)- Envíos entre Bogotá D.C. y ciudades capitales, tres (3) días para correo certificado y postexpress (…) 2.6) Devolver diaria y debidamente revisadas , firmadas, fechadas y selladas dos copias de la planilla de remisión del correo certificado debiendo conservar en sus archivos los originales de las mismas. 2.7) Devolver los acuses de recibo y/o envíos en devolución dentro de los Siguientes plazos máximos. A) Envíos Urbanos, tres (3) días hábiles (…) 2.16) Responder por las pérdidas totales o parciales de los envíos de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1418 de 1945 y en el artículo 20 del Decreto 229 de 1995″
Es así que la firma ADPOSTAL, mediante oficio 2.99-02-2-1030 del 10 de junio de 2005, suscrito por su Directora, la Dra. Luz Stella Páez Cañón, al explicar a la Secretaría de Hacienda el procedimiento de entrega de los correos certificados explicó:
“3. El procedimiento de entrega del correo certificado es el siguiente:
a. A la entrega del correo a la oficina postal de distribución, el jefe de reparto procede a hacer entrega de los envíos a los carteros que tienen bajo su responsabilidad un sector asignado.
b. El cartero relaciona cada uno de estos envíos en la planilla de entrega de certificados a domicilio, cuyo registro es verificado y confrontado con los envíos físicos por parte del supervisor de distribución.
c. Seguidamente, el cartero organiza los envíos basándose en el enrutamiento lógico de su sector y sale a efectuar la gestión de entrega el día correspondiente.
d. Para el caso del correo certificado, el cartero realiza hasta tres intentos de entrega en un lapso no mayor de dos días.
e. En el momento del contacto con el destinatario, hace firmar la planilla de entrega de certificados a domicilio donde consta el recibo del envío y hace la entrega física del envío.
f. Al final de la jornada vuelve a la oficina postal y el supervisor realiza el control de las entregas efectivas y recibe las devoluciones de los envíos que no pudieron ser entregados; a cada una de estas devoluciones se les identifica el motivo de devolución en la parte posterior del sobre.
g. Las devoluciones son cursadas hacía la central de clasificación de cada regional, la cual relaciona y envía dichas devoluciones a los remitentes.
4. Los envíos que no son entregados a sus destinatarios son devueltos a los remitentes con la respectiva causal de devolución cumpliendo con lo estipulado en los procedimientos de las normas postales. (…)”
Puede concluirse que siendo el servicio de correo certificado (recomendado), servicio exclusivo, regulado por el Decreto 1418 de 1945, diseñado para el manejo de toda clase de correspondencia que a juicio del remitente requiera de tratamiento especial o con seguimiento y control en todos sus procesos a nivel nacional. Una vez impuesto el envío en la oficina postal, recibe el remitente un comprobante de imposición.
La distribución o entrega se realiza en cada dirección, destino, obteniendo la firma e identificación de quien recibe el envío en planillas de ADPOSTAL, por lo cual es el único aceptado como prueba judicial, y por eso se utiliza para el manejo de toda clase de correspondencia que requiere de un tratamiento especial, que tiene unas características puntuales a saber:
· Control y seguimiento de los procesos de recepción, transporte y entrega a domicilio.
· Comprobante de depósito para el remitente y entrega bajo firma en la dirección del destinatario.
· Cobertura nacional.
· Adpostal responde por cualquier eventualidad e indemniza siempre que no sea caso fortuito o de fuerza mayor.
· Devolución de los envíos no entregados.
Quiere decir lo anteriormente trascrito, que existiendo la obligación al concesionario de correo por parte de la norma y del convenio suscrito con la Administración Tributaria Distrital, de entregar la correspondencia y en su defecto al no poder efectuar esta entrega devolver la misma al remitente estamos frente a una situación que puede concluirse así:
a) En los casos en donde a pesar de la inexistencia del acuse de recibo, el contribuyente continúa con el desarrollo del mismo, interviniendo activamente dentro del proceso, estaríamos frente a una notificación por conducta concluyente, y
b) Cuando no existe acuse de recibo, pero tampoco devolución de la correspondencia, debe basarse la administración en el diligenciamiento por parte del funcionario de correo, de la planilla de entrega del correo y por consiguiente, la no devolución del acto administrativo por parte de la oficina de correo, como prueba es insuficiente pero es un factor indicativo sobre que el correo como tal, llegó a su destinatario, situación que como todas las presunciones, admite prueba en contrario, es decir que el contribuyente puede desvirtuar la notificación endilgada, cuando pueda demostrar que no se entregó el correo, que la información que contienen las planillas de entrega no es la dirección de notificación, etc. haciendo valer su derechos de defensa y contradicción, en los procesos de determinación y cobro.
Como corolario tenemos que nos encontramos frente a una situación fáctica que no nos permite identificar que el correo fue notificado pero tampoco nos precisa que fue devuelto, lo que nos lleva a que, observando el tipo de correo contratado y la efectividad casi plena que lo recubre (Correo certificado) no nos es dable argumentar que el acto administrativo no se notificó, por lo cual es nuestro deber continuar con el trámite del proceso a efecto de que en las etapas posteriores se determine con el contribuyente, si se surtió o no la debida notificación.
4. Notificación Por Aviso: Es sucedánea a la notificación por correo, ocurre cuando la notificación ha sido devuelta por cualquier razón, conforme al articulo 568 del Estatuto Tributario Nacional, se efectúa con la publicación de un aviso en un diario de amplia circulación dicho articulo expresa que “Las actuaciones de la administración notificadas por correo, que por cualquier razón sean devueltas serán notificadas mediante aviso en un periódico de amplia circulación nacional; la notificación se entenderá surtida para efectos de los términos de la administración, en la primera fecha de introducción al correo, pero para el contribuyente, el término para responder o impugnar se contará desde la publicación del aviso o de la corrección de la notificación”
Teniendo en cuenta lo expresado por la norma mencionada, la notificación por correo es principal a la notificación por aviso, ya que, si por cualquier causa esa notificación por correo es devuelta, el legislador previó que la misma se haga en un periódico de amplia circulación nacional a fin de garantizar la publicidad del acto, caso en el cual el interesado contará con el término para responder o impugnar desde la publicación del aviso o de la corrección de la notificación; es decir, cuando ésta sea realizada en debida forma, y no desde la primera fecha de introducción al correo, pues ese término se entiende surtido para efectos de los términos con que cuenta la Administración quien tendrá entonces que expedir el acto materia de notificación en el término contado desde la primera fecha de introducción al correo como una forma de desarrollar los principios de eficacia y celeridad que orientan la función administrativa (CP. art. 209), pero no para el contribuyente quien cuenta con un término distinto que le permite plenamente el ejercicio de su derecho a controvertir el acto que considera lesivo de sus intereses.
Esta forma de notificación es excepcional y restringida únicamente a los eventos allí previstos y exige que la notificación por correo sea la adecuada, es decir enviada a la dirección informada por el contribuyente, de suerte que, agotados los recursos señalados en el artículo 563 E.T., siendo legal la notificación efectuada mediante aviso, en consecuencia esta procede solo cuando no ha sido posible establecer correctamente la dirección del contribuyente. En otros términos, el aviso solo se publica cuando realizadas todas las diligencias posibles para ubicar al contribuyente no se logra dicho objetivo.
Ahora bien, aunque la pregunta planteada es para el caso del correo devuelto por la causal de rehusado, consideramos importante referirnos a todos los casos de correo devuelto, para establecer cuando se entiende surtida para la administración, la notificación de un acto administrativo cuando éste fue enviado por correo y devuelto por cualquier razón diferente a la de envío a dirección errada.
Como ya se indicó en el caso de actuaciones de la administración, notificadas por correo a la dirección correcta, que por cualquier causal sean devueltas se entenderán surtidas para efectos de los términos de la administración, en la primera fecha de introducción al correo, conforme lo previsto en el artículo 568 del Estatuto Tributario Nacional, por remisión expresa del artículo 9º del Decreto Distrital 807 de 1993.
De lo expresado en la norma en mención, se presume que en la notificación por correo existe una previa entrega, caso en el cual se entendería surtida la notificación en la fecha de entrega del acto en la dirección que corresponda de conformidad con el artículo 568 del Estatuto Tributario Nacional.
Sin embargo, pueden existir eventos en los que la correspondencia ni siquiera es recibida, caso en el cual, si bien las empresas con que se contrate entregan a la entidad la guía de entrega o el certificado de acuse de recibo,-según el caso,- sin diligenciar la casilla de recibido, dicho documento si contiene la fecha en que tales autoridades recibieron el documento para notificarlo y la fecha en que fueron a realizar la diligencia. Por consiguiente, considerando que el servicio de notificación a través de estas empresas se rige en la actualidad por contratos estatales, es necesario tener las circunstancias previstas en dichos documentos, como causales de devolución de correspondencia.
En los contratos suscritos con las empresas de correo se siguen los lineamientos previstos en el Decreto 229 de 1995, por el cual se reglamenta el servicio postal. En parágrafo del artículo 6º de este Decreto se señala que:
” (…) c. Admisión. El servicio de mensajería debe expedir un recibo de admisión o guía, por cada envío, en el cual debe constar:
? Número de identificación del envío.
? Fecha y hora de admisión.
? Peso del envío en gramos.
? Valor del servicio.
? Nombre y dirección completa del remitente y destinatario.
? Fecha y hora de entrega;
d. Curso del envío. Todo envío de mensajería debe cursar, con una copia del recibo de admisión o guía, adherido al envío;
e. Tiempo de entrega. Los envíos de mensajería especializada se caracterizan por la rapidez en la entrega. El servicio de mensajería debe prestarse en condiciones normales con unos tiempos de entrega no superiores a:
Veinticuatro (24) horas en servicio urbano.
Cuarenta y ocho (48) horas en servicio nacional a cualquier lugar del país.
Noventa y seis (96) horas en servicio internacional;
f. Prueba de entrega. El cliente usuario del servicio de mensajería especializada, puede exigir la prueba de entrega del envío, donde consta fecha y hora de entrega y firma e identificación de quien recibe.
Por otro lado, en los contratos suscritos con las empresas de correspondencia se establecen las causales de devolución del correo y el manejo de estas devoluciones.
En la actualidad en el contrato del 30 de mayo de 2006, se precisó que hacían parte de este contrato todos los documentos expedidos en las etapas precontractual, contractual y en la liquidación del mismo cuando hubiere lugar a ello, A su turno en el pliego de condiciones No. SHD-LP-009-2006 en el Capítulo IV punto 4.1.2. se expresó que se considerarán como únicas causales de devolución de los envíos las siguientes:
a)- Rehusado; b)-Dirección deficiente; c)- No reside; d)- Cerrado; e)- No existe número.
De las causales enlistadas las correspondientes a las letras b) y e) pueden enmarcarse dentro de la situación prevista en el inciso primero del artículo 567 del Estatuto Tributario Nacional, aplicable a este caso por remisión expresa del artículo 9º del Decreto Distrital 807 de 1993; y por consiguiente, se podrá reintentar la notificación por correo, enviando el documento en cualquier momento- lógicamente si se está dentro del término establecido para ello-, a la dirección correcta.
Para el caso previsto en la letra d), es decir, cuando la empresa de correspondencia encuentre cerrado el lugar donde deba efectuarse la notificación, se debe surtir el trámite previsto referente a las obligaciones del contratista, según el cual: ” (…) En caso de que en la primera visita no se pueda efectuar la entrega por la causal “cerrado” se efectuará una segunda visita en el término de dos días hábiles (…)”, en la actualidad este trámite está previsto .en el numeral 4.1.3 del pliego de condiciones
Conforme con la cláusula transcrita, se pueden derivar dos situaciones: la primera que la empresa de correspondencia logre entregar el documento, evento en el cual, la notificación se entenderá surtida en la fecha consignada en la guía de entrega.
Segunda , que la empresa de correspondencia, no logre entregar la correspondencia por encontrar siempre cerrado el domicilio, caso en el cual, y dado que tanto la Dirección Distrital de Impuestos como la empresa de correspondencia, hicieron las gestiones necesarias para realizar la notificación, ésta debe entenderse surtida el último día que tiene la empresa para entregar la correspondencia, sin perjuicio del término que la ley le otorga al responsable para que responda o impugne, el cual se contará desde la publicación del aviso conforme lo dispone el artículo 568 del Estatuto Tributario Nacional, aplicable a nuestro caso por remisión expresa del artículo 9º del Decreto 807 de 1993.
Ahora bien, para el caso previsto en las letras a) y c) Rehusado y no reside, éste Despacho considera que éstas causales de devolución son imputables única y exclusivamente a la persona que se pretende notificar.
Veamos la causal de rehusado. Primero. Quien se rehúsa, manifiesta su voluntad clara de no recibir el acto, entorpeciendo la diligencia que legalmente debe realizar la Administración, esta actitud del sujeto a notificar va en contra del deber constitucional que tienen las personas y el ciudadano de contribución al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado, el principio constitucional de la buena fe y da aplicabilidad al principio general del derecho “Nemo auditur propiam turpitudinem allegans”, según el cual, nadie puede alegar en su favor su propia torpeza o culpa, siempre y cuando se consigne el nombre y la identificación por parte de quien lleva la correspondencia, que permita probar este hecho.
Segundo en este evento se estableció la dirección del contribuyente pero en la práctica existe un problema de carácter probatorio con relación a demostrar que se encontró el contribuyente a notificar y que éste obró de tal forma que evitó la publicidad del acto.
En estos casos la administración a través de la empresa de correspondencia actuó con la diligencia del caso intentando entregar el acto administrativo en el lugar reportado por el declarante, razón por la cual se debe entender que la notificación fue surtida en la fecha en que la entidad de correspondencia realizó la diligencia, fecha que corresponde a la consignada en el documento de acuse de recibo, ya sea que esté diligenciada o no, la casilla correspondiente de la firma de quien recibe el documento.
La constancia emitida por la entidad de correspondencia de que fue devuelta, la notificación por la causal de “rehusado”, es suficiente para demostrar que la entidad adelantó las gestiones pertinentes para la notificación debiendo por lo tanto, entenderse surtida en la fecha reportada y consignada en el documento de acuse o guía de recibo entregado por la entidad de correspondencia.
Nótese que en el punto 4.1.2 Correspondencia Externa Enviada dentro de las obligaciones del contratista se estableció que este debía distribuir la correspondencia externa enviada entregando, a la persona encargada de correspondencia, en cada dependencia los soportes y planillas correspondientes donde conste el cumplido y los documentos no recibidos, con la respectiva justificación.
Por esta razón es importante que la empresa de correspondencia adopte un formato en el que pruebe que el correo fue rehusado, en este puede incluir la firma de testigos que corroboren este hecho o las planillas que demuestren que se intentó entregar la correspondencia y que esta fue rehusada.
En este punto no se puede olvidar que conforme a lo previsto en el Decreto 229 de 1995, existen unos derechos de los remitentes que las empresas de correspondencia deben respetar, sin perjuicio de la acciones judiciales pertinentes y de las acciones que les confiere el ejercicio de los derechos fundamentales.
No obstante lo anterior a pesar de que la fecha de notificación que se tome para los actos notificados por correo devueltos por la causal rehusado sea la reportada y consignada en el documento de acuse o guía de recibo entregado por la entidad de correspondencia, en estos eventos para cumplir con la aplicación al principio de publicidad hay que proceder al aviso para así cumplir con la publicidad del acto, garantizándose con éste la publicidad del mismo.
Este concepto amplia en lo pertinente el concepto 993 del 22 de septiembre de 2003.
Cordial Saludo,
Harold Ferney Parra
