Autorización Facturación para el régimen simplificado. Concepto 11545 de 2017.

Extracto: La DIAN indica, que las personas naturales Régimen simplificado que opten por expedir factura en general (Electrónica, por computador, por talonario, o documento equivalente por tiquetes de máquina registradora), requieren solicitar la autorización de numeración y cumplir los requisitos que exige la normatividad fiscal vigente, para cada caso.

Concepto 11545 DIAN 09 de Mayo de 2017.

Plantea usted los siguientes interrogantes

1. La Resolución 5709 de 1996 establecía que un responsable del régimen simplificado que optara por facturar, no requería resolución de facturación. Si bien esta norma se encuentra derogada las razones que la justifican se mantienen, en esta medida, ¿puede afirmarse hoy que este tipo de responsables no requiere autorización de numeración? ¿Máxime cuando sigue vigente el documento equivalente previsto en el artículo 3 del Decreto 522 de 2003?

Se precisa, que la razón por la cual un responsable del régimen simplificado quiere facturar es en atención a su efecto como título valor y en acatamiento de las normas previstas en el código de comercio.

2. ¿Un responsable del régimen simplificado puede facturar electrónicamente, cuales son los requisitos para ello?

3. Cuáles son los requisitos para ser operador tecnológico en facturación electrónica, ¿cuál es el procedimiento para obtener esta categoría y los tiempos que tarda el trámite?

Al respecto se observa lo siguiente:

***La Resolución 3878 de 1996, establecía controles técnicos y fiscales sobre la facturación con el fin de controlar la actividad productora de renta.

La Resolución 5709 del mismo año efectuó modificaciones a la Resolución 3878, en particular en relación con el manejo de la numeración cuya autorización deben solicitar Jos obligados a facturar. El artículo 1 de esta resolución se refería a la solicitud de autorización de numeración por la DIAN con el fin de controlar el cumplimiento de las obligaciones tributarias de los obligados a facturar.

***El artículo 3 de la Resolución 3878 de 1996, señalaba los casos en los cuales no se requería autorización de numeración. Este artículo fue adicionado con un inciso por la Resolución 5709, en el siguiente sentido:

“Tampoco requerirán autorización de la numeración los no obligados a facturar cuando opten por expedirla. “
Ahora bien, el año pasado la DIAN expidió la Resolución 000055, por la cual se adoptan sistemas técnicos de control de facturación. Esta resolución, en el artículo 20 derogó expresamente las resoluciones aludidas, este es, la Resolución 3878 de 1996 como la Resolución 5709 del mismo año.

El artículo 1 de la Resolución 000055 de 2016, en el artículo 1 establece que:

“Con el fin de controlar el cumplimiento de las obligaciones tributarias de los obligados a expedir factura o documento equivalente, adóptese el siguiente sistema técnico de control de la actividad productora de renta:

1.    Solicitar autorización de numeración de conformidad con el trámite establecido en la presente Resolución. Para ejercer dicho control, también se tendrán en cuenta los comprobantes que resuman las operaciones diarias generadas por la utilización de máquinas registradoras que cumplan los requisitos técnicos señalados en la presente resolución.

2.    La numeración y la vigencia de las facturas o documentos equivalentes, que sean del caso, será administrada por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DlAN – en el sistema informático electrónico que para tal efecto disponga la Entidad.

3.    La UAE podrá solicitar a los obligados a expedir factura o documento equivalente, información sobre la numeración utilizada y el valor de los ingresos imputables a la misma, así como los comprobantes de las máquinas registradoras con el objeto de controlar ingresos, costos y gastos de la actividad productora de renta, para la correcta tasación de los tributos. ” (Subrayado fuera de texto)

En el artículo 4, de la misma Resolución se establecen los casos en los cuales no se requiere autorización de numeración, en los siguientes términos:

a) En la expedición de documentos equivalentes a la factura.

b) En las facturas expedidas por entidades de derecho público incluidas las empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta donde el Estado posea más del cincuenta por ciento (50%) de capital, así como las que expidan las  entidades que presten servicios públicos domiciliarios, las cámaras de comercio, los no contribuyentes del impuesto sobre la renta señalado en el Estatuto Tributario.

Parágrafo: Lo dispuesto en este artículo no será aplicable a quienes facturen o expidan  documentos equivalentes a través de máquinas registradoras V factura electrónica. (Subrayado fuera de texto)

Recordemos el artículo 612-2 del Estatuto Tributario señala los casos en los cuales no se requiere expedir factura, incluyendo entre ellos, las ventas efectuadas por los responsables del régimen simplificado.

Conforme al artículo 1 de la Resolución 000055 de 2016, la autorización de numeración se exige frente a los obligados a facturar. No obstante, acorde con el artículo 4 de esta misma resolución, que señala expresamente los casos en los cuales no se requiere autorización de numeración, se establece sin embrago, en el parágrafo una excepción que aplica de manera general a quienes:

**Facturen

**Expidan documentos equivalentes a través de máquinas registradoras, y a quienes

**Expidan factura electrónica.

Entendiéndose en consecuencia, que se requiere autorización de numeración, independientemente de quien se trate, por el solo hecho de facturar o expedir alguno de tos documentos señalados. De tal modo que si un no obligado a facturar, expide factura, tiquetes de máquinas registradora o factura electrónica, tendría que solicitar autorización de numeración.

En particular, frente a quienes expiden factura electrónica, es pertinente observar que el Decreto 2242 de 2015, por medio del cual se reglamentan las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal”, en el artículo 1, sobre ‘Ámbito aplicación”, se establece que el mismo aplica a:

1.  Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica.

2.  Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributario tienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica.

3.  Las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica. (Subrayado fuera de texto.)

En este sentido, para los no obligados a facturar que opten por expedir factura electrónica, aplica en su totalidad el decreto reglamentario 2242 de 2015, que, en materia de numeración, en el literal b) del numeral 1 del artículo 3, indica que se debe cumplir con “Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN en las condiciones que esta señale.”

A su vez, la Resolución 000019 de 2016, que establece el sistema técnico de control para la factura electrónica, en el numeral 3 del artículo 2, relativo a los Destinatarios del Sistema, señala como tales: Las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica.

Esta Resolución en el artículo 3, al señalar los elementos del sistema técnico de control para la factura electrónica, en el numeral 3 se refiere a la “Numeración autorizada y vigente.”

En consecuencia, si un sujeto responsable del régimen simplificado opta por llevar factura electrónica, en materia de autorización de numeración debe cumplir lo que establezca la DIAN es decir presentar solicitud de autorización de numeración como lo establece actualmente la Resolución 000055 de 2016.

Ahora bien, además del caso de la factura electrónica (que antes de la Ley 1819 de 2016, se consideraba documento equivalente a la factura), la Resolución 000055 en el parágrafo, se refiere en general a quienes facturen, así como a quienes expidan documentos equivalentes a través de máquinas registradoras o factura electrónica. Lo anterior implica que si un responsable del régimen simplificado, en caso que expida factura en general (electrónica, por computador o por talonario) o documento equivalente por medio de máquina registradora (es decir, tiquetes de máquina registradora) debe solicitar autorización de numeración.

De otra parte, se observa que si bien el artículo 3 del Decreto 522 de 2003, fija los requisitos del documento equivalente a la factura, que el adquirente, responsable del régimen común, debe expedir cuando adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, de hecho, el mismo lo expide el adquirente del bien o servicio, es decir el comprador, toda vez que acorde con la ley el responsable del régimen simplificado no se encuentra obligado a facturar. En la práctica, el comprador o adquirente utiliza este documento como soporte de costos y gastos, precisamente porque en principio, el responsable del régimen simplificado no está obligado a facturar.

Sin perjuicio de lo anterior, aplica lo indicado en párrafos anteriores acorde con la Resolución 000055 de 2016, cundo el responsable del régimen simplificado opte por facturar. Es claro que ei documento señalado en el Decreto 522 de 2003 tiene lugar cuando un responsable de este régimen que no está obligado a facturar, efectivamente no factura.

2. Frente a la pregunta: si un responsable del régimen simplificado puede facturar electrónicamente, se respondió en el punto anterior, en el sentido que puede optar por hacerlo, reuniendo todas las condiciones del Decreto 2242 de 2015, la Resolución 000019 de 2016 y las normas que modifiquen o sustituyan estas regulaciones.

En cuanto a los requisitos y condiciones para facturar electrónicamente, es de señalar que los mismos están señalados en este decreto 2242 de 2015 así como en la Resolución 000019 de 2016. En lo que se refiere a la numeración y su autorización, para la factura electrónica debe atenderse actualmente a lo dispuesto en la Resolución 000055 de 2016

Cabe mencionar que el Decreto 2242 de 2015, en el artículo 3 se refiere a las “Condiciones de expedición de la factura electrónica”. El artículo 10 se refiere a la “Habilitación para expedir factura electrónica”, es decir, el procedimiento previo que debe agotarse antes de comenzar a expedirla. Aspecto desarrollado en el artículo 14 de la Resolución 000019 de 2016.

Frente a los requisitos para ser operador tecnológico en factura electrónica, el procedimiento para obtener la autorización y los tiempos que tarda el trámite, se observa que acorde con el Decreto 2242 de 2015, la expedición de la factura electrónica puede efectuarse directamente por el obligado a facturar o a través de un proveedor tecnológico. En el primer caso, antes de comenzar a expedir factura electrónica debe agotarse el proceso de habilitación. En el segundo, una vez el proveedor obtiene la habilitación, debe agotar el procedimiento para ser autorizado como proveedor tecnológico, efecto para el cual debe cumplir los requisitos señalados actualmente en el artículo 12 del citado decreto en concordancia con el artículo 15 de la Resolución 000019 de 2016.

Tanto el decreto como la resolución pueden ser consultados en la página web de DIAN, en la sección “Normatividad”, años 2015 y año 2016, respectivamente. Así mismo, existe un espacio destinado exclusivamente a los temas relacionados con Factura Electrónica que ubica en el lado derecho de la misma página web.

También cabe mencionar que acorde con el parágrafo del artículo 10 del decreto 2242 de 2015, la DIAN deberá, a más tardar en el año 2017, disponer de manera gratuita los servicios informáticos electrónicos correspondientes con el fin de facilitar la expedición de la factura electrónica en las condiciones establecidas en este Decreto, dirigidos a microempresas y pequeñas empresas.

Sin perjuicio de lo anterior, es necesario señalar que la última reforma tributaria, Ley 1819 de 2016, introdujo algunos cambios a través de los artículos 308 y 309 en lo que se refiere a factura electrónica y proveedores tecnológicos. Teniendo en cuenta lo anterior será necesaria la reglamentación pertinente, y como lo señala el parágrafo transitorio primero del artículo 308 de esta ley: entre tanto aplicarán las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la presente Ley.”, esto es, el Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 000019 de 2016.

No obstante, lo expuesto, si requiere mayor información sobre el tema podría dirigirse a la Coordinación Inteligencia y Control/ Proyecto Impulso y Masificación de la Factura Electrónica de la Subdirección de Gestión de Fiscalización Tributaria, ubicada en el séptimo piso del Edificio Sendas, Cra. 7 No. 6C- 54.

Por último, en la medida que usted manifiesta que la razón por la cual el régimen simplificado quiere facturar obedece al efecto de la factura como título valor y el acatamiento de las normas del Código Comercio, es pertinente mencionar que la Ley 1231 de 2008, regula lo atinente a la factura título valor. En general, una factura título valor, sin perjuicio de los requisitos del Código de Comercio, como la misma Ley 1231 lo dispone, debe reunir los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario.

Ahora bien, el Decreto 3327 de 2009 reglamenta las condiciones en materia comercial frente a la factura título valor en medio físico (caso, por ejemplo, de la factura en talonario). De otra parte, el Decreto 1349 de 2016 reglamenta lo concerniente a la circulación de la factura electrónica como título valor. Este decreto en lo relativo a la expedición de la factura electrónica se remite a lo establecido en et Decreto 2242 de 2015. De tal modo que estas regulaciones se complementan, toda vez que es la factura electrónica expedida en las condiciones, con los requisitos y procedimientos señalados en el Decreto 2242, el documento que luego puede ser objeto de circulación.

Finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” —”técnica”—, dando click en el link