Resumen: las entidades sin ánimo de lucro, que antes aplicaban los principios de contabilidad contenida en el Decreto 2649 de 1993, deberán clasificarse en alguno de los nuevos marcos de información financiera (grupos 1,2 o 3) teniendo en cuenta que el referido decreto, ha cesado su aplicación, a partir de la entrada en aplicación de los nuevos marcos normativos.
Concepto 617 CTCP 11 de Julio de 2017.
CONSULTA (TEXTUAL)
REFERENCIA: SUGERENCIAS E INVITACIÓN ACADÉMICA
GUIDO EFRAÍN JIMÉNE Z PARDO, colombiano, mayor de edad, en mi calidad de Abogado (sic) y de Contador (sic) Público (sic), identificado civil y profesionalmente como lo muestro al pie de mi firma, me dirijo a esta institución para, en primer término, expresarle mi reconocimiento por sus amplias y juiciosas orientaciones profesionales a la comunidad profesional de la Contaduría (sic) Pública (sic), las cuales integran muchas regulaciones legales de diferentes propósitos.
En segundo lugar, para expresar mi disconformidad frente a algunos de sus contenidos y, a la vez, invocar su atención académica para su corrección o aclaración, con base en mi sustentación jurídica y contable correspondiente y la subsiguiente difusión a la sociedad profesional y general.
Esto es una invitación porque no hay opción de recurso para impugnar el texto de sus orientaciones, que no obligan, pero que, en los temas, objeto de mi disertación, ameritan su atención y decisión.
El siguiente es el estudio jurídico y contable que propongo para mejorar sus orientaciones institucionales.
1- APLICACIÓN DE LAS NIIF A LAS ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO
a) TÉCNICA LEGISLATIVA
Es el arte de la formación de las leyes. Tiene por objeto estudiar el trámite, creación y difusión de proyectos de ley, de acuerdo con los artículos 750 a 155 de la Constitución Política de Colombia de 1991 y de la Ley 50 de 1992.
El proyecto de la Ley de artículos (sic), 165 del 10 de octubre de 2007 de la Cámara de Representantes “Por el cual el Estado colombiano adopta las Normas Internacionales de Información Financiera para la presentación de informes contables” fue presentado a la Secretaría General de la Cámara de Representantes, con su exposición de motivos, por los Representantes de ésta, Simón Gaviria Muñoz y David Luna Sánchez.
Obsérvese que el sujeto pasivo en el Artículo 1 0 es “Todas las empresas ———
El artículo 20 propone que *’el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo sea la autoridad que garantice el diseño e implementación de estas normas que finalmente se convirtieron en la Ley 13 del 13 de julio de 2009.
El Artículo 30 estipula límites en el tiempo para su puesta en práctica a todas las empresas, dando uno diferente a las medianas empresas y un tercero a la empresa que “debe presentar informes financieros en el exterior”.
El texto no involucra a las entidades sin ánimo de lucro, dentro de ellas, las copropiedades de propiedad horizontal porque éstas no son “empresas”. Entonces estas entidades no son Objeto de esta ley ni de sus decretos reglamentarios.
Anexo el Proyecto (sic) y su Exposición (sic) de Motivos (sic) para no extenderme en este documento. Así el Consejo Técnico profundizará sobre ésta, pero de su texto resalto:
ellos … (la ciencia y la tecnología) han impulsado a nivel mundial el intercambio comercial de bienes y servicios, el libre mercado y la integración regional”.
la comunidad internacional ha advertido la necesidad de implementar políticas abiertas de incentivar el intercambio comercial. “.
“La Organización Mundial del Comercio (OMC) declaró la implementación y adopción de un modelo único de Estándares Internacionales de Contabilidad”.
También vale destacar en Colombia no existe (sic) en cabeza de una sola entidad la responsabilidad.
…Hay cerca de 19 planes “únicos de cuentas” además de los criterios fiscales, de vigilancia y control” y han Fijado regulaciones y criterios, independientemente, las superintendencias y la DIAN creando inseguridad judicial y contable.
b) EXPOSICIÓN DE MOTIVOS DEL PROYECTO DE LEY 165 DEL 10 DE OCTUBRE DE 2007
En el proyecto, ni en su Exposición (sic) de Motivos (sic), ni en la ley (sic) 1314 de 2009, aparece definición de empresa’.
Encontramos la solución respecto a esta omisión, con claridad meridiana, en el artículo 20 del Estatuto Mercantil que dice “son mercantiles para todos los efectos legales”: las operaciones relacionadas en sus numerales 7 al 9.
El mismo artículo en los numerales 70 al 18 comienza su redacción con el sujeto “empresas” y sus correspondientes y específicas actividades y en el 19 amplía “Los demás actos y contratos regulados por la ley mercantil”.
El artículo 23 del mismo libro enfatiza sobre cinco actos que no son mercantiles y destaco (sic) su numeral “7- la adquisición de bienes con destino al consumo doméstico o al uso del adquirente”.
Las copropiedades horizontales compran bienes y servicios para su consumo y uso.
El artículo 25 del mismo estatuto mercantil aporta la “DEFINICIÓN DE LA EMPRESA (sic) Se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más establecimientos de comercio.
El artículo 515 dice qué es un establecimiento de comercio organizado para realizar los fines de la empresa.
El (sic) 516 define qué elementos forman parte de un establecimiento o de comercio.
Las definiciones legales anteriores de “empresa”, “establecimiento de comercio”, “los elementos integrantes de estos”, ratifican el sustento legal de que las copropiedades y entidades sin ánimo de lucro no son empresa y, por ende, no son objeto de la aplicación de la ley 1314 de 2009.
Según la exposición de motivos del proyecto de ley, el legislador quiere, mediante ésta, regular las comunicaciones internacionales efectuadas a través de los estados financieros de los empresarios, comerciantes, industriales, entidades financieras, para tener un lenguaje de contenido universal e internacional y tomar decisiones confiables a través de ese lenguaje común.
financieras, para tener un lenguaje de contenido universal e internacional y tomar decisiones confiables a través de ese lenguaje común.
c) LEY 1314 DE 2009
Su extenso título (que debería corresponder a su objeto) ES DIFERENTE AL DEL PROYECTO. (Quedo con la inquietud si su contenido no afecta la constitución al salirse de la unidad de materia).
Convertido el proyecto de ley 165 del 10 de octubre de 2007 de la Cámara de Representes, en esta Ley 13 Id de 2009, surge la técnica jurídica o hermenéutica jurídica que consiste en el adecuado manejo de los medios que permiten alcanzar los objetivos que persiguen los preceptos del derecho.
Propone en el artículo 70 (redacción no afortunada para mi entender) la calidad que se quiere de la información (ver Artículo 4o del D. E. 2649/209) y quiénes son los destinatarios de la misma para toma de decisiones.
PREGUNTO:
- a) ¿Cómo una información financiera mejora la productividad, la competitividad y el desarrollo económico de la actividad empresarial de las personas naturales y jurídicas? ¿Será por ensalmo?
- b) ¿Cómo el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo mediante normas de intervención, garantizan la autenticidad e integridad documental?
- c) Ahora cómo puede efectuarse el registro de libros una vez diligenciados” (El resaltado no es del texto).
Con finalidad al interés público, esto es, el mercado público de valores expedirá normas.
En fin, toda esa descripción del objeto no involucra a las copropiedades regidas por la Ley 675 del 9 de agosto (sic) de 2001 ni a las entidades sin ánimo de lucro.
Mezcla mandatos y temas diversos como la intervención de la economía, limitando la libertad de esta, mediante normas contables y de aseguramiento de la información, un enunciado que no resulta tan efectivo y practicable.
El Artículo segundo manda que esta ley aplica para todos los obligados a llevar contabilidad.
En su orientación Técnica No, 15 del 20 de octubre de 2015, EL CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA CONVERGENCIA CON LAS NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA (NIIF) EN COLOMBIA COPROPIEDADES DE USO RESIDENCIAL Y MIXTO (l, 2, 3,) ORIENTACIÓN TÉCNICA DEI 20 DE OCTUBRE DE 2015, involucra a estas, en su estudio, como entidades objeto de la ley (sic) 1314 de 2009, por estar obligadas a llevar contabilidad de acuerdo con el Artículo 51.5, de la Ley 675 de agosto de 2007, interpretando erróneamente la sabiduría y el querer del legislador, cuando, de acuerdo con la exposición de motivos y la definición legal de empresas, los destinatarios de esta ley son todos los comerciantes, personas naturales y jurídicas en sus diferentes expresiones mercantiles, cobijadas bajo el término “empresa” o “empresas’
También resultan ajenas a esta ley las copropiedades y entidades sin ánimo de lucro por cuanto los organismos internacionales como la IFAC la IASB, no estudian ni regulan la presentación de estándares contables y financieros de estas.
d) INTERPRETACIÓN DEL DERECHO.
“La ley está destinada a ser aplicada y por lo tanto debe interpretarse. El legislador no puede prever (sic) todos los casos. La vida es más ingeniosa que el legislador y que el mejor de los juristas.
“La interpretación indica una labor consistente al resolver un caso concreto aplicando una norma general, y tiende a desentrañar el sentido, finalidad, propósito y alcance de la ley”.
La interpretación lógica según IHERING consiste “en llegar a buscar el pensamiento de la ley en el espíritu de su autor, pasando por encima de las palabras”. “Debe buscarse el pensamiento o intención del legislador indagando el nacimiento e historia de la ley”, examinando los trabajos preparatorios que dieron origen a la ley y no solo a su texto.
e) LAS LEYES ESPECIALES PREVALECEN SOBRE LAS GENERALES
Está es una regla universal. Si hay una ley sobre una materia determinada, su regulación se sujeta a ésta y no por la general como lo consagra nuestro Código Civil el artículo 50 de la ley 57 DE (sic) 1887:
“Si en los códigos que se adoptan se hallaren algunas incompatibilidades entre sí, se observarán en su aplicación las reglas siguientes:
“la disposición relativa a una regla general (sic), prefiere a la que tenga carácter general”. (El resaltado es mío).
f) CASO PERSONAL EN LA APLICACIÓN DE UNA LEY GENERAL Y UNA ESPECIAL
El Código de Procedimiento Administrativo fue reformado mediante la Ley 1437 de 2011. Sv Artículo 76 prevé que los términos para proponer recursos contra los actos de la administración pública es de 10 días siguientes a la notificación personal o a los de la desafiliación del aviso, si se notificó por este medio. Esta es una ley general.
Tuve una diferencia legal y económica con la Empresa de Acueducto de Bogotá. Esta me informó que tenía cinco (5) días hábiles para acudir a la notificación personal, siguientes al envío de su comunicación. Esto con base en el Artículo 154 de la Ley 142 de 1994, por la cual se establece el régimen de los servicios públicos domiciliarios y se dictan otras disposiciones. Esta, es ley especial.
Según el Artículo 10 de esta ley, se aplica a los servicios públicos domiciliaros de Acueducto, Alcantarillado y Aseo y otros. No involucra a la E.T.B. ni a sus similares.
En el mismo radicado me advierte que si dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de envío no me he notificado personalmente, se me hará por aviso de conformidad con el Artículo 69 de la Ley 42 de 2011, esto es, el nuevo Código de Procedimiento Administrativo.
Presenté el recurso de reposición dentro de los seis (6) días siguientes de la notificación, creyendo que el Acueducto se había equivocado y que los términos aplicables eran de diez (10) días según el Artículo 76 del Código Contencioso Administrativo.
El recurso me fue negado por w presentación extemporánea. Observemos que la notificación personal para las empresas de servicios públicos domiciliarios es de cinco (5) días según el Artículo 154 de la Ley 142 de 1994, ley especial, y cuando la notificación se efectúa por aviso, por ausencia regulatoria de éste en esta ley (sic) 154, se aplica el Artículo 69 de la Ley 1437 de 2011. Esta es una ley general aplica le (sic) o en un caso especial, por ausencia regulatoria de la ley especial.
Creí que era un error de los jurídicos del Acueducto. Bajo ese permiso (sic) presenté el recurso el día sexto. Me fue rechazado por extemporáneo.
Esté es un error mío porque para las notificaciones de achos emitidos por las empresas de servicios públicos domiciliarios y para la presentación de los recursos rige el artículo 154 de la ley 142 de 1994, cuyos términos efectivamente son de cinco días.
Afortunadamente tengo la opción de presentar el recurso de revocatoria.
Tuve una controversia económica, jurídica y administrativa con la E. T.B. Los servicios de telefonía privada no están regulados por la Ley 142 de 1994.
En esta y empresas similares rigen los términos para notificación y presentación de recursos, 67 a 69 y 76, respectivamente de la Ley 1437 de 2011, ley general.
g) SANCIONES ANUNCIADAS POR NO APLICAR LAS NIIF, O NIF.
Estas, anunciadas por Decreto (sic) Reglamentario (sic) y recalcadas por algunos profesionales para promover sus servicios de asesoría de implementación de las NIIF a las copropiedades y a entidades sin ánimo de lucro o por algunos funcionarios, por no presentar estados financieros de estas entidades bajo las normas NIIF, no son de aceptación legal tratándose de entidades sin ánimo de lucro las que incluyen a las copropiedades de propiedad horizontal porque no hay norma legal aplicable, en estos eventos, por lo explicado en 105 literales anteriores.
h) PUNTO FINAL A LA DISCUSIÓN
El punto final sobre este tema no ha llegado porque los argumentos del presente documento invitan a modificar parte del contenido de la orientación No. 15, a la cual le doy mi reconocimiento en los otros temas, excepto lo relacionado con la cartera, la contabilización del fondo de imprevistos y el estado de resultados.
Las apreciaciones que emitan (sic) miembros del consejo técnico, respaldando las NIIF para las copropiedades y en entidades sin ánimo de lucro no tienen respaldo jurídico, por las sobradas razones antes expuestas.
Pese al tiempo transcurrido entre la fecha del proyecto y la de su conversión en ley y las disertaciones actuales es válida la siguiente frase: “El error por repetido, no deja de ser error.
CONCLUSIONES/SUGERENCIAS-SUSCEPTIBLDADES Los términos “empresa y empresas” están definidos por el código (sic) de comercio (sic).
a) Dado que los sujetos de la Ley 1314 de 2009 y sus actividades son mercantiles, ésta no cobija como sujetos activos ni como pasivos a las entidades reguladas por la ley 675 de 2007 ni a las demás entidades sin ánimo de lucro, en cuanto sus operaciones no sean (sic) mercantiles.
b) Es pertinente que el Consejo Técnico modifique, con sustento jurídico, su Orientación Técnica No. 15 del 20 de octubre de 2015 para que funcionarios de algunas entidades no exijan, bajo apremio sancionatorio, presentación de estados financieros cuya preparación genera costos que no aportan información de valor agregado a la economía nacional (sic) ni internacional (sic) ni efecto en sus decisiones.
c) Así se evitan más abusos de diferente calibre por personas que buscan una oportunidad de asesoría con costos desproporcionados y motivaciones infundadas, y sin beneficio o valor agregado para las entidades no comerciantes.
d) Se estimule el fin querido por tal ley para que las entidades no comerciantes, según su tamaño y actividades, adopten algunos términos contables e implementen normas, funciones y procedimientos y políticas contables de acuerdo con su tamaño y necesidades a efecto de que la contabilidad tenga las calidades del Artículo 4° del Decreto 1649, repetidas y ampliadas en el Artículo 10 de la Ley 1314 pero no como sujetos de la Ley 1314 de 2009
2- PROVISIÓN DE CARTERA
La provisión o deterioro de cartera es el reconocimiento de una posible pérdida de valores por cuotas de administración y de sus intereses a favor de [a copropiedad.
En las copropiedades, si el administrador está efectuando los cobros mensuales no hay lugar a la prosperidad de la prescripción de la obligación de pagar, si han pasado cinco años de su exigibilidad.
Por otra parte, si el copropietario o tenedor no paga, se tiene el respaldo con el inmueble como lo prevé in extensu el artículo 29 de la Ley 675 de 2001. El nuevo propietario también queda vinculado al valor impagado, como lo estipula el artículo antes mencionado.
En términos generales, no hay riesgo de pérdida. Cuestión diferente es que estos valores sean evaluados para efectos de flujo de caja.
3- SUGERENCIA PARA LA CONTABILIZACIÓN DEL FONDO DE IMPREVISTOS.
El valor de esté corresponde a un recurso de tesorería que los copropietarios aportan a la administración junto con el de la cuota de administración.
El valor acumulado o parte de ese fondo es para atender gastos de emergencia no previstos en el presupuesto y que por su monto y necesidad de la atención inmediata son la fuente de pago para tales propósitos.
Por lo anterior, no es un gasto porque no he adquirido el compromiso de comparar un bien o un servicio.
No es un pasivo porque tampoco he adquirido una obligación de pagar un bien o un servicio recibido o a recibir, según un acuerdo.
Es un pasivo inferno. Es parte del patrimonio de la copropiedad mientras no haya un contrato que comprometa los recursos de tesorería acá en comento.
Por lo anterior, una contabilización de lógica contable, económica y jurídica es:
Cuentas por cobrar $100.000
Ingresos (-)95.000
Patrimonio: Fondo de imprevistos (-)5.000
4- ESTADO DE EXCEDENTES (0 DÉFICIT) Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
El estado de resultados enseña cómo la administración de una empresa (entidad comercial) ha gestionado sus actividades operacionales y de control para generar más ingresos con los menores costos y gastos razonables para obtener una utilidad en un espacio de tiempo determinado.
Esto se mide a través del estado de resultados”. Habida cuenta que las copropiedades y muchas entidades sin ánimo de lucro administran un presupuesto de caja cuya aspiración es que los. ingresos sean iguales (sic) que para estas entidades se promueva utilizar el término propuesto en este numeral, en vez de ESTADO DE RESULTADOS.
En un mismo documento se puede (sic) revelar y comparar las variaciones, absolutas y relativas de lo presupuestado frente a lo ejecutado, para optimizar recursos relacionados con su elaboración, disertación y decisión. (Ver anexo).
5- LA CONTABILIDAD EN HOJAS ELECTRÓNICAS ” EXCEL”
He visto un documento mediante el cual un profesional de la contaduría propone que la contabilidad de las copropiedades puede llevarse en Excel.
Hay sentencia y doctrina de que esto no es procedente por cuanto no permite la aplicación de la partida doble y porque la información sería susceptible de manipulación la que no sería detectable, ni por documentos ni por fechas.
El estado de resultados enseña cómo la administración de una empresa (entidad comercial) gestiona sus actividades para generar más ingresos con los menores costos y gastos razonables para obtener una utilidad.
6- APLICACIÓN EXTENSIVA DEL ARTÍCULO 15 DE LA LEY 1314 DEL 13 DE JULIO DE 2009
Es también mi sugerencia que en próxima orientación se promueva el uso del artículo anterior para resolver los vacíos legales en entidades no comerciales mediante las normas del estatuto mercantil aplicables a las sociedades comerciales.
De (sic) éstas, el Artículo 431 del Código de Comercio para que las sesiones de las asambleas generales de copropietarios y sus respectivas actas se regulen por el artículo 431 del Estatuto Mercantil.
Esto significa que en Z hojas puede quedar consignado lo suficiente y necesario en vez de 60 hojas que detallan intervenciones y suspiros, pero no se encuentra lo esencial, esto es, las decisiones adoptadas y sus votos.
ANEXOS: PROYECTO DE LEY, CÁMARA DE REPRESENTANTES, 7607 DEL DE OCTUBRE DE 2007. MODELO ESTADO DE EXCEDENTES (0 DÉFICIT) Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL.
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.
1- ¿Cómo una información financiera mejora la productividad, la competitividad y el desarrollo económico de la actividad empresarial de las personas naturales y jurídicas? ¿Será por ensalmo?
De forma similar a como se indicaba en el Art. 20 del Decreto 2649 de 1993, la Ley 1314 de 2009 estableció su ámbito de aplicación en los siguientes términos:
Decreto 2649 de 1993
Art. 20. Ámbito de Aplicación. El presente decreto debe ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la Ley estén obligadas a llevar contabilidad. Sv aplicación es necesaria también para quienes, sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba. (Subrayado y negrita por fuera del texto original).
Ley 1314 de 2009
“Art. 20. Ámbito de aplicación. La presente ley aplica a todas las personas naturales y jurídicas que, de acuerdo con la normatividad vigente, estén obligadas a llevar contabilidad, así como a los contadores públicos, funcionarios y demás personas encargadas de la preparación de estados financieros y otra información financiera, de su promulgación y aseguramiento.
En desarrollo de esta ley y en atención al volumen de sus activos, de sus ingresos, al número de sus empleados, a su forma de organización jurídica o de sus circunstancias socioeconómicas, el Gobierno autorizará de manera general que ciertos obligados lleven contabilidad simplificada emitan estados financieros revelaciones abreviados o que estos sean objeto de aseguramiento de información de nivel moderado.
En desarrollo de programas de formalización empresarial o por razones de política de desarrollo empresarial, el Gobierno establecerá normas de contabilidad y de información financiera para las microempresas, sean personas jurídicas o naturales, que cumplan los requisitos establecidos en los numerales del artículo 499 del Estatuto Tributario.
Parágrafo. Deberán sujetarse a esta ley y a las normas que se expidan con base en ella, quienes sin estar obligados a observarla pretendan hacer valer su información como prueba. (Subrayado y negrita por fuera del texto original).
Adicionalmente para cumplir los objetivos de la Ley, las normas que han sido emitidas por las Autoridades de Regulación, obrando conjuntamente con el CTCP, se han clasificado en 3 niveles, conocidos como los Grupos 1, 2 o 3 (Ver anexos técnicos del Decreto 2420 de 201 5 y otras normas que lo modifican, adicionan o sustituyen). Los tres Grupos de normas son estructuras de principios independientes, y ellos deben ser considerados al elaborar los Estados Financieros de Propósito General (EFPG).
Así, el marco de información financiera del Grupo 1 aplica para las entidades que cotizan sus títulos en bolsas de valores. las entidades financieras y algunas empresas grandes con operación internacional, las del Grupo 3 aplican para las Microempresas que cumplan ciertas condiciones y las entidades que cumplen los requisitos del Art. 499 del E. T., y el marco del Grupo 2, que aplica para las otras entidades no clasificadas en los Grupos 1 ó 3.
Por lo anterior, es necesario considerar que los nuevos marcos de información financiera deben ser aplicados por las entidades que están obligadas a llevar contabilidad y elaborar estados Financieros de propósito general, los cuales se dirigen a usuarios indeterminados que no tienen acceso a la información de la entidad, Esto es similar a lo que estaba establecido en al artículo 20 del Decreto 2649 de 1993.
En consecuencia, debe entenderse que los nuevos marcos de información financiera tienen como propósito mejorar la calidad de la información suministrada a terceros, pero al establecer tres niveles de normas independientes, se tuvo en cuenta los requerimientos de la Ley 1314 de 2009, y la mayor o menor complejidad de los negocios y sus usuarios. Una mejora en los informes financieros permite a los usuarios tomar mejores decisiones y contribuye a evaluar la gestión de los administradores, ya sea que se trate de entidades con ánimo de lucro o sin ánimo de lucro.
Por estas razones y por otras incorporadas en la exposición de motivos de la Ley 1314, es que el CTCP entiende que la información financiera mejora la productividad, la competitividad y el desarrollo económico de la actividad empresarial de las personas naturales y jurídicas.
En el caso de entidades clasificadas en el Grupo 3, el marco de información financiera es una base de principios simplificada, que se fundamenta en mediciones al costo histórico y menores requerimientos de revelación, a tal punto que sólo se requiere la elaboración de un balance y estado de resultados, acompañado de las notas a los estados financieros; además sus requerimientos son mucho más sencillos que los anteriormente establecidos en el Decreto 2649 de 1 993 y que aplicaba para todo tipo de entidades.
2- ¿Cómo el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo mediante normas de intervención, garantizan la autenticidad e integridad documental?
Respecto a esta pregunta debemos mencionar que fue traslada mediante radicado CTCP2017000014, a la Dirección de Regulación del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, lo anterior de conformidad con lo previsto en el artículo 21 de la Ley 1755 de 2015.
3- Ahora cómo puede efectuarse el registro de libros una vez diligenciados” (El resaltado no es del texto).
Una entidad deberá cumplir los requerimientos legales vigentes relacionados con sus libros de contabilidad. En cuanto a cómo debe efectuarse el registro de libros, es importante mencionar que el artículo 175 del Decreto Ley 19 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública” eliminó el registro de los libros de contabilidad y las actas de las juntas directivas de las sociedades comerciales.
4- Aplicación del nuevo marco de información financiera en las Copropiedades
Para las copropiedades, la obligación de llevar contabilidad nace en el numeral 50 del artículo 51 de la Ley 675 de 2001, que expidió el régimen de propiedad horizontal. Esta responsabilidad se refuerza cuando en los numerales 1 0 y 40 de este mismo artículo se solicita al administrador someter a aprobación de la asamblea de copropietarios el inventario y el balance general de las cuentas de ejercicios anteriores, y preparar y someter a consideración del Consejo de Administración el balance general de las cuentas del ejercicio anterior y los balances de prueba; lo que implica que la copropiedad debe llevar contabilidad.
“Art. 61, Ley 675 de 2007: Funciones del administrador. La administración inmediata del edificio o conjunto estará a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo, sus Funciones básicas son las siguientes:
- 1. Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros.
- 4. Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.
- 5. Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto. (.. )
Por otro lado, la ley 1314 de 2009, por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, en su artículo 20 establece que aplica a personas naturales y jurídicas que de acuerdo con la normatividad vigente estén obligadas a llevar contabilidad.
5- Aplicación de los nuevos marcos de información financiera en entidades sin ánimo de lucro
Las Entidades sin ánimo de lucro, para las cuales disposiciones legales han establecido la obligación de llevar contabilidad, y que antes de la expedición de los nuevos marcos de información financiera aplicaban los principios contenidos en el Decreto 2649 de 1993, al cesar la aplicación de este marco de principios, deberán clasificarse en alguno de los Grupos y elaborar sus EFPG con fundamento en estos marcos normativos. Aun cuando no se prohíbe que estas entidades apliquen el marco de principios del Grupo 1, lo más probable es que la mayoría de las entidades sin ánimo de lucro deban ser clasificados en los Grupos 2 o 3, Un marco de principios distinto del que se aplica en el ámbito internacional para las entidades cotizadas en las bolsas de valores del mundo.
Algunas disposiciones legales que se refieren a la obligación de llevar contabilidad por las entidades sin ánimo de lucro son las siguientes:
Ley 50 de 1984
“Art. 17. Las personas jurídicas sin ánimo de lucro deberán inscribirse ante la Dirección General de Impuestos Nacionales dentro de los plazos que señale el Gobierno Nacional. Vencido dicho término sin que la inscripción se hubiere efectuado se considerará contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, desde el vencimiento del plazo para inscribirse hasta el día en que se realice la respectiva inscripción, El Gobierno Nacional, en los reglamentos, determinará la información tributaria que deben suministrar las personas jurídicas sin ánimo de lucro. A partir de la expedición de la presente ley todas las entidades sin ánimo de lucro están obligadas a llevar libros de contabilidad, en la forma que indique el Gobierno Nacional.
Decreto 1529 de 1990
Art. 16. Registro de libros. Ejecutoriada la resolución que reconozca la personería jurídica de la entidad, su representante legal presentará en la dependencia respectiva de la Gobernación, los libros de asociados, de actas de la asamblea general y de actas de la Junta Directiva, para su correspondiente registro. En el caso de las fundaciones o instituciones de utilidad común se exigirá, además, el registro de los libros de contabilidad”. (Negrillas fuera del texto)
LEY 190 DE 1995
“Art. 45. De conformidad con la reglamentación que al efecto expide el Gobierno Nacional, todas las personas jurídicas y las personas naturales que cumplan los requisitos señalados en el reglamento, deberán llevar contabilidad, de acuerdo con los principios generalmente aceptados. Habrá obligación de consolidar los estados financieros por parte de los entes bajo control. (Negrillas fuera del texto)
Estatuto Tributario
Art. 364- Las entidades sin ánimo de lucro están obligadas a llevar libros de contabilidad registrados. Las entidades sin ánimo de lucro deberán llevar libros de contabilidad, en la forma que indique el gobierno nacional ” (Negrillas fuera del texto)
6- Provisión de la Cartera de las Copropiedades
En los tres Grupos de normas de información financiera vigentes en Colombia, existen disposiciones que obligan a que una entidad al cierre de cada período evalúe la recuperabilidad de sus activos
En el caso de los activos financieros por ejemplo la cartera de una copropiedad al final de cada período, una entidad deberá evaluar si existe evidencia Objetiva de deterioro del valor de los activos, la cuales incluyen dificultades financieras del obligado, incumplimientos en los pagos, entre otros. Si existe evidencia del deterioro, el monto del mismo afectará el resultado del período. Si de manera posterior, la evidencia muestra que existe posibilidad de recuperar la cartera, el monto del deterioro se reversará hasta el valor inicialmente provisionado.
En el caso de la cartera vencida de una copropiedad, aun cuando legalmente pueden ser exigibles el 100% de las cuotas vencidas y sus intereses, existen situaciones que podrían indicar al cierre del período que el valor adeudado a la fecha no es recuperable, por esta razón con fundamento en información Objetivo deberán estimarse las contingencias de pérdida de la cartera. De no hacerlo, se estaría sobrestimando el patrimonio de la copropiedad, e informando sobre valores de activos que no serán recuperados.
La orientación No. 15, emitida por este consejo, incluye un resumen de las normas sobre reconocimiento, medición y reversión de las pérdidas por deterioro, que deberán ser consideradas por una entidad, al evaluar la recuperabilidad de sus activos financieros, dependiendo de si ella es clasificada en el Grupo 1, 2 o 3. respectivamente.
7- Contabilización del Fondo de Imprevistos
la Orientación No. 15 contiene los lineamientos del CTCP en relación con la contabilización del fondo de imprevistos. En el Concepto 2016-318, que puede consultarse en el enlace conceptos del sitio web www.ctcp.gov.co, también se dan directrices para su contabilización.
8- Estado de Excedentes (o Déficit) y Ejecución Presupuestal
El consultante plantea que las copropiedades y muchas entidades sin ánimo de lucro debieran utilizar el término Estado de Excedentes (o Déficit) y Ejecución Presupuestal, en vez de Estado de Resultados como se plantea en la Orientación No, 15 del CTCP.
El CTCP considera que el nombre que se dé al estado financiero que contiene los ingresos y gastos, no cambia su contenido, y de hecho en la Orientación No. 14, sobre Entidades sin Ánimo de Lucro, se hace referencia a un estado de actividades.
Orientación No. 14
“Estado de Actividades: Este estado, también llamado en jurisdicciones distintas a los Estado Unidos Estado de Operaciones (como en el caso canadiense) o estado de ingresos y gastos en otros países, es el equivalente al Estado del Resultado Integral incluido en las NIIF, el cual permite medir el desempeño financiero de la entidad. Sin embargo, dada la característica no lucrativa de las ESAL, es una práctica común no terminar el estado con el resultado o excedente del ejercicio, sino con el cambio en el activo neto ocurrido en el año. Lo anterior implica que, en el cuerpo del estado, se pretenden mostrar las interrelaciones entre los distintos tipos de transacciones y la Forma como la ESAL ha utilizado los recursos obtenidos durante el periodo para cumplir las actividades propias de su objeto, o las instrucciones recibidas de sus aportantes y donantes.
9- La Contabilidad en Hojas Electrónicas ” Excel”
El consultante alude que un profesional de la contaduría propone que la contabilidad de las copropiedades puede llevarse en Excel, pero que hay sentencias y doctrinas que dicen que esto no es procedente.
El CTCP se ha pronunciado sobre este tema en las consultas 2015-529 y 2015-828, las cuales puede consultar de manera gratuita en el sitio web www.ctcp.gov.co, en las cuales ha especificado que las entidades obligadas a llevar contabilidad no requieren llevarla en un software contable especifico, se puede utilizar cualquier sistema de información que cumpla lo transcrito en el artículo 48 y 50 del Código de Comercio.
10- Aplicación extensiva del artículo 15 de la Ley 1314 del 13 de Julio de 2009
El consultante sugiere que en una próxima modificación a la Orientación No. 15 del CTCP, la referencia a normatividad contable para las propiedades horizontales se haga teniendo en cuenta el artículo 15 de la Ley 1314 de 2009, que establece que para personas jurídicas no comerciantes, para las cuales no se contempla un régimen contable, de manera supletiva se usen las disposiciones para las sociedades comerciales previstas en el Código de Comercio y en las demás normas que modifican y adicionan a este.
“Art. 15 aplicación Extensiva. Cuando al aplicar el régimen legal propio de una persona jurídica no comerciante se advierta que él no contempla normas en materia de contabilidad, estados financieros, control interno, administradores, rendición de cuentas, informes a los máximos órganos sociales, revisoría fiscal, auditoría, o cuando como consecuencia de una normatividad incompleta se adviertan vacíos legales en dicho régimen, se aplicarán en forma supletiva las disposiciones para las sociedades comerciales previstas en el Código de Comercio y en las demás normas que modifican y adicionan a este”.
En opinión de este Consejo, esta disposición no sería aplicable, teniendo en cuenta que existen disposiciones legales que establecen la obligación de llevar contabilidad por parte de las entidades sin ánimo de lucro (Ver punto 5 anterior).
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
Para establecer la vigencia de los conceptos emitidos por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública se requiere revisar en contexto la normativa aplicable en la fecha de expedición de la respuesta de la consulta. Adicionalmente, se debe tener en cuenta que el concepto posterior modifica a los que se hayan expedido con anterioridad, del mismo tema, así no se haga la referencia específica en el documento.
Cordialmente;
WILMAR FRANCO FRANCO
