Ajustes contables. Concepto 505 de 2018

Resumen: Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo, mensualmente.

Concepto 505 CTCP 07 de Junio de 2018

CONSULTA (TEXTUAL)

“La compañía tiene cuentas de ahorros en el exterior. La política manifiesta que es (sic) un activo financiero son (sic) registrados (sic) utilizando el modelo de costo amortizado. Pero mensualmente registran las operaciones y la conversión al día de registro. al (sic) final de cada mes, registran la diferencia en cambio y al mes siguiente anulan ese registro.

¿Por lo anterior, eso sería correcto? (sic) o (sic) deberían valorar y dejar el registro sin anular al mes siguiente ? (sic)

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA

Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.

Para dar respuesta a su consulta, se hace necesario, en primer término, tratar el proceso que como consecuencia trae la afirmación del peticionario: …al mes siguiente anulan ese registro. (el subrayado es nuestro):

1- Traemos a colación los siguientes párrafos de la NIIF para las PYMES y artículos del Decreto 2649 de 1993:

Párrafo 2.36 de la NIIF para las PYMES “Una entidad elaborará sus estados financieros, excepto en lo relacionado con la información sobre flujos de efectivo, utilizando la base contable de acumulación (o devengo). De acuerdo con la base contable de acumulación (o devengo), las partidas se reconocerán como activos, pasivos, patrimonio, ingresos o gastos cuando satisfagan las definiciones y los criterios de reconocimiento para esas partidas.

Artículo 56 del Decreto 2649 de 1993. “ASIENTOS. Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos económicos se deben registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema de partida doble.

Pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes. Las operaciones deben registrarse cronológicamente. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, los asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquél en el cual las operaciones se hubieren realizado.

Dentro del término previsto en el inciso anterior, se deben resumir los movimientos débito y crédito de cada cuenta y establecer su saldo.

Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.

Artículo 124 del Decreto 2649 de 1993. “COMPROBANTES DE CONTABILIDAD. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.

Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los sopones, por cualquier medio y en idioma castellano.

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.

En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.

La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan.

Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales. (…)

Por lo anterior, y de acuerdo con la información suministrada por el peticionario, los ajustes de contabilidad deberán realizarse por lo menos de manera mensual y no deberán anularse posteriormente, porque incumplirían con el principio de devengo.

2- Ahora bien, si el peticionario con el término “anular” quiso hacer referencia a “revertir’ sin perjuicio de la evaluación del costo — beneficio de las transacciones que se lleven a cabo a principios de cada mes, en opinión de este Consejo, las entidades deben realizar un proceso sistemático con el objetivo de suministrar información financiera en una forma adecuada, ordenada y lógica, acerca del reconocimiento de los hechos económicos que realizan, permitiendo así llevar la contabilidad de una forma controlada con el fin de cumplir con los requerimientos necesarios para que las transacciones sean reconocidas en el momento en que ocurren, en forma integral, exacta, fidedigna, entendible y con la clasificación adecuada. Para que el proceso del registro de las transacciones sea exitoso, es necesario mantener permanentemente un adecuado ambiente de control, que permita asegurar la calidad e integridad de la información que es procesada.

Los métodos de procesamiento de la información contable son fundamentales para generar la compilación de la información para el registro y reconocimiento de las transacciones, permitiendo entender los hechos y transacciones que deben procesar, resumir y presentar las entidades.

El procesamiento de la información contable se puede llevar a cabo por cualquier método que garantice su consulta, validación, verificación y que conserve evidencia de las transacciones realizadas por las entidades.

En conclusión, cuando se realiza el registro de la diferencia en cambio y este se revierte al mes siguiente, al cierre del siguiente mes la entidad deberá liquidar la diferencia en cambio que se haya producido por la variación en la tasa de cambio entre la fecha de la transacción y la fecha de liquidación. Cuando la transacción se liquide en el mismo periodo contable en el que haya ocurrido, toda la diferencia en cambio se reconocerá en ese periodo. No obstante, cuando la transacción se liquide en un periodo contable posterior, la diferencia en cambio reconocida en cada uno de los periodos, hasta la fecha de liquidación, se determinará a partir de la variación que se haya producido en las tasas de cambio durante cada periodo.

Para cerrar, los marcos técnicos normativos privilegian la presentación de la información financiera, antes que el registro mismo. Esto no quiere decir que no sea relevante, a efectos del cumplimiento de las funciones de la Administración, particularmente sus actividades de control interno, que no se deje la trazabilidad ni evidencia de los hechos económicos acaecidos.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito  son los previsto por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

Para establecer la vigencia de los conceptos emitidos por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública se requiere revisar en contexto la normativa aplicable en la fecha de expedición de la respuesta de la consulta. Adicionalmente, se debe tener en cuenta que un concepto posterior modifica los conceptos que se hayan expedido con anterioridad y que se refieran al mismo tema, así no se haya efectuado referencia específica en el nuevo concepto.

Chatea con nosotros