Me refiero a su escrito radicado en esta entidad como se menciona en la referencia mediante el cual formula una serie de inquietudes, en los siguientes términos:
“(…)
2.1. ¿Cómo se suple el requisito establecido en el artículo 21 de la ley 222 de 1995, referente a la necesidad de la firma del representante legal en el acta de una reunión no presencial, cuando el objeto de la misma fue el inicio de una acción social de responsabilidad que implicó la remoción del representante legal, y en ella no se designó uno nuevo?
2.2. ¿Podrían las oficinas de registro mercantil de las cámaras de comercio del país negarse a registrar el acta de una reunión no presencial en la que se removió al representante legal por el inicio de una acción social de responsabilidad por el único hecho de no existir la firma del representante legal removido?
2.3. En caso de no poderse suplir el requisito de la firma del representante legal para el caso descrito anteriormente, ¿ello significa que es imposible celebrar una reunión no presencial en la que se va a aprobar una acción social de responsabilidad en contra del representante legal, quien, en consecuencia, es removido sin que se nombre inmediatamente a un nuevo representante legal?”
Antes de resolver lo propio, debe reiterarse que la competencia de esta Entidad es eminentemente reglada y sus atribuciones se hayan enmarcadas en los términos del numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 82, 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 1736 de 2020, modificado por el Decreto 1380 de 2021
Así, al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020, es función de la Oficina Asesora Jurídica de esta Entidad absolver las consultas jurídicas externas en los temas de competencia de la Superintendencia de Sociedades, salvo las que correspondan a actuaciones
específicas adelantadas por las dependencias de la Entidad y, en esa medida, emite un concepto u opinión de carácter general que como tal no es vinculante ni compromete su responsabilidad.
Con el alcance indicado, este Despacho procede a resolver sus inquietudes, en los siguientes términos:
En relación con el concepto de acción social de responsabilidad, la Corte Suprema de Justicia ha precisado que “La acción de responsabilidad contra el administrador es el mecanismo que la ley ha previsto para que estos reparen los perjuicios que hubiesen podido causar a la sociedad, a los socios o a terceros, en desarrollo de sus funciones por culpa o dolo.”1
En este sentido, la referida acción ha sido consagrada por el legislador en la Ley 222 de 19952, de la siguiente manera:
“ARTICULO 25. ACCIÓN SOCIAL DE RESPONSABILIDAD. La acción social de responsabilidad contra los administradores corresponde a la compañía, previa decisión de la asamblea general o de la junta de socios, que podrá ser adoptada aunque no conste en el orden del día. En este caso, la convocatoria podrá realizarse por un número de socios que represente por lo menos el veinte por ciento de las acciones, cuotas o partes de interés en que se halle dividido el capital social.
La decisión se tomará por la mitad más una de las acciones, cuotas o partes de interés representadas en la reunión e implicará la remoción del administrador.
(…)” (Negrilla fuera de texto)
En relación con la remoción del administrador, asunto que la norma establece como efecto inmediato de la decisión de proceder con la acción en mención, esta Oficina se ha pronunciado en los siguientes términos:
1 COLOMBIA. CORTE SUPREMA DE JUSTICIA. SALA DE CASACIÓN CIVIL Y AGRARIA. Proceso No. T 1100102030002021-01420-00. Sentencia de Tutela del 14 de mayo de 2021. Disponible en: https://www.cortesuprema.gov.co/corte/wpcontent/uploads/relatorias/tutelas/B%20JUL2021/FICHA%20STC5419- 2021.docx
2 COLOMBIA. República de Colombia. Ley 222 (20 de diciembre de 1995). Diario Oficial No. 42.156 de 20 de diciembre de 1995. Disponible en: https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=1655766
“Como elemento propio de la acción social de responsabilidad contra los administradores, herramienta jurídica para obtener la reparación a los daños causados por los administradores a una compañía, se presenta la remoción de sus cargos.
Según la Real Academia Española, el término “remoción” significa privar del cargo o empleo, es decir, como consecuencia de la adopción por parte del máximo órgano social de una compañía de la acción social de responsabilidad contra los administradores, sobreviene para estos últimos la privación de su calidad como administradores societarios, medida orientada a precaver mayores afectaciones derivadas de sus acciones u omisiones.
Tal remoción surte efectos inmediatos porque la razón en la que ésta se funda es la pérdida de confianza hacia el administrador quien, lógicamente, debe ser despojado en forma inmediata de sus facultades de administración en aras, como se dijo, de evitar mayores perjuicios a la compañía.”3
Así mismo, es del caso precisar, tal como indica la norma, que la acción social de responsabilidad contra los administradores corresponde a la sociedad, previa decisión de la asamblea general de accionistas, la cual en el caso bajo estudio se celebró de forma no presencial, modalidad que se encuentra regulada por la Ley 222 de 19954, en los siguientes términos:
“ARTICULO 19. REUNIONES NO PRESENCIALES. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado. (…)” (Negrilla fuera del texto).
Procede entonces revisar lo establecido en la correspondiente regulación, acerca de la forma en que se da cuenta de los temas tratados en la reunión, así como de las
3 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-051736 (1 de marzo de 2022) Asunto: Acción social de responsabilidad conlleva ínsitamente la remoción del administrador. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/vYGc3X8B4r6qVUO67hG4
4 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÙBLICA. Ley 222 (20 de diciembre de 1995). Diario Oficial No. 42.156 de 20 de diciembre de 1995. Disponible en: https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=1655766
decisiones tomadas dentro de la misma, lo cual encuentra su efectiva aplicación en lo dispuesto en la misma ley, así:
“ARTICULO 21. ACTAS. En los casos a que se refieren los artículos 19 y 20 precedentes, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo. Las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros. (…)” (Negrilla fuera de texto)
Sin embargo, conviene revisar la forma en que se encuentran reguladas este tipo de reuniones en la Ley 1258 de 2008, para el caso de las Sociedades por Acciones Simplificadas -S.A.S.-, que en su artículo 19 indica:
“ARTÍCULO 19. REUNIONES POR COMUNICACIÓN SIMULTÁNEA Y POR CONSENTIMIENTO ESCRITO. Se podrán realizar reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y por consentimiento escrito. En caso de no establecerse mecanismos estatutarios para la realización de reuniones por comunicación simultánea o sucesiva y por consentimiento escrito, se seguirán las reglas previstas en los artículos 19 a 21 de la Ley 222 de 1995. En ningún caso se requerirá delegado de la Superintendencia de Sociedades para este efecto.” (Subraya y negrilla fuera de texto)
Así las cosas, tenemos que en el caso de Sociedades por Acciones Simplificadas, el legislador previó la posibilidad de que la misma sociedad pudiese pactar dentro de sus estatutos los mecanismos que considerara pertinentes para la realización de reuniones no presenciales, pudiendo simplificar el proceso para la celebración y constancia de lo acaecido dentro de las reuniones, con el fin de no verse obligada a dar estricta aplicación a lo establecido en los artículos 19 a 21 de la Ley 222 de 1995, que hacen más riguroso el trámite en mención5.
Ahora bien, teniendo en cuenta que el acta de reunión no presencial de la asamblea general de accionistas en la cual consta la decisión de proceder con la acción social de responsabilidad en contra del administrador, debe inscribirse en el correspondiente registro mercantil6, es preciso señalar que dicha acta debe ser suscrita por el representante legal y el secretario de la sociedad, para proceder con su 5 Esta posibilidad no es aplicable para los tipos societarios establecidos en el Código de Comercio.
correspondiente inscripción en el registro mercantil, pues así lo dispone el artículo 21 de la Ley 222 de 1995. Lo anterior, sin perjuicio de lo establecido para las Sociedades por Acciones Simplificadas en el artículo 19 de la Ley 1258 de 2008.
En este punto, es necesario recordar la importancia de nombrar suplentes del representante legal de la sociedad, en atención a lo consignado en el Código de Comercio para las sociedades anónimas, así como para las sociedades de responsabilidad limitada7, de la siguiente manera:
“Artículo 440. La sociedad anónima tendrá por lo menos un representante legal, con uno o más suplentes, designados por la junta directiva para períodos determinados, quienes podrán ser reelegidos indefinidamente o removidos en cualquier tiempo. Los estatutos podrán deferir esta designación a la asamblea.” (Subraya fuera de texto)
En este sentido, se pronunció esta Oficina mediante Oficio 220-2295408, en el cual expuso con manifiesta claridad:
“En cuanto a la importancia de contar con uno o varios representantes legales suplentes, esta Oficina se permite citar algunos apartes del Oficio 220-142234 del 26 de noviembre de 2010:
“(…) La importancia de la representación legal frente a los asociados como a los terceros en general, es de tanta trascendencia que la ley ha dispuesto los mecanismos necesarios para evitar que una sociedad quede sin una persona que la represente en un momento determinado, como cuando se da el caso de la falta absoluta del mismo, pues es ahí cuando es indispensable la existencia de la figura de la SUPLENCIA. Es preciso tener en cuenta que el objetivo de la suplencia no es otro que el de reemplazar a la persona que ejerce la titularidad de la representación legal de una compañía en sus faltas temporales y absolutas.”
6 COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA, Código de Comercio. “Artículo 28. Personas, actos y documentos que deben inscribirse en el registro mercantil. Deberán inscribirse en el registro mercantil: (…) 7) Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios.”. Diario Oficial No. 33339 del 16 de junio de 1971. Disponible en: https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=1833376
7 COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPÚBLICA, Código de Comercio. “Artículo 372. En lo no previsto en este Título o en los Estatutos, las sociedades de responsabilidad limitada se regirán por las disposiciones sobre sociedades anónimas.” Diario Oficial No. 33339 del 16 de junio de 1971. Disponible en: https://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=1833376
8 COLOMBIA, SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES, Oficio 220-229540 (18 de octubre de 2022) Asunto: REPRESENTANTE LEGAL O REVISOR FISCAL SUPLENTE. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/HyomEIQBEuABJIgaV1Br
Con base en lo expuesto, se procede a dar respuesta a cada una de las inquietudes planteadas, observando el mismo orden en el que fueron formuladas:
“¿Cómo se suple el requisito establecido en el artículo 21 de la ley 222 de 1995, referente a la necesidad de la firma del representante legal en el acta de una reunión no presencial, cuando el objeto de la misma fue el inició de una acción social de responsabilidad que implicó la remoción del representante legal, y en ella no se designó uno nuevo?”
En virtud de lo establecido en el artículo 21 de la Ley 222 de 1995, el acta de reunión no presencial de asamblea general de accionistas debe contar con la firma del representante legal y del secretario de la sociedad. Sobre este último, existe la posibilidad de que sea remplazado por alguno de los asociados o miembros del órgano, lo que no ocurre en el caso del representante legal, por lo cual no es posible suplir este requisito.
No obstante lo anterior, es del caso precisar, tal como se expuso en pretérito, la importancia de designar uno o más suplentes del representante legal, que para el caso que nos ocupa, significa la posibilidad de contar con la firma de uno de estos en el acta de la reunión no presencial y así cumplir con el requisito establecido en el artículo 21 de la Ley 222 de 1995.
Lo anterior, sin perjuicio de lo establecido para las Sociedades por Acciones Simplificadas en el artículo 19 de la Ley 1258 de 2008.
“¿Podrían las oficinas de registro mercantil de las cámaras de comercio del país negarse a registrar el acta de una reunión no presencial en la que se removió al representante legal por el inicio de una acción social de responsabilidad por el único hecho de no existir la firma del representante legal removido?”
La cámara de comercio del lugar donde se presente un acta de reunión no presencial de asamblea general de accionistas, sin la firma del representante legal, podrá abstenerse de proceder con la inscripción de la misma en el registro mercantil, teniendo en cuenta que no cumple con los requisitos legales consagrados en el artículo 21 de la Ley 222 de 1995. Lo anterior, sin perjuicio de lo establecido para las Sociedades por Acciones Simplificadas en el artículo 19 de la Ley 1258 de 2008.
“En caso de no poderse suplir el requisito de la firma del representante legal para el caso descrito anteriormente, ¿ello significa que es imposible celebrar una reunión no presencial en la que se va a aprobar una acción social de responsabilidad en contra del representante legal, quien, en consecuencia, es removido sin que se nombre inmediatamente a un nuevo representante legal?”
La respuesta a este interrogante se encuentra subsumida en las respuestas dadas a las demás preguntas. Desafortunadamente para estos casos, la configuración normativa está dada por la Ley 222 de 1995 sin dejar alternativas, y como ley de la Republica debe ser aplicada.
Por lo anterior, vale la pena mencionar, respecto de las sociedades del Código de Comercio, que algunas de éstas han decidido transformarse al tipo de Sociedad por Acciones Simplificada, buscando apartarse un poco de la rigidez de la regulación y contar con un mayor grado de flexibilidad en su organización y administración, que remitiéndonos al caso bajo estudio, significaría la posibilidad de establecer las reglas bajo las cuales se llevarán a cabo las reuniones no presenciales del máximo órgano social y lo correspondiente a sus actas.
De conformidad con lo expuesto, se respondió de manera cabal su consulta. Se reitera que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del C.P.A.C.A., y que en la página web de esta entidad puede consultar directamente la normatividad, así como los conceptos que la misma ha emitido sobre las materias de su competencia a través del Tesauro.
