¿Cómo se deben facturar las operaciones de venta de bienes y prestación de servicios que se efectúan bajo un contrato de mandato?. Concepto 423 DIAN de 2024

La factura de venta en los contratos de mandato debe ser expedida a nombre del mandatario.

Concepto Nº 423 [003634]

06-06-2024

DIAN

100202208-423

Bogotá, D.C.

Esta Subdirección está facultada para absolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de la DIAN¹. En este sentido, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 2019².

Plantea una serie de inquietudes relacionadas con la facturación en los contratos de mandato, la deducción que contempla el numeral 5 del artículo 336 del Estatuto Tributario en estos casos y el reporte del IVA pagado por el mandatario.

Al respecto, considera este Despacho:

Frente la facturación en los contratos de mandato, esta Subdirección en el Concepto unificado de la obligación de facturar y el sistema de facturación No 106 de 2022, expresó:

“1.1.2.2. ¿Cómo se deben facturar las operaciones de venta de bienes y prestación de servicios que se efectúan bajo un contrato de mandato? Respecto a la facturación en el contrato de mandato, el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016 (sustituido por el Decreto 358 de 2020), estableció que en los contratos de mandato se ha dispuesto que en todos los casos las facturas deberán ser expedidas por el mandatario y, si el mandatario adquiere bienes y servicios en cumplimiento del mandato la factura deberá ser expedida por el tercero proveedor a nombre del mandatario, siendo éste último, quien debe certificar el costo y/o descontable al mandante.”

En cuanto a la certificación que corresponde expedir al mandatario, el inciso 2 del artículo 1.6.1.4.9. del Decreto 1625 de 2016, establece:

“Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos, la cual debe ser firmada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia.”.

Así las cosas, y dado que la factura de venta en los contratos de mandato debe ser expedida a nombre del mandatario, es claro que este tiene la obligación de expedir el certificado en aquellos casos en los cuales el mandante requiera soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho.

En este sentido, independientemente de la manera en que los mandatarios realicen adquisiciones a nombre del mandante según los términos pactados en el contrato de mandato, en todos los casos se deberá expedir factura de venta y la certificación en caso que este último requiera soportar costos, deducciones y/o impuestos descontables.

Ahora bien, frente a la posibilidad de expedir una sola factura de venta por adquisiciones globales de bienes y/o servicios que realice el mandatario a un mismo proveedor, no existe en la normativa vigente que regula la obligación de facturar disposición alguna que lo prohíba, siempre que se cumplan con cada uno de los requisitos contemplados en el artículo 11 de la Resolución 000165 de 2023, dentro de los cuales se encuentra la discriminación de los cada uno de los bienes y/o servicios prestados, en los términos que señala el numeral 8 de la referida norma.

Por otro lado, tratándose de la deducción consagrada en el numeral 5 del artículo 336 del Estatuto Tributario, es importante precisar que su procedencia se encuentra supeditada al cumplimiento de cada uno de los supuestos que contempló el legislador para su aplicación, dentro de las cuales se encuentran: i) Que se trate de personas naturales que declaren ingresos de la cédula general a los que se refiere el artículo 335 ibídem, que adquieran bienes y/o servicios; ii) Que la adquisición del bien y/o del servicio esté soportada con factura electrónica de venta con validación previa.

Así las cosas, es claro que solamente las adquisiciones que realicen de manera directa las personas naturales declarantes de ingresos de la cedula de rentas laborales soportadas en factura electrónica de venta y que además cumplan con todos los requisitos señalados en el numeral 5 del artículo 336 ibídem se tendrán en cuenta para efectos de calcular la deducción del 1% a la que alude la mencionada norma.

Lo anterior permite concluir que esta deducción no resulta aplicable en el caso de adquisiciones realizadas en virtud de un contrato de mandato, pues en estos casos es claro que la adquisición la realiza el mandatario en nombre del mandante, y la factura se debe expedir a nombre de este último, lo que conlleva a que no se cumplan con las condiciones señaladas en el artículo 336 del Estatuto Tributario, para su procedencia.

Finalmente, en lo que concierne al reporte de información exógena del IVA pagado por el mandatario, es necesario dar aplicación a lo que la Resolución DIAN 000162 del 31 de octubre de 2023 estableció al respecto en el artículo 41 de la mencionada resolución:

“ARTÍCULO 41. CONTRATOS DE COLABORACIÓN EMPRESARIAL Y OTROS CONTRATOS. Las personas o entidades que celebren contratos de colaboración como consorcios, uniones temporales, joint ventures, cuentas en participación o convenios de cooperación con entidades públicas y quienes celebren otros contratos como mandato, administración delegada o exploración y explotación de hidrocarburos, gases y minerales, de acuerdo con lo señalado en el numeral 8 del artículo 1o de la presente resolución, deberán informar el valor total de las operaciones realizadas durante el año gravable inherentes a las actividades ejecutadas en desarrollo de cada uno de los contratos, con indicación, para cada transacción, de los apellidos y nombres o razón social, identificación, dirección, y país de residencia o domicilio de cada uno de los terceros, identificación y apellidos y nombres o razón social de cada una de las partes del contrato, de la siguiente manera:

(…)

3. El valor del IVA descontable y el valor de IVA resultante por devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas se deberá informar conforme con los parámetros establecidos en las especificaciones técnicas del Formato 5249 Versión 1, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 23 de la presente resolución.

Así las cosas, el IVA descontable pagado por el mandatario al proveedor deberá ser reportado en el Formato 5249 en los términos contemplados en el Anexo No 33 de la Resolución DIAN 000162 de 2023.

En los anteriores términos se absuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.