Solicitud de Información Financiera y de Prácticas Empresariales año 2009.

Circular Externa 100-000005
11 Noviembre de 2009 
Superintendencia de Sociedades

Solicitud de Información Financiera y de Prácticas Empresariales año 2009.

De acuerdo con lo dispuesto en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995, artículo 2° del Decreto 1080 de junio 19 de 1996, en el Decreto 4350 del 4 de diciembre de 2006 y en el Decreto 2300 del 25 de junio de 2008, corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, en los términos establecidos en las mencionadas disposiciones, estando facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable y administrativa en la forma y condiciones que considere procedente.

1. Obligatoriedad para el Diligenciamiento y Presentación de la Información Financiera

La información financiera requerida deberá ser enviada por todas las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales vigiladas y controladas por esta Superintendencia, aún cuando estén adelantando un concordato, un acuerdo de reestructuración o un proceso de reorganización empresarial.

Así mismo, están obligadas a remitir la información requerida las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, a quienes de manera particular, y en ejercicio de la atribución de inspección contenida en el artículo 83 de la Ley 222 de 1995, les es remitido el requerimiento respectivo, excepto aquellas que estén en liquidación voluntaria, las que para acreditar tal condición, dentro del plazo señalado en el numeral 6° de esta circular, deberán remitir un certificado de la Cámara de Comercio donde conste tal hecho.

2. Informe de prácticas empresariales

El informe de prácticas empresariales es una herramienta que facilita al empresario familiarizarse con las adecuadas prácticas que debe adelantar para identificar y poder administrar los riesgos societarios.

Dicho informe debe ser remitido por las sociedades comerciales y empresas unipersonales vigiladas o controladas por esta Superintendencia, aún cuando estén en concordato, en acuerdo de reestructuración o de reorganización empresarial.

Así mismo, deben remitir el informe de prácticas empresariales las sociedades comerciales y empresas unipersonales a quienes de manera particular, y en ejercicio de la atribución de inspección contenida en el artículo 83 de la Ley 222 de 1995, les es remitido el requerimiento respectivo.

La responsabilidad del diligenciamiento del Informe de Prácticas Empresariales (informe número 31 aplicativo Storm), y de la veracidad de la información, recae directamente en los representantes legales de las sociedades requeridas, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 43 de la Ley 222 de 1995.

3. Documentos adicionales

Para dar por recibidos los estados financieros es necesario que se allegue la documentación que se relaciona a continuación, así:

3.1. Sujetos vigilados y controlados:

a) Informe de gestión.Debe contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad.

Nota:Esta obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras.

b) Dictamen del revisor fiscal.Firmado digitalmente.

c) Certificación de los estados financieros,firmada digitalmente por el representante legal, contador y por el revisor fiscal que los dictamina, si lo hubiere.

d) Notas a los estados financieros.

3.2 Sujetos inspeccionados

Los sujetos inspeccionados allegarán los documentos adicionales relacionados en los literales c y d del numeral anterior, los cuales deben ser remitidos por medio físico. La certificación de los estados financieros debe ser presentada en original y con las firmas autógrafas.

Es importante aclarar que para allegar los documentos adicionales, debe existir el número de radicación de los estados financieros, Formulario Empresarial, enviados a través de la sección Informes Electrónicos del portal de la Superintendencia de Sociedades, de tal manera que se referencie en el documento remitente de los mismos. Sin este número de radicación no se recibirán los documentos adicionales.

En el evento de ser requeridos por la Entidad para su revisión, serán solicitados en cualquier momento, entre otros, los siguientes documentos: informe de gestión, dictamen del revisor fiscal, si lo hubiere, o proyecto de distribución de utilidades.

4. Registro y acceso a los servicios electrónicos de la superintendencia de sociedades

Las sociedades que por primera vez reciben este requerimiento deben obligatoriamente diligenciar el Formulario Electrónico de Registro y Actualización de Datos a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co, en laSección Servicios Electrónicos, con el objeto de registrar la sociedad y obtener la contraseña, la cual es obligatoria para acceder a los servicios electrónicos de envío y consulta de información.

Para las sociedades ya registradas, en la misma sección podrán recuperar o cambiar la contraseña, modificar el correo electrónico registrado y descargar el certificado digital si está obligado a hacerlo. En el evento de que alguno de los datos suministrados en el formulario diligenciado inicialmente haya variado es importante su actualización en el registro.

El ente económico garantizará y responderá, en todo caso, por la veracidad, exactitud, vigencia y autenticidad de los datos facilitados, y se compromete a mantenerlos debidamente actualizados. La sociedad vigilada, controlada o inspeccionada acepta proporcionar información completa y correcta en el Formulario Electrónico de Registro y Actualización de Datos dispuesto por esta Superintendencia.

5. Descarga del aplicativo storm y envío de la información

El aplicativo STORM se debe descargar a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co, Sección Software para el Diligenciamientoen la Subsección Software, donde también se encuentran los manuales de cargue, instalación y de diligenciamiento de cada uno de los diferentes tipos de informes.

Una vez instalado el aplicativo STORM encontrará todos los formularios que esta Superintendencia ha elaborado para cada uno de los reportes de información, por lo tanto, a través de la opción “Nuevo Informe”, el usuario podrá seleccionar el o los formularios que requiera.

Después de diligenciada y validada la información en forma correcta, se debe generar el archivo resultado con extensión STR, el cual quedará guardado en la dirección:

C:\documents and settings\carpeta_de_ususario\StormUser\inf_enviados\28_nit-sociedad\fecha_corte.str

Para el envío del archivo STR, la Superintendencia ha implementado el servicio electrónico de recepción a través de nuestro portal empresarial, en la SecciónInformes Electrónicos(lado derecho de la página), utilizando el NIT de la sociedad y la contraseña asignada, cuyo sistema, una vez recibido y validado el informe, le generará un número de radicación, que podrá consultarse en esta misma sección, por la opción Verificar Estado del Envío.

Las sociedades inspeccionadas que por alguna razón encuentren dificultad para el envío del archivo resultado vía Internet, podrán allegarlo utilizando los dispositivos de almacenamiento CD o USB; para lo cual dicho dispositivo deberá estar con el nombre de la sociedad, NIT y fecha de corte de la información.

Teniendo en cuenta que la Superintendencia de Sociedades entregará sin costo alguno el mecanismo de certificado digital de firma para el representante legal, el contador o reviso, fiscal, si lo hubiere, de las sociedades, empresas unipersonales y sucursales de ssociedades extranjeras vigiladas o controladas,estas deberán remitir los documentos adicionales únicamente a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co debidamente firmados con el mecanismo que proveerá la Superintendencia de Sociedades, siguiendo el procedimiento que se describe en el Anexo Técnico de esta circular, que se encontrará disponible en el portal de la Superintendencia a partir de enero de 2010.

6. Plazos

6.1 Para el envío de la información financiera

Los estados financieros con corte al 31 de diciembre de 2009 (aplicativo Storm informe número 1 Formulario Empresarial),deberán ser entregados en el año 2010, en las fechas señaladas a continuación, para lo cual esta Entidad ha tenido en cuenta los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV):

Tabla N° 1

Programación de Envío de Información Financiera

Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta Entidad en las fechas señaladas anteriormente.

6.2. Para el envío del informe de prácticas empresariales

El informe de Prácticas Empresariales correspondiente al año 2009, aplicativo Storm informe número 31 (Informe de Prácticas Empresariales), deberá ser entregado en las fechas del año 2010, señaladas a continuación, para lo cual esta Entidad ha tenido en cuenta los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV):

Tabla número 2

Programación de envío de Informe de Prácticas Empresariales

6.3 Plazo para el envío de documentos adicionales

El plazo máximo para el envío de los documentos adicionales que deben acompañar la información aquí solicitada será dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha otorgada como plazo para el envío de la información financiera según el número de NIT.

Los plazos señalados para el envío de la información son improrrogables.

7. Presentación de estados financieros de las sociedades vigiladas admitidas a un proceso de liquidación judicial

Las sociedades vigiladas que se encuentren adelantando un proceso de liquidación judicial, deberán remitir la información financiera atendiendo los parámetros indicados en la Circular Externa número 002 del 9 de febrero de 2009 (28. Informe Trimestral y Fin de Ejercicio LiqJud.).

8. Presentación de estados financieros consolidados

Las matrices o controlantes que reciban el requerimiento para remitir la información financiera, además de los estados financieros individuales deben enviar los consolidados en el informe número 07 Estados Financieros Consolidados, del aplicativo Storm, a más tardar el quince (15) de abril de 2010.

Es de anotar que las sociedades que se encuentren en una situación de control o de grupo empresarial de acuerdo a lo estipulado en los artículos 26, 27 y 28 de la Ley 222 de 1995, deben hacerlo constar en el registro mercantil de conformidad con el artículo 30 de la misma norma.

Para dar por recibidos los estados financieros consolidados es necesario que se allegue la documentación que se relaciona a continuación máximo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha otorgada como plazo para el envío de la información financiera consolidada, a saber:

a) Notas a los estados financieros consolidados

b) Certificación de los estados financieros consolidados

c) Informe especial de acuerdo a lo establecido sobre el particular en el artículo 29 de la Ley 222 de 1995.

d) Dictamen del revisor fiscal.

9. Presentación de estados financieros de las sociedades en liquidación voluntaria a 31 de diciembre de 2009

Los entes económicos vigiladoso controladosque estén en proceso de liquidación voluntaria, enviarán los estados financieros de fin de ejercicio en elinforme número 16 Estado de Liquidación Voluntariadel aplicativo Storm, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes de mayo de 2010, acompañados de las notas a los estados financieros y la certificación firmada por el liquidador y contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal, si lo hubiere.

10. Sanción

Debe advertirse que en aras del interés general tutelado por la ley, el incumplimiento de los plazos y de las órdenes impartidas en esta circular para el envío de la información solicitada acarreará sanciones, de conformidad con lo previsto en el numeral 3° del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada o controlada que ostente ante esta Entidad.

11. Generalidades:

11.1. En procura de prestar un mejor servicio a todos los usuarios, la Superintendencia de Sociedades a partir de enero 18 de 2010 habilitará en el portal empresarial la sección de capacitaciones virtuales, relacionadas con el envío de información financiera. Así mismo, en el mes de febrero se programarán sesiones presenciales con el fin de atender las dudas que surjan de la capacitación virtual, para lo cual es necesario que se realice la inscripción respectiva a través de la página web en el link dispuesto para tal fin.

11.2. Para radicar los documentos físicos deben estar debidamente numerados ó foliados, tctalizando el número de hojas en la primera página; no deben venir grapados, argollados, ni empastados, para facilitar el proceso de escaneo de los mismos.

11.3. Es importante consultar en nuestro portal empresarial, en la sección de “Software para el Diligenciamiento”, los documentos de interés relacionados con este proceso, (circular, cartilla, guía de instalación, manuales, entre otros), así como las respuestas a las preguntas más frecuentes.

11.4. La información enviada a esta Superintendencia mantiene la reserva y sólo podrá ser utilizada en los términos que la ley establece.

11.5. No podrán hacerse modificaciones al aplicativo obtenido vía Internet o por cualquier medio, ni tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.

11.6. Es de advertir que quienes suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas, incurren en delito sancionado con prisión de uno a seis años (artículo 43 Ley 222 de 1995).

11.7. En el evento de existir alguna modificación a los estados financieros de fin de ejercicio, ya remitidos con los presentados y aprobados por el máximo órgano social, será necesario su reenvío, previa solicitud de autorización para retransmitir, efectuada ante el Coordinador del Grupo o el Intendente Regional respectivo. Dicha solicitud deberá ser justificada, indicando expresamente las cifras objeto de la modificación y suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal, si fuere el caso.

11.8. La atención al público para la radicación de documentos y consultas sobre el diligenciamiento, generación o envío del archivo resultado, será de lunes a viernes en jornada continua de 7:00 a. m. a 4.00 p. m. en Bogotá y de 8:00 a. m. a 5:00 p. m. en las sedes de las Intendencias Regionales.

11.9. La utilización de los medios electrónicos en el portal empresarial www.supersociedades.gov.co está disponible las veinticuatro (24) horas del día. Además, estarán dispuestos los siguientes mecanismos:

• Correo electrónico [email protected]

• Chat en la página web de la Superintendencia de Sociedades.

Publíquese y cúmplase.

El Superintendente de Sociedades (E.),
Arnulfo Rojas Pascuas,

Superintendente de Sociedades (E.).