Circular Externa 201-000003 Supersociedades 10 de Noviembre de 2017
Por medio de este acto administrativo se establecen los plazos y requisitos mínimos para la presentación de los estados financieros a 31 de diciembre de cada ejercicio, junto con los documentos adicionales, requeridos a los clubes con deportistas profesionales que se hayan constituido como sociedades anónimas (en adelante los Clubes Obligados) en los términos previstos por la Ley 1445 de 2011, que se deben presentar a través deL Sistema Integrado de Reportes Financieros —SIRFIN.
- 1- Ámbito de aplicación.
Dentro deL marco de las facultades legales vigentes otorgadas a la Superintendencia de Sociedades, a esta entidad le corresponde ejercer la inspección, vigilancia y control sobre los Clubes Obligados en los términos de los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995 y el artículo 10 de la Ley 1445 de 2011.
Por lo anterior y con el objetivo de agilizar la presentación de los estados financieros de los Clubes Obligados, la Superintendencia de Sociedades, imparte mediante esta circular, las instrucciones para presentar la información de fin de ejercicio, mediante la herramienta tecnológica XBRL, independientemente que se encuentren adelantando un proceso de reorganización.
Para el efecto, se deberá seleccionar alguna de las siguientes opciones, según corresponda, a manera de ejemplo:
- Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2017 -10 NIIF Plenas Individual
- Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2017 - 20 NIIF Plenas Separado
- Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2017 -10 - NIIF Pymes Individual
- Informe 01 - Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2017- 20 - NIIF Pymes Separado La
información financiera deberá diligenciarse en miles de pesos.
- 2- Plazo para la presentación de los estados financieros
Los estados financieros con corte a 31 de diciembre de cada año, certificados y dictaminados, con el alcance de lo previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, junto con la información adicional solicitada, deberán ser allegados a esta Superintendencia a través del aplicativo XBRL, a más tardar el octavo día hábil del mes de abril de cada año.
El plazo fijado será improrrogable.
El incumplimiento de las órdenes impartidas en está circular dará lugar a las sanciones de ley, de conformidad con lo previsto en el numeral 3° del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, independientemente de la calidad de inspeccionado, vigilado o controlado que tenga el ente económico.
- 3- Documentos adicionales.
Los estados financieros de fin de ejercicio se entenderán recibidos únicamente cuando también se hubieren presentado dentro del plazo para el envió de la información financiera y los documentos adicionales.
En el evento de que los documentos adicionales no fueren aportados en el plazo establecido, los estados financieros se entenderán recibidos de manera extemporánea, circunstancia que podrá dar lugar a las sanciones pertinentes.
Los documentos adicionales deberán enviarse escaneados del original en formato .pdf, a través de la sección 'Presentación Informes Empresariales", sub sección "Envío de documentos adicionales" del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co, una vez se cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión .XBRL.
Cada documento deberá ser un archivo con extensión .pdf, al cual debe asignársele el nombre con una sola palabra. El tamaño de cada archivo no debe exceder de 2 MB.
Una vez enviados los documentos en forma correcta, el sistema creará un número de radicado a cada archivo remitido. Sólo cuando se genere dicho número, se entenderá cumplido el requisito de presentación de información financiera en forma completa. Para todos los efectos, el número de radicación será la única prueba de cumplimiento de la orden impartida.
Los documentos adicionales requeridos son:
a. El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros remitidos a la entidad cumplen lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995. El documento deberá ser suscrito adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina en cumplimiento del artículo 38 ibídem.
La certificación deberá contener el número del documento de identidad, así como las firmas del representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere, y, la indicación del número de tarjeta profesional en el caso de los
b .El informe de gestión que los administradores deben presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, de conformidad con el artículo 46 de la Ley 222 de 1995, el cual, debe contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la entidad empresarial. Esta obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras.
c. El dictamen del revisor fiscal en los casos en que sea obligatorio tenerlo.
d. Las notas explicativas de los estados financieros cuyo texto forma parte integral de Los mismos, que contengan información adicional a la presentada en los estados de situación financiera, del resultado integral del ejercicio y componentes del Otro Resultado Integral (ORI), de cambios en el patrimonio y de flujos de efectivo, escaneadas del original en formato .pdf.
- 4- Información financiera de fin de ejercicio para los Clubes Obligados en acuerdos de recuperación.
Los Clubes Obligados que estén en proceso de recuperación, sea que el mismo se encuentre en trámite o en ejecución, deberán reportar los estados financieros de fin de ejercicio, certificados y dictaminados, con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995.
Adicionalmente, deberán reportar la información específica sobre el proceso que adelantan, de acuerdo con lo requerido en el "Informe 03A - 20 Información Anual de Acuerdos de Recuperación", a través del Sistema Integrado de Reportes Financieros —SIRFIN. Los Clubes Obligados deberán complementar los documentos adicionales con los solicitados en las Circulares Externas número 100-000004 y 100-000005 del 8 de agosto de 2016, según corresponda.
Cabe advertir que la información financiera de fin de ejercicio requerida por esta Circular, no sustituye ni excluye la obligación de reportar la información financiera periódica de conformidad con lo previsto en las circulares externas citadas en el párrafo anterior.
- 5- Debido proceso especial
Los plazos señalados para el envío de la información son improrrogables. La Superintendencia de Sociedades solicita los estados financieros de fin de ejercicio, certificados y dictaminados (si hubiere revisor fiscal), con sus documentos adicionales, en los plazos ya señalados.
El incumplimiento de lo dispuesto en la presente circular podrá dar lugar, previa formulación de pliego de cargos y luego de concederse la oportunidad para el ejercicio del derecho de defensa, a las sanciones previstas en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada o controlada.
- 6- Presentación de información en SIRFIN
En la sección "Presentación Informes Empresariales" del portal www.supersociedades.gov.colos usuarios podrán encontrar la información necesaria para la presentación de los informes en XBRL y, en particular, sobre la forma en que han de cumplirse los siguientes trámites:
- Efectuar el registro de las entidades empresariales.
- Crear, cambiar o generar una nueva contraseña.
- Descargar el software y los manuales de diligenciamiento.
- Enviar los archivos con extensión .XBRL.
- Enviar los documentos adicionales escaneados en archivo .pdf.
- Consultar el estado del envío.
- Descargar archivos de años anteriores.
- Consultar respuestas a posibles errores de envío.
- Participar en capacitaciones virtuales.
La presentación de los estados financieros de fin de ejercicio y de los documentos adicionales, deberá efectuarse a través de la sección "Presentación Informes Empresariales" del portal www.supersociedades.gov.co.
No podrán hacerse modificaciones al programa obtenido vía internet o por cualquier medio, ni podrá alterarse su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.
Los Clubes Obligados ya cuentan con la autorización previa para el envío del archivo XBRL. En el evento de presentar inconvenientes con la autorización, se deberá enviar un correo electrónico a la dirección efinancierossupersociedades.gov.co en el que se informe la situación. La comunicación deberá incluir el NIT, el nombre de la sociedad y el tipo de informe que desea transmitir.
La atención al público para la radicación de documentos y consultas sobre el diligenciamiento de los formularios, se adelantará de lunes a viernes en jornada continua, de 8:00 a.m. a 5:00 pm.
Los medios electrónicos estarán disponibles 24 horas al día en el portal www.supersoctedades.gov.co. Los siguientes mecanismos adicionales de soporte estarán también disponibles para todos los Clubes Obligados:
- Correo electrónico: [email protected]
- Atención telefónica en los siguientes números:
- Bogotá:3245777-2201000 Ext7177
- Barranquilla: 3858069 — 3858094 -3858076 Y 3858173
- Bucaramanga: 6381544 — 6781541 -6781533
- Cartagena: 6646051- 6642429 -6646052
- Cali: 6880404
- Medellín: 3506000 - 3506001 - 3506002 – 3506003
- Manizales: 8847393— 8847810 - 8847987
La presente circular deroga en todas sus partes la Circular Externa No. 200-00002 de 2013.
La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
