Comentario: La SuperSociedades informa a las entidades sometidas a la vigilancia y control de esta entidad que se encuentran en proceso de liquidación voluntaria, las fecha y parámetros para el envío de Estados Financieros a 31 de diciembre de 2016
Circular externa 201-000011 SuperSociedades de 2016.
Señores
Representantes Legales
Contadores
Revisores Fiscales
Sociedades Comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales sometidas a vigilancia o control, que estén en proceso de liquidación voluntaria.
Referencia: Presentación de estados financieros a 31 de diciembre de 2016.
Decretos número 2649 y 2650 de 1993.
1. Obligatoriedad del diligenciamiento y presentación de la información financiera
Por mandato del artículo 289 del Código de Comercio, las Entidades Empresariales sometidas a vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades están obligadas a reportar los estados financieros de fin de ejercicio, en este caso a 31 de diciembre de 2016, certificados y dictaminados, con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, sin necesidad de orden expresa de carácter particular y concreto emitida por esta entidad.
Para tales fines, las Entidades Empresariales sometidas a vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades que estén en proceso de liquidación voluntaria, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio en el “Informe 16 - Estado de liquidación voluntaria”, a través del sistema Storm, a más tardar el 30 de mayo de 2017.
Los estados financieros de fin de ejercicio solo se entenderán recibidos en la medida en que también se hubieren allegado los documentos adicionales relacionados a continuación:
a) Certificación de los estados financieros, suscrita por el representante legal, el contador y el revisor fiscal, si lo hubiere;
b) Notas explicativas a los estados financieros.
Los documentos adicionales deberán enviarse escaneados del original en formato .pdf, a través de la sección “Envío de documentos adicionales” del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co, una vez se cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión .str.
Cada documento deberá ser un archivo con extensión .pdf, al cual debe asignársele el nombre con una sola palabra. El tamaño de cada archivo no debe exceder de 1 MB. Una vez enviados
en forma correcta, el sistema creará un número de radicado a cada archivo remitido, con lo que se entenderá cumplido el requisito de presentación de información financiera en forma completa.
2. Debido proceso especial
El plazo señalado para el envío de la información es improrrogable. La Superintendencia solicita los estados financieros de fin de ejercicio, certificados y dictaminados (si hubiere revisor fiscal), con sus documentos adicionales, en el plazo ya señalado. El incumplimiento de lo dispuesto en la presente Circular podrá dar lugar, previa formulación de pliego de cargos y oportunidad para el ejercicio del derecho de defensa, a las sanciones de ley de conformidad con lo previsto en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995.
3. Registro y presentación de informes empresariales
En la sección “Presentación Informes Empresariales’’ del portal www.supersociedades.gov.co, los usuarios podrán encontrar la información necesaria para la presentación de cualquier tipo de informe y, en particular, sobre la forma en que han de cumplirse los siguientes trámites:
• Efectuar el registro de las Entidades Empresariales.
• Crear, cambiar o generar una nueva contraseña.
• Descargar el software y los manuales de diligenciamiento.
• Enviar archivo con extensión .str generado en el sistema Storm.
• Enviar los documentos adicionales escaneados en archivo .pdf.
• Consultar el estado del envío.
• Descargar archivo de años anteriores.
• Consultar respuesta a posibles errores de envío.
• Participar en capacitaciones virtuales.
El archivo con extensión .str se crea de manera automática por el sistema Storm una vez que se valide la información en forma correcta. Por lo tanto, este no debe ser modificado en manera alguna debido a que cualquier alteración a su estructura, nombre o ubicación compromete la integridad del archivo.
Tan pronto como se envíe este archivo con extensión .str a través del portal web, el sistema le suministrará un número de radicación. Con este número deberán cargarse los archivos de los documentos adicionales en formato .pdf, a través de la sección “Envío de documentos adicionales” de nuestro portal.
4. Generalidades sobre el uso del sistema Storm
a) Ubicación de los archivos generados por el sistema: Los archivos con extensión .str generados desde el sistema Storm, se almacenan en una carpeta según la versión del sistema operativo instalado en el computador, así:
• En Windows XP la ruta es:
C:\Documents and Settings\<Nombre del usuario>\StormUser\inf_enviados
• Para versiones Vista 7 y 8 de Windows la ruta es:
C:\Users\<Nombre del usuario>\StormUser\inf_enviados
b) No podrán hacerse modificaciones al sistema obtenido vía Internet o por cualquier medio, ni podrá alterarse su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar;
c) Los documentos solicitados en la presente Circular se entenderán válidamente presentados por medio electrónico, en archivos en formato .pdf, en los términos del artículo 5° de la Ley
527 de 1999, según el cual no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos;
d) En relación con el envío de la información por vía electrónica, es pertinente advertir que, conforme al artículo 289 del Código Penal y en concordancia con el artículo 474 del mismo, quien falsifique documento privado que pueda servir de prueba incurrirá, si lo usa, en prisión de dieciséis a ciento ocho meses.
e) La atención al público para la radicación de documentos y consultas sobre el diligenciamiento de los formularios, se cumplirá de lunes a viernes en jomada continua, de 8:00 a. m. a 5:00 p. m.
f) Los medios electrónicos disponibles en el portal www.supersociedades.gov.co lo están las veinticuatro horas del día.
Los siguientes mecanismos adicionales de soporte estarán también disponibles:
• Correo electrónico [email protected]
• Atención telefónica en los siguientes números:
• Bogotá: 3245777-2201000, Ext. 7177
• Barranquilla: 3454495 - 3454506
• Bucaramanga: 6381544 - 6781541 - 6781533
• Cartagena: 6646051 - 6642429 - 6646052
• Cali: 6880404
• Medellín: 3506000 - 3506001 - 3506002 - 3506003
• Manizales: 8847393 - 8847810 - 8847987.
Publíquese y cúmplase.
El Superintendente de Sociedades,
Francisco Reyes Villamizar.
(C. F.).
