Competencia, Supuestos y Requisitos para solicitar la admisión ante la Superintendencia de Sociedades, al Régimen de Insolvencia Empresarial en la República de Colombia.

Circular Externa 430-000002 de 2007

Representantes Legales

Sociedades, Sucursales de Sociedades Extranjeras, Empresas Unipersonales, Personas Naturales Comerciantes, Patrimonios Autónomos y Otras Personas Jurídicas no excluidas del régimen.

Referencia. Competencia, Supuestos y Requisitos para solicitar la admisión ante la Superintendencia de Sociedades, al Régimen de Insolvencia Empresarial en la República de Colombia.

Teniendo en cuenta que a través de la Ley 1116 del 27 de diciembre de 2006, se expidió el Régimen de Insolvencia Empresarial en la República de Colombia, esta Superintendencia encuentra necesario precisar los supuestos y requisitos para solicitar la admisión a dicho régimen bien sea bajo la modalidad de proceso de reorganización o liquidación judicial y, para tramitar la validación judicial de un acuerdo extrajudicial de reorganización, que sean presentados por los deudores o acreedores ante la Superintendencia de Sociedades en su calidad de juez del concurso.

1. Competencia de la Superintendencia de Sociedades

De conformidad con lo preceptuado por los artículos 5° y 84 de la Ley 1116 de 2006, la Superintendencia de Sociedades es competente para tramitar los procesos de reorganización y de liquidación judicial y la validación judicial de los acuerdos extrajudiciales de reorganización, de todas las sociedades, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras y, a prevención en el caso de deudores personas naturales comerciantes. Igualmente, de conformidad con el artículo 12 de la misma ley, la Superintendencia de Sociedades también es competente para conocer de todos los procesos de insolvencia cuando exista un vínculo de subordinación o control entre los deudores solicitantes, siempre y cuando dentro de ellos exista uno o más deudores sujetos a su competencia.

2. Supuestos de admisibilidad al proceso de reorganización

La solicitud de admisión al proceso de reorganización de un deudor podrá hacerse directamente o a través de abogado y supone la existencia de una situación de cesación de pagos o de incapacidad de pago inminente, que podrá ser solicitada en ambos casos por el deudor o por uno o varios acreedores incumplidos en el primer supuesto y por un número plural de acreedores externos sin vinculación con el deudor o con sus socios, en el segundo supuesto.

2.1 Cesación de pagos. Entiéndase que un deudor está en dicha situación, cuando incumpla el pago por más de noventa (90) días de dos (2) o más obligaciones a favor de dos (2) o más acreedores, contraídas en desarrollo de su actividad, o tenga por lo menos dos (2) demandas de ejecución presentadas por dos (2) o más acreedores para el pago de obligaciones. En cualquier caso, el valor acumulado de las obligaciones en cuestión deberá representar no menos del diez por ciento (10%) del pasivo total a cargo del deudor a la fecha de corte de los estados financieros que no debe ser superior al último día calendario del mes inmediatamente anterior a la fecha de la solicitud.

El supuesto de cesación de pagos por incumplimiento de obligaciones, se acreditará mediante la presentación de certificación suscrita por el representante legal y el revisor fiscal o, a falta de este, por un contador público, en la que se indique claramente los acreedores incumplidos, clase de acreencias, identificación del documento (letra, pagaré, cheque, factura, etc.), su valor vencido (capital, intereses, sanciones), fecha de iniciación y término de vencimiento y su representatividad frente al pasivo total.

La acreditación de la cesación de pagos por existencia de demandas de ejecución en contra del deudor, se hará también por certificación en los mismos términos del párrafo anterior, indicando el nombre del despacho judicial o entidad donde fue interpuesta la demanda, clase de ejecución (singular, garantía real hipotecaria o prendaria, cobro coactivo, etc.), valor de las pretensiones diferenciando el capital de los intereses y sanciones, título que respalda la obligación (letra, pagaré, cheque, factura, etc.) y estado del proceso.

En el caso de las personas naturales comerciantes, no contarán las obligaciones alimentarias ni los procesos ejecutivos correspondientes a las mismas.

2.2 Incapacidad de pago inminente. Entiéndase que un deudor está en dicha situación, cuando existan circunstancias en el respectivo mercado o al interior de su organización o estructura, que afecten o razonablemente puedan afectar en forma grave, el cumplimiento normal de sus obligaciones, con un vencimiento igual o inferior a un año.

En el caso de las personas naturales comerciantes, no procederá la causal de incapacidad de pago inminente.

Para acreditar el supuesto de incapacidad de pago inminente, se requiere que el deudor allegue dentro de la solicitud, un escrito mediante el cual justifique clara y concretamente las circunstancias que vienen afectando la empresa en los términos del numeral 2 del artículo 9° de la Ley 1116 de 2006, acompañado de los documentos, cifras y flujos de caja proyectados con la periodicidad que estime necesario para demostrar el supuesto, suscritos por el representante legal y el revisor fiscal o, a falta de este, por un contador público, cuando corresponda en los cuales se aprecie que razonablemente las circunstancias expuestas pueden llegar a afectar en forma grave, el cumplimiento normal de sus obligaciones con un vencimiento igual o inferior a un año.

2.3 Cuando la solicitud provenga de acreedores, deberá acreditarse allegando copia de los documentos que demuestren la existencia, cuantía y fecha de vencimiento de las obligaciones a su favor y a cargo del deudor o, la existencia de los supuestos que configuran la incapacidad de pago inminente, situaciones que el juez del concurso verificará en la forma prevista en la ley.

3. Otros presupuestos de admisión del proceso de reorganización

Para la solicitud de admisión del proceso de reorganización se requiere, además de la demostración de los supuestos, el cumplimiento de lo siguiente:

3.1 No haberse vencido el plazo establecido en la ley para enervar las causales de disolución, sin haber adoptado las medidas tendientes a subsanarlas.

Se demostrará con un escrito suscrito por el representante legal donde manifieste bajo la gravedad del juramento que no se encuentra vencido el término para enervar la causal de disolución en que se encuentre y con certificación del revisor fiscal del deudor, o a falta de este, por un contador público, acompañada de los documentos que acrediten las aseveraciones.

3.2 Estar cumpliendo con sus obligaciones de comerciante, establecidas en el Código de Comercio, cuando sea del caso. Las personas jurídicas no comerciantes deberán estar registradas frente a la autoridad competente.

Para tal efecto deberán aportar:

a) Certificado de existencia y representación legal, certificado de renovación de la matrícula mercantil y certificado de inscripción de libros, expedidos por la Cámara de Comercio del domicilio del deudor y sus sucursales, con una antigüedad no mayor a un (1) mes contado desde la fecha de presentación de la solicitud ante la Superintendencia de Sociedades;

b) Constancia suscrita por el representante legal y el revisor fiscal, o falta de este, por un contador público, en la que expresen que la empresa lleva contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales y que conserva, con arreglo a la ley, la correspondencia, soportes contables y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades;

c) Fotocopia legible de los folios utilizados en el Libro Mayor y Balances en donde aparezca el último balance registrado;

d) Declaración del representante legal bajo la gravedad del juramento en la que exprese que el deudor no ha sido notificado ni está siendo investigado por la ejecución de actos de competencia desleal.

3.3 Si el deudor tiene pasivos pensionales a cargo, debe tener aprobado el cálculo actuarial al cierre del ejercicio del año inmediatamente anterior y estar al día en el pago de las mesadas pensionales, bonos y títulos pensionales exigibles.

En los casos en los cuales no le corresponda a la Superintendencia aprobar el cálculo actuarial, con la solicitud deberá venir la fotocopia del acto de aprobación del cálculo actuarial por la entidad competente, así mismo deberá allegar la constancia que se encuentra al día en el pago de las mesadas pensionales, suscrita por el representante legal y el revisor fiscal, o a falta de este, por un contador público y fotocopia del último comprobante o nómina en donde se aprecie el pago o en el evento de haber realizado facilidades de pago con los pensionados allegará la copia de las mismas, acreditando que se encuentra al día de acuerdo con los plazos convenidos en los acuerdos suscritos.

3.4 No tener a cargo obligaciones vencidas por retenciones de carácter obligatorio, a favor de autoridades fiscales, por descuentos efectuados a los trabajadores, o por aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.

Para acreditar este presupuesto de admisión, se hace necesario que el deudor allegue:

a) Fotocopia de las declaraciones de retenciones obligatorias presentadas a las autoridades fiscales nacionales, distritales y municipales, correspondientes al último mes con la constancia de pago de las mismas y, constancia de dichas autoridades en donde manifiesten que se encuentran al día por dichos conceptos o estado de cuenta emitido por dichas autoridades;

b) Certificación en donde conste que la empresa no tiene a cargo obligaciones vencidas por concepto de descuentos efectuados a los trabajadores, suscrita por el representante legal y el revisor fiscal, o a falta de este, por contador público;

c) Estado de cuenta emitido por la correspondiente Entidad Administradora (Empresas Promotoras de Salud, Fondos de Pensiones y Administradoras de Riesgos Profesionales) en el que conste no tener obligaciones en mora.

Cuando existan acuerdos o facilidades de pago, con las entidades administradoras, el deudor deberá aportar fotocopia de los mismos con la constancia expedida por la administradora manifestando que se encuentra al día, según lo convenido. En dicho evento, el deudor deberá acreditar el mecanismo utilizado para garantizar a los trabajadores la prestación de los servicios respectivos.

4. Requisitos formales para la admisión al proceso de reorganización

Para la solicitud al proceso de reorganización por parte del deudor deberán allegarse los siguientes documentos:

4.1 Copia del acta contentiva de la reunión del órgano social competente según los estatutos, en la cual conste la decisión de autorizar al representante legal para solicitar el proceso de reorganización, cuando exista estipulación estatutaria que limite o restrinja el ejercicio de las funciones del representante legal, en el sentido de requerir autorización del órgano competente de la persona jurídica, para solicitar el inicio de un proceso de reorganización.

Se entiende entonces, que dicha autorización se requiere sólo en aquellos casos en que exista estipulación estatutaria en tal sentido; de lo contrario, el representante legal no requerirá tal autorización, caso en cual allegará una certificación suscrita por el revisor fiscal, o falta de este, por contador público, en la que se indique que no hay limitación estatutaria en tal sentido.

4.2 Estados Financieros Básicos (Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Cambios en la Situación Financiera y Estado de Flujos de Efectivo) correspondientes a los tres (3) últimos ejercicios, debidamente certificados, dictaminados en caso de contar con revisor fiscal y acompañados de las notas por ser parte integral de los mismos.

4.3 Estados Financieros Básicos (Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Cambios en la Situación Financiera y Estado de Flujos de Efectivo) cortados al último día calendario del mes inmediatamente anterior a la fecha de solicitud del proceso de reorganización debidamente certificados(1), dictaminados(2) y acompañados de las notas por ser parte integral de los mismos. En caso de no contar con revisor fiscal, deberá venir acompañado de la opinión de un contador público independiente.

El revisor fiscal o el contador público independiente, deberá expresar claramente si la sociedad ha efectuado en forma correcta y oportuna los aportes al sistema de seguridad social, de acuerdo con lo establecido en el artículo 11 del Decreto 1406 del 28 de julio de 1999.

Dichos Estados Financieros deberán ajustarse en su totalidad a lo dispuesto por el Decreto 2649 de 1993, por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o a las normas que lo adicionen o modifiquen.

4.4 Estado de costos y gastos operacionales con corte al último día calendario del mes inmediatamente anterior a la fecha de la solicitud al proceso de reorganización, que contendrá: denominación o rubro, indicando el valor total causado del 1° de enero(3) a la fecha de corte y el saldo por pagar a dicha fecha.

4.5 Un Estado de Inventario de activos y pasivos cortado al último día calendario del mes inmediatamente anterior a la fecha de solicitud al proceso de reorganización, debidamente valorado, certificado (representante legal y contador) y suscrito por su revisor fiscal, si existiere, elaborado con base en los estados financieros del empresario.

Para tal efecto se requiere:

a) El Estado de Inventario, el cual de acuerdo con lo estipulado en el artículo 28 del Decreto 2649 de 1993 es aquel que debe elaborarse mediante la comprobación con detalle de la existencia de cada una de las partidas que componen el balance general. Con base en lo anterior, los saldos que componen las diferentes cuentas del balance a una determinada fecha, deberán coincidir con los totales que por el mismo concepto se registren en el inventario.

En relación con este requisito, se resalta de manera especial su importancia, toda vez que será la base para que el promotor inicie su análisis y estudio dirigido a los acreedores, en orden a que conozcan los bienes y acreencias del deudor, información que servirá para establecer el cálculo de los derechos de voto, y la calificación y graduación de créditos, y contar con los datos relacionados con la ubicación física de la totalidad de los bienes y dirección de los acreedores.

El deudor con la solicitud deberá enviar fotocopia de los avalúos técnicos, las certificaciones, estudios o cualquier otro documento idóneo que sirvió de base para la presentación del inventario, y revelar en las notas a los estados financieros aquella información adicional importante, que sirva al Juez y las partes, de soporte en la toma de decisiones;

b) Un inventario de activos expresados al valor neto de realización, es decir, como si la empresa no fuera a continuar en marcha. Lo anterior con el fin de que los interesados puedan estar debidamente informados en caso de una eventual adjudicación de bienes de no confirmarse el acuerdo de reorganización.

Para el inventario de activos a su valor neto de realización deberán remitir fotocopia de los avalúos técnicos, efectuados por firmas idóneas, estudios, certificaciones expedidas por las entidades en donde se posean derechos, inversiones, etc., o cualquier otro tipo de documento que justifique dicho valor. Documentos que no podrán tener una antigüedad superior a seis (6) meses contados desde la fecha de corte de los estados financieros presentados con la solicitud al proceso de reorganización.

En dichos inventarios se detallarán además de los activos y pasivos del deudor, la composición y los métodos de su valuación, incluyendo entre otras, la siguiente información:

4.5.1 Activo

Disponible: Número de las cuentas de ahorro y corrientes, o cualquier otra forma de disponible, identificación de la entidad financiera, sucursal, dirección, ciudad y saldo.

Inversiones: Nombre o razón social, identificación, dirección y domicilio en donde se posee la inversión, número de cuotas o acciones, número del título, su saldo, si es a corto o largo plazo y su valor neto de realización.

Deudores: Nombre o razón social e identificación, dirección y domicilio del deudor, número, fechas de origen y vencimiento, valor de la factura o documento, si es corto o largo plazo, saldo y valor de su recuperación.

Inventarios: Unidad de medida operacional, descripción del bien, ubicación, limitación, número de unidades, estado, saldo y su valor neto de realización.

Derechos Fiduciarios: Documento que dio origen al derecho (N° escritura pública o contrato), notaría, ciudad, fecha de constitución, fecha de vencimiento, nombre del fiduciario y de los beneficiarios, valor del contrato, identificación del bien transferido, saldo del derecho fiduciario y valor neto de realización.

Al respecto se requiere allegar fotocopia de las correspondientes escrituras.

Derechos en Bienes Recibidos en Arrendamiento Financiero: Nombre de la entidad de leasing, número de contrato, ciudad, fechas de constitución y vencimiento, identificación del bien, plazo, valor del contrato, canon, mejoras, adiciones y cánones extraordinarios acumulados, depreciación y amortización, saldo y valor neto de realización.

En relación con los bienes en leasing es necesario que remita fotocopia de los contratos respectivos; así deberán allegar todos los contratos de tracto sucesivo.

Propiedades, planta y equipo: Descripción de cada uno de los bienes que lo integran, dirección de su ubicación, ciudad, número de unidades, estado, folio de matrícula inmobiliaria, número de escritura, notaría, ciudad, y fecha, dirección de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos y Privados.

Tratándose de aeronaves y de embarcaciones, además de la anterior información en lo pertinente, indicaran la dirección de la oficina donde estén registrados, bien sea Aeronáutica Civil, Dirección General Marítima o Capitanía de Puerto, según sea el caso.

En el caso de los vehículos automotores indicarán placa, ciudad y dirección de la oficina de tránsito respectiva. En el evento de existir limitaciones al dominio o gravámenes sobre los mismos así se indicará.

Tratándose de bienes cuya enajenación o gravamen se encuentre sujeto a registro, deberán remitir las fotocopias de los certificados de libertad y tradición de cada uno de los bienes (inmuebles, vehículos automotores, aeronaves, embarcaciones etc.,) con una antigüedad no superior a un mes a la fecha de la solicitud. Así mismo anexarán fotocopia de las tarjetas de propiedad de aquellos bienes, sobre los cuales la autoridad gubernamental lo exija.

Otros Intangibles, diferidos y otros activos: Descripción o concepto, saldo y valor neto de realización, amortización en los casos que aplique.

4.5.2 Pasivo

Una relación completa y actualizada de los acreedores, con indicación de la naturaleza, nombre del acreedor, número de identificación, dirección de notificación, ciudad, saldo por pagar por capital, intereses, sanciones, valor vencido, forma de pago, tasas de interés pactadas, fechas de origen y vencimiento, domicilio y dirección de la oficina o lugar de habitación de los garantes, codeudores, fiadores o avalistas.

En caso de ignorar los mencionados lugares, el deudor deberá manifestarlo expresamente, bajo la gravedad del juramento.

En cuanto a los pasivos laborales, deberá ser presentada una relación de los trabajadores y ex trabajadores del deudor, indicando nombre, número de identificación, fecha de ingreso, fecha de retiro; cargo que desempeña (o desempeñaba); tipo de vinculación, salario, Empresa Prestadora de Salud, Administradora de Riesgos Profesionales y el Fondo de Pensiones al cual está (o estaba) afiliado, especificando el monto de las acreencias pendientes de pago y su valor vencido.

4.5.3 Patrimonio

Además del detalle de las partidas que lo integran, se deberá indicar la conformación del capital, detallando el nombre de cada uno de los asociados, su número de identificación, nacionalidad, número de acciones o cuotas que posee y porcentaje de participación.

Adicionalmente se requiere una certificación, suscrita por representante legal, contador y revisor fiscal si lo hubiere, en la que exprese si la revalorización del patrimonio ha sido o no capitalizada. En caso afirmativo indicar la parte del capital que actualmente corresponde a esta operación.

4.6 Memoria explicativa de las causas que llevaron al deudor a la situación de insolvencia. Al respecto, el deudor debe exponer, detallar, enunciar, numerar y clasificar los hechos concretos que precedieron a la situación de crisis, e indicar su incidencia cuantificada en la situación financiera, hechos que permitirán a los acreedores, y promotor, contar con los elementos de juicio necesarios para establecer las posibilidades de arreglo soportados en la realidad económica sufrida por la empresa, para buscar la celebración de un acuerdo.

4.7 Flujo de caja que demuestre la forma como atenderá el pago de las obligaciones.

Teniendo en cuenta que el principal objeto del proceso de reorganización es preservar la empresa y normalizar sus relaciones comerciales y crediticias, mediante su reestructuración operacional, administrativa, de activos o pasivos, deberá allegar con la solicitud una fórmula que sirva de base para la negociación del acuerdo de reorganización, acompañada de los flujos de caja proyectados para el período que se pretende recuperar la empresa, en el cual esté incluida la forma como atenderá las obligaciones, no sólo del acuerdo sino las que se generen con posterioridad, el cual debe ser el resultado de un estudio económico y financiero, basado en estadísticas y en la realidad económica de la empresa, a partir del cual el promotor y las partes del proceso pueden evaluar la razonabilidad de lo que propone el deudor.

Las proyecciones del flujo de caja que sustenten la propuesta deben ser elaboradas con fundamento en supuestos razonables y demostrables y no con apreciaciones puramente subjetivas del deudor, quien deberá detallar con claridad las bases y los procedimientos que utilizó para obtener dichos supuestos. Los datos estadísticos utilizados para elaborar la propuesta deben provenir de fuentes de reconocida autoridad.

4.8 Un plan de negocios de reorganización, que contemple no sólo la reestructuración financiera, sino también organizacional, operativa o de competitividad, conducentes a solucionar los problemas que conllevaron a la crisis indicando en cada caso las estrategias propuestas.

El plan de negocios deberá contener, al menos lo siguiente:

a) Un resumen ejecutivo de la empresa;

b) Descripción de la empresa;

c) Sector y comportamiento al que pertenece la empresa;

d) Análisis de mercado de la empresa;

e) Estrategias de la empresa e implementación;

f) Costos, proveedores y suministros;

g) Gerencia y personal de la empresa;

h) Operación e infraestructura de la empresa;

i) Aspectos legales y tributarios;

j) Análisis financiero de la empresa.

Para una mayor ilustración, la Superintendencia de Sociedades invita a los interesados en conocer un modelo para elaborar un plan de negocios, consultar su página web dirección www.supersociedades.gov.co, entrando por V.E.M., en la parte superior de la misma.

Allí encontrará los componentes más importantes de un plan de negocios, los cuales reúnen los tópicos contemplados por las diversas metodologías utilizadas en el mundo de los negocios, entre otras las ilustradas por esta Superintendencia, el Sena y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

4.9 Un proyecto de calificación y graduación de acreencias, respetando el orden de prelación legal de pagos, en los términos previstos en el Título XL del Libro Cuarto del Código Civil y demás normas legales que lo modifiquen y adicionen.

El proyecto de calificación y graduación de créditos deberá contener la siguiente información: clase del crédito, nombre o razón social del acreedor, número de identificación, número e identificación del documento soporte de la obligación (letra, pagaré, factura), identificación del bien objeto de la garantía incluyendo las fiducias (folio de matrícula inmobiliaria, placa, número de contrato, etc.) y el saldo de capital por pagar.

4.10 Un proyecto de determinación de derechos de voto correspondiente a cada acreedor, el cual contendrá: clase de acreedor (artículo 31 Ley 1116 de 2006), nombre o razón social, número de identificación, dirección, ciudad, país, vínculo con el deudor, saldo por pagar de capital, capital vencido, capital vencido actualizado de conformidad con el artículo 24 del Régimen de Insolvencia, el valor del derecho de voto y la participación porcentual de cada acreedor (externo o interno).

En relación con la vinculación de acreedores, deberá expresarse cuáles de ellos son los vinculados al deudor, a sus socios, administradores o controlantes, por cualquiera de las siguientes razones:

a) Parentesco, hasta cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil;

b) Tener o haber tenido en los cinco últimos años accionistas, socios o asociados comunes;

c) Tener o haber tenido, representantes o administradores comunes;

d) Existencia de una situación de subordinación o grupo empresarial.

4.11 Si el deudor tiene la obligación de efectuar cálculo actuarial, presentará la información respectiva, indicando los diferentes conceptos, por pensiones, bonos pensionales y títulos pensionales, tanto a corto como a largo plazo, registrando los saldos correspondientes por el mes de corte exigido para la solicitud y los últimos tres (3) ejercicios.

En relación con el personal jubilado a su cargo, deberán detallar la información indicada, en el inciso 2° del numeral 4.5.2., de esta circular, especificando el monto de la mesada pensional asignada, valor total de la acreencia y valor vencido en caso de existir.

4.12 Una relación de los procesos judiciales y de cualquier procedimiento o actuación administrativa de carácter patrimonial que adelante el deudor, o que cursen contra él, indicando el juzgado o la oficina donde estén radicados y el estado en que se encuentren.

4.13 Una relación de los casos en los cuales la empresa ha servido como garante, codeudora, fiadora o avalista, indicando el nombre, domicilio y dirección de la oficina o lugar de habitación del deudor y acreedor, y el valor de la obligación.

4.14 En el evento de existir vínculo de subordinación o control, con otras personas que hubiesen solicitado la admisión al régimen de insolvencia en cualquiera de sus modalidades, o lo esté tramitando, bien sea ante esta Superintendencia o ante un juez civil deberá informarlo expresamente indicando la información pertinente.

5. Supuestos de admisibilidad del proceso de liquidación judicial

La solicitud de admisión al proceso de liquidación judicial de un deudor podrá hacerse directamente o a través de abogado y supone la existencia de una situación de cesación de pagos, que podrá ser solicitada por el deudor o por este y sus acreedores titulares de no menos del 50% del pasivo externo. La situación de cesación de pagos deberá ceñirse a lo establecido en el numeral 1 artículo 9° de la Ley 1116 de 2006 en concordancia con lo establecido en esta circular para el proceso de reorganización.

6. Documentos para el inicio del proceso de liquidación judicial

Para la solicitud del proceso de liquidación judicial por parte del deudor o de este y sus acreedores titulares de no menos del 50% del pasivo externo, deberán allegarse los siguientes documentos:

6.1 Copia del acta contentiva de la reunión del órgano social competente según los estatutos, en la cual conste la decisión de autorizar al representante legal para solicitar el proceso de liquidación judicial.

6.2 Estados Financieros Básicos (Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Cambios en la Situación Financiera y Estado de Flujos de Efectivo) correspondientes a los tres (3) últimos ejercicios, debidamente certificados, dictaminados en caso de contar con revisor fiscal y acompañados de las notas por ser parte integral de los mismos.

6.3 Estados Financieros Básicos (Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Cambios en la Situación Financiera y Estado de Flujos de Efectivo) cortados al último día calendario del mes inmediatamente anterior a la fecha de solicitud del proceso de liquidación judicial debidamente certificados(4), dictaminados(5) y acompañados de las notas por ser parte integral de los mismos. En caso de no contar con revisor fiscal, deberá venir acompañado de la opinión de un contador público independiente.

El revisor fiscal o el contador público independiente, deberá expresar claramente si la sociedad ha efectuado en forma correcta y oportuna los aportes al sistema de seguridad social, de acuerdo con lo establecido en el artículo 11 del Decreto 1406 del 28 de julio de 1999.

Dichos Estados Financieros deberán ajustarse en su totalidad a lo dispuesto por el Decreto 2649 de 1993, por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o a las normas que lo adicionen o modifiquen.

6.4 Estado de costos y gastos operacionales con corte al último día calendario del mes inmediatamente anterior a la fecha de la solicitud al proceso de liquidación judicial, que contendrá: denominación o rubro, indicando el valor total causado del 1° de enero(6) a la fecha de corte y el saldo por pagar a dicha fecha.

6.5 Un Estado de Inventario de activos y pasivos cortado al último día calendario del mes inmediatamente anterior a la fecha de solicitud al proceso de liquidación judicial, debidamente valorado, certificado (representante legal y contador) y suscrito por su revisor fiscal, si existiere, elaborado con base en los estados financieros del empresario.

Para tal efecto se requiere:

a) El Estado de Inventario, el cual de acuerdo con lo estipulado en el artículo 28 del Decreto 2649 de 1993 es aquel que debe elaborarse mediante la comprobación con detalle de la existencia de cada una de las partidas que componen el balance general. Con base en lo anterior, los saldos que componen las diferentes cuentas del balance a una determinada fecha, deberán coincidir con los totales que por el mismo concepto se registren en el inventario.

En relación con este requisito, se resalta de manera especial su importancia, toda vez que será la base para que el liquidador inicie su análisis y estudio dirigido a los acreedores, en orden a que conozcan los bienes y acreencias del deudor, información que servirá para establecer el cálculo de los derechos de voto, y la calificación y graduación de créditos, y contar con los datos relacionados con la ubicación física de la totalidad de los bienes y de los acreedores.

El deudor con la solicitud deberá enviar fotocopia de los avalúos técnicos efectuados por personas idóneas, estudios, certificaciones expedidas por las entidades donde se poseen derechos, inversiones etc., o cualquier otro documento que justifique su valor para la presentación del inventario, y revelar en las notas a los estados financieros aquella información adicional importante, que sirva al Juez y las partes, de soporte en la toma de decisiones;

b) Un inventario de activos expresados al valor neto de realización considerando que la empresa entrará en estado de liquidación, debidamente soportados con los documentos señalados en el párrafo anterior.

En dichos inventarios se detallarán además de los activos y pasivos del deudor, la composición y los métodos de su valuación, incluyendo entre otras, la siguiente información:

6.5.1 Activo

Disponible: Número de las cuentas de ahorro y corrientes, o cualquier otra forma de disponible, identificación de la entidad financiera, sucursal, dirección, ciudad y saldo.

Inversiones: Nombre o razón social, identificación, dirección y domicilio en donde se posee la inversión, número de cuotas o acciones, número del título, su saldo, si es a corto o largo plazo y su valor neto de realización.

Deudores: Nombre o razón social e identificación, dirección y domicilio del deudor, número, fechas de origen y vencimiento, valor de la factura o documento, si es corto o largo plazo, saldo y valor de su recuperación.

Inventarios: Unidad de medida operacional, descripción del bien, ubicación, limitación, número de unidades, estado, saldo y su valor neto de realización.

Derechos Fiduciarios: Documento que dio origen al derecho (N° escritura pública o contrato), notaría, ciudad, fecha de constitución, fecha de vencimiento, nombre del fiduciario y de los beneficiarios, valor del contrato, identificación del bien transferido, saldo del derecho fiduciario y valor neto de realización.

Al respecto se requiere allegar fotocopia de las correspondientes escrituras.

Derechos en Bienes Recibidos en Arrendamiento Financiero: Nombre de la entidad de leasing, número de contrato, ciudad, fechas de constitución y vencimiento, identificación del bien, plazo, valor del contrato, canon, mejoras, adiciones y cánones extraordinarios acumulados, depreciación y amortización, saldo y valor neto de realización.

En relación con los bienes en leasing es necesario que remita fotocopia de los contratos respectivos; así deberán allegar todos los contratos de tracto sucesivo.

Propiedades, planta y equipo: Descripción de cada uno de los bienes que lo integran, dirección de su ubicación, ciudad, número de unidades, estado, folio de matrícula inmobiliaria, número de escritura, notaría, ciudad y fecha, dirección de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos y Privados.

Tratándose de aeronaves y de embarcaciones, además de la anterior información en lo pertinente, indicarán la dirección de la oficina donde estén registrados, bien sea Aeronáutica Civil, Dirección General Marítima o Capitanía de Puerto, según sea el caso. En el caso de los vehículos automotores indicarán placa, ciudad y dirección de la oficina de tránsito respectiva. En el evento de existir limitaciones al dominio o gravámenes sobre los mismos así se indicará.

Tratándose de bienes cuya enajenación o gravamen se encuentre sujeto a registro, deberán remitir las fotocopias de los certificados de libertad y tradición de cada uno de los bienes (inmuebles, vehículos automotores, aeronaves, embarcaciones etc.,) con una antigüedad no superior a un mes a la fecha de la solicitud. Así mismo anexarán fotocopia de las tarjetas de propiedad de aquellos bienes, sobre los cuales la autoridad gubernamental lo exija,

Otros intangibles, diferidos y otros activos: Descripción o concepto, saldo y valor neto de realización, amortización en los casos que aplique.

6.5.2 Pasivo

Una relación completa y actualizada de los acreedores, con indicación de la naturaleza, nombre del acreedor, número de identificación, dirección de notificación, ciudad, saldo por pagar por capital, intereses y sanciones, valor vencido, forma de pago, tasas de interés pactadas, fechas de origen y vencimiento, domicilio y dirección de la oficina o lugar de habitación de los codeudores, fiadores o avalistas. En caso de ignorar los mencionados lugares, el deudor deberá manifestarlo expresamente, bajo la gravedad del juramento.

En cuanto a los pasivos laborales, deberá ser presentada una relación de los trabajadores y ex trabajadores del deudor, indicando nombre, número de identificación, fecha de ingreso, fecha de retiro; cargo que desempeña (o desempeñaba); tipo de vinculación, salario, Empresa Prestadora de Salud, Administradora de Riesgos Profesionales y el Fondo de Pensiones al cual está (o estaba) afiliado, especificando el monto de las acreencias pendientes de pago y su valor vencido.

6.5.3 Patrimonio

Además del detalle de las partidas que lo integran, se deberá indicar la conformación del capital, detallando el nombre de cada uno de los asociados, su número de identificación, nacionalidad, número de acciones o cuotas que posee y porcentaje de participación.

Adicionalmente se requiere una certificación, suscrita por representante legal, contador y revisor fiscal si lo hubiere, en la que exprese si la revalorización del patrimonio ha sido o no capitalizada. En caso afirmativo indicar la parte del capital que actualmente corresponde a esta operación.

6.6 Memoria explicativa de las causas que llevaron al deudor a la situación de insolvencia. En relación con este requisito, el deudor debe exponer detalladamente y debidamente enunciados, numerados y clasificados los hechos concretos que dieron lugar a la situación de crisis, soportados en la realidad económica sufrida por la empresa.

6.7 Si el deudor tiene la obligación de efectuar cálculo actuarial, presentará la información respectiva, indicando los diferentes conceptos, por pensiones, bonos pensionales y títulos pensionales, tanto a corto como a largo plazo, registrando los saldos correspondientes por el mes de corte exigido para la solicitud y los últimos tres (3) ejercicios.

En relación con el personal jubilado a su cargo, deberán detallar la información indicada, en el inciso segundo del numeral 6.5.2., de esta circular, especificando el monto de la mesada pensional asignada, valor total de la acreencia y valor vencido en caso de existir.

6.8 Una relación de los procesos judiciales y de cualquier procedimiento o actuación administrativa de carácter patrimonial que adelante el deudor, o que cursen contra él, indicando el juzgado o la oficina donde se encuentren radicados y el estado en que se hallen.

7. Solicitud de apertura del proceso de validación judicial de un acuerdo de reorganización extrajudicial.

Para que la Superintendencia de Sociedades en calidad de juez del concurso, dé trámite a la solicitud de apertura del proceso de validación judicial de un acuerdo de reorganización extrajudicial de una empresa, se requiere:

7.1 Encontrarse en los supuestos establecidos en el artículo 9° de la Ley 1116 de 2006.

7.2 Acreditar los supuestos y presupuestos de admisión del proceso de reorganización, indicados en el numerales 2 y 3 de esta Circular.

7.3 Se haya realizado la suficiente publicidad para el conocimiento de todos los acreedores, tal y como lo exige la Ley 1116 de 2006, adjuntando los documentos que den prueba de ello, tales como correspondencia, correos electrónicos, etc.

7.4 Se haya efectuado determinación de derechos de voto y calificación y graduación de créditos, acreditando al juez del concurso los documentos que así lo demuestren, en los formatos y bajo las exigencias de la Superintendencia de Sociedades dentro del proceso de insolvencia.

7.5 Constancia en los documentos precedentes por parte de los acreedores de la no existencia de objeciones sin resolver, o declaración escrita bajo la gravedad del juramento por parte del representante legal y revisor fiscal, si lo hubiere, en la que manifieste expresamente que agotó todos los mecanismos conducentes para localizar a los acreedores y permitirles ejercer sus derechos, hecho que deberá ser acreditado aportando prueba de ello.

7.6 Para los efectos del cálculo de los derechos de voto y la graduación y calificación de créditos, deberán manifestar por escrito, bajo la gravedad del juramento, del representante legal y del revisor fiscal, o falta de este, por un contador público, fecha determinada para iniciar la negociación del acuerdo de reorganización extrajudicial y la forma como se estableció la misma, entendiéndose que a partir de esa fecha se surtirán los efectos jurídicos a que hace referencia el artículo 17 y el Capítulo IV de la Ley 1116.

7.7 Como el trámite es inminentemente privado, se requiere que sean allegados todos los documentos que sirvan de base para demostrar que se garantizó la transparencia en la apertura del trámite a todos los acreedores en el proceso de consecución del acuerdo extrajudicial de reorganización.

7.8 Certificación expedida por el representante legal y contador público o revisor fiscal, según sea el caso, en la cual se acredite que el deudor viene cumpliendo con el pago oportuno de las obligaciones causadas con posterioridad a la fecha establecida para iniciar la negociación y que se dio cumplimiento a los efectos jurídicos a que hace referencia el artículo 17 y el Capítulo IV de la Ley 1116.

8. Presentación de la solicitud al proceso de insolvencia

La solicitud de admisión a un proceso de insolvencia deberá hacerse directamente por el deudor o el acreedor o por su apoderado, el cual deberá ser abogado. De la solicitud deberá efectuarse presentación personal, ante la Superintendencia de Sociedades o ante cualquier despacho judicial o notaría de cualquier círculo, indicando además de la dirección de notificación un número de teléfono, fax y correo electrónico o cualquier otro medio idóneo que permita una comunicación inmediata.

La Superintendencia de Sociedades en uso de la facultad concedida por el numeral 1 del artículo 5° de la Ley 1116 de 2006, requiere que la información financiera a que hace referencia la presente circular conforme con el artículo 13 y parágrafo 2° del artículo 49 de la misma ley, sea presentada de manera uniforme y ajustada a los criterios de envío de información que ha mantenido la entidad, por tal motivo ha diseñado un software que contiene los formatos de diligenciamiento, cuyas instrucciones para su obtención y diligenciamiento se anexan a la presente circular.

Para efectos de la presentación de la solicitud a cualquiera de los trámites previstos en la Ley de Insolvencia se requieren dos (2) copias así:

a) Un ejemplar con destino al Auxiliar de la Justicia, que incluya todos los documentos físicos requeridos en la presente circular (notas a los estados financieros, dictámenes, certificaciones, estudios, avalúos, declaraciones etc.) así como la impresión de la información financiera exigida en los formatos elaborados para tal fin, y

b) Otro ejemplar, para análisis y estudio de la solicitud, que contenga todos los documentos físicos requeridos en la presente circular (notas a los estados financieros, dictámenes, certificaciones, estudios, avalúos, declaraciones etc.) y el documento que acredite que el archivo contentivo de los formatos fue transmitido y validado, o en su defecto el medio electrónico que contenga dicho archivo.

Es pertinente recordar que la Superintendencia de Sociedades como juez del concurso y en desarrollo de la atribución consagrada en el numeral 1 del artículo 5° de la Ley 1116 de 2006, está facultada para exigir las aclaraciones y correcciones que sean del caso en orden a que los documentos presentados por el empresario se ajusten a las normas y principios señalados en el Decreto 2649 de 1993 o las normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan, para resolver la solicitud al Régimen de Insolvencia en cualquiera de sus modalidades.

Publíquese y cúmplase.

Cordialmente,

El Superintendente de Sociedades,

Hernando Ruiz López.

***

1. De conformidad con el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, son estados financieros certificados aquellos que se encuentren suscritos por el representante legal y el contador público que los hubiere preparado, certificación que consiste en la declaración según la cual se han verificado previamente las afirmaciones en ellos contenidas conforme al reglamento y que las mismas han sido tomadas fielmente de los libros.

2. Según el artículo 38 de la Ley 222 de 1995 son dictaminados aquellos estados financieros certificados que se acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de este, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas.

3. Tratándose de empresas que por estatutos tienen un sólo corte de cuentas a diciembre 31 de cada año.

4. De conformidad con el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, son estados financieros certificados aquellos que se encuentren suscritos por el representante legal y el contador público que los hubiere preparado, certificación que consiste en la declaración según la cual se han verificado previamente las afirmaciones en ellos contenidas conforme al reglamento y que las mismas han sido tomadas fielmente de los libros.

5. Según el artículo 38 de la Ley 222 de 1995 son dictaminados aquellos estados financieros certificados que se acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de este, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas.

6. Tratándose de empresas que por estatutos tienen un solo corte de cuentas a diciembre 31 de cada año.