Circular Externa 100-000004 Solicitud de información financiera y de prácticas empresariales Año 2010

Circular Externa 100-000004
4 de Noviembre de 2010
Superintendencia de Sociedades
Solicitud de información financiera y de prácticas empresariales (Gobierno corporativo y responsabilidad social empresarial) Año 2010

Señores
REPRESENTANTES LEGALES
REVISORES FISCALES
CONTADORES PÚBLICOS
Sociedades Comerciales, Sucursales de Sociedades Extranjeras y Empresas Unipersonales.

REFERENCIA:       SOLICITUD DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y DE PRÁCTICAS EMPRESARIALES (GOBIERNO CORPORATIVO Y RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL) AÑO 2010

De acuerdo con lo dispuesto en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995, artículo 2º del Decreto 1080 de junio 19 de 1996, en el Decreto 4350 del 4 de diciembre de 2006 y en el Decreto 2300 del 25 de junio del 2008, corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, en los términos establecidos en las mencionadas disposiciones, estando facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable y administrativa en la forma y términos que considere procedentes, por lo cual a través de este acto administrativo se señalarán, entre otros aspectos, las fechas para el envío de la información financiera correspondiente al ejercicio de 2010.

Los estados financieros requeridos; al igual que en años anteriores, nos permiten entregar información oportuna y validada tanto al sistema empresarial como al gobierno y a sus agentes de interés, respetando la reserva que ordena la ley, a través del Sistema de Información y Riesgo Empresarial –SIREM- que ha puesto en funcionamiento la Superintendencia de Sociedades, para suministrar información con valor agregado y capacidad de proceso, la cual puede ser consultada de manera gratuita por cualquier persona en el país y en el mundo, como un servicio público, a través de nuestro Portal Web.

La información contenida en el informe 31 prácticas empresariales, nos permite efectuar un diagnóstico del estado actual de las prácticas relacionadas con el gobierno corporativo y la responsabilidad social, establecer la forma en que son gobernadas las empresas colombianas y establecer el número de empresas familiares, esto con el fin de entregar a los empresarios herramientas que les permitan aumentar su sostenibilidad mediante la cultura del desarrollo sostenible y competitivo con la adopción de prácticas de Responsabilidad Social, Buen Gobierno Corporativo y Protocolos de Familia.

1. OBLIGATORIEDAD PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

La información financiera debe ser enviada por las sociedades comerciales vigiladas y/o controladas, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales vigiladas y/o controladas por esta Superintendencia, aún cuando estén en concordato, en acuerdo de reestructuración o de reorganización empresarial.

Así mismo, están obligadas a remitir la información requerida las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales a quienes de manera particular, y en ejercicio de la atribución de inspección contenida en el artículo 83 de la Ley 222 de 1995, les es remitido el requerimiento respectivo.

En este último evento, quedarán exceptuadas de presentar la información del asunto, las sociedades, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras que actualmente adelanten procedimiento de liquidación voluntaria, quienes en tal circunstancia quedan obligadas a suministrar el certificado de existencia y representación legal expedido por la respectiva cámara de comercio en donde conste la inscripción del trámite de liquidación voluntaria, documento que deberá presentarse a más tardar dentro de los mismos plazos estipulados en el numeral cuarto (4º.) de esta Circular.

2. DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACIÓN DE LAS PRÁCTICAS EMPRESARIALES.

El informe de prácticas empresariales es una herramienta que facilita al empresario familiarizarse con las adecuadas prácticas que debe adelantar para identificar y poder administrar los riesgos societarios, uno de ellos el de conflictos entre socios.

Dicho informe debe ser remitido por las sociedades comerciales y empresas unipersonales vigiladas o controladas por esta Superintendencia, aún cuando estén en concordato, en acuerdo de reestructuración o de reorganización empresarial.

Así mismo, deben remitir el informe de prácticas empresariales las sociedades comerciales y empresas unipersonales a quienes de manera particular, y en ejercicio de la atribución de inspección contenida en el artículo 83 de la Ley 222 de 1995, les es remitido el requerimiento respectivo.

La responsabilidad del contenido y del diligenciamiento del Informe de Prácticas Empresariales (Informe No. 31 en el aplicativo Storm), y de la veracidad de la información, recae en los administradores de las sociedades requeridas, quienes tienen el conocimiento directo de la información  solicitada, teniendo en cuenta los deberes establecidos en el artículo 23 de la Ley 222 y la responsabilidad establecida en los artículos 24 y 43 de la Ley 222 de 1995.

Nota: El informe 31 Prácticas Empresariales NO debe ser remitido por sucursales de sociedades extranjeras NI por sociedades que se encuentren en estado de liquidación obligatoria, voluntaria o judicial.

3. REGISTRO Y ACCESO A LOS SERVICIOS ELECTRÓNICOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES.

La Superintendencia de Sociedades en su portal www.supersociedades.gov.co tiene disponible la sección Servicios Electrónicos, para el registro de sociedades nuevas, la creación de la contraseña y descarga del certificado digital para los representantes legales, contadores y/o revisores fiscales de las sociedades Vigiladas y/o Controladas.

Para las sociedades ya registradas en la misma sección podrán recuperar contraseña, cambiar correo electrónico registrado y descargar el certificado digital si así lo requiere.

La sección de Informes Electrónicos permite a las sociedades registradas enviar, consultar y descargar los archivos de información financiera requerida por la Superintendencia de Sociedades.

Es importante advertir sobre la necesidad de actualizar la información básica por parte de las sociedades cuando ésta sufra modificación, por lo tanto quien requiera realizar cambios en la información básica que reposa en nuestros sistemas de información, debe remitir una solicitud escrita, a la cual deben anexar copia del certificado de Cámara de Comercio donde se evidencie la modificación solicitada.

4. PLAZOS PARA EL ENVÍO DE INFORMACIÓN FINANCIERA

Los estados financieros con corte al 31 de diciembre de 2010, (aplicativo Storm informe No. 01 Formulario Empresarial) deberán ser entregados en el año 2011, en las fechas señaladas a continuación, para lo cual esta Entidad ha tenido en cuenta los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV):

Tabla No. 1
Programación de Envío de Información Financiera

Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta Entidad en las fechas señaladas anteriormente.

4.1 DOCUMENTOS ADICIONALES

Para dar por recibidos los estados financieros es necesario que se allegue la documentación que se relaciona a continuación máximo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de la fecha otorgada como plazo para el envío de la información financiera según su número de NIT, así:

4.1.1. Sociedades Vigiladas y Controladas:

a) Certificación de los Estados Financieros. Firmada por el representante legal y el contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina, si lo hubiere, a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co utilizando el mecanismo de firma digital, que será emitida por una entidad certificadora abierta, autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio en Colombia, como lo establece la Ley 527 de 1999 y su Decreto número 1747 de 2000

b) El informe de gestión. El cual debe estar firmado digitalmente y contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad.

Nota: Esta obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras

c) El dictamen del Revisor Fiscal: Firmado digitalmente.

d) Notas a los estados financieros, por ser parte integral de los Estados Financieros, las cuales deberán ser remitidas por medio electrónico a través del portal empresarial, estos documentos solo serán recibidos como archivos con extensión .doc, .pdf, o firmados digitalmente.

Teniendo en cuenta que la Superintendencia de Sociedades entregará sin costo alguno el mecanismo de certificado digital de firma para el representante legal, el contador y revisor fiscal, si hubiere lugar, de las sociedades y sucursales de Sociedades extranjeras vigiladas y/o controladas, éstas deberán remitir la información únicamente a través del portal empresarial www.supersociedades.gov.co, siguiendo el procedimiento que se describe en la capacitación virtual de la sección software para el diligenciamiento, sub sección capacitaciones virtuales.

4.1.2 Sociedades Inspeccionadas

a) Certificación de los Estados Financieros, en original y con las firmas autógrafas del representante legal y el contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina, si lo hubiere

b) Notas a los estados financieros, por ser parte integral de los Estados Financieros, las cuales podrán ser remitidas por medio físico o por medio electrónico a través del portal empresarial, evento en el cual solo serán recibidas como archivos con extensión .doc, o pdf.

Los documentos remitidos por medio físico deben venir debidamente numerados ó foliados, totalizando el número de hojas en la primera página; no deben venir grapados, argollados, ni empastados, para facilitar el proceso de escaneo de los mismos.

Es importante aclarar que para recibir los documentos adicionales, se debe referenciar en el documento remitente, el número de radicación que se genera cuando se remitieron satisfactoriamente los estados financieros. Es decir, cuando se ha recibido el archivo con extensión str., sin este número de radicación no se recibirán los documentos adicionales.

En el evento de ser requeridos por la Entidad para su revisión, serán solicitados en cualquier momento, entre otros, los siguientes documentos: informe de gestión, dictamen del revisor fiscal, si lo hubiere, o proyecto de distribución de utilidades.