Aclaración de la Circular Contable y Financiera No. 004 de 2008

Circular Externa 001

23 de enero de 2009
Superintendencia Financiera
Aclaración de la Circular Contable y Financiera No. 004 de 2008

PARA: REPRESENTANTES LEGALES, MIEMBROS DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN O JUNTAS DIRECTIVAS, MIEMBROS JUNTA DE VIGILANCIA O COMITÉ DE CONTROL SOCIAL, REVISORES FISCALES Y ASOCIADOS DE ORGANIZACIONES DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA.

Luego de la expedición de la Circular Contable y Financiera No. 004 de 2008, la Superintendencia de la Economía Solidaria ha recibido varias solicitudes del sector para que se reconsideren algunas de las reglamentaciones allí contenidas.

Teniendo en cuenta que el propósito de la circular contable es contar con un documento técnico concertado que le permita al sector construir entidades solidarias sólidas y confiables, la Superintendencia realizó un análisis de cada una de las solicitudes presentadas concluyendo que se hace necesario aclarar y/o ajustar algunas de las instrucciones impartidas en la citada circular. Lo anterior con el fin de que las organizaciones adecuen paulatinamente su estructura financiera, administrativa y operativa.

En consideración a lo anterior, se modifica en parte la Circular Contable y Financiera No. 004 de 2008, así:

1. CAPÍTULO I INVERSIONES

1.1. El primer inciso del numeral 1 queda de la siguiente manera:

CONSIDERACIONES GENERALES

Las organizaciones solidarias de primer nivel de supervisión (las que ejercen actividad financiera y las del sector real consideradas de primer nivel por esta Superintendencia), los fondos de empleados y las asociaciones mutuales sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de la Economía Solidaria, previo a la realización de la inversión deberán realizar los análisis necesarios sobre el riesgo emisor y su oportunidad con el fin de tener una mayor seguridad en el retorno de la inversión. De otra parte las organizaciones solidarias están obligadas a valorar y contabilizar las inversiones en valores o títulos de deuda y valores o títulos participativos que conforman los portafolios, de acuerdo con el procedimiento del presente capítulo.

1.2. Se modifica el último párrafo del numeral 10.4, el cual queda así:

Los fondos de empleados y asociaciones mutuales que no estén clasificadas en primer nivel de supervisión deberán valorar las inversiones desde enero de 2009.

2. CAPÍTULO II, CARTERA DE CRÉDITOS

2.1. Se modifica el numeral 2.2, el cual queda así:

2.2. Obligación de evaluar el riesgo crediticio.

Este proceso corresponde a la aplicación de medidas que permitan el conocimiento pleno del deudor actual y potencial, su capacidad de pago, solvencia, fuentes de pago, garantías ofrecidas, condiciones financieras del préstamo y las externalidades a las que puede estar expuesto.

2.2. Se modifica el literal d) del numeral 2.3.2., el cual queda de la siguiente manera:

2.3.2. Criterios mínimos para el otorgamiento de créditos

d. Consulta a las centrales de riesgo y demás fuentes que disponga la organización solidaria vigilada.

No obstante, a criterio del órgano competente, podrán exceptuarse de la consulta a las centrales de riesgo las operaciones activas de crédito cuyo monto sea igual o inferior a los aportes sociales y/o ahorros permanentes del solicitante, no afectadas en operaciones crediticias, siempre y cuando la entidad no registre pérdidas acumuladas ni pérdidas en el ejercicio en curso.

2.3. Se adiciona en el numeral 2.3.2. un nuevo párrafo al final, así:

Las organizaciones solidarias deberán reportar a las centrales de riesgo su cartera de crédito independientemente de su calificación.

2.4. Se modifica el numeral 2.4., el cual queda de la siguiente manera:

2.4. Proceso de seguimiento y control

El objetivo es identificar el riesgo de los créditos que pueden desmejorar su capacidad de pago, solvencia o calidad de las garantías que los respaldan por efecto del cambio en las condiciones iniciales presentadas al momento del otorgamiento del crédito, y determinar la suficiencia en el nivel de cubrimiento de las provisiones.

Para tal efecto, las organizaciones solidarias deberán evaluar periódicamente la cartera de créditos según lo determine el consejo de administración, la junta directiva o quien haga sus veces, a través de una metodología técnicamente diseñada (muestra representativa, paretto, entre otras) teniendo en cuenta la exposición al riesgo crediticio de cada organización. Esta labor será desarrollada por el comité de evaluación de cartera de créditos designado por el consejo de administración o junta directiva, según el caso.

No obstante, serán los miembros del consejo de administración, junta directiva o quien haga sus veces, según el caso, quienes junto con el representante legal deberán supervisar cuidadosamente tales evaluaciones, asumiendo responsabilidad personal por las mismas.

En los siguientes casos, la evaluación y eventual recalificación será obligatoria:

a. Créditos que incurran en mora de más de 30 días después de ser reestructurados.

b. Créditos cuya sumatoria de los saldos insolutos de todos los préstamos otorgados a una misma persona natural o jurídica exceda los 50 SMMLV.

La evaluación de estos créditos deberá efectuarse como mínimo en los meses de mayo y noviembre y sus resultados se registrarán al corte de ejercicio de los meses de junio y diciembre, respectivamente.

c. Las organizaciones solidarias que ejercen la actividad financiera sometidas a cualquier medida cautelar deberán efectuar una evaluación total de créditos cuyo monto aprobado exceda los 50 SMMLV en los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre de cada año y sus resultados se registrarán al corte de ejercicio de los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre, respectivamente.

Si los resultados del cambio en la calificación de las evaluaciones señaladas en los literales anteriores dieran lugar a provisiones adicionales, éstas deberán hacerse de manera inmediata.

2.5. Se modifica el literal f) del numeral 2.4.2. el cual queda de la siguiente manera:

2.4.2. Criterios de evaluación,

f. Consulta proveniente de centrales de riesgo y demás fuentes que disponga la organización solidaria vigilada.

2.6. Se modifica el numeral 2.4.3. de la siguiente manera:

2.4.3. Reestructuraciones y novaciones

2.4.3.1 Reestructuraciones

Se entiende por reestructuración de un crédito, el mecanismo instrumentado mediante la celebración de cualquier negocio jurídico que tenga como objeto o efecto modificar cualquiera de las condiciones originalmente pactadas con el fin de permitirle al deudor la atención adecuada de su obligación ante el real o potencial deterioro de su capacidad de pago.

Antes de reestructurar un crédito deberá establecerse razonablemente que el mismo será recuperado bajo las nuevas condiciones.

En todo caso, las reestructuraciones deben ser un recurso excepcional para regularizar el comportamiento de la cartera de créditos y no puede convertirse en una práctica generalizada.

Al aprobarse una reestructuración, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

a. Identificar y marcar en el aplicativo todos los créditos reestructurados.

b. A los créditos reestructurados se les otorgará una calificación de mayor riesgo, dependiendo dicha calificación de las condiciones financieras del deudor y de los flujos de caja del proyecto al momento de la reestructuración. Se podrá mantener la calificación previa a la reestructuración cuando se mejoren las garantías admisibles.

c. Una vez cumplido el requisito señalado en el literal anterior, se aplica la ley de arrastre, se determina la calificación de los créditos de cada asociado y se deberán constituir las provisiones respectivas.

d. El mejoramiento de la calificación de los créditos reestructurados se debe hacer en forma escalonada, es decir, una vez cumplido el requisito de calificación en el literal anterior se debe aplicar las dos cuotas mensuales pagadas consecutivas para adquirir una calificación de menor riesgo (por ejemplo: de calificación E a D), y así sucesivamente hasta llegar a calificación A.

e. No obstante, si el crédito presenta mora, independientemente de la calificación que tenga en ese momento, se deberá llevar inmediatamente a la calificación que tenía al efectuarse la reestructuración (acumulando la mora del inicio y del proceso de reestructuración incumplido), efectuar la ley de arrastre y calcular las provisiones.

f. En aquellos casos en que, como producto de acuerdos de reestructuración o cualquier otra modalidad de acuerdo se contemple la capitalización de intereses que se encuentren registrados en cuentas de orden, se contabilizarán como abonos diferidos en el código 273035 y su amortización en el estado de resultados se hará en forma proporcional a los valores efectivamente recaudados.

g. Los ingresos de todos los créditos que sean reestructurados más de una vez deberán contabilizarse por el sistema de caja. Mientras se produce su recaudo, el registro correspondiente a los intereses se llevará por cuentas de orden.

h. Se debe efectuar un seguimiento permanente respecto del cumplimiento del acuerdo de reestructuración.

i. En caso de existir garantía hipotecaria o prendaria se debe hacer actualización del avalúo de las mismas cuando la primera tenga más de tres años y la segunda, más de un año de haber sido practicado. Esto con el fin de establecer su valor de realización y poder registrar en el balance las valorizaciones.

j. En los sistemas de información que administren la cartera de crédito de la organización solidaria se deberá dejar evidencia del número de reestructuraciones realizadas a las operaciones activas del crédito.

2.4.3.2. Novaciones

La novación es la sustitución de una nueva obligación a otra anterior, la cual queda por tanto extinguida (artículo 1687 del Código Civil). Las formas de novación son las siguientes (artículo 1690 del Código Civil):

1. Sustituyéndose una nueva obligación a otra, sin que intervenga nuevo acreedor o deudor.

2. Contrayendo el deudor una nueva obligación respecto de un tercero, y declarándole en consecuencia libre de la obligación primitiva el primer acreedor.

3. Sustituyéndose un nuevo deudor al antiguo, que en consecuencia queda libre.

La mera ampliación o reducción del plazo de una deuda no constituye novación, pero pone fin a la responsabilidad de los deudores solidarios y extingue las garantías constituidas. Cuando se realice una novación se debe tener en cuenta que a este nuevo crédito se le deben constituir sus propias garantías, atendiendo las disposiciones establecidas en el Título XV del Libro Tercero del Código Civil.

Una novación no se considera reestructuración cuando el propósito no sea el de facilitar el cumplimiento adecuado de la obligación. En este caso, la organización solidaria deberá realizar todo el procedimiento de evaluación previsto en el numeral 2.3.2 para la colocación del nuevo crédito. Pero si la novación se produce con el ánimo de facilitar el cumplimiento adecuado de una obligación ante el real o potencial deterioro de la capacidad de pago del deudor, se considera una reestructuración y deberá cumplir con el procedimiento señalado en el numeral 2.4.3.1.

2.7. Se ajusta la tabla de provisiones individuales del numeral 6.2., la cual quedará de la siguiente manera:

2.8. Se eliminan los incisos 4º y 5º del numeral 6.2. que establecían lo siguiente;

“En todo caso, si la organización requiere incrementar el monto de la provisión individual debe justificar técnicamente los factores contracíclicos o anticíclicos que le generaría el exceso de provisiones.

Entiéndase por factores contracíclicos o anticíclicos realizar un nivel de provisiones adicionales teniendo en cuenta la posibilidad de una crisis económica o contingencias de mercado y la forma como ella afectaría cada uno de los productos de la cartera de créditos “

2.9. Se modifica el contenido del primer párrafo del numeral 6.3.1, el cual queda de la siguiente forma:

En el caso de organizaciones solidarias que no registren pérdidas acumuladas, ni en el ejercicio en curso al corte del mes inmediatamente anterior, estas provisiones se constituirán sobre el saldo insoluto de la obligación del cual podrán descontar el valor de los aportes sociales del respectivo deudor al momento de efectuar la provisión. En el evento de que el deudor tenga más de una obligación con la organización solidaria, los aportes sociales serán descontados en forma proporcional, es decir, de acuerdo con el porcentaje que represente el saldo insoluto de cada uno de los créditos sobre el saldo de la totalidad de los créditos del mismo deudor. La decisión de descontar o no los aportes sociales corresponderá a una política adoptada por el consejo de administración, junta directiva o quien haga sus veces.

3. CAPÍTULO V – BIENES RECIBIDOS EN DACIÓN EN PAGO

Se modifica el inciso 2 del numeral 2, el cual queda así:

El representante legal podrá solicitar prórroga para la venta de los bienes recibidos en pago ante la Superintendencia. La solicitud se debe presentar por escrito con un mes de antelación al vencimiento del plazo de 2 años. En dicha comunicación se debe documentar la gestión efectuada para la venta de tales bienes.

4. CAPÍTULO VI – CASTIGOS DE ACTIVOS

4.1. Se ajusta el inciso 4 del numeral 2, el cual queda de la siguiente manera:

En el caso de castigo de cartera de crédito y cuentas por cobrar derivadas de ésta, se deberá, al momento de exclusión o retiro voluntario del asociado, efectuar el cruce de aportes sociales y otros valores a favor del asociado retirado; por lo tanto, no puede existir castigo de estas operaciones sobre deudores que continúen asociados a la organización solidaria. En caso de pérdidas del ejercicio se deberá aplicar lo señalado en el Capítulo VIII de la presente circular y luego castigar el saldo insoluto de la obligación.

4.2. Se modifica el inciso 2º del numeral 3, el cual queda así:

Adicionalmente, las organizaciones que ejercen actividad financiera deben enviar en forma obligatoria dentro de los 30 días calendario siguientes a la realización de los castigos correspondientes, la información que se enuncia a continuación:

4.3. Se modifica el literal f) del numeral 3, quedando de la siguiente manera:

f) El concepto jurídico, técnico y legal sobre la irrecuperabilidad, cuando el castigo corresponda a cartera de créditos o cuentas por cobrar.

4.4. Se adiciona al numeral 3 como párrafo final el siguiente texto:

Las organizaciones que no ejercen actividad financiera deberán mantener dicha información a disposición de la Superintendencia, en caso de que ésta la requiera.

5. CAPÍTULO VII - FONDOS SOCIALES PASIVOS Y FONDOS MUTUALES

5.1 Se modifica el inciso 5º del numeral 1, el cual queda de la siguiente manera:

El reglamento de todo fondo debe contener, como mínimo, las siguientes especificaciones:

· Destinación de los recursos que se apropian.

· Períodos en que se han de ejecutar los recursos.

5.2 Se Modifica el inciso 4 del numeral 2.1.1. Fondo de Educación el cual queda así:

Adicionalmente, las cooperativas que se encuentren asociadas a organismos de integración podrán proveer sus propios fondos de educación con los recursos provenientes de los fondos de educación de dichos organismos. Así mismo, la educación cooperativa a que están obligadas las organizaciones solidarias podrá adelantarse mediante la delegación o ejecución de programas conjuntos realizados por organismos cooperativos de segundo grado o por instituciones auxiliares del cooperativismo especializadas en educación cooperativa.

5.3 Se modifica el inciso 6 del numeral 2.1.1. Fondo de Educación, y se incluyen a continuación dos nuevos incisos:

Para el caso de las administradoras públicas cooperativas, los recursos provenientes del fondo de educación se utilizarán para el desarrollo de programas de promoción y fomento cooperativo dirigidos a las comunidades bajo la acción de las entidades asociadas o a las previstas en los objetivos de éstas como beneficiarias de sus actividades, de conformidad con la reglamentación que establezca la Superintendencia de la Economía Solidaria.

Igualmente deberán adelantar programas y actividades de educación y capacitación para los representantes de las entidades asociadas que tengan como propósito la participación democrática en el funcionamiento de la empresa y el desempeño de cargos sociales en condiciones de idoneidad para la gestión empresarial correspondiente.

Para el caso de las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado se dará prioridad a la capacitación de los asociados en economía solidaria con énfasis en trabajo asociado.

la Ley 79 de 1988, el cual queda así:

Este artículo prevé que la asamblea general de las cooperativas y precooperativas podrán crear otras reservas y fondos, diferentes a los de creación legal previstos en el artículo 54 de la ley 79 de 1988. Igualmente define que la entidad, con parámetros presupuestales, determinará el valor a proveer en cada fondo o reserva. Cabe aclarar que, por definición, las reservas son patrimoniales mientras que los fondos pueden ser patrimoniales o fondos sociales pasivos.

5.5 Se adiciona como último párrafo del numeral 2.2. lo siguiente :

Cuando el organismo solidario esté registrando pérdidas (del ejercicio o acumuladas) o se encuentre restituyendo la reserva para protección de aportes, bajo ninguna circunstancia podrán alimentar fondos sociales pasivos contra gastos del ejercicio.

5.6 Se modifica el inciso 1 del numeral 3.1. Auxilio mutual, el cual queda de la siguiente manera:

Las organizaciones solidarias podrán constituir y administrar fondos mutuales para la prestación de servicios de previsión, asistencia y solidaridad, en cumplimiento del artículo 65 de la Ley 79 de 1988.

6. CAPÍTULO VIII – APORTES SOCIALES

Se organiza el contenido de los numerales 1 y 2 de la siguiente manera:

Del numeral 2.3. se suspenden los incisos 4 y 5 y se trasladan a continuación del inciso 9º del numeral 1.

Del numeral 2.3. se suspende el inciso 6 y se traslada a la parte final del numeral 2.2.

Del numeral 2.3. se suspenden y modifican los incisos 7º, 8º y 9º, y con éstos se crea el numeral 2.4. denominado “Aportes voluntarios”.

Con fundamento en lo anterior, los numerales 1 y 2 del Capítulo VII quedan así:

CONSIDERACIONES GENERALES

Aporte social es la participación que ha sido pagada por los asociados a las cooperativas y fondos de empleados mediante cuotas periódicas ya sean en dinero, en especie o en trabajo convencionalmente avaluados. Los aportes sociales constituyen el capital social de las organizaciones solidarias y su monto y periodicidad de pago deben quedar establecidos en sus estatutos.

Por su parte, el capital social de las asociaciones mutuales está compuesto por las cuotas o contribuciones sociales que los asociados han pagado. Igualmente, estas contribuciones sociales ordinarias y extraordinarias que efectúan los asociados mutualistas serán satisfechas en dinero, especie o trabajo convencionalmente avaluados, y no son devolutivas.

El aporte social debe registrarse en la fecha en la cual se otorgue el documento o se perfeccione el pago según sea el caso. Cuando se trate de aportes en especie se deberá dar cumplimiento a lo establecido por el numeral 10 del artículo 19 de la Ley 79 de 1988 y, a falta de previsión estatutaria, se aplicarán las normas previstas en el Código de Comercio. Para el caso de aportes en trabajo se deben contabilizar por el valor convenido o por el valor debidamente fijado por los órganos competentes, según se establezca en el estatuto; a falta de regulación estatutaria se aplicará lo establecido por el régimen legal aplicable.

Los aportes sociales individuales deben estar efectivamente pagados (artículo 47 Ley 79 de 1988). Aquellos que se recauden mediante descuento de nómina sólo podrán ser contabilizados como tales y aplicados a la cuenta individual de cada asociado cuando la empresa o el empleador pague el valor correspondiente. Mientras se realiza el respectivo pago a la organización solidaria, tales valores se deberán contabilizar en la cuenta 273025 – retenciones o anticipos pendiente de aplicar.

Teniendo en cuenta que los aportes sociales individuales deben estar debidamente pagados, la organización solidaria no podrá otorgar préstamos para financiar los aportes de sus asociados, ni exigirle capitalización adicional al asociado para que sea sujeto de crédito.

Si, excepcionalmente, al desembolsar un crédito se llegare a efectuar un descuento para incrementar los aportes sociales, el 100% de esta partida se debe contabilizar como un pasivo, el cual se amortizará en el mismo plazo de la obligación crediticia. Así, sólo se podrá llevar a aportes sociales la parte proporcional que se amortice del crédito.

En caso de que se pacten pagos periódicos de aportes sociales suscritos no pagados, el estatuto establecerá la forma, el plazo y las consecuencias que se deriven por su eventual incumplimiento de tal forma que los órganos de administración no podrán habilitar de manera alguna al asociado que se encuentre incurso en esta circunstancia. Cuando se trate de aportes recaudados por descuentos de nómina, el incumplimiento del pago por parte del deudor patronal no generará inhabilidad para el asociado para ejercer sus derechos.

Ningún asociado de una organización solidaria podrá tener más del diez por ciento (10%) de los aportes sociales si se trata de una persona natural o más del cuarenta y nueve por ciento (49%) si se trata de una persona jurídica asociada al ente solidario (artículo 50 de la Ley 79 de 1988). Sin embargo, como se indica en el artículo 5 del Decreto 867 de 2003, los límites anteriores no aplican en el caso de las cooperativas de ahorro y crédito resultantes de los procesos de escisión impropia adelantados en desarrollo de lo previsto en los artículos 44 y 45 de la Ley 454 de 1998 adicionado por el artículo 104 de la Ley 795 de 2003.

Los aportes de los asociados de las cooperativas o fondos de empleados y las contribuciones de las asociaciones mutuales quedarán directamente afectados a éstas desde su origen como garantía de las obligaciones que contraigan con las mismas. Estos aportes y contribuciones no podrán ser gravados por los titulares a favor de terceros, no serán embargables y sólo podrán cederse a otros asociados - a excepción de los fondos de empleados (artículo 16 del Decreto 1481 de 1989) - en los casos y en la forma que prevean los estatutos y reglamentos (artículos 26 y 49 de la Ley 79 de 1988).

La sumatoria de los aportes ordinarios y extraordinarios constituye los aportes individuales del asociado y no tienen devolución parcial, ni se pueden cruzar con operaciones activas de crédito mientras el asociado permanezca vinculado a la organización solidaria.

Se deberá llevar a cabo el cruce de aportes sociales y/o ahorros permanentes con las obligaciones que posea el asociado cuando esté en firme su retiro (voluntario, exclusión o fallecimiento), previa retención proporcional de aportes en el evento de existir pérdidas y, siempre y cuando no se disminuya el capital mínimo irreducible, no se afecte el capital requerido para ejercer la actividad financiera o no se afecte el cumplimiento de la relación de solvencia.

Se considera que un asociado nuevo o recién vinculado a la organización solidaria se encuentra inscrito en el registro social cuando haya pagado por lo menos el primer aporte social y la cuota de admisión, si es del caso.

En el evento de la constitución de una organización solidaria, los asociados podrán suscribir un capital representado en aportes sociales y comprometerse para el pago de éstos en un tiempo determinado. No obstante, al momento de constituir la organización, por lo menos el veinticinco por ciento (25%) de los aportes iniciales deben estar totalmente pagados. El 75% restante del capital suscrito deberá registrarse en cuentas de orden en el código 8325, y como capital (aportes sociales) sólo podrá contabilizarse el valor de los aportes efectivamente pagados por los asociados, ya sea en dinero o en especie (artículo 47 Ley 79 de 1988). En todo caso, el estatuto deberá contemplar un plazo máximo inmodificable para la cancelación del saldo correspondiente.

RUBROS

Los aportes sociales de las cooperativas y de los fondos de empleados corresponden a las siguientes modalidades:

Son las aportaciones individuales obligatorias mínimas que han sido recibidas de los asociados de conformidad con lo establecido en el estatuto de cada organización solidaria. Estas aportaciones pueden ser en forma única, periódica a por voluntad del asociado.

Son las aportaciones individuales efectivamente pagadas por los asociados de manera extraordinaria en la forma que prevea el estatuto o por mandato de la asamblea, con el ánimo de incrementar el aporte social. Son de carácter obligatorio para todos los asociados.

Los aportes adicionales a los ordinarios o extraordinarios que realicen los asociados sólo pueden clasificarse en una de estas dos modalidades, sin exceder los límites individuales señalados en el numeral 1 del presente capítulo.

Son aquellos aportes que las cooperativas readquieren de sus asociados con recursos del fondo para amortización de aportes. Debe efectuarse en igualdad de condiciones para todos los asociados (artículo 52 de la Ley 79 de 1988).

Para la Superintendencia se entiende que existe igualdad en la readquisición de aportes cuando la asamblea general determina la adquisición parcial para todos los asociados en la misma proporción. En caso de retiro o exclusión del asociado, la amortización podrá ser total.

Esta amortización será procedente cuando la organización haya alcanzado un grado de desarrollo económico que le permita efectuar los reintegros, mantener y proyectar sus servicios a juicio de la asamblea general. No obstante lo anterior, cuando los aportes amortizados representen el 50% del capital social de la entidad, cualquier proyecto de readquisición de aportes que se pretenda presentar a la asamblea requerirá autorización previa de la Superintendencia.

2.4. Aportes Voluntarios

A partir de la fecha, no se podrán seguir registrando incrementos en la cuenta de aportes voluntarios. En consecuencia, las organizaciones de economía solidaria deberán proceder a desmontarlos en forma gradual. Para el efecto, optarán bien sea por reclasificarse a aportes ordinarios o extraordinarios o por devolverlo a los asociados.

Para las cooperativas de ahorro y crédito o multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito, el plazo de desmonte de estos aportes es a 31 de diciembre de 2008. Las demás organizaciones solidarias tendrán un plazo máximo de tres (3) años a partir de septiembre de 2008, para lo cual deberán establecer un plan de desmonte gradual del 33% para cada año.

Para la devolución de los aportes voluntarios es necesario tener en cuenta si éstos han sido considerados como parte de las garantías de las obligaciones contraídas por los asociados con la organización solidaria, en cuyo caso su devolución estará sujeta al pago de la obligación o al mejoramiento de las garantías otorgadas.

Igualmente, debe tenerse en cuenta que los aportes voluntarios, al igual que los ordinarios y extraordinarios, constituyen capital de riesgo y, por ende, deben ser afectados proporcionalmente con las pérdidas que presente la organización solidaria.

4.1. Devolución por retiro del asociado.

En caso de que al momento de la solicitud de retiro del asociado existan obligaciones a favor de la organización solidaria, deberá efectuarse el cruce correspondiente entre los aportes sociales y/o ahorros permanentes con la cartera y/o cuentas por cobrar.

De existir saldo insoluto a favor de la organización solidaria, se deberá efectuar la gestión de seguimiento, control y cobranza y en general todas aquellas acciones que garanticen el cobro y recuperación del mismo.

En todo caso, la existencia de saldos insolutos a favor de la organización solidaria no debe constituirse en óbice para negar el retiro del asociado, pues una decisión en ese sentido sería contraria al precepto constitucional de la libre asociación.

Los aportes sociales de un asociado que se retire de la organización solidaria deberán devolverse teniendo en cuenta la participación proporcional en las pérdidas que presente la organización y con sujeción al cumplimiento del capital mínimo no reducible. En las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas con sección de ahorro y crédito deberá además verificarse que no se afecte el cumplimiento del monto mínimo de aportes y la relación de solvencia.

7. CAPÍTULO IX – RESULTADOS

7.1. Se modifica el procedimiento previsto en materia del retorno al asociado señalado en el numeral 2.2. el cual queda de la siguiente manera:

§ Retorno al asociado. El remanente puede retornarse a los asociados en relación con el uso de los servicios o la participación en el trabajo. Para ello, se acreditará a los asociados en proporción a las actividades que cada uno de ellos haya realizado con la cooperativa. La asamblea general fijará la forma de hacer efectivo el retorno cooperativo acreditado a cada asociado.

Cada organización solidaria a su consideración puede establecer una metodología para tal efecto, en donde se reparte de acuerdo a la utilización de los servicios y/o la participación del trabajo. Si la organización solidaria no cuenta con un procedimiento previamente reglamentado, se puede determinar dicho retorno estableciendo las posiciones promedio por asociado: activos (cartera) y pasivo (depósitos) ponderándolos por el ingreso neto a obtener, para luego hacer la sumatoria y con base en ella determinar la participación o el porcentaje de retorno a aplicar. En ningún caso, los aportes sociales pueden ser tenidos en cuenta para determinar este promedio.

Ejemplo: Una cooperativa de ahorro y crédito de 5.000 asociados obtuvo excedentes de $1.000 millones, la asamblea hace el 50% de distribución obligatoria y el remanente del excedente de $500 millones decide que la destinará al retorno cooperativo.

El retorno cooperativo se calcula de la siguiente manera: Se establecen los montos promedio día/año de cartera y depósitos y se define la tasa de colocación promedio de cartera (Ej: 20% E.A.) y de captación de depósitos (Ej: 8% E.A.) en el ejercicio económico que se cerró, el cuadro sería:

*Monto promedio día/ año

7.2. Se modifica el numeral 5, el cual queda de la siguiente manera

5. Aplicación del artículo 10 de la Ley 79 de 1988

Cuando las organizaciones solidarias, en razón del interés social o del bienestar colectivo presten servicios a no asociados en las condiciones previstas en el artículo 10 de la Ley 79 de 1988, los excedentes que se obtengan se deberán registrar en un fondo de carácter patrimonial, no susceptible de repartición denominado “fondo especial”. Estos recursos se excluirán al momento de determinar la base sobre la cual se aplica los artículos 54 y 55 de la Ley 79 de 1988. Las organizaciones solidarias podrán establecer procedimientos técnicos idóneos para determinar la porción de la actividad desarrollada con terceros.

8. CAPÍTULO X ESTADOS FINANCIEROS

8.1. Se modifica el inciso 3 del numeral 1, Estados Financieros Intermedios, el cual queda de la siguiente manera:

Adicionalmente, el revisor fiscal, voluntariamente o por solicitud de la Superintendencia en el ejercicio de sus funciones, podrá presentar estados financieros de periodos intermedios solo cuando considere que éstos registren hechos significativos que deban ser conocidos por la Superintendencia u otra autoridad competente, para lo cual el alcance del dictamen es limitado, dependiendo de la fecha de corte del balance.

8.2. Se modifica el título del numeral 3.1.13, el cual queda así:

3.1.13. Erogaciones a miembros de consejo de administración o junta directiva, revisor fiscal, junta de vigilancia, gerente y representante legal.

9. CAPÍTULO XII PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN LA TRANSMISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

Se ajusta en el Formulario Oficial de Rendición de cuentas, la explicación contenida en el numeral (2) en los siguientes términos:

(2) De conformidad con lo previsto en el Decreto 790 de 2003, las cooperativas que ejercen actividad financiera deberán reportar a la Superintendencia el formato 27 del Fondo de liquidez y 29 Riesgo de liquidez en medio magnético en formato.tif de acuerdo con lo estipulado en el inciso 1 del numeral 1.5 del Capítulo XIV de la presente circular, dentro de los veinte primeros días de cada mes.

10. CAPITULO IV CONTROLES DE LEY

10.1. Se ajusta el inciso 1 del numeral 1.5. por tanto, queda de la siguiente manera:

Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito deberán remitir a la Superintendencia de la Economía Solidaria, dentro de los veinte (20) días calendario siguientes al cierre de cada mes, el monto del fondo de liquidez y su composición en el formato 27, adjuntando copia de los extractos de las cuentas de ahorro, fotocopia de los títulos correspondientes a CDT, CDATS, bonos ordinarios y la certificación de custodia correspondiente, y/o extracto de cuenta expedido por la sociedad fiduciaria y comisionistas de bolsa según sea el caso, teniendo en cuenta para la remisión de esta información el cumplimiento de lo señalado en la Carta Circular 002 de agosto de 2006. Este informe deberá presentarse debidamente validado y auditado por parte del revisor fiscal.

10.2. Se ajusta el numeral 1 correspondiente a Fondo de Liquidez teniendo en cuenta que se presenta un error de numeración. El numeral queda así:

1.1. Porcentaje y base para el cálculo

1.2. Entidades receptoras

1.3. Cumplimiento del Fondo de liquidez

1.4. Custodia de los títulos que componen el Fondo de liquidez

1.5. Presentación de informes

1.6. Responsabilidad

1.7. Control y sanciones.

10.3. Se ajusta el numeral 2.8.4., el cual queda de la siguiente manera:

2.8.4. Frecuencia de la evaluación

La evaluación y medición del riesgo de liquidez se deberá realizar en forma mensual ya que la Superintendencia podrá requerir soporte de las mismas en cualquier tiempo. No obstante para su reporte se deberá tener en cuenta lo siguiente:

§ Las cooperativas que ejercen actividad financiera deberán reportar mensualmente el formato No. 29 de Riesgo de liquidez a la Superintendencia dentro de los veinte (20) días calendarios siguientes al cierre de cada mes. Este informe deberá presentarse debidamente validado y auditado por parte del revisor fiscal. De igual forma, se deberá hacer trimestralmente a través de Confecoop.

§ Trimestralmente para los fondos de empleados y las asociaciones mutuales, el cual se hará a través de Confecoop en el formato No. 29 Riesgo de Liquidez.

10.4. En el numeral 4.3. se modifica la ponderación de la cuenta PUC 8110, la cual quedará ponderando cero (o).

11. CAPÍTULO XV – INDICADORES FINANCIEROS

Se hace aclaración que los indicadores que presentan en su formulación el parámetro “P”, corresponde al período en número de meses de acuerdo a la fecha de corte, tal como se explica a continuación:

Primer trimestre (P) equivale a 3

Segundo trimestre (P) equivales a 6

Tercer trimestre (P) equivales a 9

Cuarto Trimestre (P) equivale a 12

Por otra parte, el parámetro “C” corresponde a la cuenta contable con la aclaración de que la (C) mayúscula es la cuenta contable del trimestre actual y la (c) minúscula es la cuenta contable del trimestre inmediatamente anterior al periodo de evaluación.

Finalmente, se precisa que en materia del Plan Único de Cuentas continúan vigentes las resoluciones expedidas por esta Superintendencia sobre la materia (1515 de 2001, 1230 de 2003, 890 de 2004 y 077 de 2006), así como las adiciones realizadas mediante la Circular Externa 09 del 26 de octubre de 2004.

Cordialmente,

ENRIQUE VALDERRAMA JARAMILLO

Superintendente