CONSULTA (TEXTUAL) 

“Estamos implementando SAP en la compañía y al ser una empresa multinacional, debemos alinearnos con Casa Matriz y su plan de cuentas corporativo, en el cual no existe separación entre cuentas de gastos de administración (51) y cuentas de gastos de ventas (52) como existe en el PUC si no que utilizan una sola cuenta para ambos y realizan la separación para hacer declaraciones (por ejemplo la renta, declaración de IVA) a través del centro de costos.

¿Es posible en Colombia utilizar una sola cuenta por ejemplo de Salarios, y separarla entre administración y ventas a través del centro de costo? ¿En el momento de generar un libro diario o libro de inventarios, estaría correcto mostrar sólo el rango de las cuentas 51 por ejemplo (las cuales contendría gastos de administración y de ventas)?.”

RESUMEN: 

El uso de un plan de cuentas de otro país o en Colombia le corresponde a la administración de la entidad, que debe considerar sus necesidades, la estructura de sus transacciones y los requisitos informativos de la DIAN.

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO 

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de organismo permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y conforme a las disposiciones legales vigentes, principalmente las contempladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y los decretos que las desarrollan, procede a dar respuesta a la consulta de manera general, sin pretender resolver casos particulares, en los siguientes términos:

En relación con la consulta y de acuerdo con el párrafo anterior, es importante aclarar que el CTCP como organismo de orientación técnico contable, no tiene competencia para pronunciarse sobre el uso de un plan de cuentas de otro país o en Colombia. Esta decisión corresponde a la administración de la entidad, que debe basarse en sus necesidades, la estructura de sus transacciones y los requisitos de información para las autoridades, como la DIAN.

No obstante lo anterior, el CTCP se ha pronunciado sobre el “uso de Planes Únicos de Cuentas”, entre otros en los conceptos 2024-0290; 2024-0216 y 2023-0236 en los que se expresó que bajo la Ley 1314 de 2009, cada entidad en Colombia tiene la potestad de definir su propio catálogo de cuentas según los marcos de información financiera. Las taxonomías de las NIIF de presentación y revelación son útiles para estructurarlo, considerando el principio de esencia sobre la forma. Además, autoridades como las que ejercen inspección, vigilancia y control han establecido catálogos obligatorios para el registro y reporte de información a estas entidades o autoridades. Estos catálogos, utilizados para registrar los hechos económicos de una entidad, deben ser revelados para su adecuado entendimiento e interpretación si difieren de las unidades de cuenta requeridas para la medición, presentación y revelación del marco de información financiera aplicable.

Finalmente, de manera complementaria en el Documento de Orientación Técnica 001 – Contabilidad bajo los nuevos marcos técnicos normativos, en sus páginas 14 y 15 indicó:

“Planes de cuentas
También se ha debatido mucho si al aplicar las NIIF desaparece o no el plan de cuentas. Al respecto es necesario aclarar lo que significa el enfoque contable de las NIIF. Estas normas, como es de conocimiento general, se basan en principios, lo cual significa que establecen unos lineamientos o parámetros generales para reconocer, medir, presentar y revelar información financiera, pero no las reglas específicas para individualizar estos criterios. Siguiendo esta línea, si se continúa con la utilización de Planes Únicos de Cuentas, nuevamente iríamos hacia un enfoque de reglas, con el riesgo de afectar uno de los principios básicos de las NIIF: el uso del juicio profesional. No es posible prescribir al detalle cada tratamiento contable sin incurrir en una desviación de los propósitos de las NIIF, porque cada organización tiene sus particularidades y el registro de sus transacciones y otros eventos debe respetar los principios pero reflejar su realidad.

Lo anterior no implica que no sea útil el uso de un catálogo de cuentas. Una cosa es un plan único, que incluye dinámicas contables y otra, un catálogo de cuentas que permite organizar la información para facilitar su agrupación y presentación de informes de propósito general y de propósito especial. El manejo de software contable requiere el uso de un catálogo de cuentas con códigos mayores o auxiliares que permitan el registro de los hechos económicos. Pero la determinación específica de las cuentas que se utilicen y las subcuentas y cuentas auxiliares que se necesiten es un asunto del resorte de cada organización, al margen de que los entes de inspección, control y vigilancia establezcan criterios unificados para el reporte de la información que requieren en el desarrollo de sus funciones.

(…).” Destacado fuera de texto.

En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.