CONSULTA (TEXTUAL)

“(…) La administradora anterior hurto un dinero de la copropiedad (más de $500.000.000.oo) y se requiere claridad de la manera correcta como se debe contabilizar esa pérdida. ¿Es decir cómo se contabiliza una pérdida/un dinero por cobrar a un tercero?”.

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

El CTCP emitió en junio de 2024, la actualización del Documento de Orientación Técnica No. 15 - “Propiedades horizontales de uso residencial o mixto Grupos 2 y 3”, que ofrece directrices contables específicas para este tipo de entidades, facilitando así la comprensión y aplicación de los marcos técnicos vigentes y que le recomendamos revisar. Con respecto al tratamiento contable con ocasión de la pérdida por robo, en las páginas 56 y 57 se precisa:

“Gasto
Pérdida por robo o fraude

La pérdida por robo o fraude en una propiedad horizontal se debe contabilizar considerando varias circunstancias particulares. Si el fraude o robo implica la sustracción de dinero o activos, se debe analizar bajo las secciones relevantes de la NIIF para las Pymes, como la Sección 10 sobre Políticas, estimaciones y errores contables, la Sección 21 sobre Provisiones y contingencias, la Sección 27 sobre Deterioro del valor de los activos, y la Sección 32 sobre Hechos ocurridos con posterioridad al periodo sobre el que se informa, incorporadas en el Anexo 2 del DUR 2420 de 2015.

Cuando se descubre un fraude, pérdida o robo, se debe determinar si se relaciona con períodos anteriores, lo cual podría constituir un error contable. En tal caso, se requeriría reexpresar los estados financieros. Si no se trata de un error contable, se reconocería como un gasto por deterioro del valor del activo o por la baja en cuentas de este.

Si existe la posibilidad de recuperar el dinero o activos robados a través de un tercero (a la persona que lo realizó o un garante, o a una compañía aseguradora), esta transacción se considera separada del fraude y se registra en momentos distintos al de la ocurrencia o descubrimiento del fraude.

La razón de separar ambas transacciones se sustenta en la aplicación de criterios similares a los expuestos en el párrafo 21.9 de la NIIF para las Pymes (Anexo 2 del DUR 2420 de 2015):

“Cuando una parte o la totalidad del importe requerido para cancelar una provisión pueda ser reembolsado por un tercero (por ejemplo, a través de una reclamación a un seguro), la entidad reconocerá el reembolso como un activo separado solo cuando sea prácticamente seguro que la entidad recibirá dicho reembolso al cancelar la obligación. El importe reconocido para el activo no debe exceder al importe de la provisión. El reembolso por cobrar se presentará en el estado de situación financiera como un activo y no se compensará con la provisión. En el estado del resultado integral, la entidad puede compensar cualquier reembolso de terceros contra el gasto relacionado con la provisión”.

Aunque el párrafo anterior aborda el tema de una demanda, se puede hacer una analogía con el descubrimiento de un fraude. En ambos casos, se trata de dos operaciones separadas que no deben compensarse en el estado de situación financiera. Sin embargo, sí pueden compensarse en el estado de resultados”.1 

En cuanto a la aplicación de la NIF para Microempresas o Contabilidad Simplificada para una entidad clasificada en el Grupo 3, frente a un error contable, como el generado por robo o fraude, el tratamiento contable es el siguiente:

“Correcciones de errores de periodos anteriores

2.39 Son errores de periodos anteriores las omisiones e inexactitudes en los estados financieros de una microempresa correspondientes a uno o más periodos anteriores, que surgen de no emplear, o de un error al utilizar, información fiable que:

a) estaba disponible cuando los estados financieros para esos periodos fueron autorizados a emitirse, y

b) podría esperarse razonablemente que se hubiera conseguido y tenido en cuenta en la elaboración y presentación de esos estados financieros.

2.40 El efecto de las correcciones de errores anteriores se reconocerá en resultados en el mismo periodo en que el error es detectado. La microempresa deberá revelar la siguiente información:

a) la naturaleza del error y,

b) el monto de la corrección para cada rubro en los estados financieros. Subraya fuera del texto.

En conclusión, para el caso de una copropiedad en la que se produjo un hurto de dinero por parte del administrador, según lo mencionado en la consulta, desde el ámbito contable, se constituye una baja en el valor de un activo que debe ser reconocida inmediatamente como una pérdida en los resultados de la copropiedad, pero primero deberán analizarse las condiciones establecidas y otra información relevante que rodeen este hecho. Solo se podrá reconocer como un activo cuando exista una “alta probabilidad” de recuperar el dinero.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

 

 

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1 Concepto 2019-1130 CTCP https://www.ctcp.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=b527593d-c8c2-4d10-869a-65d6f34e9eac