OFICIO 900734 - int 136 DE 2022 FEBRERO 2

Descriptores
Documento soporte de pago de nómina electrónica
Fuentes Formales
ESTATUTO TRIBUTARIO DECRETO 624 DE 1989 ART. 615
ESTATUTO TRIBUTARIO DECRETO 624 DE 1989 ART. 616-1.
ESTATUTO TRIBUTARIO DECRETO 624 DE 1989 ART. 617
ESTATUTO TRIBUTARIO DECRETO 624 DE 1989 ART. 772-1.
RESOLUCIÓN 000013 DE 2021

Extracto
De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria solicita textualmente en relación con el Oficio No. 908125 -int.1268 del 12 de agosto de 2021:

“Se aclare que en el aparte mencionado: prestaciones como la alimentación, hospedaje y dotación que se acuerden en especie con el trabajador y que hagan parte de la retribución que se efectúa en virtud de la relación laboral, legal y reglamentaria que ostenta el empleador con el trabajador deberán ser incluidos en el documento soporte de pago de nómina electrónica no se deberá incluir en el documento soporte de nómina electrónica cuando se cuente con factura electrónica de adquisición del bien o servicio previo”
Considera la peticionaria, que la inclusión de ciertos valores en el documento soporte de pago de nómina electrónica generará una duplicidad de soportes para el costo, deducción o descontables ya que en la adquisición que se realizó al tercero se expidió factura electrónica u otro documento soporte, según corresponda.

Sobre el particular, las consideraciones generales de este Despacho son las siguientes:
En primer lugar, es importante mencionar que el Oficio No. 908125 -int.1268 del 12 de agosto de 2021 analiza el alcance del documento soporte de pago de nómina electrónica, estableciendo los supuestos en los cuales el sujeto obligado debe generar dicho documento, así como los conceptos a incluir en este, con el fin de soportar costos y deducciones en el impuesto sobre la renta e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA.

Ahora bien, en segundo lugar y, en consideración a las apreciaciones expuestas por la peticionaria, es necesario analizar el contenido del marco jurídico que regula el documento soporte de pago de nómina electrónica para establecer su propósito y aplicación.

En materia tributaria, el documento soporte de pago de nómina electrónica fue creado por la Resolución DIAN No. 000013 de 2021, norma regulatoria que en el numeral 10 del artículo 1º define al citado documento como:

“10. Documento soporte de pago de nómina electrónica: Es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se deberá generar y transmitir, para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el
sujeto obligado”. (Resaltado fuera de texto).

Nótese que el documento soporte de pago de nómina electrónica no es asimilable al desprendible de nómina, toda vez que su finalidad es soportar el costo, deducción o descontable para el empleador (contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios) y de ninguna forma soporta los ingresos del trabajador.

En el mismo sentido, el Oficio No. 908125 de 2021, objeto del presente análisis, también señaló: “(…) que, la implementación del citado documento soporte dentro de la normatividad fiscal, no modifica o altera en ninguna forma la legislación sustancial o procesal de las relaciones laborales. De manera que, el alcance de los conceptos como salario, prestaciones sociales, tratamiento de las incapacidades y demás propios de la legislación laboral seguirán rigiéndose por las normas especiales vigentes, sin que tenga competencia esta Entidad para pronunciarse de fondo sobre dichas operaciones”.

En consecuencia, la norma es clara al precisar que el documento soporte de pago de nómina electrónica se origina por los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total de la diferencia de los mismos (Artículos 1 y 2 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021).

Por lo cual, en dicho documento soporte se deben incluir, entre otros, todos los pagos o abonos en cuenta derivados de la relación laboral, legal y reglamentaria, tales como alimentación, dotación, hospedaje, etc., para que puedan ser llevados como costo o deducción en el impuesto sobre la renta e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, por parte del sujeto obligado.

Respecto a la apreciación de la consultante relacionada con la posible duplicidad de soportes para el costo, deducción o descontable, es preciso reiterar que la Resolución DIAN No. 000013 de 2021, estableció con claridad el “documento soporte de pago de nómina electrónica”, como aquel soporte de costos, deducciones e impuestos descontables, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina. Por otra parte, la factura electrónica de venta respalda una operación de venta de bienes y/o
servicios y es considerada individualmente el soporte de la misma (artículos 615, 616-1, 617 y 771-2 del Estatuto Tributario).

Así las cosas, el documento soporte de pago de nómina electrónica es el soporte del empleador en calidad de contribuyente del impuesto sobre la renta que soporta el costo o deducción del pago o abono en cuenta derivado de una relación laboral o legal y reglamentaria por cada trabajador. Por otro lado, la factura electrónica de venta o documento equivalente, según sea el caso, soporta la respectiva operación de compra de bienes y/o servicios, pero por sí sola no soporta la procedencia del costo o deducción bajo estudio.

En consecuencia, en materia de dotaciones, alimentación y hospedaje, la prueba de la procedencia del costo o deducción está conformada por los diferentes soportes establecidos en la legislación tributaria vigente para cada operación individualmente considerada y debidamente regulada (factura electrónica de venta, documento equivalente, documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar, documento soporte de pago de nómina electrónica, entre otros).

Lo anterior sin perjuicio de las amplias facultades de fiscalización e investigación que tiene la Administración tributaria en virtud del artículo 684 del Estatuto Tributario.

En conclusión, el aparte del Oficio No. 908125 de 2021, cuestionado por la peticionaria, se ciñe a lo establecido en la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 cuando dispone que “(…) prestaciones como la alimentación, hospedaje y dotación que se acuerden en especie con el trabajador y que hagan parte de la retribución que se efectúa en virtud de la relación laboral, legal y reglamentaria que ostenta el empleador con el trabajador deberán ser incluidos en el documento soporte de pago de nómina electrónica a efectos de
que el empleador, en calidad de contribuyente del impuesto sobre la renta, pueda tomarse el costo o deducción a que haya lugar”.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” –“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.