Aceptación y/o rechazo de la factura electrónica de venta y la generación de notas débito y crédito relacionadas con la factura. Concepto 881 DIAN de 2023

Sistema de facturación electrónica. Requisitos de la factura de venta como título valor.

CONCEPTO Nº 881 [004716]

14-08-2023

DIAN

100208192-881

Bogotá, D.C.

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, el peticionario efectúa una serie de consultas sobre la aceptación y/o rechazo de la factura electrónica de venta y la generación de notas débito y crédito relacionadas con la factura.

De manera preliminar, se precisa que escapa a la competencia de esta Entidad pronunciarse sobre la regulación sustancial de la circulación – recibo/rechazo/aceptación –de la factura electrónica de venta como título valor, por tratarse de un tema del derecho comercial y no de la regulación tributaria (cfr. artículos 772 y subsiguientes del Código de Comercio, Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 1154 de 2020).

En todo caso, se sugiere la consulta de los siguientes oficios pertinentes:

Oficio 906701 – int. 1069 de septiembre 2 de 2022

Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria solicita “se emita una interpretación oficial respecto al término en el cual deben ser emitidos los eventos de (i) confirmación de recibo de la factura, (ii) confirmación de recibo de bienes y servicio y (iii) de aceptación/rechazo, en línea con las normas de facturación electrónica y de existir un término las consecuencias de no cumplirlo”.

Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:

Respecto al mensaje electrónico de confirmación del recibido de la factura y de los bienes y/o servicios adquiridos se precisa que el inciso décimo del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, modificado por la Ley 2155 de 2021, dispone:

“(…) Para efectos del control, cuando la venta de un bien y/o prestación del servicio se realice a través de una factura electrónica de venta y la citada operación sea a crédito o de la misma se otorgue un plazo para el pago, el adquirente deberá confirmar el recibido de la factura electrónica de venta y de los bienes o servicios adquiridos mediante mensaje electrónico remitido al emisor para la expedición de la misma, atendiendo a los plazos establecidos en las disposiciones que regulan la materia, así como las condiciones, mecanismos, requisitos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). En aquellos casos en que el adquirente remita al emisor el mensaje electrónico de confirmación de recibido de la factura electrónica de venta y el mensaje electrónico del recibido de los bienes o servicios adquiridos, habrá lugar a que dicha factura electrónica de venta se constituya en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables”. (Subrayado y negrilla fuera de texto)

En desarrollo de la norma anterior, esta Entidad expidió la Resolución DIAN No. 000085 de 2022, cuyo artículo 34 señala:

“Artículo 34. Mensaje electrónico de confirmación del recibido de la factura y de los bienes y/o servicios adquiridos. De conformidad con lo establecido en el inciso 10 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, la factura electrónica de venta que se expide en una operación a crédito o que se otorgue un plazo para el pago de la misma, se constituirá en soporte de costos, deducciones e impuestos descontables cuando el adquirente confirme el recibido de la factura y de los bienes o servicios adquiridos, mediante mensaje electrónico remitido al emisor, atendiendo las condiciones, mecanismos, requisitos técnicos y tecnológicos establecidos en el Anexo Técnico de Factura Electrónica. (…)”. (Subrayado fuera de texto)

Así las cosas, de conformidad con lo dispuesto en las normas antes referidas, el mensaje electrónico de confirmación del recibido de la factura y de los bienes y/o servicios adquiridos es un requisito de obligatorio cumplimiento para aquellas facturas electrónicas de venta expedidas en una operación a crédito o en la que se otorgue un plazo para el pago de las mismas a efectos de soportar costos, deducciones e impuestos descontables.

Sobre la materia, esta Entidad se pronunció mediante el Concepto Unificado No. 0106 del 19 de agosto de 2022 -obligación de facturar y sistema de factura electrónica- de la siguiente manera:

“5.1.5. Descriptor: Obligatoriedad de confirmar el recibido de la factura electrónica de venta y de los bienes o servicios adquiridos mediante mensaje electrónico al facturador.

(…) Téngase en cuenta que dicho mensaje de confirmación únicamente es obligatorio para soportar costos y deducciones en renta y descontables en IVA cuando se trate de operaciones de venta de bienes o prestación de servicios a crédito o con un plazo para el pago. Puesto que así lo requiere el artículo 616-1 del Estatuto Tributario vigente”.

Por otra parte, resulta necesario recordar que la aceptación expresa o tácita de la factura electrónica de venta es un requisito requerido para que la factura de venta sea título valor (cfr. artículo 773 del Código de Comercio). Por lo que, dicha aceptación no depende en modo alguno de la reglamentación tributaria, sino que obedece a la normatividad especial que la regula en materia comercial.

Ahora bien, en este punto es necesario reiterar lo dispuesto en el inciso décimo del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, el cual determina que: “(…) el adquirente deberá confirmar el recibido de la factura electrónica de venta y de los bienes o servicios adquiridos mediante mensaje electrónico remitido al emisor para la expedición de la misma, atendiendo a los plazos establecidos en las disposiciones que regulan la materia, (…)” (subrayado fuera de texto).

En consecuencia, teniendo en cuenta lo anterior, los mensajes electrónicos de confirmación del recibido de la factura y de los bienes y/o servicios adquiridos a crédito o con el otorgamiento de un plazo para el pago son una condición en materia fiscal para que las facturas electrónicas de venta relacionadas con operaciones a crédito o a plazos por la compra de bienes y/o prestación de servicios puedan ser soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

Así, la determinación del término o plazo del que dispone el adquirente del bien y/o servicio para generar el evento de acuse de recibo de la factura electrónica de venta y el evento relacionado con el recibo del bien o prestación del servicio para ser validados por la Autoridad Tributaria, tal y como lo señala el inciso décimo del artículo 616-1 ibídem, escapa a la competencia funcional y orgánica de esta Entidad, por lo que, respecto a dichos plazos deberán observarse las disposiciones que sobre la materia determine la normatividad comercial.

Oficio 906781 – int. 1138 de septiembre 8 de 2022

Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria consulta por la posibilidad de efectuar notas crédito o débito en el sistema de facturación electrónica, solicitando “se aclare en qué casos resulta procedente la emisión de notas crédito y débito considerando las disposiciones contenidas en la Resolución 085 del 08 de abril de 2022 y su Anexo Técnico RADIAN 1.1.” y se emita una interpretación oficial del aparte del numeral 7.2 del artículo 7 del Anexo Técnico RADIAN 1.1. que dispone: “Una vez generado un evento de aceptación (Expresa o Tácita) no se pueden generar notas crédito o notas débito a las facturas electrónicas”.

Sobre el particular, las consideraciones generales de este Despacho son las siguientes:

I. Generalidades de las notas débito y notas crédito para la factura electrónica de venta

Para empezar, es necesario traer a colación la definición de lo que debe entenderse por notas débito y crédito en el sistema de facturación. Al respecto, el numeral 9 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016 y el numeral 25 del artículo 1 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, disponen:

“Notas débito y notas crédito para la factura electrónica de venta: Las notas débito y notas crédito son documentos electrónicos que se derivan de las operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios que han sido previamente facturados, asociadas o no a una factura electrónica de venta, mediante el Código Único de Factura Electrónica –CUFE cuando sea el caso, las cuales se generan por razones de tipo contable y/o fiscal, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN”. (Subrayado fuera de texto)

Por su parte, el artículo 30 de la citada resolución dispone los requisitos que deben cumplir las notas débito y notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta, precisando en el parágrafo 1, respecto de aquellas notas que no se asocian a un CUFE, lo siguiente:

“Parágrafo 1. Para los casos en que la nota débito y nota crédito que se deriven de una factura electrónica de venta, en la cual no se pueda identificar en forma clara e inequívoca la factura electrónica de venta que dio origen a la misma, el requisito establecido en el numeral 3 del presente artículo no aplica”. (Subrayado fuera de texto)

Así las cosas, de conformidad con lo dispuesto en las normas referidas, se precisa que las notas débito y notas crédito para la factura electrónica de venta se generan por razones de tipo contable y/o fiscal, y pueden o no estar asociadas a una factura electrónica de venta mediante el Código Único de Factura Electrónica –CUFE.

Ahora bien, sobre lo anterior esta entidad mediante el “Concepto Unificado No. 0106 del 19 de agosto de 2022 - Obligación de facturar y sistema de factura electrónica” y su descriptor No. 3.1.7. “Notas asociadas y no asociadas a una factura electrónica de venta y la anulación de la factura electrónica” interpretó:

“3.1.7.1. ¿Para qué sirven las Notas débito y crédito?

Las notas, según se indica en las normas sobre facturación electrónica con validación previa vigentes, pueden ser expedidas por diversas razones de orden fiscal o contable. El artículo 1.6.1.4.1.3. del Decreto 1625 de 2016 establece las condiciones de expedición de la factura electrónica y, en su parágrafo 2 y parágrafo 3 se refiere a las notas crédito, su formato, su contenido y forma de entrega. Así, en concordancia con lo establecido en el artículo 1.6.1.4.1.3. del Decreto 1625 de 2016, el numeral 25 del artículo 1 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, establece la definición de notas crédito y notas débito para la factura electrónica de venta.

Adicionalmente, téngase en cuenta que el artículo 30 de la misma Resolución establece los requisitos con los cuales deberán contar las notas débito y notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta.

Debe señalarse que las notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta con validación previa, se encuentran sometidas a los procedimientos de generación (artículo 23), transmisión para validación (artículo 25) y validación (artículo 27), cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con el «Anexo técnico de factura electrónica de venta».

Ahora, cuando se trate de notas débito, el mayor valor de la operación efectuado por medio de la nota debe ser soportado, a efectos del impuesto sobre la renta y complementarios en una nueva factura electrónica debido a que el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, exige que el costos, deducción y descontables que se pretendan hacer valer en las declaraciones tributarias estén sustentados en facturas de venta. Finalmente, respecto a las notas crédito por descuento, debe ser claro, que el hecho que la DIAN exija como parte del sistema de la factura electrónica, la entrega de las últimas notas crédito referidas, no implica modificación alguna en materia del Impuesto sobre las Ventas y su base gravable, toda vez que si las mismas documentan descuentos posteriores a la expedición de la factura supeditados a una condición o hecho futuro que puede suceder o no y, es claro que los descuentos diferentes de los efectivos, acorde con el artículo 454 del Estatuto Tributario, no afectan la base gravable de la factura ni el impuesto facturado.

Por otra parte, se advierte que, en el sistema de facturación electrónica, las notas a las facturas electrónicas de venta permiten que, si hay lugar a una operación que no se efectuó, la misma puede revertirse por medio de la nota correspondiente de acuerdo con los mecanismos técnicos y tecnológicos estipulados en el anexo técnico de Factura Electrónica de Venta versión 1.8. vigente”. (Subrayado fuera de texto)

En consecuencia, cuando las notas sean débito, es decir, aquellas que aumentan el valor de la venta, se deberá expedir una nueva factura electrónica de venta por este mayor valor de la operación con el fin de que este pueda ser soporte del costo, gasto, deducción o descontable. Por el contrario, tratándose de notas crédito, esto es, aquellas que disminuyen el valor de la operación, basta con su generación y trasmisión para validación en el sistema.

II. Acerca de la aceptación de la factura electrónica de venta y su importancia en el RADIAN

En este punto debe tenerse presente que el Registro de las facturas electrónicas de venta como título valor -RADIAN, no limita ni modifica la legislación comercial vigente respecto de la configuración de los títulos valores como títulos ejecutivos. Es así como el artículo 31 de la Resolución DIAN No. 000085 de 2022, dispone:

“Artículo 31. Facturas electrónicas de venta no registradas en el RADIAN. La factura electrónica de venta que no se registre en el RADIAN no podrá circular en el territorio nacional, sin embargo, el no registro no impide su constitución como título valor, siempre que se cumpla con los requisitos que la legislación comercial exige para tal efecto”.

Por su parte, la Resolución DIAN No. 000085 de 2022 establece que en el registro de la factura electrónica de venta considerada título valor -RADIAN se deberán inscribir las facturas de venta como título valor que tengan vocación de circulación en el territorio nacional; es decir, aquellas que serán endosadas electrónicamente.

Por lo que, el artículo 1° de la Resolución DIAN No. 000085 del 08 de abril de 2022 señala que el sistema RADIAN permitirá registrar los eventos de circulación de la factura electrónica de venta como título valor, su consulta y trazabilidad, así como los sujetos intervinientes, sus obligaciones, el procedimiento para realizar las anotaciones, entre otros. Este artículo en su inciso segundo establece que, en cualquier caso, en el registro de la factura electrónica de venta considerada título valor -RADIAN, se inscribirán las facturas electrónicas consideradas como título valor que circulen en el territorio nacional.

Así las cosas, para la constitución y posterior registro de la factura electrónica de venta como título valor en el RADIAN y su subsecuente circulación a través de endoso electrónico en todo el territorio nacional, es necesario cumplir con los requisitos exigidos tanto por el Decreto 1154 de 2020 como por la Resolución DIAN No. 000085 de 2022 y su Anexo Técnico - RADIAN – Versión 1.1 o la norma que la modifique, adicione o sustituya (cfr. Concepto Unificado No. 0106 del 19 de agosto de 2022 -Obligación de facturar y sistema de factura electrónica).

Así las cosas, se reitera que el RADIAN no modifica ni altera en modo alguno la legislación comercial aplicable a los títulos valores y, en este sentido, se precisa que escapa a la competencia de este Despacho la interpretación sobre aspectos netamente comerciales en materia de títulos valores y los requisitos de estos.

En consecuencia, en lo que respecta a las funciones de esta entidad como administradora del RADIAN, se informa que la normatividad aplicable sobre el asunto se dispone en el Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, y la Resolución DIAN No. 000085 de 2022.

Así, el artículo 2.2.2.53.4. del mencionado Decreto expresa:

“Aceptación de la factura electrónica de venta cómo título valor. Atendiendo a lo indicado en los artículos 772, 773 y 774 del Código de Comercio, la factura electrónica de venta cómo título valor, una vez recibida, se entiende irrevocablemente aceptada por el adquirente/deudor/aceptante en los siguientes casos:

1. Aceptación expresa: Cuando, por medios electrónicos, acepte de manera expresa el contenido de esta, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o del servicio.

2. Aceptación tácita: Cuando no reclamare al emisor en contra de su contenido, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la mercancía o del servicio. El reclamo se hará por escrito en documento electrónico. (…)

Parágrafo 3. Una vez la factura electrónica de venta cómo título valor sea aceptada, no se podrá efectuar inscripciones de notas débito o notas crédito, asociadas a dicha factura”. (Subrayado fuera de texto)

Por su parte, la Resolución DIAN No. 000085 de 2022 en su artículo 7 expresa los requisitos para la inscripción en el RADIAN de la factura electrónica de venta como título valor que circula en el territorio nacional, así:

“De conformidad con lo dispuesto en el numeral 9 del artículo 2.2.2.53.2 del Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo y la normativa especial que regula la materia, para efectos de la inscripción en el RADIAN de las facturas electrónicas de venta como título valor que circulan en el territorio nacional se validarán los siguientes requisitos:

1. Reunir los requisitos señalados en el artículo 621 del Código de Comercio, el artículo 617 del Estatuto Tributario y el artículo 11 de la Resolución 000042 de 05 de mayo de 2020 (…).

2. Fecha de vencimiento de la factura electrónica de venta.

3. Acuse de recibo de la factura electrónica de venta.

4. Recibo del bien o prestación del servicio.

5. Aceptación expresa o aceptación tácita de la factura electrónica de venta.

La generación, transmisión, validación, entrega y recibo de los requisitos de que trata este artículo, deberá cumplir con los requisitos, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos de conformidad con lo indicado en el artículo 68 de la Resolución 000042 del 05 mayo de 2020 «Anexo Técnico de factura electrónica de venta», o la norma que la modifique o sustituya”. (Subrayado fuera de texto)

De modo que, la aceptación de la factura en materia comercial está prevista en el artículo 773 del Código de Comercio, siendo este un requisito que no deviene de la legislación tributaria sino de la legislación comercial, y que se dispone en los siguientes términos:

“Artículo 773. Aceptación de la Factura. Una vez que la factura sea aceptada por el comprador o beneficiario del servicio, se considerará, frente a terceros de buena fe exenta de culpa que el contrato que le dio origen ha sido debidamente ejecutado en la forma estipulada en el título.

El comprador o beneficiario del servicio deberá aceptar de manera expresa el contenido de la factura, por escrito colocado en el cuerpo de la misma o en documento separado, físico o electrónico. Igualmente, deberá constar el recibo de la mercancía o del servicio por parte del comprador del bien o beneficiario del servicio, en la factura y/o en la guía de transporte, según el caso, indicando el nombre, identificación o la firma de quien recibe, y la fecha de recibo. El comprador del bien o beneficiario del servicio no podrá alegar falta de representación o indebida representación por razón de la persona que reciba la mercancía o el servicio en sus dependencias, para efectos de la aceptación del título valor.

La factura se considera irrevocablemente aceptada por el comprador o beneficiario del servicio, si no reclamare en contra de su contenido, bien sea mediante devolución de la misma y de los documentos de despacho, según el caso, o bien mediante reclamo escrito dirigido al emisor o tenedor del título, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recepción. En el evento en que el comprador o beneficiario del servicio no manifieste expresamente la aceptación o rechazo de la factura, y el vendedor o emisor pretenda endosarla, deberá dejar constancia de ese hecho en el título, la cual se entenderá efectuada bajo la gravedad de juramento”. (Subrayado fuera de texto)

En concordancia con lo anterior, la definición de factura electrónica de venta como título valor dispuesta en el numeral 9 del artículo 2.2.2.53.2. del Decreto 1074 de 2015 establece:

“9. Factura electrónica de venta cómo título valor: Es un título valor en mensaje de datos, expedido por el emisor o facturador electrónico, que evidencia una transacción de compraventa de un bien o prestación de un servicio, entregada y aceptada, tacita o expresamente, por el adquirente/deudor/aceptante, y que cumple con los requisitos establecidos en el Código de Comercio y en el Estatuto Tributario, y las normas que los reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan”. (Subrayado fuera de texto)

Por consiguiente, se evidencia que, para que las facturas electrónicas puedan ser consideradas títulos valores con vocación de circulación en el territorio nacional y, por ende, objeto de inscripción en el RADIAN deberán estar aceptadas previamente y una vez aceptadas no podrán tener notas asociadas.

Por tal razón, el Anexo Técnico de RADIAN versión 1.1. dispone en el numeral 7.2.: “Una vez generado un evento de aceptación (Expresa o Tácita) NO se pueden generar notas crédito o notas débito a las facturas electrónicas”.

III. Conclusiones

1. De conformidad con lo dispuesto en las normas precitadas, las notas débito y notas crédito para la factura electrónica de venta se generan por razones de tipo contable y/o fiscal y, pueden o no estar asociadas a una factura electrónica de venta, mediante el Código Único de Factura Electrónica –CUFE.

2. Cuando las notas sean débito, es decir, aquellas que aumentan el valor de la venta, se deberá expedir una nueva factura electrónica de venta por este mayor valor de la operación con el fin de que este pueda ser soporte del costo, gasto, deducción o descontable. Por el contrario, tratándose de notas crédito, esto es, aquellas que disminuyen el valor de la operación, basta con su generación y trasmisión para validación en el sistema.

3. El Registro de las facturas electrónicas de venta como título valor -RADIAN no limita ni modifica la legislación comercial vigente respecto de la configuración de los títulos valores. En él sólo se deberán inscribir las facturas de venta como título valor, que tengan vocación de circulación en el territorio nacional.

4. El artículo 773 del Código de Comercio dispone que una vez la factura sea aceptada por el comprador o beneficiario del servicio, se considerará, frente a terceros de buena fe exenta de culpa, que el contrato que le dio origen ha sido debidamente ejecutado en la forma estipulada en el título. En concordancia con ello, la definición de factura electrónica de venta cómo título valor dispuesta en el numeral 9 del artículo 2.2.2.53.2. del Decreto 1074 de 2015 establece que ésta debe estar “aceptada, tacita o expresamente, por el adquirente/deudor/aceptante” y cumplir los requisitos establecidos en el Código de Comercio y en el Estatuto Tributario.

A su vez, la Resolución DIAN No. 000085 de 2022 en su artículo 7 expresa dentro de los requisitos para la inscripción en el RADIAN de la factura electrónica de venta como título valor que circula en el territorio nacional, la aceptación expresa o aceptación tácita de la factura electrónica de venta.

5. Para finalizar, se precisa que por expresa disposición legal, una vez la factura electrónica de venta cómo título valor sea aceptada, no se podrán efectuar inscripciones de notas débito o notas crédito, asociadas a dicha factura (cfr. artículo 2.2.2.53.4. del Decreto 1074 de 2015). A su vez, todas las facturas electrónicas de venta como título valor para ser objeto de inscripción en el RADIAN deben estar aceptadas. En consecuencia, no habrá lugar a las notas débito y notas crédito asociadas a una factura de venta mediante el Código Único de Factura Electrónica –CUFE, cuando ésta haya sido previamente aceptada.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.