El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), mediante su concepto 2024-0381, abordó una inquietud recurrente entre los profesionales contables: ¿es obligatorio mantener los documentos contables en formato físico o pueden archivarse únicamente en medios electrónicos?
Según lo indicado por el CTCP, las empresas tienen la facultad de conservar los libros y documentos contables en formato físico o mediante medios técnicos, magnéticos o electrónicos que garanticen su reproducción exacta, en conformidad con el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 y el artículo 60 del Código de Comercio. Este último también establece la posibilidad de destruir documentos físicos tras el período obligatorio de diez años, siempre que exista una copia exacta verificada por la cámara de comercio correspondiente en los casos que sean aplicables.
El organismo subrayó que la conservación de estos registros por una década, contada desde el último asiento o comprobante, es obligatoria tanto para comerciantes como para aquellas personas no comerciantes que deban conservar información por mandato legal. Además, precisó que normas especiales pueden establecer períodos menores para ciertos casos.
La digitalización de documentos contables no solo permite cumplir con la normatividad vigente, sino que facilita el acceso, reduce costos de almacenamiento físico y garantiza la integridad de los registros en procesos de auditoría o fiscalización.
Este pronunciamiento reafirma la flexibilidad normativa que busca adecuarse a los avances tecnológicos, promoviendo prácticas contables más eficientes y adaptadas a las necesidades actuales de las organizaciones.
