Tema: Facturación Electrónica

Descriptores: Obligación de facturar Contrato de mandato

Fuentes formales Artículos 615, 616, 616-1 y 617 del Estatuto Tributario

Artículo 1.6.1.4.9. del Decreto 1625 de 2016

Resolución DIAN No. 000042 de 2020

Resolución DIAN No. 000012 de 2021

Cordial saludo,

1. Esta Subdirección está facultada para resolver las consultas escritas, presentadas de manera general, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de la DIAN¹. En este sentido, la doctrina emitida será de carácter general, no se referirá a asuntos particulares y se someterá a lo consagrado en el artículo 131 de la Ley 2010 de 2019².

2. En atención al radicado de la referencia se consulta sobre a quien debe facturar una empresa que tiene un contrato con una alcaldía en el cual la forma de pago es sin situación de fondos. En los antecedentes se explica que en desarrollo de este contrato la alcaldía cobra a sus usuarios ese dinero, lo envía a una cuenta de ingresos recibidos para terceros y finalmente realiza una transferencia a la empresa por el valor recaudado en el mes.

3. Al respecto se sugiere la siguiente doctrina:

- Concepto Unificado Obligación de facturar y sistema de facturación electrónica No. 911428- int 0106 del 22 de agosto de 2022:

Capítulo 1. Obligación formal de facturar

1. Descriptor: Naturaleza jurídica de la obligación de facturar - ¿Cuáles operaciones se deben facturar?

El deber de facturar constituye una obligación fiscal independientemente de la naturaleza jurídica de una entidad o persona, de su calidad de contribuyente o no, y de la clase de contrato o supervisión que se advierta y en los términos de los artículos 615, 616, 616-1 y 617 del Estatuto Tributario vigentes, se cumple con la expedición de la factura de venta o los documentos equivalentes a la misma, documentos que deben presentarse como soporte de costos, gastos o impuesto descontables, de conformidad con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.

De otra parte, la ley y el reglamento señalan expresamente los requisitos, condiciones mecanismos técnicos y tecnológicos que deben incluirse en la factura de venta, así como los casos en los cuales no se requiere su expedición. Aunado a ello, este deber legal se cumple, entregando al adquirente la factura de venta en los términos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, así lo dispone el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, lo describe el numeral 5 del artículo 1.6.1.4. del Decreto 1625 de 2016, encontrándose dicha obligación reiterada en la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 o la norma que la modifique o sustituya.

Ahora, sobre la naturaleza de los operaciones que deben facturarse, el artículo 615 del Estatuto Tributario es claro en disponer que están obligadas a expedir factura o documento equivalente todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no del impuesto sobre las ventas, al igual que los importadores, los prestadores de servicios y en las ventas a consumidores finales.

Así mismo, los sujetos no obligados a facturar, están dispuestos taxativamente en los artículos 616-2 del Estatuto Tributario, 1.6.1.4.3. del Decreto 1625 de 2016 y 7 de la Resolución DIAN 000042 de 2020. Por ende, todas las personas que vendan bienes o presten servicios que no se encuentren exceptuadas por las normas mencionadas, tendrán la obligación de expedir factura o documento equivalente.

2. Descriptor:

Facturación en mandato

1. ¿Cómo se debe facturar en las operaciones de mandato?

Respecto al tratamiento de los ingresos en materia tributaria en el marco de los contratos de mandato, se debe tener presente que:

El mandato es un contrato en que una parte se encarga de gestionar por cuenta y riesgo y a nombre de la otra, uno o más negocios que ésta le confía, relacionados con terceros.

El mandato puede otorgarse con representación o sin representación. En el primero el mandatario obra en nombre y por cuenta del mandante, de tal suerte que los efectos jurídicos se producen entre el mandante y los terceros. En el segundo el mandatario obra a nombre y por cuenta propia, obligándose personalmente. En todo caso, tanto en uno como en otro contrato, el mandatario queda obligado a transferir al mandante todo el beneficio que de los negocios con terceros se derive como lo señalan los artículos 1265 y 1268 del Código Civil.

Por otra parte, se considera como ingreso para tercero aquél que se recibe en nombre de otro reconociendo sobre el ingreso un mejor derecho por parte del tercero, y en consecuencia adquiriendo al momento de recibirlo la obligación de transferirlo a su legítimo dueño, razón por la cual se encuentra fuera de su patrimonio.

En este sentido, aunque los ingresos que perciba el mandatario salvo aquellos que corresponden a la remuneración por su gestión se reciban en virtud de un contrato de mandato sin representación o con representación, se consideran del tercero.

2. ¿Cómo se deben facturar las operaciones de venta de bienes y prestación de servicios que se efectúan bajo un contrato de mandato?

Respecto a la facturación en el contrato de mandato, el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016 (sustituido por el Decreto 358 de 2020), estableció que en los contratos de mandato se ha dispuesto que en todos los casos las facturas deberán ser expedidas por el mandatario y, si el mandatario adquiere bienes y servicios en cumplimiento del mandato la factura deberá ser expedida por el tercero proveedor a nombre del mandatario, siendo éste último, quien debe certificar el costo y/o descontable al mandante.

La norma referida dispone:

(…)

3. ¿Cuáles son las obligaciones derivadas del contrato de mandato en materia de facturación?

Cuando existe un contrato de mandato, y el mandatario:

• Presta el servicio, éste tiene la obligación de facturar en los términos de la normatividad vigente.
• Adquiere bienes y/o servicios en cumplimiento del mandato, los proveedores deben expedir las facturas a nombre del mandatario, con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los artículos 615, 616-1, 617 y 618 del Estatuto Tributario y el artículo 74 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, sobre facturación electrónica o la norma que haga sus veces.

4. ¿Cómo debe expedirse la certificación?

Cuando existe un contrato de mandato y el mandatario adquiera bienes y servicios en cumplimiento del mandato, los proveedores de dichos bienes y servicios deben expedir la factura de venta o documento equivalente a nombre del mandatario, con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, y los artículos 11 y 12 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 o la que la modifique o sustituya, cuando se trata de factura de venta, ya que si consiste en un documento equivalente, los requisitos del mismo dependerán del tipo de documento que se expida.

Teniendo en cuenta lo anterior, el mandatario, de conformidad con los términos y condiciones del contrato de mandato, certificará estas operaciones al mandante en los términos establecidos en el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016.

4. Conclusiones aplicables al caso objeto de consulta:

1. La obligación de facturar recae sobre toda venta o prestación de servicios ejecutada por sujetos contemplados por las disposiciones legales como obligados a expedir factura o documento equivalente, siendo el obligado a expedir factura electrónica de venta quien venda el bien o preste el servicio, según aplique en cada caso.

2. Sin perjuicio de lo anterior, si entre las partes opera un contrato de mandato, a efectos de cumplir con la obligación de facturar, será el mandatario quien deberá expedir la respectiva factura electrónica de venta al momento de realizar la venta del bien o la prestación del servicio.

3. Nótese que, tratándose de contratos de mandato, el mandatario deberá practicar las retenciones en la fuente debidas teniendo en cuenta para el efecto la calidad del mandante, conforme lo señalado en el artículo 1.2.4.11. del Decreto 1625 de 2016.

4. Por consiguiente, deberá el obligado a facturar en el caso particular determinar si en efecto actúa a través de un contrato de mandato, caso en el cual, la disposición reglamentaria es clara en disponer su tratamiento.

5. En los anteriores términos se resuelve su petición y se recuerda que la normativa, jurisprudencia y doctrina en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria, en lo de competencia de esta Entidad, puede consultarse en el normograma DIAN: https://normograma.dian.gov.co/dian/.