Validez de los soportes electrónicos. Concepto 965 CTCP de 2020

Resumen: “El CTCP considera que un documento escaneado puede ser admitido como soporte de la transacción, tal como lo exige la legislación mercantil, por lo que constituye prueba, junto con otros documentos de que la transacción fue realizada”

 

CONSULTA (TEXTUAL)

“ … Debido al problema del COVID 19, varias empresas que no podían aplazar transacciones normales y urgentes de cumplir, tuvieron necesidad de efectuar transacciones de pago y algunos registros sin cumplir lógicamente sin los requisitos de soportar o respaldar con documentos o firmas originales todos los asientos con base en comprobantes debidamente soportados y firmados, tal como lo determina los artículos 2º y 6º del Anexo 6 del decreto 2270 de 2019.

Es decir, su soporte fue virtual.

¿Hay disposiciones de ley que avala este procedimiento especial debido a la pandemia del “coronavirus” del COVID 19?

¿Al final de la pandemia habrá que cumplir formalmente con las disposiciones vigentes de que sean comprobantes y firmas originales y arreglar esos soportes que hubo necesidad de aceptarlos virtualmente?

Por ejemplo, (a) hubo necesidad de aceptar firmas escaneadas con base en el decreto 2364 de 20121 – integrado hoy al Decreto Único Reglamentario en materia de Comercio-, como el conjunto de métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, dejando prever posibles fraudes; (b) facturas no emitidas electrónicamente porqué aún no hay obligatoriedad de emitirla

 

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1 Nota del CTCP: Por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones.

 

virtualmente para todas las empresas, solo hasta el 1º de noviembre de 2020 que todas las empresas deben hacerlo de esa forma; c) algunos ajustes contables se tuvieron que realizar con órdenes escaneadas y no originales; etc.(…)

Cuando termine para Colombia, la orden del confinamiento o cuarentena obligatoria, habrá que reemplazar todos esos soportes contables virtuales por originales y firmas auténticas o dejar solo constancia de que hubo necesidad de aceptar soportes virtuales por el problema del COVID 19 y así cumplir las disposiciones de ley que se aplican para los asientos (art.2º Decreto 2270/19 Anexo 6); soportes (art. 6º Decreto 2270/19 Anexo 6); y comprobantes de contabilidad (art. 7º Decreto 2270/19 Anexo 6). …”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a una consulta en los siguientes términos.

Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular. Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información.

Respecto de lo expresado en el Decreto 2364 de 2012 sobre firma electrónica (compilados en los artículos 2.2.2.47.1 al 2.2.2.47.8 del DUR 1074 de 2015), este consejo no es competente para pronunciarse al respecto.

No obstante lo anterior, mediante concepto 2020-0523 el CTCP manifestó lo siguiente, respecto de la contabilidad como medio de prueba:

“Para que la contabilidad constituya prueba para el contribuyente, es necesario considerar, entre otras cosas, lo siguiente:

• Los libros de contabilidad deben estar llevados en debida forma (art. 772 del E.T.), es decir que cumple las especificaciones legales (sentencia C-062 de 20082);
• Mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras (art. 773 del E.T.);
• Debe reflejar la situación económica y financiera de la empresa (art. 773 del E.T.);

 

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2 Tomado de https://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2008/C-062-08.htm , “a) Para que los libros de contabilidad sean eficaces como prueba en litigio, se requiere que sean llevados en debida forma. En otras palabras, la contabilidad que puede hacerse valer como medio probatorio es la que cumple con las especificaciones de la ley. Una contabilidad que no satisfaga las exigencias legales o no lleve los libros indicados por la ley no puede considerarse fidedigna y, por tanto, no puede constituir prueba de lo que en ella se consigna. A juicio del citado tratadista, la contabilidad llevada en forma irregular no constituye ni siquiera principio de prueba que permita complementarse con documentos anexos”.

 

• La contabilidad debe encontrarse respaldada por comprobantes internos y externos, que sirven de respaldo a los registros contables (art. 774 del E.T. y 51 del Código de Comercio);
• La contabilidad debe llevarse en idioma castellano, por partida doble, de manera que suministre una historia clara, completa, y fidedigna de los negocios del comerciante (art 50 del Código de Comercio); la fidedignidad significa que es digno de fe y crédito3.
• Los registros contables se hacen de manera cronológica, referenciando los comprobantes de contabilidad que las respalden (art 53 del Código de Comercio);
• Los comprobantes de contabilidad es el documento que se elabora previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. Cada comprobante deberá tener los documentos que lo justifiquen (art 53 del Código de Comercio);

De acuerdo con lo anterior es necesario observar siguiente:

De tal manera que los soportes variarán dependiendo de cada entidad, pudiendo corresponder en muchos casos a la factura (casos donde el bien se entrega cuando el producto es facturado), en otros casos a un soporte interno donde se describa la forma como la obligación de desempeño (componente) se ha satisfecho, un comprobante de entrega al cliente donde se demuestre que se han trasladado los riesgos y ventajas asociadas con la propiedad del activo al cliente, entre otros”.

Respecto de la firma escaneada, mediante concepto 17-69600-1 de julio 25 de 2017, la Superintendencia de Industria y Comercio manifestó lo siguiente:

“El concepto de los elementos aludidos por la Corte en el párrafo anterior se explicó por la Corte Suprema de Justicia en la sentencia del 16 de diciembre de 2010, con ponencia del Magistrado Pedro Octavio Munar Cadena.

“La integralidad de la información tiene que ver con que el texto del documento transmitido por vía electrónica sea recibido en su integridad por el destinatario, tarea que puede cumplirse técnicamente utilizando el procedimiento conocido como “sellamiento” del mensaje, mediante el cual aquel se condensa de forma algorítmica y acompaña al mensaje durante la transmisión, siendo recalculado al final de ella en función de las características del mensaje realmente recibido; de modo, pues, que si el mensaje recibido no es exacto al remitido, el sello recalculado no coincidirá con el original y, por tanto, así se detectará que existió un problema en la transmisión y que el destinatario no dispone del mensaje completo. Incluso, la tecnología actual permite al emisor establecer si el receptor abrió el buzón de correo electrónico y presumiblemente leyó el mensaje.

 

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3 Tomado de https://dle.rae.es/fidedigno

 

Esa característica guarda una estrecha relación con la “inalterabilidad “, requisito que demanda que el documento generado por primera vez en su forma definitiva no sea modificado, condición que puede satisfacerse mediante la aplicación de sistemas de protección de la información, tales como la criptografía y las firmas digitales.

Otros aspectos importantes son el de la “rastreabilidad” del mensaje de datos que consiste en la posibilidad de acudir a la fuente original de creación o almacenamiento del mismo con miras a verificar su originalidad y su autenticidad.

La “recuperabilidad “, o sea la condición física por cuya virtud debe permanecer accesible para ulteriores consultas; y la “conservación”, pues de ella depende la perduración del instrumento en el tiempo, siendo necesario prevenir su pérdida, ya sea por el deterioro de los soportes informáticos en que fue almacenado, o por la destrucción ocasionada por “virus informáticos” o cualquier otro dispositivo o programa ideado para destruir los bancos de datos informáticos. Una óptima conservación de la información puede lograrse mediante la aplicación de protocolos de extracción y copia, como también con un adecuado manejo de las reglas de cadena y custodia.

4.1.3 Ahora, la autenticidad del mensaje de datos corre paralela con la confiabilidad del mismo, determinada por la seguridad de que esté dotado en cuanto a la forma como se hubiese generado y conservado la integridad de la información y, por supuesto, en la forma en que se identifique a su iniciador y la asociación de éste a su contenido. Como todo documento, la eficacia probatoria del electrónico dependerá, también, de su autenticidad, contándose con mecanismos tecnológicos que permiten identificar el autor del mismo y asociarlo con su contenido. En este aspecto cobra particular relevancia la firma electrónica, que es el género, y que puede comprender las firmas escaneadas, o los métodos biométricos (como el iris y las huellas digitales), y la firma digital -especie-, basada en la criptografía asimétrica” (la negrilla es nuestra)

También Colombia compra eficiente respondió a la siguiente pregunta “¿Cuál es la razón para que las Entidades Estatales acepten la carta de presentación de la propuesta, certificación de parafiscales y el certificado de industria nacional con fotos o el escaneo de la firma del proponente?” mediante concepto 4201814000004323 de julio 27 de 2018, donde manifestó lo siguiente:

“A la firma escaneada si es comunicada, generada, enviada, recibida por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el correo electrónico o el internet, no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a dicha información por la sola razón de que esté en forma de mensajes de datos. Por esta razón, si la carta de presentación de la propuesta, certificación de parafiscales y el certificado de industria nacional son escaneados y enviados a la Entidad Estatal por medio electrónico los mismos son válidos y no se les negará su fuerza obligatoria. (…)

LA RESPUESTA SE SUSTENTA EN LOS SIGUIENTES ARGUMENTOS:

1. La Corte Suprema de Justicia señaló que: “En torno a las firmas o documentos escaneados, la Sala Civil de la Corte Suprema de Justicia les ha dado la connotación de firma electrónica y sus requisitos están establecidos en el artículo 7 de la Ley 527 de 1997 reglamentado por el Decreto 2364 de 2012. La citada Corporación, al respecto, manifestó: “Ahora, la autenticidad del mensaje de datos corre paralela con la confiabilidad del mismo, determinada por la seguridad de que esté dotado en cuanto a la forma como se hubiese generado y conservado la integridad de la información y, por supuesto, en la forma en que se identifique a su iniciador y la asociación de este a su contenido. Como todo documento, la eficacia probatoria del electrónico dependerá, también, de su autenticidad, contándose con mecanismos tecnológicos que permiten identificar el autor del mismo y asociarlo con su contenido (…) (Negrilla por fuera del texto)

2. Por su parte, el Consejo de Estado señaló que: “este aspecto cobra particular relevancia la firma electrónica, que es el género, y que puede comprender las firmas escaneadas, o los métodos biométricos (como el iris y las huellas digitales), y la firma digital —especie—, basada en la criptografía asimétrica. (…) Por tal razón y ante la imposibilidad de que el documento informático pudiese tener una firma manuscrita, fue concebida la de carácter electrónico, que consiste, según la doctrina, en «cualquier método o símbolo basado en medios electrónicos utilizado o adoptado por una parte con la intención actual de vincularse o autenticar un documento, cumpliendo todas o algunas de las funciones características de una firma manuscrita». En otras palabras, todo dato que en forma electrónica cumpla una función identificadora, con independencia del grado de seguridad que ofrezca, puede catalogarse como firma electrónica; de suerte, pues, que dentro de este amplio concepto tienen cabida signos de identificación muy variados, como los medios biométricos, la contraseña o password, la criptografía, etc.” (Negrilla por fuera del texto)

(…)
7. Asimismo, la Corte Constitucional señaló que: los mensajes de datos deben recibir el mismo tratamiento de los documentos consignados en papel, es decir, que debe dárseles la misma eficacia jurídica, por cuanto comportan los mismos criterios de un documento. Asimismo, señaló que la Ley 527 de 1999 adoptó el criterio flexible de “equivalente funcional”, el cual tiene los requisitos de forma, fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad, que son aplicables a la documentación consignada sobre papel, ya que los mensajes de datos por su naturaleza no equivalen en estricto sentido a un documento consignado en papel” (…) (negrilla es nuestra).

De acuerdo con lo anterior, el CTCP considera que un documento escaneado puede ser admitido como soporte de la transacción, tal como lo exige la legislación mercantil, por lo que constituye prueba, junto con otros documentos de que la transacción fue realizada.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

 

 

 

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