Terminación vínculo contractual – entrega de backup. Concepto CTCP 52 de 2021

RESUMEN:
Al finalizar un contrato de prestación de servicios, es deseable que el Contador Público y la administración de una entidad elaboren un acta de entrega en la que se consignen los asuntos pendientes, y que se planifique el tiempo y los recursos necesarios para realizar esta actividad. Si la administración requiere que se completen tareas que han sido iniciadas pero aún no terminadas, deberá tenerse en cuenta que el Contador Público tiene derecho a percibir una retribución económica, de acuerdo con su capacidad científica y técnica, y conforme al acuerdo
contractual que ha sido suscrito entre el contador público y el usuario de sus servicios. También se tendrán en cuenta las normas legales que regulan la finalización de un contrato de trabajo.
Ahora, si la propiedad del software contable o de su licencia pertenece a la persona que presta sus servicios como contador, la entidad no puede exigir la entrega de un ‘backup’ del software ya que no existe obligación alguna para que dicho profesional, una vez culminado su contrato de prestación de servicios, deba hacerlo, salvo que el contrato lo exija o existiera un pago adicional a cambio.

CONSULTA (TEXTUAL)
“(…) En días pasados el contador externo se acercó a la gerencia de las empresas para informar que debido a su estado de salud y la sugerencia medica dejaría las asesorías contables y la elaboración de los impuestos ya que padece de hipertensión arterial, diabetes y está afectado por la baja saturación, por su avanzada edad; razones por las que médicamente le solicitaron disminuir el estrés en la medida de lo posible, se debe cambiar a una tierra cálida. Y junto con ejercicios para mejorar el estado de salud.

Para facilitar la operación, se acordó que el contador saliente elaborará los informes de cierre de ejercicio anual como declaración de renta sociedades, información exógena, informe Supersociedades, renovación cámara de comercio y la elaboración de los estados financieros de propósito general; mientras el contador entrante y que será de planta, parametriza el programa contable, para empezar con los saldos iniciales a primero de enero de 2021; para lo cual ha venido solicitando una gran cantidad de información, la cual ha sido entregada por el contador saliente y como son varias empresas (5), el contador saliente aceptó la propuesta de seguir hasta el mes de junio de 2021. (…) En vista de esta situación, el contador saliente no está dispuesto a permanecer en la empresa hasta el mes de Junio de 2021 y menos a presentar declaraciones e informes anuales de las empresas y de las personas naturales.

En este orden de ideas requiero se me indique ¿qué documentos de estos solicitados está obligado a entregar el contador externo que renunció?

¿Con cuánto tiempo debe renunciar un contador externo a sus funciones sin contar con un contrato?

¿Está obligado el contador externo saliente a elaborar los impuestos anuales de las empresas toda vez que de hacerlos los cobraría por aparte como siempre se ha hecho y las declaraciones personales de los accionistas?

Es de aclarar que el contador saliente no ha retenido ningún documento de la sociedad y ha brindado toda la colaboración en el empalme del nuevo contador.

En su momento se acordó reconocer unos valores (no se especificó el valor) con el contador saliente por los backup del programa contable, toda vez que no existe un contrato que indique la obligación de suministrarlo; y el contador saliente informa que ha tenido costos para mantener y actualizar la información, todo esto teniendo en cuenta la consulta 2015‐686 del 13 de agosto de 2015 del CTCP y la consulta 2020‐1078 del 18 de noviembre de 2020 del CTCP. Y el concepto 2017‐0270 del 10 de abril de 2017.

Favor indicarme si ¿el contador saliente está obligado a entregarme dicho backup de información o si debo negociarlo? (…)”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a una consulta en los siguientes términos.

Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.

Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información
financiera y aseguramiento de la información.

En relación con su pregunta, el CTCP se ha pronunciado en diversas ocasiones sobre las responsabilidades del contador público al terminar su vínculo contractual, entre otros se destacan los
conceptos 2019-1221 y 2017-270, que podrá acceder en el sitio www.ctcp.gov.co, enlace conceptos.

Al finalizar un contrato de prestación de servicios, es deseable que el Contador Público y la administración de una entidad elaboren un acta de entrega en la que se consignen los asuntos pendientes, y que se planifique el tiempo y los recursos necesarios para realizar esta actividad. Si la administración requiere que se completen tareas que han sido iniciadas pero aún no terminadas, deberá tenerse en cuenta que el Contador Público tiene derecho a percibir una retribución económica, de acuerdo con su capacidad científica y técnica, y conforme al acuerdo contractual que ha sido suscrito entre el contador público y el usuario de sus servicios. También se tendrán en cuenta las normas legales que regulan la finalización de un contrato de trabajo.

Para el caso puntual del backup de información, si la propiedad del software contable o de su licencia pertenece a la persona que presta sus servicios como contador, la entidad no puede exigir la entrega de un ‘backup’ del software ya que no existe obligación alguna para que dicho profesional, una vez culminado su contrato de prestación de servicios, deba hacerlo, salvo que el contrato lo exija o existiera un pago adicional a cambio.

Finalmente, le recordamos que un contador público cuando presta servicios a una entidad, distintos de los de auditoría o revisión de información financiera histórica, otros trabajos de aseguramiento y revisoría fiscal, está obligado a aplicar las normas de procedimientos previamente acordados y compilaciones (servicios relacionados), por ello se espera que en el contrato que formaliza sus servicios se establezcan las responsabilidades del contador y del usuario de sus servicios. Cuando se suscribe un contrato de trabajo, también deben tenerse en cuenta las normas que regulan el vínculo laboral entre los empleados y los patronos, y las responsabilidades de los administradores respecto de la información contable y financiera.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: “Alcance de los conceptos. Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución”

Cordialmente,

WILMAR FRANCO FRANCO
Presidente CTCP

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