Terminación del vínculo contractual de un contador Público – acta de entrega. Concepto 1221 CTCP de 2019

Resumen: Al finalizar un contrato de prestación de servicios, es deseable que el Contador Público y la administración de una entidad elaboren un acta de entrega en la que se consignen los asuntos pendientes, y que se planifique el tiempo y los recursos necesarios para realizar esta actividad. Si la administración requiere que se completen tareas que han sido iniciadas pero aún no terminadas, deberá tenerse en cuenta que el Contador Público tiene derecho a percibir una retribución económica, de acuerdo con su capacidad científica y técnica, y conforme al acuerdo contractual que ha sido suscrito entre el contador público y el usuario de sus servicios. También se tendrán en cuenta las normas legales que regulan la finalización de un contrato de trabajo.

CONSULTA (TEXTUAL)

“Estoy laborando en una empresa hace dos años, el día 24 de diciembre presente mi renuncia donde le manifesté al dueño de la compaña que me quedo hasta el 15 de enero de 2020 para dejar toda la contabilidad del mes de diciembre lista en el sistema, incluyendo conciliaciones de cuentas y bancarias para que la persona que llegue a reemplazarme comience a elaborar los estados financieros, los cuales hay plazo de entregarlos en el mes de marzo. Él me dice que por ley yo estoy obligada a entregar los estados financieros ya hechos, pero yo no me puedo quedar por más tiempo y el mintrabajo tampoco me obliga a tener que quedarme por más tiempo. Quisiera saber si es verdad lo que él me dice o si por lo contrario yo puedo entregarle la información al día como le manifesté “

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular. Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información.

Con respecto a la pregunta del peticionario, en primer lugar debemos anotar que el responsable de los estados financieros es la administración de la entidad, el Contador Público al prestar sus servicios en una empresa también forma parte la administración, y por ello la responsabilidad por la preparación y presentación de los estados financieros no debe asignarse como una función exclusiva del Contador Público que es contratado por una entidad. Al respecto el Art. 37 de la Ley 222 de 1995 y el Art. 3 del anexo 6 del Decreto 2420 de 2015 indican:

“ARTICULO 37. ESTADOS FINANCIEROS CERTIFICADOS. El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros. (Subrayado nuestro)

ARTICULO 3. VERIFICACIÓN DE LAS AFIRMACIONES. Antes de emitir estados financieros, la administración del ente económico debe cerciorarse que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explícitas e implícitas, en cada uno de sus elementos.

Las afirmaciones, que se derivan de las normas básicas y de las normas técnicas, son las siguientes:
Existencia – los activos y pasivos del ente económico existen en la fecha de corte y las transacciones registradas se han realizado durante el período.

Integridad – todos los hechos económicos realizados han sido reconocidos.

Derechos y obligaciones – los activos representan probables beneficios económicos futuros (derechos) y los pasivos representan probables sacrificios económicos futuros (obligaciones), obtenidos o a cargo del ente económico en la fecha de corte.

Valuación – todos los elementos han sido reconocidos por los importes apropiados.

Presentación y revelación – los hechos económicos han sido correctamente clasificados, descritos y revelados. (Subrayado nuestro)

Por ello, los derechos y obligaciones del Contador Público y del usuario de sus servicios deben establecerse mediante un contrato, documento donde se establecen los derechos, obligaciones y responsabilidades del contador y de quien contrata sus servicios.

Al respecto, los Artículos 41 al 53 de la ley 43 de 1990 se refieren a las relaciones del Contador Público con los usuarios de sus servicios, un extracto de esta norma es el siguiente:

“De las relaciones del Contador Público con los usuarios de sus servicios.

Artículo 41. El Contador Público en el ejercicio de las funciones de Revisor Fiscal y/o auditor externo, no es responsable de los actos administrativos de las empresas o personas a las cuales presta sus servicios.

Artículo 42. El Contador Público rehusará la prestación de sus servicios para actos que sean contrarios a la moral y a la ética o cuando existan condiciones que interfieran el libre y correcto ejercicio de su profesión.

Artículo 43. El Contador Público se excusará de aceptar o ejecutar trabajos para los cuales él o sus asociados no se
consideren idóneas.

Artículo 44. El Contador Público podrá interrumpir la prestación de sus servicios en razón de los siguientes motivos:

a) Que el usuario del servicio reciba la atención de otros profesionales que excluya la suya.

b) Que el usuario del servicio incumpla con las obligaciones convenidas con el Contador Público.

Artículo 45. El Contador Público no expondrá al usuario de sus servicios a riesgos injustificados.

Artículo 46. Siendo la retribución económica de los servicios profesionales un derecho, el Contador Público fijará sus honorarios de conformidad con su capacidad científica y/o técnica y en relación con la importancia y circunstancias en cada uno de los casos que le corresponda cumplir, pero siempre previo acuerdo por escrito entre el Contador Público y el usuario.”

Por lo anterior, al finalizar el vínculo contractual, se deberá tener en cuenta lo consignado en el contrato y en otras disposiciones legales que regulan las relaciones laborales y el ejercicio profesional, al respecto el CTCP mediante concepto 2018-0678 manifestó lo siguiente:

“Al terminar su servicio, se recomienda al contador externo saliente, realizar y elaborar un informe de empalme con destino a la gerencia de la entidad o a la persona a la cual prestaba sus servicios. En el proceso de empalme debe informarse entre otras cosas lo siguiente:

* Estado actual de la contabilidad (transacciones pendientes por reconocerse en el sistema de información contable);
* Informe de notas de contabilidad y demás comprobantes contables pendientes por realizarse (ajustes por depreciación, por deterioro de cuentas por cobrar, ajustes de valor razonable, entre otros);
* Detalle de los impuestos no liquidados y que se encuentran pendientes por cumplir con sus obligaciones formales;

* Entrega de la documentación, soportes contables y libros de contabilidad, en poder del contador externo
relacionada con la entidad; y
* Las demás que considere pertinente el profesional que externamente lleva la contabilidad.” Además de lo anterior, y en línea con las normas de control de calidad que deben aplicar todos los Contadores Públicos en Colombia, también es recomendable que para regular las relaciones contractuales entre el Contador y el usuario de sus servicios, al inicio del contrato se considere el registro de los términos del acuerdo en una carta de encargo o en otra forma adecuada de contrato escrito. Este instrumento es de gran utilidad para establecer responsabilidades y obligaciones de las partes que suscriben el contrato, en caso de terminación unilateral del contrato.

La NISR 4410 que se refiere a los encargos de compilación, respecto de este tema indica lo siguiente:

“Aceptación y continuidad del encargo

Continuidad de las relaciones con clientes, aceptación de encargos y acuerdo de los términos del encargo

24. El profesional ejerciente no aceptará un encargo salvo si ha acordado los términos del encargo con la dirección y, en su caso, con la parte contratante si es distinta, lo que incluye:

a) La utilización y distribución previstas de la información financiera y, en su caso, cualquier restricción a su utilización o distribución; (Ref.: Apartados A20, A28–A29, A32–A33)
b) la identificación del marco de información financiera aplicable (Ref.: Apartados A20, A30–A33)
c) el objetivo y el alcance del encargo de compilación; (Ref.: Apartado A20)
d) las responsabilidades del profesional ejerciente, así como el requerimiento de cumplir las normas de ética aplicables; (Ref.: Apartado A20)
e) las responsabilidades de la dirección en relación con: (Ref.: Apartados A34–A36)
(i) la información financiera, y su preparación y presentación, de conformidad con un marco de información financiera que sea aceptable teniendo en cuenta la utilización prevista de la información financiera y los usuarios a quienes se destina;
(ii) la exactitud e integridad de los registros, documentos, explicaciones y demás información proporcionada por la dirección para el encargo de compilación y
(iii) los juicios que son necesarios para la preparación y presentación de la información financiera, incluidos aquéllos en los que el profesional ejerciente pueda facilitar el desarrollo del encargo de compilación; y (Ref.: Apartado A22)
f) la estructura y contenido esperados del informe del profesional ejerciente.
25. El profesional ejerciente registrará los términos del encargo acordados en una carta de encargo u otra forma adecuada de contrato escrito, antes de realizar el encargo. (Ref.: Apartados A37–A39)

Encargos recurrentes
26. En los encargos de compilación recurrentes, el profesional ejerciente valorará si las circunstancias, incluidos los cambios en
los aspectos tenidos en cuenta en la aceptación del encargo, requieren la revisión de los términos del encargo y si es necesario
recordar a la dirección los términos existentes del encargo. (Ref.: Apartado A40)”

En conclusión, al finalizar un contrato de prestación de servicios, es deseable que el Contador Público y la administración de una entidad elaboren un acta de entrega en la que se consignen los asuntos pendientes, y que se planifique el tiempo y los recursos necesarios para realizar esta actividad. Si la administración requiere que se completen tareas que han sido iniciadas pero aún no terminadas, deberá tenerse en cuenta que el Contador Público tiene derecho a percibir una retribución económica, de acuerdo con su capacidad científica y técnica, y conforme al acuerdo contractual que ha sido suscrito entre el contador público y el usuario de sus servicios. También se tendrán en cuenta las normas legales que regulan la finalización de un contrato de trabajo.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

 

 

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