Soportes documentales Concepto CTCP 02 de 2021

RESUMEN
“para constituir prueba, debe tratarse de libros auxiliares que se encuentren soportados en documentos que respaldan la transacción (facturas, contratos, entradas de almacén, actas, etc.) los cuales de manera conjunta con los libros de contabilidad hacen parte del valor probatorio de la contabilidad”.

CONSULTA (TEXTUAL)
“Debido a que estoy sustanciando un proceso, en el cual el presunto daño fiscal correspondiente a “gastos no autorizados” únicamente está siendo sustentado en “movimientos de cuenta auxiliar y libros contables auxiliares” puesto que los demás archivos fueron quemados en una asonada, quería solicitar por favor su concepto sobre la validez de los libros auxiliares, o si en todos los casos es necesario contar con los soportes y facturas”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a una consulta en los siguientes términos.

Los soportes que hacen parte de la contabilidad (y que pueden ser usado como pruebas) deben corresponder a lo siguiente (tomado del concepto 2020-0523):

Soporte de la transacción (contrato, factura, nota de
contabilidad, comprobante
interno).
Asiento contable – Comprobante de contabilidad que incluye el registro contable (reconocimiento,
medición y clasificación).
Libros de contabilidad (clasificación del asiento de diario a las cuentas del mayor,
que generan el balance de prueba).
Estados financieros y
sus notas, teniendo
en cuenta las Normas
de Información
Financiera.

El Artículo 49 del Código de Comercio da valor a los libros auxiliares en su calidad de soportes aclaratorios de los libros de comercio obligatorios como son los libros de contabilidad, en los siguientes términos:

“Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos”

De tal manera que para constituir prueba, debe tratarse de libros auxiliares que se encuentren soportados en documentos que respaldan la transacción (facturas, contratos, entradas de almacén, actas, etc.) los cuales de manera conjunta con los libros de contabilidad hacen parte del valor probatorio de la contabilidad, tal como lo señala el artículo 7 del anexo 6 del Decreto 2420 de 2015.

No contar con ellos de manera completa, no harían parte de una evidencia suficiente y adecuada para emitir una opinión sobre un juego completo de estados financieros que sean requeridos para una situación particular.

No obstante, la evidencia podría reconstruirse obteniendo soportes que reposen en poder de terceros, y que soportan los auxiliares contables encontrados, los cuales podrían ayudar a reconstruir la contabilidad, y obtener soportes de las transacciones descritas en los libros de contabilidad. Otros documentos, tales como, como entradas y salidas de almacén, documentos de entrega, y movimientos en bancos, podrían ser utilizados para soportar la reconstrucción de la contabilidad.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011 sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: “Alcance de los conceptos. Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las
autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución”

Cordialmente,
LEONARDO VARÓN GARCÍA
Consejero CTCP

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