Responsabilidad y entrega – cargo contador público. Concepto CTCP 495 de 2021

CONSULTA (TEXTUAL)
“(…)

1. La empresa que represento “Contador” presta servicios profesionales de procesamiento contable y presentación de declaraciones tributarias a un “Cliente” (empresa legalmente constituida), para lo cual nosotros como Contador a su vez designamos personal profesional y técnico contable contratados por nosotros para que se desplace a las instalaciones del cliente y mediante la infraestructura física y tecnológica de propiedad y preferencia proporcionada por el cliente según lo acordado contractualmente, se disponga a procesar bajo nuestra dirección profesional, la información contable proporcionada por el Cliente en el marco de la normatividad contable vigente en Colombia, así como para efectuar las respectivas declaraciones tributarias a que haya lugar. Consulta 1: ¿Cuál de las partes (Contador o Cliente), en esta modalidad de prestación del servicio, tiene la responsabilidad de asegurar la infraestructura tecnológica frente a eventuales ataques cibernéticos que pueda afectar la información contable procesada?

2. En la misma modalidad de prestación del servicio profesional mencionado en el punto anterior, ahora en el evento de dar por terminada la relación contractual el día 15 de enero de 2022 por solicitud del Contador. Consulta 2: ¿Es responsabilidad del Contador presentar las declaraciones tributarias o información exógena que se venza después de la fecha de finalizado el contrato, es decir responsabilidades tributarias que tengan como fecha de vencimiento posterior al 15 de enero de 2022? ¿Inclusive aquellas que correspondan a periodos en los cuales se procesó información contable pero que las respectivas declaraciones tributarias vencen posterior a la fecha de finalización del contrato?

3. Por último, con el objetivo de concretar la finalización del contrato y en la eventualidad de que el Cliente no designe un profesional o nuevo Contador para recibir la contabilidad al 15 de Enero de 2022. Consulta 3: ¿De qué forma puede proceder el Contador Saliente para asegurar la entrega de su trabajo y poder finalizar de forma legal y profesionalmente correcta su relación contractual y por lo tanto finalizar su responsabilidad profesional con el Cliente?”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnicocientífico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

¿Cuál de las partes (Contador o Cliente), en esta modalidad de prestación del servicio, tiene la responsabilidad de asegurar la infraestructura tecnológica frente a eventuales ataques cibernéticos que pueda afectar la información contable procesada?

Respecto de esta primera consulta, se debe notar que es un contrato para el procesamiento contable y presentación de declaraciones tributarias y por tanto acorde con el artículo 46 de la Ley 43 de 1990, debió suscribirse el acuerdo contractual con el objeto del mismo, las funciones y responsabilidades, así como lo atinente a la terminación del mismo, límite de dichas responsabilidades entre el cliente y el contador responsable de la prestación de los servicios acordados. En este documento, que regularía la relación contractual entre la entidad que contrata los servicios y el contador que los presta, pudiendo incluir entre otros como se anota, los siguientes asuntos:

a. El objetivo u objeto del compromiso y alcance del contrato.
b. Las responsabilidades de cada una de las partes: contratante y contratista.
c. La indicación clara del servicio a que se compromete el contratista.
d. Las responsabilidades del contador y cualquier tipo de limitación que pudiere existir respecto de la preparación de los estados financieros.
e. La identificación del marco de información financiera aplicable.
f. Las responsabilidades en cuanto a la seguridad de la información que se recibe para el procesamiento.

Así, en el contrato suscrito debe estar la evidencia de lo pactado y las condiciones pactadas entre las partes, en cuanto a la prestación del servicio y será en dicho documento donde debió quedar establecido el responsable en cuanto a la seguridad informática necesaria para prevenir posibles ataques de carácter cibernético a la información procesada por parte del contador.

¿Es responsabilidad del Contador presentar las declaraciones tributarias o información exógena que se venza después de la fecha de finalizado el contrato, es decir responsabilidades tributarias que tengan como fecha de vencimiento posterior al 15 de enero de 2022? ¿Inclusive aquellas que correspondan a periodos en los cuales se procesó información contable pero que las respectivas declaraciones tributarias vencen posterior a la fecha de finalización del contrato?

Consulta 3: ¿De qué forma puede proceder el Contador Saliente para asegurar la entrega de su trabajo y poder finalizar de forma legal y profesionalmente correcta su relación contractual y por lo tanto finalizar su responsabilidad profesional con el Cliente?”

En cuanto a las preguntas 2 y 3, las responsabilidades a cargo del contador deben quedar plasmadas en el contrato suscrito entre las partes, como se expuso anteriormente, su alcance en cuanto su cumplimiento que incluye la presentación de las declaraciones tributarias, información exógena, etc.

Respecto de la entrega del cargo, temas pendientes en materia tributaria y el correspondiente empalme con el nuevo contador, le recomendamos consultar lo expuesto por el CTCP, en el concepto 2018-678, en el cual señaló:

“Al terminar su servicio, se recomienda al contador externo saliente, realizar y elaborar un informe de empalme con destino a la gerencia de la entidad o a la persona a la cual prestaba sus servicios. En el proceso de empalme
debe informarse entre otras cosas lo siguiente:

 Estado actual de la contabilidad (transacciones pendientes por reconocerse en el sistema de información contable);
 Informe de notas de contabilidad y demás comprobantes contables pendientes por realizarse (ajustes por depreciación, por deterioro de cuentas por cobrar, ajustes de valor razonable, entre otros);
 Detalle de los impuestos no liquidados y que se encuentran pendientes por cumplir con sus obligaciones formales;
 Entrega de la documentación, soportes contables y libros de contabilidad, en poder del contador externo relacionada con la entidad; y
 Las demás que considere pertinente el profesional que externamente lleva la contabilidad.

Por ello, más que entregar los soportes, libros y otros documentos, lo que el CTCP recomienda al darse por terminado el contrato, es la entrega del cargo mediante un proceso de empalme con el nuevo contador o con el funcionario que designe la entidad contratante”

En conclusión, recomendamos también a la consultante que, al contratar los servicios profesionales de un contador público, se suscriba un documento en el que se señalen las responsabilidades de aquel y de la entidad, lo cual facilita la verificación del cumplimiento de las obligaciones al finalizar el contrato,

por una de las partes o por mutuo acuerdo. También es recomendable que en caso de terminación del contrato se establezca la obligación de dejar actas firmadas sobre los asuntos pendientes en la fecha de entrega del cargo, si a ello hubiere lugar.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

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