Registró Ingresos – Campaña electoral. Concepto. CTCP 290 de 2022

CONSULTA (TEXTUAL)

“(…) mayor  de edad y domiciliado en Medellín, identificado con la cedula de ciudadanía (…) de Medellín, me  permito solicitar concepto  del  CONSEJO TECNICO DE LA CONTADURIA PÚBLICA sobre cómo se efectúa la  contabilización de  los  ingresos recibidos por  donaciones de  particulares a  una  campaña electoral, para  lo cual le informo lo siguiente:
1. Es requisito dentro de  la normativa  electoral  que  en  toda contabilidad  de  una  campaña, los ingresos siempre deben ser iguales  a los gastos.
2. La campaña puede recibir  ingresos por  donaciones  en  dinero, las  cuales ingresan a la cuenta bancaria abierta para  manejo de la campaña y son  un ingreso  por donaciones.
3. La campaña puede tener ingresos por donaciones en especie, las cuales entran a la contabilidad de la campaña como un ingreso y un gasto.
4. De los ingresos recibidos por donaciones en dinero, los cuales estaban consignados en la cuenta bancaria,  se  hizo  el  pago  de  servicios  prestados a  la campaña, a  una  persona, por  valor  de
$25.000.000
5.   Las cuentas de la campaña generan los siguientes resultados:

Donaciones en dinero 147.871.692
Ayudas en especie valoradas a su precio  comercial 53.814.811
Sobregiro    Bancario,   que    según    las   normas,   debe

contabilizarse como un ingreso

213.979
TOTAL INGRESOS 201.900.482

 

Dentro de los donantes está la Corporación Medellín Cuenta Conmigo, quien entregó ayudas en especie, valoradas a su precio  comercial, por valor de $22.803.938

Desembolsos en dinero realizados a través de la cuenta

única  de la campaña por valor de

148.085.671
Gasto  contabilizado de las ayudas en especie 53.814.811
TOTAL GASTOS REALIZADOS EN LA CAMPAÑA 201.900.482

Dentro de  los  gastos se  encuentran dos  pagos  hechos al señor (…)  por  concepto de  suministro de personal para  encargarse de  la recolección de  las  firmas,  los  cuales se  desembolsaron de  la cuenta bancaria de la campaña y a nombre de (…), así:

 

El  día   31  de   julio   de   2021,   se   le   giraron   según comprobante de egreso número 33, 14.700.000
El  día   4  de   agosto  de   2021,   se   le   giraron   según

comprobante de egreso número 44,

10.300.000
TOTAL 25.000.000

Este valor fue girado desde la cuenta única  de la campaña, a nombre de  (…), giros que  se  encuentran debidamente registrados en los  extractos bancarios de la cuenta única, en los que  se  puede leer  que fueron  pagados a nombre de (…), extractos que  se adjuntan.

En oficio entregado al Consejo  Nacional  Electoral, se informa  a los Señores Magistrados que  este valor de $25.000.000 pagado a (…), corresponde a una donación de la Corporación Medellín Cuenta Conmigo, hecho que  no es  cierto por  lo que  el gasto de  los $25.000.000 se  realizó  desde la cuenta única  de  la campaña y no de ninguna  donación en especie.

Por lo anterior, solicitamos comedidamente se conceptúe sobre la contabilización de los ingresos y del gasto  de los 25 millones pagados desde la cuenta bancaria”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de  la Contaduría Pública (CTCP) en  su  carácter de  Organismo Orientador técnico- científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento  de   la  Información,  conforme  a  las   normas  legales  vigentes, especialmente  por   lo dispuesto en  la Ley 43 de  1990, la Ley 1314 de  2009, y en  sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de  manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los  siguientes términos:

La  Resolución  5881  de  2021,  expedida por   el  Consejo Nacional  Electoral,  por  medio de  la  cual   se establece el procedimiento para el registro de libros contables, la presentación de informes de  ingresos y gastos de  campañas electorales, y la reposición de  gastos de  campaña para las  elecciones de  las  16
Circunscripciones Transitorias Especiales de  Paz para la Cámara de  Representantes 2022-2026 y 2026- 2030,  establece:

“CAPITULO  I
DEL REGISTRO Y DILIGENCIAMIENTO DE LOS LIBROS CONTABLES ARTÍCULO PRIMERO. RESPONSABLES.  Los candidatos y gerentes de campaña de las listas  inscritas para  la elección de Representantes a la Cámara por la Circunscripciones Especiales Transitorias de paz por parte de  las  Organizaciones de  Víctimas, Organizaciones Campesinas, Organizaciones Sociales,  Organizaciones de  Mujeres,  Grupos   Significativos  de  Ciudadanos,  Consejos  Comunitarios,  Resguardos  y  Autoridades Indígenas y las Kumpañy, deberán registrar por separado, un libro destinado a asentar los ingresos y gastos que  se realicen durante la campaña.

ARTÍCULO SEGUNDO.  REGISTRO. Los libros  destinados a los  ingresos y gastos de  la campaña deberán registrarse el mismo día de la inscripción de la candidatura ante la misma autoridad electoral encargada de la inscripción de la lista. También  podrán registrarse libros conformados por hojas  continuas.
El libro de ingresos y gastos soportará el informe público  de ingresos y gastos a que se refieren el literal c)
del artículo 18 de la Ley 130 de 1994 y el artículo 25 de la Ley 1475 de 2011.
Para  ser  utilizados  como prueba,  los  libros  de  ingresos y gastos de  las  campañas deben registrarse previamente a su  diligenciamiento ante la autoridad electoral, en  el lugar y oportunidad, señaladas en  el presente acto  administrativo.
(…)
ARTÍCULO CUARTO. DILIGENCIAMIENTO DEL LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS. El diligenciamiento del libro de ingresos y gastos debe efectuarse en forma  adecuada y oportuna, de tal manera que revele  los hechos económicos debidamente documentados mediante soportes contables,  de  origen  interno  o externo,  de conformidad con  las disposiciones que  sobre la materia contengan las normas contables y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. En todo caso  los asientos contables se realizarán a más  tardar durante la semana siguiente al día en el cual se hubieren efectuado los hechos económicos. Además de las categorías establecidas en los literales de los artículos 20 y 21 de la Ley 130 de 1994 que  le sean aplicables a estas campañas, el procedimiento a cumplir  para  el diligenciamiento  del  libro será  el siguiente:

1.  A  cada   uno  de  las  diversas categorías  de  ingresos y clases de  gastos que  contiene el  formulario correspondiente, deben destinarse los  folios  que  se  consideren necesarios, con  el  objeto  de  informar separadamente la contabilización de cada  uno de los códigos  que  aparecen en el formulario.
2. Registrar  cronológicamente las  operaciones realizadas en  relación   con  cada   uno  de  los  conceptos, indicando la fecha, los intervinientes, el detalle y el valor.
3. Cada  concepto debe ser  totalizado, determinando su  saldo. Su valor debe ser  anotado en  el renglón asignado para el efecto en el respectivo formulario. Todos estos valores  deben coincidir con el mencionado formulario.
4. En el diligenciamiento de los libros de contabilidad, no se podrá  incurrir en las siguientes irregularidades:
– Alterar en los asientos el orden o la fecha  de las operaciones.
– Dejar espacios que  faciliten  intercalaciones o adiciones.
– Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos contables.
– Borrar o tachar en todo o en parte los asientos contables.
– Arrancar  hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

ARTÍCULO  QUINTO.  REGISTRO  DE INGRESOS  Y   GASTOS.  Los  registros  de  ingresos  y  gastos deberán consignarse en los formatos diseñados por el Consejo  Nacional  Electoral, los cuales estarán a disposición  en   software  aplicativo    “CUENTAS CLARAS”,   en   la   página    web    del   Consejo    Nacional    Electoral (https://www.cne.gov.co/fondo-nacional-de-financiacion-politica    –  Formularios) y/o en  los  Tribunales Electorales Transitorios de Paz dispuestos para  cada  circunscripción.

PARÁGRAFO. El Fondo  Nacional  de Financiación de Partidos y Campañas Electorales, habilitará el módulo de ingresos y gastos de campaña para las Circunscripciones Especiales Transitorias de Paz, y por conducto del Administrador del Software Aplicativo “Cuentas Claras”, remitirá  a los correos electrónicos registrados en el formulario E-6 de inscripción de  las Organizaciones Promotoras de la lista, el usuario  y contraseña para  el registro  de la información.
El uso del software aplicativo  “Cuentas Claras” para  el registro  de la información será  opcional.

ARTÍCULO  SEXTO.  TÉRMINO DE CONSERVACIÓN.  Los  libros, facturas, comprobantes  de  contabilidad y demás documentos que  soporten la información financiera y contable de las campañas electorales a las Circunscripciones Transitorias Especiales de Paz, deberán conservarse físicamente en  poder de  la Organización  Promotora de  la  Lista, por  un  término mínimo de  cinco  (5) años,  para  los  efectos de  la realización de  las  auditorías externas señaladas en  el artículo 49  de  la Ley 130 de  1994 o de  cualquier requerimiento administrativo o judicial a que  hubiere lugar. Con  posterioridad a dicho término deberán conservarse en  cualquier medio  técnico, magnético o electrónico que  garantice su  reproducción exacta, por un término no inferior a diez (10) años.  En todo caso  deberán cumplirse las normas de conservación de libros y soportes tanto para  efectos contables como fiscales.”

Así mismo, el artículo 49 de  la Ley 130 de  1994, citado, establece:

“ARTICULO 49 — Auditoría interna y externa. Los partidos, movimientos o candidatos, que  reciban aportes del  Estado para  financiar  su  sostenimiento o  sus  campañas electorales, deberán crear   y acreditar la existencia de  un  sistema de  auditoría interna, a su  cargo. Sin perjuicio  de  las  sanciones establecidas en otras  disposiciones legales,   el  auditor  interno  será   solidariamente  responsable  del   manejo  ilegal  o fraudulento que  se  haga  de  dichos  recursos, cuando no informe al Consejo  Nacional  Electoral sobre las irregularidades cometidas.

La Registraduría Nacional  del Estado Civil contratará, de acuerdo con  las normas vigentes,  un sistema de auditoría externa que vigile el uso dado por los partidos, movimientos o candidatos a los recursos aportados por  el  Estado para  financiar  sus  gastos de  sostenimiento y sus  campañas electorales. El costo de  tal auditoría será   sufragado por  los  beneficiarios de  los  aportes estatales en  proporción al  monto de  lo recibido.”

De igual  forma, el  artículo 25  de  la Ley 1475 de  2011, Por  la cual  se adoptan reglas de  organización  y funcionamiento de  los  partidos y movimientos políticos, de  los  procesos electorales y se dictan otras disposiciones, establece:

“Artículo 25. Administración de  los  recursos y presentación de  informes. Los recursos de  las  campañas electorales  cuyo  monto máximo   de  gastos sea   superior  a  doscientos  (200)  salarios  mínimos legales mensuales originados  en fuentes de financiación privada serán administrados por los gerentes de campaña designados por los candidatos a los cargos  uninominales y a las corporaciones públicas cuando se  trate de listas  con voto preferente. En los casos de listas  cerradas el gerente será  designado de común acuerdo por los candidatos o, en su defecto, por el partido, movimiento o comité promotor del grupo  significativo de ciudadanos.
Los recursos en dinero se recibirán  y administrarán a través de una cuenta única que el gerente de campaña abrirá  en  una  entidad financiera legalmente autorizada, quien  podrá  igualmente, bajo su  responsabilidad, abrir  las  subcuentas que  considere necesarias para  la  descentralización de  la campaña. Estas cuentas estarán exentas del  impuesto a las  transacciones bancarias. La Superintendencia  Financiera establecerá un régimen especial de control y vigilancia que  garantice la transparencia en el manejo de dichas cuentas.

El partido o movimiento político con personería jurídica podrá  adoptar reglas especiales para la financiación y administración de  las  campañas, la designación de  los  gerentes de  campaña, y demás aspectos que consideren necesarios para  garantizar la transparencia, la moralidad y la igualdad. Dicha reglamentación deberá ser  registrada ante el  Consejo  Nacional  Electoral para  efectos de  la vigilancia y control que  le corresponde.

El Consejo  Nacional Electoral reglamentará el procedimiento para  la presentación de informes de ingresos y gastos de las campañas, en el que  establecerá las obligaciones y responsabilidades individuales  de los partidos, movimientos, candidatos o gerentes, el cual  permitirá reconocer la financiación estatal  total  o parcialmente de  acuerdo con  los  informes presentados.  El procedimiento establecido deberá permitir determinar la responsabilidad que  corresponde a cada  uno  de los obligados a presentar los informes, en caso  de incumplimiento de sus  obligaciones individuales.

Los  partidos, movimientos políticos  y grupos  significativos de  ciudadanos presentarán ante el  Consejo Nacional Electoral los informes consolidados de ingresos y gastos de las campañas electorales en las que hubiere participado dentro de los dos meses siguientes a la fecha  de la votación. Los gerentes de campaña y candidatos deberán presentar ante el respectivo partido, movimiento político  o grupo  significativo de ciudadanos los informes individuales  de ingresos y gastos de sus  campañas dentro del mes siguiente a la fecha  de la votación.

Parágrafo 1°.  Los  informes que  corresponde presentar a  los  partidos y movimientos políticos   ante el Consejo Nacional Electoral se elaborarán con base en los informes parciales que les presenten los gerentes y/o candidatos, de conformidad con la reglamentación a que se refiere el artículo anterior. Dichos informes incluirán  el manejo dado  a los anticipos y los demás gastos realizados con cargo a los recursos propios.

Parágrafo 2°. Los  partidos políticos,  movimientos o  grupos  significativos de  ciudadanos, designarán un grupo  de  auditores, garantizando el cubrimiento de  las  diferentes  jurisdicciones, que  se  encargarán de certificar, durante la campaña, que  las normas dispuestas en el presente artículo se cumplan.”

El Consejo Nacional Electoral, en  el enlace https://www.cne.gov.co/informes-de-ingresos-y-gastos-de- campana establece los requisitos para el  proceso de  pagos a  organizaciones políticas y define las categorías manejadas por  las  campañas electorales en  cuanto a ingresos y egresos:

“Clases de ingresos Código 100 Registrará  el total de los ingresos recibidos por el comité promotor.

Código  101  En  este código  se  registrarán las  contribuciones y donaciones en  dinero  que  realicen los familiares de  los  representantes del  comité promotor, información que  automáticamente es  llevada  al anexo.

Código  102  En  este código  se  registrarán las  contribuciones y donaciones en  dinero  que  realicen los particulares, información que  automáticamente es llevada  al anexo.

Código  103  Rendimiento de  inversiones. Registra  el  valor  de  los  ingresos obtenidos por  el  comité por concepto de rendimientos de capital

Código  104  Registrará   los  ingresos provenientes  de  actos públicos,   publicaciones  y/o  cualquier  otra actividad  lucrativa  del comité.

Código 105 Anotará los créditos obtenidos por los comités de campaña en entidades financieras. Código 106 En este código se registrarán los créditos en dinero  que  realicen con los particulares.

Código 107  En este código  se  registrarán las  ayudas en  especie que  realicen los  particulares  a su  valor comercial.

Código  108  Anotará los  ingresos por  concepto de  recursos propios de  origen  privado  que  los  comités destinen para  el financiamiento del proceso de recolección de firmas.

Clases  de gastos

Código 201 Gastos de administración

Código 202 Gastos de oficina y adquisiciones Código 203 Inversión en materiales y publicaciones Código 204 Actos públicos
Código 205 Servicio de transporte y correo

Código 206 Gastos de capacitación e investigación política Código 207 Gastos judiciales  y de rendición de cuentas Código 208 Gastos propaganda electoral
Código 209 Costos financieros

Código 210 Gastos que  sobrepasen la suma fijada por el CNE Código 211 Otros gastos”

De acuerdo a los hechos detallados dentro de la consulta, la información reportada al Consejo Nacional Electoral, debe  reflejar la  realidad de   las   transacciones desarrolladas  por   parte de   las   campañas  políticas, en  cuanto a  los  ingresos recibidos por  los  diferentes conceptos y los  egresos-inversiones, costos y gastos- en  los  cuales se utilizaron dichas cuantías.  Los informes  de  ingresos y gastos, deben estar acordes con  lo señalado en  el  artículo  25 de  la Ley 1475  de  2011  y registrados en  las  categorías antes citadas. Como se define normativamente, deben existir los  libros  para el registro de  los ingresos, de   los  gastos, costos  e  inversiones,  identificados  en   forma  específica  con   los  códigos numéricos publicados en la página del Consejo Nacional Electoral, única autoridad normativa que ha reglamentado lo relacionado con  el manejo contable concordante con  la Ley 1475 de  2011 y conforme a los  códigos indicados en  la  página web bajo  los  cuales donde deben anotarse en  forma cronológica la  razón  y cuantía de  los  mismos.

Como se desprende de  la normativa  antes indicada y la técnica contable los  ingresos se manejarán a través de una  cuenta bancaria única,  la cual  se afectará con  los desembolsos para el pago  de los gastos, costos e inversiones necesarios, los  cuales se registrarán en  los  libros  respectivos, teniendo en  cuenta para ello  lo establecido en  el artículo 4º de  la Resolución 5881 de  2021 y que únicamente en  relación a los  soportes que respaldan los  asientos, como lo entiende el CTCP, remite de  contera al Decreto 2270 de  2019 compilado en  el anexo 6º del  DUR 2420  de  2015  cuyos movimientos deben técnicamente ser conciliados con  los extractos bancarios de la respectiva cuenta, para determinar si existieren diferencias entre los registros contables y los bancarios mostrados en los respectivos extractos que permitan hacer los  ajustes a que haya  lugar,  si fueren necesarios.

De lo reglado por  el Consejo Nacional Electoral, como se indicó  y conforme a la consulta, entiende este Consejo Técnico que  los  ingresos según su origen,  deben registrase bajo  los  códigos 101 o  102 y su utilización clasificarse como gastos o costos, en los códigos determinados por la autoridad electoral del
201 al 211 según su aplicabilidad.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que,  para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por  el consultante y los efectos de  este concepto son  los  previstos por  el artículo 28 de  la Ley 1437 de  2011, modificado por  el artículo 1 de  la Ley 1755 de  2015.

 

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