Registro de robos en Propiedad Horizontal NIIF. Concepto 1130 de 2019

Resumen: Cuando el fraude, pérdida o robo es descubierto deberá analizarse si se trata de una transacción relacionada con periodos anteriores, la cual podría constituir un error contable, en caso contrario se deberá reconocer un gasto. El hecho que el fraude o robo se pueda recuperar a través del recobro a un tercero, constituye una transacción separada del fraude y debe reconocerse en muchos casos en momentos diferentes al de ocurrencia o descubrimiento del fraude.

 

CONSULTA (TEXTUAL)

ASUNTO: Consulta reconocimiento por hurto de efectivo en una P.H. En un conjunto residencial la administradora hurta 106 millones de pesos, mediante la modalidad de desviar las transferencias que debían ser para proveedores, a su cuenta
personal, realiza consignaciones a la cuenta del conjunto “devolviendo 69 millones de pesos de lo inicialmente hurtado. Así el valor neto del hurto fue de 37 millones de pesos, esto sucede en el mes de noviembre de 2018.

La presentación de los hechos en el Estado de situación Financiera del 31 de Dic 2018 fue la siguiente:

 En el Activo:
o Cuenta x cobrar – a la Cía. de Seguros por reclamación del siniestro. $106.000.000 (la reclamación se realiza en Febrero de 2019?)
o Deterioro de cartera. $ 37.000.000 el vr. Real del hurto.

 En el pasivo:
o Depósitos Recibidos: consignaciones por identificar: $69.000.000 consignaciones que la Administradora Realiza. La Revisora Fiscal dice que el consejo de administración, autorizó esta manera de reconocimiento del hurto presentado.

Por favor me pueden aclarar si el reconocimiento y presentación en el E (sic). situación financiera fue el más correcto.

El Presidente del Consejo o miembros del consejo de administración (así sean contadores Públicos.) ¿Pueden imponer sus criterios contables al Contador y revisor Fiscal que trabajan en el conjunto?

¿Cuál es la forma de reconocer contablemente el robo del efectivo de una copropiedad?, qué es lo que más se está presentando.

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular. Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información.

El Presidente del Consejo o miembros del consejo de administración (así sean contadores Públicos.) ¿Pueden imponer sus criterios contables al Contador y revisor Fiscal que trabajan en el conjunto?

Los registros contables y la presentación de la información financiera, deberá realizarse de
conformidad con el marco de información financiera aplicable por la entidad, no obstante se
pueden escuchar sugerencias al respecto, sin embargo debe primar el juicio profesional
realizado por el profesional de la contaduría pública.

Las normas éticas que rigen la profesión (Ley 43 de 1990 artículos 35 al 40, y el anexo 4° del Decreto 2420 de 2015 y sus posteriores modificaciones1) expresan lo siguiente:

 La profesión contable se caracteriza por asumir la responsabilidad de actuar en interés público. En consecuencia, la responsabilidad de un profesional de la contabilidad no consiste exclusivamente en satisfacer las necesidades de un determinado cliente o de la entidad para la que trabaja2.
 El profesional de la contabilidad cumplirá los principios fundamentales de integridad, objetividad, competencia y diligencia profesional, confidencialidad, y comportamiento profesional3.
 La objetividad representa imparcialidad y actuación sin perjuicios en todos los asuntos que corresponden al campo de acción del contador público (incluye la certificación de estados financieros4);
 Cuando se realice cualquier servicio profesional (incluida la elaboración y certificación de información financiera) el contador público deberá identificar si existen amenazas en relación con la objetividad (por tener intereses o relaciones con la entidad o sus administradores5).

¿Cuál es la forma de reconocer contablemente el robo del efectivo de una copropiedad?, qué es lo que más se está presentando.

Cuando en una entidad ocurre un fraude ocasionado por un funcionario de la administración

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1 Se denomina Código de Ética para profesionales de la contabilidad, en especial la parte C trata el tema de profesionales de contabilidad en la empresa.
2 Párrafo 100.1 del Código de Ética para profesionales de la contabilidad incorporado en el anexo 4° del Decreto 2420 de 2015 y sus posteriores modificaciones.
3 Párrafo 100.5 del Código de Ética para profesionales de la contabilidad.
4 Artículo 37.2 de la Ley 43 de 1990, Objetividad.
5 Párrafo 280.1 del Código de Ética para profesionales de la contabilidad.

o un tercero, que involucra un delito de sustracción de dinero o de robo de elementos de activos, el registro contable sugerido, deberá analizarse teniendo en cuenta las diferentes situaciones particulares que podrían ocurrir en la entidad.

Por lo anterior, se deberá analizar las diferentes secciones de la NIIF para las PYMES (anexo 2° del DUR 2420 de 2015) y en especial la sección 10 Políticas, estimaciones y errores contables, sección 21 Provisiones y contingencias, Sección 27 Deterioro del valor de los activos, y la sección 32 Hechos ocurridos con posterioridad al periodo sobre el que se informa.

Cuando el fraude, pérdida o robo es descubierto deberá analizarse si se trata de una transacción relacionada con periodos anteriores, la cual podría constituir un error contable (siempre que el fraude corresponda a periodos anteriores), en ese caso se requerirá realizar reexpresión de estados financieros, en caso contrario se deberá reconocer un gasto por deterioro de valor del activo, o por la baja en cuentas del mismo.

El hecho que el fraude o robo se pueda recuperar a través del recobro a un tercero (a la persona que lo realizó o un garante, o a una compañía aseguradora), constituye una transacción separada del fraude y debe reconocerse en muchos casos en momentos diferentes al de ocurrencia o descubrimiento del fraude.

La razón de separar ambas transacciones se sustenta aplicando criterios similares a los expuestos en el párrafo 21.9 de la NIIF para las PYMES (anexo 2° del DUR 2420 de 2015):

“Cuando una parte o la totalidad del importe requerido para cancelar una provisión pueda ser reembolsado por un tercero (por ejemplo, a través de una reclamación a un seguro), la entidad reconocerá el reembolso como un activo separado solo cuando sea prácticamente seguro que la entidad recibirá dicho reembolso al cancelar la obligación. El importe reconocido para el activo no debe exceder al importe de la provisión. El reembolso por cobrar se presentará en el estado de situación financiera como un activo y no se compensará con la provisión. En el estado del resultado integral, la entidad puede compensar cualquier reembolso de terceros contra el gasto relacionado con la provisión” (la negrilla es nuestra)

Aunque el tema tratado en el párrafo anterior es relacionado con una demanda, puede asimilarse al del descubrimiento del fraude, según el cual se presenta en dos operaciones separadas, las cuales no deben compensarse en el estado de situación financiera, pero si podrán compensarse tratándose del estado de resultados.

En el siguiente ejemplo ilustraremos la situación anterior (aclarando que pueden existir muchas variantes del mismo):

En una copropiedad constituida como propiedad horizontal se ha descubierto un fraude en noviembre del año 20×9, el fraude corresponde a un presunto hurto de dinero cometido por parte de un funcionario de la administración el cual consta de un valor de $106.000 (considerado material) que venía ocurriendo de forma sistemática en los últimos tres años, a través de cheques girados que se encontraban como partidas conciliatorias y que se presumen corresponden al fraude detectado en una auditoría posterior.

Del valor de $106.000 producto del presunto fraude, por el año 20×9 corresponden a $20.000, por el año 20×8 a $70.000, por el año 20×7 a $16.000 que fueron los cheques girados en esos periodos y que se mantenían como partidas conciliatorias en las conciliaciones bancarias correspondientes.

El registro contable del fraude encontrado en el 20×9 que corresponde a varios periodos (error contable) es el siguiente6:

Detalle Débito Crédito
Gasto – pérdidas por fraudes20.000
Resultados acumulados – errores contables86.000
Efectivo – saldo en entidades financieras106.000

 

El registro contable anterior, sugiere que los estados financieros a diciembre 31 de 20×9 se presente con la información comparativa del 20×8 reexpresada.

Si existe la posibilidad de recuperar una parte o la totalidad del fraude, sea a través del cobro con un acuerdo con las personas involucradas, a través de una demanda ante las autoridades judiciales, o por medio de un reclamo ante la entidad aseguradora, el registro contable es una transacción separada de la existencia del fraude y se reconocerá teniendo en cuenta los criterios establecidos para el reconocimiento de un activo contingente, es decir “cuando el flujo de beneficios económicos futuros sea prácticamente cierto7”

En el ejemplo, supondremos que existe la probabilidad de obtener una recuperación de una parte del fraude mediante la reclamación ante la compañía de seguros por un valor de $30.000 (después de descontar el deducible del seguro) y mediante un acuerdo con la persona

 

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6 Párrafo 10.20 de la NIIF para las PYMES (anexo 2° DUR 22420 de 2015) “Dentro de estos errores se incluyen los efectos de errores aritméticos, errores en la aplicación de políticas contables, la inadvertencia o mala interpretación de hechos, así como los fraudes”.
7 Párrafo 21.13 de la NIIF para las PYMES (anexo 2° DUR 22420 de 2015) “Una entidad no reconocerá un activo contingente como un activo. El párrafo 21.16 requiere que se revele información sobre un activo contingente, cuando sea probable la entrada de beneficios económicos a la entidad. Sin embargo, cuando el flujo de beneficios económicos futuros sea prácticamente cierto, el activo correspondiente no es un activo contingente y, por tanto, es apropiado proceder a reconocerlo”.

 

involucrada en el fraude por $69.000, en estos casos, únicamente se reconocerá el activo, cuando sea prácticamente cierto que la entidad recibirá el reembolso, que podría ser la fecha en la cual la compañía de seguros acepta el importe reclamado por la entidad, o cuando la persona involucrada en el fraude realice la consignación de lo acordado.

Si lo anterior ocurre en el 20×9, el reconocimiento sugerido es el siguiente:

Detalle DébitoCrédito
Ingreso – reembolso de compañía de seguros30.000
Ingreso- recuperaciones por reintegros (o menor valor del gasto de pérdida por fraudes)69.000
Efectivo- saldo en entidades financieras69.000
Cuenta por cobrar por reembolsos30.000

Al momento de obtener el reembolso por parte de la compañía de seguros, el registro contable sugerido sería el siguiente:

DetalleDébito Crédito
Efectivo- saldo en entidades financieras30.000
Cuenta por cobrar por reembolsos30.000

 

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

 

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