Registro de libros PH Y ESAL. Concepto 1074 CTCP de 2019

Resumen: El numeral cinco del artículo 51 de la Ley 675 de 2001, manifiesta que es función del administrador “Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto”, por lo que se concluye que las entidades originadas por el régimen de propiedad horizontal, se encuentran obligadas a llevar contabilidad, obligación que como se mencionó anteriormente corresponde al administrador de la misma.

CONSULTA (TEXTUAL)
Asunto: OBLIGACION DE REGISTAR LIBROS DE CONTABILIDAD DE UNA COPROPIEDAD Y DE UNA ESAL
Solicito su colaboración, para que me aclaren lo siguiente: Los libros de contabilidad de una propiedad horizontal es obligatorio registrarlos y si es así ante quien se debe hacer dicho registro, lo mismo para las empresas sin ánimo de lucro.

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular. Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información.

La respuesta a su consulta se resolvió mediante concepto 2019-0812, en el cual se manifestó lo siguiente:

“Obligatoriedad de llevar libros de contabilidad por parte de una propiedad horizontal

El numeral cinco del artículo 51 de la Ley 675 de 2001, manifiesta que es función del administrador “Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto”, por lo que se concluye que las entidades originadas por el régimen de propiedad horizontal, se encuentran obligadas a llevar contabilidad, obligación que como se mencionó anteriormente corresponde al administrador de la misma (lo anterior también había sido ratificado por parte del CTCP en el concepto 2013-001).

También el artículo 45 de la Ley 190 de 1995 1 , obliga a llevar contabilidad a todas las “personas jurídicas y las personas naturales que cumplan los requisitos señalados en el reglamento”

 

1 A. CONTROL SOBRE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO
ARTÍCULO 45. De conformidad con la reglamentación que al efecto expida el Gobierno Nacional, todas las personas jurídicas y las personas naturales que cumplan los requisitos señalados en el reglamento, deberán llevar contabilidad, de acuerdo con los principios generalmente aceptados. Habrá obligación de consolidar los estados financieros por parte de los entes bajo control.

Cuando se cumplan los requisitos, los estados financieros básicos y los estados financieros consolidados deberán ser sometidos a una auditoría financiera (…)

Registro de libros de contabilidad
El artículo 2° del Decreto 2500 de 1986 2 obliga a registrar los libros de contabilidad en las oficinas de la Dirección de Impuestos Nacionales que corresponda a su domicilio, de acuerdo con lo siguiente:

“Artículo 2ºA partir del 1º de enero de 1987, las entidades sin ánimo de lucro, con excepción de las entidades de Derecho Público, juntas de acción comunal, juntas de defensa civil, y las entidades previstas en el artículo 5º del presente Decreto, deberán llevar libros de contabilidad y registrarlos en las oficinas de la Administración de Impuestos Nacionales que corresponda a su domicilio.

La contabilidad deberá sujetarse, incluido el régimen sancionatorio, a lo dispuesto en el Título IV del Código de Comercio y el Capítulo V del Decreto 2821 de 1974. Tendrán el carácter de obligatorios los libros Mayor y Balances y Diario, o, en defecto de estos dos, el libro de Cuentas y Razón”.

Aunque posteriormente el artículo 175 del Decreto 019 de 2012 modificó el numeral séptimo del artículo 28 del Código de Comercio, en el sentido de indicar la no obligatoriedad de inscribir los libros de contabilidad en el registro mercantil, dicha modificación aplica únicamente para entidades consideradas como comerciantes y no para otro tipo de entidades, por ejemplo las de propiedad horizontal.

Registro del libro de actas
Mediante Decreto 1625 de 2016 y sus modificatorios, y en especial del artículo 1.2.1.5.4.5. Libro de actas, menciona lo siguiente:

“El libro de actas de la asamblea general o máximo órgano directivo que haga sus veces de los contribuyentes de que tratan los artículos 1.2.1.5.1.2, 1.2.1.5.2.1 y 1.2.1.5.3.1 de este decreto constituye prueba idónea de las decisiones adoptadas por la misma”.

Este libro deberá registrarse, conforme con las normas vigentes sobre la materia, para que adquiera pleno valor probatorio. Las entidades no obligadas a registrar este libro en la Cámara de Comercio, efectuará el registro ante la Unidad Administrativa Especial

2 Puede consultarse en http://www.suin-juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=1457038, consultado en septiembre 19 de 2019.

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)”.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

 

 

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