Registro de incapacidades laborales como menor valor del gasto o menor valor de la cuenta por cobrar. Concepto 776 CTCP de 2019

Resumen: El reintegro a la entidad del auxilio por incapacidad por parte de la EPS deberá reconocerse como un menor valor del gasto (si el pago por parte de la entidad al trabajador se reconoció
en la contabilidad como un gasto), o como un menor valor de la cuenta por cobrar (si esta se reconoció como una cuenta por cobrar al momento de realizar el pago al trabajador), y no como un ingreso de la entidad.

 

CONSULTA (TEXTUAL)
Mediante la presente solicitamos su análisis resolviendo las siguientes inquietudes respecto al reconocimiento contable del ciclo de incapacidades y licencias de maternidad de empleados
de acuerdo con los siguientes preceptos:

 

1. Que para incapacidades de origen común de las cuales los 2 primeros días están a cargo del empleador, que a partir del día 3 hasta el 180 se encuentran a cargo de la EPS, una vez surtidos los tramites de transcripción y aceptación por parte de la EPS, que a partir del día 181 hasta el 540 se encuentran a cargo de la AFP, una vez surtidos los tramites de calificación de invalidez, y que a partir del día 541 en adelante se encuentran a cargo de la EPS hasta su finalización, una vez surtidos los tramites de calificación y seguimiento a la enfermedad. ¿Cómo se debe realizar el reconocimiento contable de esta prestación económica por parte del empleador que es quien tiene la obligación de pago directo al empleado en situación de incapacidad?

 

2. Que para licencias de maternidad o paternidad está a cargo de la EPS a partir del primer día hasta su finalización, según orden médica y una vez surtido el trámite de transcripción y aceptación por parte de la EPS. ¿Cómo se debe realizar el reconocimiento contable de esta prestación económica por parte del empleador que es quien tiene la obligación de pago directo al empleado en situación de licencia de maternidad o paternidad?

 

3. Que para incapacidades de origen profesional de las cuales el primer día está a cargo del empleador, que a partir del día siguiente a la incapacidad y hasta su finalización o invalidez está a cargo de la ARL, una vez surtidos los tramites de reporte, transcripción y calificación de invalidez. ¿Cómo se debe realizar el reconocimiento contable de esta prestación económica por parte del empleador que es quien tiene la obligación de pago directo al empleado en situación de incapacidad?

 

4. Que el empleador tiene la facultad de otorgar auxilios o pagar cuantías superiores a la exigida por la ley por concepto de incapacidades o licencias de maternidad, ya sea a las 2/3 partes por incapacidades de origen común o el 100% por incapacidades de origen profesional o licencias de maternidad, ¿Cómo se debe realizar el reconocimiento contable de estos auxilios o cuantías adicionales pagadas al empleado?

 

5. Que el empleador tiene la facultad de repetir ya sea ante la administradora EPS, AFP o ARL según corresponda, los giros directos realizados al empleado en situación de incapacidad o licencia de maternidad o paternidad para recuperar, reintegrar, recaudar o compensar estos pagos ya efectuados y que se encuentran a cargo de la administradora. Que la administradora tiene la facultad de determinar si procede o no el reconocimiento de la incapacidad o licencia de maternidad o paternidad según sus políticas, las cuales deben estar ceñidas a la ley. Que una vez aceptado el reconocimiento de la incapacidad o licencia de maternidad o paternidad la administradora realizará el giro de los recursos al empleador y que en el caso de la AFP media autorización del empleado para el giro de los recursos al empleador. ¿Cómo se debe realizar el reconocimiento contable de esta recuperación, reintegro, recaudo o compensación que la administradora realiza al empleador?

 

6. Dentro del contexto del punto anterior, La administradora tiene la facultad de rechazar el reconocimiento de la incapacidad o licencia de maternidad o paternidad de acuerdo a su criterio, el cual debe estar ceñido a la ley, y a su vez el empleador podrá interponer los recursos legales necesarios y llegado el caso presentar demanda contra la resolución o acto administrativo que rechaza el reconocimiento para controvertir y corregir la decisión tomada por la administradora, Siendo la resolución de este proceso positivo o negativo para el empleador ¿Cómo se debe realizar el reconocimiento de la incapacidad o licencia de maternidad o paternidad durante el tiempo del proceso y una vez se conoce la resolución de este?

 

7. Que el cierre del ciclo en mención desde el ausentismo del empleado por causa de incapacidad o licencia de maternidad o paternidad, pasando por las etapas de cobro a la administradora, de proceso frente a casos de rechazo y de giro por parte de la administradora al empleador, se puede realizar dentro del mismo periodo contable o puede abarcar varios periodos. ¿Cómo se debe realizar el reconocimiento contable en cada periodo contable dependiendo del trámite que se surta ya sea el reconocimiento o rechazo por parte de la administradora, el proceso administrativo en rechazos con resolución positiva o negativa o el giro al empleador?

 

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular. Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información.

 

Respuesta al consultante
El reintegro a la entidad del auxilio por incapacidad por parte de la EPS deberá reconocerse como un menor valor del gasto (si el pago por parte de la entidad al trabajador se reconoció en la contabilidad como un gasto), o como un menor valor de la cuenta por cobrar (si esta se reconoció como una cuenta por cobrar al momento de realizar el pago al trabajador), y no como un ingreso de la entidad.

 

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

 

 

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