Quién debe certificar los estados financieros. Concepto 1065 CTCP de 2019

Resumen: Si los estados financieros no fueron elaborados por la administración de la entidad, el revisor fiscal saliente no tiene responsabilidad sobre ellos, y su no preparación y presentación impediría que se emitiera el dictamen correspondiente, por cuanto según el Art. 38 de la Ley 222 de 1995, los estados financieros dictaminados, son aquellos previamente certificados por la administración, que se acompañan de la opinión profesional del revisor fiscal o auditor externo. Por ello la responsabilidad por la no presentación de los estados financieros a la autoridad
de supervisión es de la administración de la entidad y para subsanar esta situación se podrían contratar los servicios profesionales de un contador público, y en caso de hacerlo este debe ser distinto del revisor fiscal, quien deberá desarrollar las tareas para las cuales ha sido contratado, y que bien podrían incluir la de preparar y presentar los estados financieros de períodos anteriores, que no fueron presentados a la autoridad de supervisión. El contador que preste estos servicios, tiene la responsabilidad de indicar a la administración cuáles serán sus responsabilidades, que bien podría ser un servicio de compilación y certificación, también al desarrollar su trabajo deberá cumplir los requerimientos de la Ley 43 de 1990 y otras normas profesionales, legales y reglamentarias, como las de servicios relacionados y control de calidad incorporadas en el DUR 2420 de 2015, si ello fuera aplicable.

CONSULTA (TEXTUAL)

“En la compañía laboraba un contador que fungía como revisor fiscal, dentro de sus funciones estaba la de realizar los estados financieros, los cual hizo pero no los declaró ante la Superintendencia de Sociedades, por razones que por ahora son desconocidas. (Subrayado nuestro)

El citado contador, dejó de laborar para la compañía, y hoy la Súper nos requiere para declarar los estados financieros, al presentarlos al nuevo contador, este se niega a firmarlos toda vez que no los realizó, manifestando que es el deber del antiguo contador firmarlos y presentarlos, porque fue la tarea asignada y por ella pagada. Para que el nuevo contador firme los estados financieros y los declare a la súper, deberá realizar nuevamente los estados financieros, lo que implicaría realizar un nuevo pago por la función que ya se había pagado al antiguo contador, pero este se niega insistentemente a firma porque ya no labora en la compañía, pero cuando omitió presentarlos si estaba laborando.

La solicitud va encaminada a saber si está obligado a firmar los estados financieros y declararlos a la superintendencia por la omisión de hacerlo cuando laboraba en la compañía.”

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular. Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información.

En primer lugar debemos indicar que según las normas profesionales y las disposiciones legales y reglamentarias el revisor fiscal no debe asumir funciones que corresponden a la administración de una entidad, puesto que al hacerlo se generaría el incumplimiento de las normas de independencia, y la imposibilidad de emitir un dictamen sobre los estados financieros. La responsabilidad por la elaboración de los estados financieros es de la administración de la entidad, lo cual incluye al representante legal y al contador de la empresa, al asignar la función de preparación y presentación de los estados financieros al revisor fiscal se configura un incumplimiento de las los requerimientos de la Ley 43 de 1990 y otras normas profesionales.

De la administración de una entidad forman parte el representante legal y el contador de la empresa que participa en la preparación y presentación de los estados financieros, el cual debe ser distinto del revisor fiscal, lo mismo que los Consejos o Juntas Directivas. La administración es responsable de la preparación y presentación de estados financieros, los cuales debe certificar según lo establecido en el Art. 37 de la Ley 222 de 1995, del control interno, del cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias y de emitir un informe de gestión, que se incorpora en los estados financieros. El Revisor Fiscal, a partir de la información que ha sido previamente certificada por el representante legal y el Contador, emiten un dictamen u opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros, e informa a la Asamblea o Junta de Socios, sobre lo adecuado del control interno, el cumplimiento de disposiciones legales y la gestión de los administradores. Por ello, aun cuando el Revisor Fiscal debe cumplir una serie de responsabilidades que han sido establecidas en la Ley, este no es responsable de la preparación y presentación de los estados financieros.

Así las cosas, el responsable de los estados financieros es la administración de la entidad, quien al certificarlos (en los términos del artículo 37 de la Ley 222 de 1995), efectúa una declaración de que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que ellas se han tomado fielmente de los libros. Para la preparación y presentación de los estados financieros, ya sea por decisión voluntaria o por requerimiento legal, la administración puede apoyarse en el trabajo de un contador público, en caso de hacerlo este debe ser distinto del que ejerce como revisor fiscal, el cual en este caso aplicaría normas profesionales distintas de las de aseguramiento, por ejemplo las de la Ley 43 de 1990 y las de servicios relacionados incorporadas en el anexo 4 del DUR 2420 de 2015 y sus modificatorios. Este contador, al aceptar el encargo como contador de la empresa, ya sea mediante un contrato laboral o de prestación de servicios, también debe dejar en claro cuáles son sus responsabilidades y las de la administración, frente a los estados financieros, aun cuando se entiende que el contador público, al certificar dichos estados financieros y formar parte de la administración, también tienen responsabilidades disciplinarias, administrativas, civiles, penales y sociales. El Contador Público, distinto del revisor fiscal, al certificar tales estados, confirma la declaración que realiza la administración respecto de las afirmaciones implícitas y explicitas que se derivan de los estados financieros; a partir de ello el revisor fiscal emite una opinión en el que indica si los estados financieros reflejan razonablemente su situación financiera, incrementando al máximo el grado de confianza que los usuarios tienen en los estados financieros.

La responsabilidad de la administración incluye la aplicación por la dirección y por el contador de la empresa, de los juicios necesarios para la preparación y presentación de la información financiera, así como para la selección y aplicación de políticas contables adecuadas y, en su caso, la realización de estimaciones contables razonables. Por ello, el contador público de la empresa debe mantener una comunicación permanente con la dirección o con los responsables del gobierno de la entidad, según corresponda, oportunamente en el trascurso de su trabajo, para tratar asuntos relacionados con todas las cuestiones del encargo que, según su juicio profesional, tengan la suficiente importancia como para merecer la atención de la dirección o, en su caso, de los responsables del gobierno de la entidad.

Ahora bien, de su consulta entendemos que la entidad había vinculado laboralmente a un contador público que fungía como como revisor fiscal y dentro de sus funciones estaba incluida la de preparar y presentar los estados financieros de la entidad, función que como se indicó, no puede asignarse al revisor fiscal, dado que no podría ser juez y parte, ya que la preparación de los estados financieros es responsabilidad de la administración, y el dictamen sobre ellos se elabora a partir de las afirmaciones realizadas por la administración, conforme las normas profesionales, legales y reglamentarias.

En conclusión, si los estados financieros no fueron elaborados por la administración de la entidad, el revisor fiscal saliente no tiene responsabilidad sobre ellos, y su no preparación y presentación impediría que se emitiera el dictamen correspondiente, por cuanto según el Art. 38 de la Ley 222 de 1995, los estados financieros dictaminados, son aquellos previamente certificados por la administración, que se acompañan de la opinión profesional del revisor fiscal o auditor externo. Por ello la responsabilidad por la no presentación de los estados financieros a la autoridad de supervisión es de la administración de la entidad y para subsanar esta situación se podrían contratar los servicios profesionales de un contador público, y en caso de hacerlo este debe ser distinto del revisor fiscal, quien deberá desarrollar las tareas para las cuales ha sido contratado, y que bien podrían incluir la de preparar y presentar los estados financieros de períodos anteriores, que no fueron presentados a la autoridad de supervisión. El contador que preste estos servicios, tiene la responsabilidad de indicar a la administración cuáles serán sus responsabilidades, que bien podría ser un servicio de compilación y certificación, también al desarrollar su trabajo deberá cumplir los requerimientos de la Ley 43 de 1990 y otras normas profesionales, legales y reglamentarias, como las de servicios relacionados y control de calidad incorporadas en el DUR 2420 de 2015, si ello fuera aplicable.

Ahora bien, en caso que los estados financieros hayan sido solo firmados por el representante legal, quien legalmente debe emitir una declaración sobre ellos, y se requiera la firma de un contador, el nuevo Contador, que contrata la administración de la entidad, deberá desarrollar las tareas y funciones que hayan sido establecidas en el encargo (contrato), teniendo en cuenta que en el ejercicio de su labor debe cumplir con las disposiciones contables y legales que sean pertinentes, lo cual incluye la realización de procedimientos tales como la verificación de las cifras con los libros de contabilidad y otros procedimientos que le permitan corroborar que la información que se requiere reportar a la entidad de inspección, vigilancia y control sea integra y corresponda a las transacciones efectuadas por la Entidad, esto es el trabajo necesario para poder emitir la certificación en la que se declara que todas las afirmaciones implícitas y explicitas han sido incorporadas en los estados financieros.

Finalmente, si el nuevo contador considera que los estados financieros preparados en períodos anteriores tienen errores significativos, o si es presionado para firmar informes que no cumplen con las normas profesionales, legales y reglamentarias, este debe informar de dichas irregularidades a la administración, para que ellas sean subsanadas, y para que el contador tome las acciones y reservas que sean pertinentes.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

 

 

Chatea con nosotros