Provisión y pasivos contingentes en juntas de calificación de Invalidez. Concepto CTCP 494 de 2021

CONSULTA (TEXTUAL)
“(…) En desarrollo del Plan Nacional de Vigilancia y Control Fiscal – PVCF 2021, la Contraloría General de la República, a través de la Dirección de Vigilancia Fiscal de la Delegada para el Sector Trabajo se encuentra realizando Auditoría Financiera a la Junta Nacional de Calificación de Invalidez – JNCI – vigencia 2020, por lo cual, respetuosamente me permito solicitar la emisión de concepto Técnico, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

1. Las Juntas Regionales de Calificación de Invalidez y la Junta Nacional de Calificación de Invalidez fueron creadas por los artículos 42 y 43 de la Ley 100 de 1993, se rigen hoy por el Decreto 1072 de 2015, Decreto único Reglamentario del Sector trabajo.

2. Las Juntas Regionales y Nacional de Calificación de invalidez son organismos del Sistema de la Seguridad Social del orden nacional, de creación legal, adscritas al Ministerio de Trabajo con personería jurídica, de derecho privado, sin ánimo de lucro, de carácter interdisciplinario, sujetas a revisoría fiscal, con autonomía técnica y científica en los dictámenes periciales, cuyas decisiones son de carácter obligatorio, sin perjuicio de la segunda instancia que corresponde a la Junta Nacional de Calificación de Invalidez, respecto de las regionales y conforme a la reglamentación que determine el Ministerio del Trabajo. (Ley 100 de 1993, artículo 42, modificado por la Ley 1562 de 2012, artículo 16) (Artículo 1.2.1.5. del Decreto 1072 de 2015).

3. Los recursos que perciben y manejan las Juntas de Calificación de Invalidez son de naturaleza pública al pertenecer al Sistema de Seguridad Social

4. Las juntas regionales y la nacional de calificación de invalidez deben llevar su propia contabilidad, con sus respectivos libros que reflejen la realidad financiera de la junta, de acuerdo con las normas contables vigentes. Su manejo está sometido a control de la Contraloría General de la República toda vez que manejan recursos públicos.

En el presupuesto anual se deberán tener en cuenta las provisiones, tales como el no pago o pago parcial de honorarios, devoluciones de honorarios de conformidad con lo establecido en el presente capítulo, cambios de períodos de vigencia e integración de la junta, traslado de dictámenes a otras juntas conformadas, gastos que se originen en demandas ante la justicia ordinaria, entre otras. (…) (Decreto número 1352 de 2013, artículo 24) (Decreto 1072 de 2015 DUR Artículo 2.2.5.1.20.)

5. El director administrativo y financiero contratará los servicios de defensa judicial y asumirá como parte de los gastos de administración, aquellos que se generen como consecuencia del proceso.

Cuando hay una condena en contra de la Junta de Calificación de Invalidez, esta repetirá contra el integrante o miembro de la misma el pago de honorarios del abogado, indemnizaciones y costas derivados del proceso judicial o administrativo, siempre que la condena se haya producido como consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa de dicho miembro o integrante. (Decreto número 1352 de 2013, artículo 50) (Decreto 1072 de 2015 DUR Artículo 2.2.5.1.48.)

6. Las controversias que se susciten en relación con los dictámenes emitidos en firme por las Juntas de Calificación de Invalidez, serán dirimidas por la justicia laboral ordinaria de conformidad con lo previsto en el Código Procesal del Trabajo y de la Seguridad Social, mediante demanda promovida contra el dictamen de la Junta correspondiente. Para efectos del proceso judicial, el director administrativo y financiero representará a la Junta como entidad privada del Régimen de Seguridad Social Integral, con personería jurídica, y autonomía técnica y científica en los dictámenes.

Parágrafo. Frente al dictamen proferido por las Junta Regional o Nacional solo será procedente acudir a la justicia ordinaria cuando el mismo se encuentre en firme. (Decreto número 1352 de 2013, artículo 44) (Decreto 1072 de 2015 DUR Artículo 2.2.5.1.42.)

7. Cuando un dictamen de la junta regional o nacional de calificación de invalidez, sea demandado ante la justicia laboral ordinaria se demandará a la junta regional o nacional de calificación de invalidez como organismo del sistema de la seguridad social del orden nacional, de creación legal, con personería jurídica, de derecho privado, sin ánimo de lucro, y al correspondiente dictamen. (Decreto 1072 de 2015 DUR Parágrafo 2°. Artículo 2.2.5.1.4.)

8. Se revela en los estados financieros de la JNCI a 31 diciembre de 2020 un registro de las provisiones por costas de los procesos adelantados en su contra que afectan la contabilidad de este organismos, cifras calculadas que no guardan un lineamiento, protocolo o instructivos, así como un criterio objetivo de la Calificación del riesgo en cada uno de los procesos judiciales que se encuentran a su cargo y finalmente no se incorporar el valor de la provisión contable de los mismos, caso a caso, sino que el cálculo se determina de manera global. Por lo cual, no todos los procesos judiciales tienen el valor de la provisión contable registrada en los estados financieros.

En este sentido se consulta:
1. ¿Cuál es la metodología de valor técnico aplicable para el cálculo de la provisión contable respecto de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales que debe ser aplicada por parte de las Juntas regionales y la Junta Nacional de Calificación de Invalidez?
2. ¿Al ser particulares en ejercicio de funciones públicas, pueden llevar o aplicar normatividad contable específica del sector público?
3. Como deben ser reconocidas las operaciones contables relacionadas con las obligaciones y provisiones por costas judiciales ocasionadas por demandas en contra. Indicar claramente las cuentas contables del PUC que se aplican.
4. Indicar el procedimiento contable para el registro de los procesos judiciales, embargos sobre cuentas bancarias, y la provisión de las costas en los procesos jurídicos.”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnicocientífico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

¿Cuál es la metodología de valor técnico aplicable para el cálculo de la provisión contable respecto de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales que debe ser aplicada por parte de las Juntas regionales y la Junta Nacional de Calificación de Invalidez?

Los pasivos por provisiones de la entidad se medirán de conformidad con la NIC 37 o mediante la sección 21 de la NIIF para PYMES. Mediante el concepto 2015-07731 que emitió el CTCP, hace referencia a las provisiones y pasivos contingentes

“(…) En resumen, las provisiones en el nuevo marco técnico normativo se reconocen en el estado de situación financiera como pasivos cuando la entidad no tiene otra alternativa que pagar la obligación, y los pasivos contingentes, contrario a las provisiones, no se reconocen en el estado de situación financiera, pero es necesario revelar las circunstancias que los originan en las notas, con el fin de proporcionar información relevante a los
usuarios de la información financiera.

El siguiente cuadro tomado del material educativo de la NIIF para las PYMES puede ser de gran ayuda para el entendimiento de las diferencias entre provisiones y pasivos de carácter contingente:

Las relaciones entre provisiones y pasivos de carácter contingente se resumen de la siguiente manera: En el caso de que, como consecuencia de sucesos pasados, pueda producirse una salida de recursos que incorporen beneficios económicos futuros para pagar: (a) una obligación presente o (b) una obligación posible, cuya existencia ha de ser confirmada sólo por la ocurrencia, o en su caso por la no ocurrencia, de uno o más sucesos inciertos en el futuro, que no están enteramente bajo el control de la entidad y…

La medición inicial de una provisión lo establece en la NIIF para Pymes en el párrafo 21.72 , así:

“Una entidad medirá una provisión como la mejor estimación del importe requerido para cancelar la obligación, en la fecha de presentación. La mejor estimación es el importe que una entidad pagaría racionalmente para
liquidar la obligación al final del periodo sobre el que se informa, o para transferirla a un tercero en esa fecha.

(a) Cuando la provisión involucra a un conjunto importante de partidas, la estimación del importe reflejará una ponderación de todos los posibles resultados por sus probabilidades asociadas. En el caso de que el rango de
resultados posibles sea un continuo, y cada punto del mismo tenga la misma probabilidad que otro, se utilizará el valor medio del intervalo.

(b) Cuando la provisión surja de una única obligación, la mejor estimación del importe requerido para cancelar la obligación puede ser el resultado individual que sea más probable. No obstante, también en este caso la entidad
considerará otros resultados posibles. Cuando otros resultados posibles sean mucho más caros o mucho más baratos que el resultado más probable, la mejor estimación será un importe mayor o menor, respectivamente,
que el resultado más probable.

¿Al ser particulares en ejercicio de funciones públicas, pueden llevar o aplicar normatividad contable específica del sector público?

De conformidad con el artículo 42 de la Ley 100 de 1993, las Juntas regionales y nacionales de calificación de invalidez “son organismos del Sistema de la Seguridad Social del orden nacional, de creación legal, adscritas al Ministerio de Trabajo con personería jurídica, de derecho privado, sin ánimo de lucro, de carácter interdisciplinario”

Por lo anterior, deberán llevar su contabilidad, de conformidad con los marcos de información financiera establecidos en la Ley 1314 de 2009 y reglamentados en el DUR 2420 de 2015.

En el concepto 2021-0169 que emitió el CTCP, hace referencia a la Contabilidad Juntas de calificación de invalidez:

“Las Juntas de calificación de invalidez son entidades sin ánimo de lucro que deben cumplir lo establecido en el artículo 2 de la Ley 1314 de 2009 que menciona “la presente ley aplica a todas las personas naturales y jurídicas
que, de acuerdo con la normatividad vigente, estén obligadas a llevar contabilidad, así como a los contadores públicos, funcionarios y demás personas encargadas de la preparación de estados financieros y otra información
financiera.

Las operaciones contables deben ser reconocidas de acuerdo al Marco Normativo que le aplique de acuerdo a la clasificación que le corresponda

3 (…)”

Como deben ser reconocidas las operaciones contables relacionadas con las obligaciones y provisiones por costas judiciales ocasionadas por demandas en contra. Indicar claramente las cuentas contables del PUC que se aplican.

Respecto del plan de cuentas aplicable a la entidad, mediante concepto 2020-1156 el CTCP manifestó lo siguiente:

“Teniendo en cuenta los conceptos anteriores, se concluye que el uso de un plan de cuentas, como el aplicado en otro país, es una decisión que debe ser tomada por la administración de la entidad conforme a sus necesidades,
estructura de sus transacciones y necesidades de revelación, el cual puede corresponder, a modo de ejemplo, con lo siguiente:
• Un catálogo de cuentas requerido para fines de supervisión usado para elaborar el plan de cuentas de la entidad;
• Un plan de cuentas elaborado a partir como el descrito en el Decreto 2650 de 1993 (hoy derogado) con las modificaciones necesarias para reflejar situaciones particulares de la entidad;
• Un plan de cuentas realizado a la medida de la entidad, conforme a sus transacciones, saldos, necesidades de revelación y el marco de información requerido;
• Un plan de cuentas utilizando criterios especificados por la controladora o grupo económico al que pertenezca la entidad;
• Un plan de cuentas elaborado a partir de las taxonomías descritas para las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF o NIIF para las PYMES.

En todo caso, es de fundamental relevancia observar algunos requerimientos de revelación por parte de algunas autoridades tributarias o de supervisión, la cuales podrían satisfacerse a través de adecuaciones al plan de cuentas,
utilizando reportes personalizados del programa contable, o a través de hojas de trabajo adicionales elaborados a partir de los registros contables”.

Respecto del procedimiento aplicable a la entidad, esta deberá elaborar una política contable de conformidad con la sección 21 de la NIIF para las PYMES (en caso de pertenecer al grupo dos), y en ella deberá considerar lo siguiente:
• Establecer si la entidad al cierre del periodo tiene una obligación como resultado de un suceso pasado;
• Definir la probabilidad de ocurrencia de realizar pagos a terceros, relacionados con demandas en las que este inmersa la entidad de manera directa, o de manera conjunta con alguna entidad del Gobierno;
• Establecer el procedimiento para medir dicha obligación (valor esperado).

Indicar el procedimiento contable para el registro de los procesos judiciales, embargos sobre cuentas bancarias, y la provisión de las costas en los procesos jurídicos.

Respecto del tratamiento por embargos judiciales, estos se tratarán de conformidad con lo siguiente:
• Como un activo a favor de la entidad (reclamación), siempre que se trate de un descuento relacionado con el embargo, sobre el cual no exista un pasivo por provisión, debido a que la demanda no cumple los requisitos para ser reconocida como una provisión, según los marcos de información financiera aplicables a la entidad;
• Como un menor valor del pasivo, si se trata de un descuento por embargo, sobre el que la entidad ha reconocido un pasivo por provisión al final del periodo;
• Como una activo por efectivo restringido, si el dinero se encuentra en la cuenta bancarias perteneciente a la entidad, pero la misma, no puede usar dicho efectivo para pagar sus pasivo, por encontrarse la cuenta embargada.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

Cordialmente,

Leonardo Varón García
Consejero CTCP

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