Presentación de estados financieros – Organismos deportivos tales como Federaciones, Ligas y Clubes Deportivos. ESAL. CTCP 296 de 2022

CONSULTA (TEXTUAL)

Agradecemos amablemente nos colaboren emitiendo su concepto con relación  a la situación contable que  hemos observado en los organismos deportivos tales como Federaciones, Ligas y Clubes  Deportivos y Clubes  Promotores constituidos como entidades sin ánimo  de lucro, relacionada con lo siguiente:

Los organismos deportivos que  integran el Sistema Nacional del Deporte (Federaciones, Ligas y Clubes  Deportivos y Promotores), se  encuentra constituidos de  conformidad con  lo dispuesto en  el artículo 21 del  Decreto 1228 de

1995, “Por el cual  se  revisa  la legislación  deportiva vigente  y la estructura de  los organismos del  sector asociado con objeto  de adecuarlas al contenido de la Ley 181 de 1995”, norma que  les exige una estructura funcional, la cual se  compone de un órgano  de administración, control, comisiones disciplinaria,  técnica y de juzgamiento, elegidos

por la asamblea de afiliados al organismo deportivo, sin embargo, es importante resaltar que tal y como lo menciona la disposición normativa, la estructura funcional ejercerá su funciones por un periodo estatutario de cuatro (4) años, pudiendo ser reelegidos hasta por dos  periodos más  para  el órgano  de administración:

“Artículo 21. Estructura. La estructura de los organismos deportivos del nivel nacional, departamental y del Distrito Capital será  determinada en sus  estatutos atendiendo los principios  de democratización y participación deportiva. En desarrollo de estos principios  la estructuran comprenderá, como mínimo, los siguientes órganos:

  1. 1. Órgano de dirección, a través de una asamblea.
  2. Órgano de administración colegiado.
  3. 3. Órgano de control, mediante revisoría fiscal, en aquellos municipios que excedan de 20.000 habita
  4. 4. Órgano de disciplina, mediante una Comisión Disciplinar
  5. Comisión técnica y comisión de juzgamiento.

El órgano   de  administración  no  podrá   ser  inferior  a  tres (3) miembros incluido  el  Presidente,  quien   será   el representante legal. Su período será  de cuatro (4) años,  pudiendo ser reelegidos hasta por dos  períodos sucesivos. No se podrá  ejercer cargo por elección en más  de un organismo deportivo.”

No obstante lo anterior, en estos organismos deportivos sucede con  frecuencia que  las personas que  conforman el órgano  de administración y de control renuncien a sus  cargos  o dejan  vencer el periodo estatutario para  el cual fueron  designados, con el agravante de que NO efectúan la respectiva rendición de cuentas de conformidad con  lo dispuesto en los artículos 45 y 47 de la Ley 222 de 1995, y para  el caso  de contador público  y revisor  fiscal  no se encuentra evidencia  de los Estados Financieros, la certificación de los mismos ni el dictamen y opinión  de  revisor fiscal de acuerdo con los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995.

Así mismo, no se  deja  evidencia  en  ninguna  entidad ni al interior  del  organismo deportivo lo relacionado con  los Estados Financieros, libros, comprobantes y soportes de contabilidad ni del dictamen ni opinión del revisor  fiscal.

Por su parte, teniendo en cuenta que el organismo deportivo se encuentra acéfalo, dicha situaciones puede perdurar en el tiempo hasta que se reconstituya la estructura funcional que permita nuevamente gestionar a la organización, en  consecuencia, es  dable  afirmar  que  no existen personas en  su  momento que  cumplan con  los  deberes de  la entidad en los aspectos tributarios y contables.

Ahora bien, cuando un organismo deportivo se  encuentra acéfalo, existen varios mecanismos definidos en  la ley que  permiten que  la  organización deportiva pueda  elegir  nuevamente su  estructura  funcional y pertenecer  al Sistema Nacional  del Deporte, no obstante, en el proceso de reconstitución pueden pasar varias vigencias  sin que el organismo hubiese funcionado.

De acuerdo con  lo anterior, la Dirección de Inspección, Vigilancia y Control  del Ministerio del Deporte le solicita de manera  comedida  al  Consejo   Técnico   de  la  Contaduría  nos   indique   para   este caso,   desde que   periodo  le corresponde al organismo deportivo con  el nuevo  órgano  de  administración conformar nuevamente los  Estados Financieros una vez se reconstituya la organización deportiva.

(…)”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de  la Contaduría Pública (CTCP) en  su  carácter de  Organismo Orientador técnico- científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento  de   la  Información,  conforme  a  las   normas  legales  vigentes, especialmente  por   lo dispuesto en  la Ley 43 de  1990, la Ley 1314 de  2009, y en  sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de  manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los  siguientes términos:

Los artículos 45 al 47 de  la Ley 222 de  1995, establecen:

“ARTÍCULO 45. RENDICION DE CUENTAS.

Los administradores deberán rendir  cuentas comprobadas de su gestión  al final de cada  ejercicio, dentro del  mes siguiente a la fecha  en  la cual  se  retiren  de  su  cargo  y cuando se  las  exija  el órgano  que  sea competente para  ello.  Para  tal  efecto presentarán los  estados financieros que  fueren pertinentes, junto con un informe  de gestión.

La aprobación de  las  cuentas no  exonerará de  responsabilidad  a  los  administradores, representantes legales,  contadores públicos,  empleados, asesores o revisores fiscales.

ARTÍCULO 46. RENDICION DE CUENTAS  AL FIN DE EJERCICIO.

Terminado  cada   ejercicio   contable,  en   la  oportunidad  prevista  en   la  ley  o  en   los   estatutos,  los administradores deberán presentar a la asamblea o junta de socios  para  su aprobación o improbación, los siguientes documentos:

  1. 1. Un informe de gestión.
  2. Los estados financieros de propósito general, junto con sus notas, cortados a fin del respectivo ejercicio.
  3. 3. Un proyecto de distribución de las utilidades repartibl

Así mismo presentarán los dictámenes sobre los estados financieros y los demás informes emitidos por el revisor fiscal o por contador público  independiente.

ARTÍCULO 47. INFORME DE GESTION. Modificado por el art. 1, Ley 603 de 2000.

El informe de gestión  deberá contener una exposición fiel sobre la evolución  de los negocios y la situación jurídica, económica y administrativa de la sociedad.

El informe deberá incluir igualmente indicaciones sobre:

  1. 1. Los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio.
  2. La evolución previsible de la sociedad.
  3. 3. Las operaciones celebradas con los socios y con los administrador

El informe deberá ser  aprobado por la mayoría  de votos de quienes deban presentarlo. A él se adjuntarán las explicaciones o salvedades de quienes no lo compartieren.”

De igual manera, los  artículos 34 al 38 de  la misma Ley, estipulan:

“CAPÍTULO  VIESTADOS FINANCIEROS ARTÍCULO 34. OBLIGACION DE PREPARAR  Y DIFUNDIR ESTADOS FINANCIEROS.

A fin de  cada  ejercicio  social  y por  lo menos una  vez al año, el 31 de  diciembre, las  sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. Tales estados se difundirán junto con la opinión profesional correspondiente, si ésta existiere.

El Gobierno  Nacional  podrá  establecer casos en  los  cuales, en  atención al volumen de  los  activos  o de ingresos sea  admisible la preparación y difusión  de estados financieros de propósito general  abreviados.

Las entidades gubernamentales que  ejerzan inspección, vigilancia o control, podrán exigir la preparación y difusión  de  estados  financieros de  períodos intermedios. Estos estados  serán idóneos para  todos los efectos, salvo para  la distribución de utilidades.

ARTÍCULO 35. ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS.

La  matriz  o  controlante,  además de  preparar  y  presentar  estados  financieros de   propósito  general individuales,   deben  preparar  y  difundir  estados  financieros de   propósito  general   consolidados,  que presenten la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio, así como los flujos de efectivo  de la matriz o controlante y sus  subordinados o dominados, como si fuesen los de un solo ente.

Los estados financieros de propósito general  consolidados deben ser sometidos a consideración de quien sea  competente, para  su aprobación o improbación.

Las inversiones en subordinadas deben contabilizarse en los libros de la matriz o controlante por el método de participación patrimonial.

ARTÍCULO 36. NOTAS  A LOS ESTADOS FINANCIEROS Y NORMAS  DE PREPARACION.

Los estados financieros estarán acompasados de sus  notas, con las cuales conforman un todo indivisible. Los estados financieros y sus  notas se prepararán y presentarán conforme a los principios  de contabilidad generalmente aceptados.

ARTÍCULO 37. ESTADOS FINANCIEROS CERTIFICADOS.

El representante legal y el contador público  bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán  certificar aquellos que  se  pongan a disposición de  los  asociados o de  terceros. La certificación consiste en declarar que  se han verificado  previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que  las mismas se han tomado fielmente de los libros.

ARTÍCULO 38. ESTADOS FINANCIEROS DICTAMINADOS.

Son  dictaminados aquellos estados  financieros certificados que  se  acompañen de  la opinión  profesional del  revisor  fiscal  o, a  falta de  éste,  del  contador público  independiente que  los  hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas.

Estos estados deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo la expresión “ver la opinión adjunta” u otra similar. El sentido y alcance de su firma será  el que  se indique  en el dictamen correspondiente.

Cuando   los   estados   financieros se   presenten  conjuntamente  con   el   informe  de   gestión    de   los administradores, el revisor fiscal o contador público  independiente deberá incluir en su informe su opinión sobre si entre aquéllos y éstos existe  la debida concordancia.”

Ahora  bien,  el Decreto 2270  de 2019 en  su  artículo 6º determina la incorporación del  Marco  Técnico Normativo No. 6  mediante el  anexo 6-2019 al  Decreto Único  2420  de 2015, que hace parte integral del  mismo, compila en  lo referente a la consulta, en  el título tercero hace referencia a las NORMAS SOBRE REGISTROS Y  LIBROS y en  los artículos 17 y 18 establece:

“ARTICULO  17.  CONSERVACION   y  DESTRUCCION  DE  lOS  LIBROS.  Los  entes  económicos deben  conservar debidamente ordenados los  libros  de  contabilidad, de  actas, de  registro   de  aportes, los  comprobantes de  las cuentas, los soportes contabilidad y la correspondencia relacionada con sus  operaciones.

Los libros y papeles del comerciante deberán ser  conservados por un período de diez (10) años  contados a partir de  la  fecha   del  último asiento,  documento o  comprobante,  pudiendo utilizar  para   el  efecto,  a  elección del comerciante, su  conservación en  papel  o en  cualquier medio  técnico, magnético o electrónico que  garantice su reproducción exacta.

Igual término aplicará en  relación  con  las personas, no comerciantes, que  legalmente se  encuentren  obligadas a conservar esta información.

Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.

El liquidador  de las sociedades comerciales debe conservar los libros  y papeles por el término de cinco  (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.

ARTICULO  18.  PÉRDIDA  Y   RECONSTRUCCION  DE  LOS  LIBROS.  El  ente económico  debe  denunciar ante  las Autoridades  competentes la  pérdida,  extravío  o  destrucción de  sus   libros  y  papeles.  Tal  circunstancia debe acreditarse en caso  de exhibición de los libros, junto  con la constancia de que  los mismos se hallaban registrados, si fuere  el caso.

Los registros en  los  libros  deben reconstruirse  dentro de  los  seis  (6) meses siguientes a su  pérdida,  extravío o destrucción, tomando como base los  comprobantes de  contabilidad, las  declaraciones tributarias, los  estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que  se consideren pertinentes.

Cuando  no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general  a la fecha  de ocurrencia de los hechos para  elaborar los respectivos estados financieros.

Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.”

Dado  que la contabilidad es una  responsabilidad de  toda persona jurídica,  como lo indica  el artículo 45 de  la Ley 190 de  1995 y su  gestión corresponde a los   administradores, es a ellos  a quienes le compete el rehacer la contabilidad, como lo señala la normativa indicada, así como las demás obligaciones que se desprenden de  la misma, constituyendo, en  nuestro concepto, una  irregularidad administrativa el no hacerlo.

A la  revisoría fiscal  corresponde dar  cumplimiento a  lo  establecido en  el  artículo 207  del  Código  de Comercio y demás normas relacionadas con  sus funciones, norma a  la cual  remite taxativamente el artículo 15 de  la Ley 1314 de  2009, cuando sea el caso.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que,  para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por  el consultante y los efectos de  este concepto son  los  previstos por  el artículo 28 de  la Ley 1437 de  2011, modificado por  el artículo 1 de  la Ley 1755 de  2015.

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