CONSULTA (TEXTUAL)
Agradecemos amablemente nos colaboren emitiendo su concepto con relación a la situación contable que hemos observado en los organismos deportivos tales como Federaciones, Ligas y Clubes Deportivos y Clubes Promotores constituidos como entidades sin ánimo de lucro, relacionada con lo siguiente:
Los organismos deportivos que integran el Sistema Nacional del Deporte (Federaciones, Ligas y Clubes Deportivos y Promotores), se encuentra constituidos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 21 del Decreto 1228 de
1995, “Por el cual se revisa la legislación deportiva vigente y la estructura de los organismos del sector asociado con objeto de adecuarlas al contenido de la Ley 181 de 1995”, norma que les exige una estructura funcional, la cual se compone de un órgano de administración, control, comisiones disciplinaria, técnica y de juzgamiento, elegidos
por la asamblea de afiliados al organismo deportivo, sin embargo, es importante resaltar que tal y como lo menciona la disposición normativa, la estructura funcional ejercerá su funciones por un periodo estatutario de cuatro (4) años, pudiendo ser reelegidos hasta por dos periodos más para el órgano de administración:
“Artículo 21. Estructura. La estructura de los organismos deportivos del nivel nacional, departamental y del Distrito Capital será determinada en sus estatutos atendiendo los principios de democratización y participación deportiva. En desarrollo de estos principios la estructuran comprenderá, como mínimo, los siguientes órganos:
- 1. Órgano de dirección, a través de una asamblea.
- Órgano de administración colegiado.
- 3. Órgano de control, mediante revisoría fiscal, en aquellos municipios que excedan de 20.000 habita
- 4. Órgano de disciplina, mediante una Comisión Disciplinar
- Comisión técnica y comisión de juzgamiento.
El órgano de administración no podrá ser inferior a tres (3) miembros incluido el Presidente, quien será el representante legal. Su período será de cuatro (4) años, pudiendo ser reelegidos hasta por dos períodos sucesivos. No se podrá ejercer cargo por elección en más de un organismo deportivo.”
No obstante lo anterior, en estos organismos deportivos sucede con frecuencia que las personas que conforman el órgano de administración y de control renuncien a sus cargos o dejan vencer el periodo estatutario para el cual fueron designados, con el agravante de que NO efectúan la respectiva rendición de cuentas de conformidad con lo dispuesto en los artículos 45 y 47 de la Ley 222 de 1995, y para el caso de contador público y revisor fiscal no se encuentra evidencia de los Estados Financieros, la certificación de los mismos ni el dictamen y opinión de revisor fiscal de acuerdo con los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995.
Así mismo, no se deja evidencia en ninguna entidad ni al interior del organismo deportivo lo relacionado con los Estados Financieros, libros, comprobantes y soportes de contabilidad ni del dictamen ni opinión del revisor fiscal.
Por su parte, teniendo en cuenta que el organismo deportivo se encuentra acéfalo, dicha situaciones puede perdurar en el tiempo hasta que se reconstituya la estructura funcional que permita nuevamente gestionar a la organización, en consecuencia, es dable afirmar que no existen personas en su momento que cumplan con los deberes de la entidad en los aspectos tributarios y contables.
Ahora bien, cuando un organismo deportivo se encuentra acéfalo, existen varios mecanismos definidos en la ley que permiten que la organización deportiva pueda elegir nuevamente su estructura funcional y pertenecer al Sistema Nacional del Deporte, no obstante, en el proceso de reconstitución pueden pasar varias vigencias sin que el organismo hubiese funcionado.
De acuerdo con lo anterior, la Dirección de Inspección, Vigilancia y Control del Ministerio del Deporte le solicita de manera comedida al Consejo Técnico de la Contaduría nos indique para este caso, desde que periodo le corresponde al organismo deportivo con el nuevo órgano de administración conformar nuevamente los Estados Financieros una vez se reconstituya la organización deportiva.
(…)”
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico- científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:
Los artículos 45 al 47 de la Ley 222 de 1995, establecen:
“ARTÍCULO 45. RENDICION DE CUENTAS.
Los administradores deberán rendir cuentas comprobadas de su gestión al final de cada ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se retiren de su cargo y cuando se las exija el órgano que sea competente para ello. Para tal efecto presentarán los estados financieros que fueren pertinentes, junto con un informe de gestión.
La aprobación de las cuentas no exonerará de responsabilidad a los administradores, representantes legales, contadores públicos, empleados, asesores o revisores fiscales.
ARTÍCULO 46. RENDICION DE CUENTAS AL FIN DE EJERCICIO.
Terminado cada ejercicio contable, en la oportunidad prevista en la ley o en los estatutos, los administradores deberán presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, los siguientes documentos:
- 1. Un informe de gestión.
- Los estados financieros de propósito general, junto con sus notas, cortados a fin del respectivo ejercicio.
- 3. Un proyecto de distribución de las utilidades repartibl
Así mismo presentarán los dictámenes sobre los estados financieros y los demás informes emitidos por el revisor fiscal o por contador público independiente.
ARTÍCULO 47. INFORME DE GESTION. Modificado por el art. 1, Ley 603 de 2000.
El informe de gestión deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la situación jurídica, económica y administrativa de la sociedad.
El informe deberá incluir igualmente indicaciones sobre:
- 1. Los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio.
- La evolución previsible de la sociedad.
- 3. Las operaciones celebradas con los socios y con los administrador
El informe deberá ser aprobado por la mayoría de votos de quienes deban presentarlo. A él se adjuntarán las explicaciones o salvedades de quienes no lo compartieren.”
De igual manera, los artículos 34 al 38 de la misma Ley, estipulan:
“CAPÍTULO VIESTADOS FINANCIEROS ARTÍCULO 34. OBLIGACION DE PREPARAR Y DIFUNDIR ESTADOS FINANCIEROS.
A fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. Tales estados se difundirán junto con la opinión profesional correspondiente, si ésta existiere.
El Gobierno Nacional podrá establecer casos en los cuales, en atención al volumen de los activos o de ingresos sea admisible la preparación y difusión de estados financieros de propósito general abreviados.
Las entidades gubernamentales que ejerzan inspección, vigilancia o control, podrán exigir la preparación y difusión de estados financieros de períodos intermedios. Estos estados serán idóneos para todos los efectos, salvo para la distribución de utilidades.
ARTÍCULO 35. ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS.
La matriz o controlante, además de preparar y presentar estados financieros de propósito general individuales, deben preparar y difundir estados financieros de propósito general consolidados, que presenten la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio, así como los flujos de efectivo de la matriz o controlante y sus subordinados o dominados, como si fuesen los de un solo ente.
Los estados financieros de propósito general consolidados deben ser sometidos a consideración de quien sea competente, para su aprobación o improbación.
Las inversiones en subordinadas deben contabilizarse en los libros de la matriz o controlante por el método de participación patrimonial.
ARTÍCULO 36. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS Y NORMAS DE PREPARACION.
Los estados financieros estarán acompasados de sus notas, con las cuales conforman un todo indivisible. Los estados financieros y sus notas se prepararán y presentarán conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
ARTÍCULO 37. ESTADOS FINANCIEROS CERTIFICADOS.
El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.
ARTÍCULO 38. ESTADOS FINANCIEROS DICTAMINADOS.
Son dictaminados aquellos estados financieros certificados que se acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas.
Estos estados deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo la expresión “ver la opinión adjunta” u otra similar. El sentido y alcance de su firma será el que se indique en el dictamen correspondiente.
Cuando los estados financieros se presenten conjuntamente con el informe de gestión de los administradores, el revisor fiscal o contador público independiente deberá incluir en su informe su opinión sobre si entre aquéllos y éstos existe la debida concordancia.”
Ahora bien, el Decreto 2270 de 2019 en su artículo 6º determina la incorporación del Marco Técnico Normativo No. 6 mediante el anexo 6-2019 al Decreto Único 2420 de 2015, que hace parte integral del mismo, compila en lo referente a la consulta, en el título tercero hace referencia a las NORMAS SOBRE REGISTROS Y LIBROS y en los artículos 17 y 18 establece:
“ARTICULO 17. CONSERVACION y DESTRUCCION DE lOS LIBROS. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.
Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.
El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.
ARTICULO 18. PÉRDIDA Y RECONSTRUCCION DE LOS LIBROS. El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.
Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.
Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.
Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.”
Dado que la contabilidad es una responsabilidad de toda persona jurídica, como lo indica el artículo 45 de la Ley 190 de 1995 y su gestión corresponde a los administradores, es a ellos a quienes le compete el rehacer la contabilidad, como lo señala la normativa indicada, así como las demás obligaciones que se desprenden de la misma, constituyendo, en nuestro concepto, una irregularidad administrativa el no hacerlo.
A la revisoría fiscal corresponde dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 207 del Código de Comercio y demás normas relacionadas con sus funciones, norma a la cual remite taxativamente el artículo 15 de la Ley 1314 de 2009, cuando sea el caso.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
