Partidas pendientes de identificación. CTCP 410 de 2021

CONSULTA (TEXTUAL)
“(…)Teniendo en cuenta su función de órgano orientador de la profesión contable solicito concepto para determinar que procedimiento a seguir en la Sociedad (…)con NIT (…)empresa que se encuentra en un proceso de extinción de dominio , según medida decretada por la unidad nacional de fiscales para la extinción de dominio y lavado de activos bajo el proceso radicado n (…) E.D que según medida decretada por la fiscalía quinta delegada de la unidad nacional de fiscalías bajo oficio n (…) del 17 de julio del 2014 se decretó la suspensión del poder dispositivo de la sociedad dejándola a disposición de la Dirección Nacional de Estupefacientes hoy Sociedad de Activos especiales; se realizó reconstrucción contable la cual arrojó unas partidas de cuentas por cobrar y por pagar sin identificación de terceros, estas se han ido arrastrando en los estados financieros año tras año, se ha realizado circularización ante entidades como DIAN, la cual no se ha obtenido ningún resultado, lo cual a la fecha no se ha presentado cobro alguno, además no se evidencia documento que respalde las cuentas por cobrar.

Razón por la cual insto a quien corresponda concepto para efectos de resolver la situación antes planteada sobre el manejo contable de estas partidas; lo anterior para mostrar la realidad económica de la sociedad.

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnicocientífico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

Ante todo, es pertinente tener en cuenta para sustento de los registros que soportan los estados financieros, lo que se transcribe en el DUR 2420 de 2015:

Descripción Detalle
Soportes (artículo 6 del anexo 6 DUR 2420 de 2015) • Los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
• Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.
• Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.
Comprobantes de contabilidad (artículo 7 del anexo 6 DUR 2420
de 2015)
• Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquél donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.
• Los comprobantes de contabilidad deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano.
• Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados
consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.
• Se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.
• La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan.
• Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.
• Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida
correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronológico todas las operaciones.

Adicionalmente, en concepto 2020-0626, el CTCP manifestó lo siguiente:

“(…) 1. La Corte Suprema de Justicia señaló que: “En torno a las firmas o documentos escaneados, la Sala Civil de la Corte Suprema de Justicia les ha dado la connotación de firma electrónica y sus requisitos están establecidos en el artículo 7 de la Ley 527 de 1997 reglamentado por el Decreto 2364 de 2012. La citada Corporación, al respecto, manifestó:

“Ahora, la autenticidad del mensaje de datos corre paralela con la confiabilidad del mismo, determinada por la seguridad de que esté dotado en cuanto a la forma como se hubiese generado y conservado la integridad de la información y, por supuesto, en la forma en que se identifique a su iniciador y la asociación de este a su contenido. Como todo documento, la eficacia probatoria del electrónico dependerá, también, de su autenticidad, contándose con mecanismos tecnológicos que permiten identificar el autor del mismo y asociarlo con su contenido (…) (Negrilla por fuera del texto)

2. Por su parte, el Consejo de Estado señaló que: “este aspecto cobra particular relevancia la firma electrónica, que es el género, y que puede comprender las firmas escaneadas, o los métodos biométricos (como el iris y las huellas digitales), y la firma digital especie—, basada en la criptografía asimétrica.

(…) Por tal razón y ante la imposibilidad de que el documento informático pudiese tener una firma manuscrita, fue concebida la de carácter electrónico, que consiste, según la doctrina, en «cualquier método o símbolo basado en medios electrónicos utilizado o adoptado por una parte con la intención actual de vincularse o autenticar un documento, cumpliendo todas o algunas de las funciones características de una firma manuscrita».

En otras palabras, todo dato que en forma electrónica cumpla una función identificadora, con independencia del grado de seguridad que ofrezca, puede catalogarse como firma electrónica; de suerte, pues, que dentro de este amplio concepto tienen cabida signos de identificación muy variados, como los medios biométricos, la contraseña o password, la criptografía, etc.” (Negrilla por fuera del texto)

(…) 7. Asimismo, la Corte Constitucional señaló que: los mensajes de datos deben recibir el mismo tratamiento de los documentos consignados en papel, es decir, que debe dárseles la misma eficacia jurídica, por cuanto comportan los mismos criterios de un documento. Asimismo, señaló que la Ley 527 de 1999 adoptó el criterio flexible de “equivalente funcional”, el cual tiene los requisitos de forma, fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad, que son aplicables a la documentación consignada sobre papel, ya que los mensajes de datos por su naturaleza no equivalen en estricto sentido a un documento consignado en papel” (…) (negrilla es nuestra).

De acuerdo con lo anterior, el CTCP considera que un documento escaneado puede ser admitido como soporte de la transacción, tal como lo exige la legislación mercantil, por lo que constituye prueba, junto con otros documentos de que la transacción fue realizada La Ley 43 de 1990, en el artículo 8, y la Ley 1314 de 2009, incorporan las obligaciones que deben cumplir los contadores públicos”

Con base en lo antes citado, respecto de la legalidad de los soportes contables en cuanto a la información plasmada en los estados financieros, si hechas las circularizaciones a los terceros, no se pudieron establecer los beneficiarios y obligados de algunos derechos y obligaciones, incorporados en los estados financieros, dichas partidas se deben dar de baja de los activos y pasivos (según sea el caso) para ajustar los estados financieros a la realidad de la empresa y sus transacciones.

Para aquellas partidas que no se cuente con soportes válidos y suficientes alineado con lo expuesto, los cual está directamente asociado a los criterios de reconocimiento para el marco de información financiera aplicable, deberá procederse con la baja de cuentas de los activos y pasivos, en cuyo caso deberá primero analizarse si las condiciones establecidas y otra información relevante que indique que se cumplen los requisitos para proceder con la baja de las mismas, es decir, en el caso de los activos si se ha perdido el control o de parte mismo, o cuando expiren los derechos contractuales sobre el activo o éste haya sido transferido; en el caso de los pasivos si la obligación se ha extinguido en su totalidad o parcialmente. Al respecto, sobre la baja de cuentas los marcos de información financiera aplicables para las entidades del grupo 1 o 2, indican lo siguiente:

Grupo 1 – NIIF Plenas Grupo 2 – NIIF para Pymes
(…)5.26 La baja en cuentas es la eliminación, total o
parcial, de un activo o un pasivo reconocidos del
estado de situación financiera de una entidad. (…)
5.27 Los requerimientos de contabilización para la baja en cuentas pretenden representar fielmente:(a) los activos y pasivos que se conserven después de
la transacción u otro suceso que conduzca a la baja en cuentas (incluyendo cualquier activo o pasivo adquirido, incurrido o creado como parte de la
transacción u otro suceso); y(b) el cambio en los activos y pasivos de la entidad como resultado de esa transacción u otro suceso.
(…)5.29 En algunos casos, puede parecer que una entidad
transfiere un activo o pasivo, pero ese activo o pasivo puede, no obstante, permanecer como un activo o pasivo de la entidad. (…)5.33 Un caso en el que surgen problemas con la baja
en cuentas es cuando se modifica un contrato de tal
forma que se reducen o eliminan derechos u
obligaciones existentes. Al decidir la forma de
contabilizar las modificaciones de contratos, es
necesario considerar qué unidad de cuenta
proporciona a los usuarios de los estados financieros
la información más útil sobre los activos y pasivos
mantenidos después de la modificación, y sobre la
forma en que la modificación cambia los activos y
pasivos de la entidad.
(…) 11.33 Una entidad dará de baja en cuentas un activo financiero solo cuando:

(a) expiren o se liquiden los derechos contractuales
sobre los flujos de efectivo del activo financiero;

(b) la entidad transfiera sustancialmente a terceros
todos los riesgos y ventajas inherentes a la propiedad
del activo financiero; o

(c) la entidad, a pesar de haber conservado algunos
riesgos y ventajas inherentes a la propiedad
significativos, ha transferido el control del activo a otra parte,
y éste tiene la capacidad práctica de vender el activo en su integridad a una tercera parte no relacionada y es capaz de ejercer esa capacidad
unilateralmente y sin necesidad de imponer
restricciones adicionales sobre la transferencia—en
este caso, la entidad:

(i) dará de baja en cuentas el activo; y
(ii) reconocerá por separado cualesquiera derechos y
obligaciones conservados o creados en la transferencia.

El importe en libros del activo transferido deberá
distribuirse entre los derechos u obligaciones
conservados y transferidos sobre la base de sus
valores razonables relativos en la fecha de la
transferencia. Los derechos y obligaciones de nueva
creación deberán medirse al valor razonable en esa
fecha. Cualquier diferencia entre la contraprestación
recibida y el importe reconocido y dado de baja en
cuentas de acuerdo con este párrafo deberá ser
reconocido en resultados en el periodo de la
transferencia.
(…)
11.36 Una entidad solo dará de baja en cuentas un
pasivo financiero (o una parte de un pasivo financiero)
cuando se haya extinguido―esto es, cuando la
obligación especificada en el contrato haya sido
pagada, cancelada o haya expirado.

Existen condiciones específicas dependiendo del elemento de los estados financieros, indicados en  cada marco técnico normativo, los cuales deberán cumplirse para proceder con la baja en cuentas. Este Consejo se ha pronunciado en consultas relacionadas para casos específicos que podrá consultar en el enlace: www.ctcp.gov.co y que le listamos a continuación:

Concepto CTCP Descripción Fecha
330 Baja de inmuebles en extinción de dominio 17/07/2021
120 Baja de pasivos financieros 05/04/2021
290 Reconocimiento y baja – Reversión de facturas 10/09/2020
0494A Baja de pasivos – Efecto COVID-19 – Dec. 560 de 2020 31/08/2020
1129 Reconocimiento o baja de una cuenta por cobrar 13/12/2019
1095 Rescisión de escrituras en notarías – baja de activos 15/11/2019
890 Baja en cuentas por terminación de vínculo matrimonial 27/09/2019
1129 Baja de activos financieros 29/01/2019
1019 Baja cuenta por cobrar 12/12/2018
768 Baja de activos fijos 03/10/2018
62 Baja en cuentas de socios por efecto NIIF 10/05/2018
250 Baja instrumentos financieros 07/05/2018
77 Baja parcial de PPE 12/03/2018
1017 Baja en cuenta por cambio de arrendamiento financiero a operativo 07/12/2017
67 Baja de instrumentos financieros 21/04/2017
424 Trámite para dar de baja activos fijos 22/06/2015
735 ¿Cuál es la normatividad para dar de baja una pérdida que no ha
sido cubierta con utilidades?
24/03/2015
323 Dudas sobre bajas en cuentas de activos financieros, ingresos por intereses, deterioro de cartera de crédito en el sector cooperativo 04/09/2014
307 Baja de inventarios 02/02/2015
35 Baja de activos fijos e incidencia patrimonial 29/12/2013

Igualmente en lo referente al tema le serán de utilidad los conceptos: 2018-165 y 2017-965 en el mismo enlace: www.ctcp.gov.co

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

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