Obligatoriedad Impresión de documentos de soporte contable. Concepto 1009 CTCP de 2019

Resumen: Es viable que la entidad consultante genere mediante un software los documentos de soporte y no los imprima, (Arts. 124 y 128 del Decreto 2649 de 1993), siempre que se deje evidencia en los comprobantes de contabilidad en dónde se encuentran los documentos que lo soportan (Art. 123 del Decreto 2649 de 1993); no obstante, debe asegurarse que en el momento en que sean requeridos los documentos de soporte, estos se puedan imprimir (Art. 123 y 128 del Decreto 2649 de 1993)

 

CONSULTA (TEXTUAL)
Por favor me pueden informar sobre la normatividad de que ya no se debe imprimir los recibos de caja y los egresos, o sea no manejar archivo físico.

 

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular. Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información.

 

A la fecha de respuesta de esta consulta (octubre de 2019) siguen vigentes los artículos 123, 124 y 128 del Decreto 2649 de 1993 a los que de manera posterior se hace referencia.

 

Mediante consulta 2018-1099, el CTCP manifestó lo siguiente:

 

“Teniendo en cuenta lo descrito en los artículos antes mencionados, es viable que la entidad consultante genere mediante un software los documentos de soporte y no los imprima, (Art. 124 y 128 del Decreto 2649 de 1993), siempre que se deje evidencia en los comprobantes de contabilidad en dónde se encuentran los documentos que lo soportan (Art. 123 del Decreto 2649 de 1993); no obstante, debe asegurarse que en el momento en que sean requeridos los documentos de soporte, estos puedan ser impresos (Art. 123 y 128 del Decreto 2649 de 1993)”.

 

A continuación se transcriben los artículos 123, 124, y 128 del Decreto 2649 de 1993:

 

“Art. 123. Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

 

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

 

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.

 

Art. 124. Comprobantes de contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.

 

Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano. (…)

 

Art. 128. Forma de llevar los libros. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.

 

El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables. (…) (Negrilla y subrayados fuera del texto)

 

Además, le sugerimos revisar el tema de valor probatorio de los documentos electrónicos, para lo cual debe revisar la consulta 2015-326, en la página web www.ctcp.gov.co., enlace conceptos, año 2015

 

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

 

 

 

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