Fecha de Radicado 09 de junio de 2015
Entidad de Origen Consejo Técnico de la Contaduría Pública
N° de Radicación CTCP 2015-459— CONSULTA
Tema Software, Office, Windows y Antivirus.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública en su carácter de organismo gubernamental de normalización técnica de normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información, .de acuerdo con lo dispuesto en el parágrafo 2 del articulo 3 del decreto 2784 de 2012, parágrafo 3 del artículo 3 del decreto 2706 de 2012 y el parágrafo 2 del articulo 3 del decreto 3022 de 2013 resolverá las inquietudes que se formulen en la aplicación de los marcos técnicos normativos de información financiera. En desarrollo de esta facultad procede a responder una consulta.
CONSULTA (TEXTUAL)
‘Una entidad adquiere una licencia del software ERP SAP Pymes por un costo cercano a los cuatrocientos millones de pesos. Además actualiza sus licencias (en todos los equipos) de Office, Windows y Antivirus, que también importan una suma relevante y que tienen vigencias de expiración definidas.
En relación a los casos expuestos, les formulamos las siguientes consultas:
1. ¿La licencia del software ERP se puede considerar de acuerdo a las NIIF para Pymes un activo intangible de la entidad que la adquiere?.
2. ¿Si la licencia del software ERP es considerada un activo intangible bajo qué parámetros se determina su vida útil para su amortización?.
3. ¿Las licencias de Office, de Windows y de Antivirus también se pueden considerar activos intangibles susceptibles de amortización, o se debe reconocer como gastos ordinarios?”.
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas especificos que correspondan a un caso particular.
Con relación a las inquietudes formuladas por el consultante, debemos hacer referencia al párrafo 2.15 de la Sección 2 (Conceptos y Principios Generales) de la NIIF para las PYMES, el cual define un activo como un recurso controlado por la entidad, resultado de sucesos pasados y del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios económicos.
Por su parte el párrafo 18.4 de la Sección 18 (Activos Intangibles Distintos de la Plusvalía) de la NIIF para las PYMES, establece los criterios de reconocimiento de un activo intangible, los cuales son: que sea probable que los beneficios económicos futuros esperados que se han atribuido al activo fluyan a la entidad; que el costo o el valor del activo puede ser medido con fiabilidad; y que el activo no sea resultado del desembolso incurrido internamente en un elemento intangible.
En consecuencia, el software puede ser reconocido corno activo intangible si cumple los requisitos anteriormente mencionados. Cabe recordar que de no ser posible la generación de beneficios económicos directos hacia la entidad, debe contribuir para que otros activos generen beneficios económicos, es decir, que el impacto del software sea de tal importancia que su uso contribuya a que otros activos generen beneficios económicos por otras vías.
Ahora bien, el sistema operativo Windows no se podría considerar un activo intangible, ya que es necesario para que el activo (computador) pueda operar de la forma prevista por la gerencia y en esta situación haría parte de la propiedad, planta y equipo de la entidad, de acuerdo con la Sección 17 de las NIIF para las PYMES.
En el caso de las licencias de Office se debe evaluar la situación con base en el principio de materialidad, ya que una gran cantidad de estas afectaría a la entidad en términos de costos y generaría beneficios económicos debido a que influiría en una parte importante de la operatividad de fa entidad. De lo contrario, se deben registrar en resultados afectando el gasto.
Con respecto al antivirus la posibilidad de generar beneficios económicos futuros está en entre dicho, porque si bien es cierto que representa una protección para la correcta operación de los demás programas de software, también lo es que sin el antivirus la entidad puede funcionar hasta que alguna amenaza afecte su operación.
Por último, el tema de amortización de un activo intangible puede ser revisado en los párrafos 18.19 al 18.24 de la NIIF para PYMES los cuales proporcionan una guía. En general, la amortización debe hacerse durante la vida útil del activo, la cual en el caso de intangibles está ligada usualmente a la duración de los derechos legales. Si los derechos legales son permanentes, debe estimarse el tiempo de uso esperado; si no lo son pero se renuevan, solo puede fijarse una vida útil superior a la duración del contrato, si la renovación no tiene un costo importante con respecto a su costo inicial.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el articulo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
Cordialmente,
DANIEL SARMIENTO PAVAS
Consejero del Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Proyectó: Jessica A. Arévalo M.
Consejero Ponente: Daniel Sarmiento P.
Revisó y aprobó: Gustavo Serrano A./Daniel Sarmiento P.
