Modificación de saldos iniciales. Concepto 801 CTCP de 2019

Resumen: Es importante garantizar la autenticidad e integridad de los libros de contabilidad (lo que incluye la base de datos donde se registran las transacciones) y no es permitido alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones.

 

CONSULTA (TEXTUAL)
Quiero consultar con ustedes al respecto de una situación en particular, uno de nuestros clientes a quien le hacemos outsourcing contable desde el 1 de agosto del año 2018, actualmente nos cuestionan del por qué no hemos realizado ajustes a los saldos iniciales entregados por el anterior contador, teniendo en cuenta que varias de las cuentas se encuentran con información errada, nosotros hemos insistido al representante legal de dicha empresa que redacte un documento por escrito autorizándonos e indicando los ajustes que se necesitan hacer para dejar la contabilidad con la realidad financiera que se requiere, el cliente se niega a redactar dicha autorización y nuestra firma de contadores es consiente que los saldos iniciales no los podemos modificar sin autorización expresa del cliente, y mucho menos realizar un arqueo de activos fijos reales para modificar los activos que se encuentran ya registrados y depreciados.

 

Por favor citar Ley o doctrina específica que permita aclarar al cliente que no podemos modificar los saldos iniciales sin autorización expresa de ellos y con un documento que justifique dicha acción.

 

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular. Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información. Los estados financieros contienen información que debe ser elaborada a partir de la información consignada en los libros de contabilidad de la entidad que informa1, los cuales se encuentran respaldados en documentos y soportes contables (comprobantes de contabilidad).

 

De acuerdo con lo anterior, los libros de contabilidad pueden realizarse de forma física o de forma sistematizada, por lo que sin importar cuál es el mecanismo con el cual se conservan los libros de contabilidad, estos deben cumplir unos requisitos, los cuales actualmente se encuentran especificados en los artículos 125 y 128 del Decreto 2649 de 1993, donde

 

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1 Excepto por algunos estados financieros donde se ha realizado conversión de estados financieros, o procedimientos de consolidación de estados financieros.

 

se menciona lo siguiente:

DescripciónDetalle
Libros (artículo 125 Decreto 2649 de 1993 Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad.

 Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continúa. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

Forma de llevar los libros (artículo 128
Decreto 2649 de 1993
 Se aceptan, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares. El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables.

 En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.

 Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.

Forma de llevar los libros (artículo 128
Decreto 2649 de 1993
En los libros está prohibido:

Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.

 Dejar espacios que faciliten intercalaciones o
adiciones al texto de los asientos o a continuación
de estos.

 En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran “espacios en blanco” los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.

 Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.

 Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.

 Arrancar hojas, alterar el orden de estas o mutilar los libros.

 

Por lo anterior es importante garantizar la autenticidad e integridad de los libros de contabilidad (lo que incluye la base de datos donde se registran las transacciones) y no es permitido alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones.

 

En caso que los saldos iniciales contengan errores en los libros de contabilidad o en el software contable, debe analizarse teniendo en cuenta que una cosa es la corrección de errores contables a través del procedimiento establecidos en la NIC 8 y la sección 10 de la NIIF para las PYMES y la otra es la corrección de errores respecto del software de información financiera, sobre el cual este Consejo recomienda que las correcciones se realicen atendiendo lo especificado en las normas legales anteriormente mencionadas.

 

Por otro lado, la firma de outsourcing encargada de llevar la contabilidad debe tener en cuenta que podría ser sujeta de auditoria de acuerdo con lo considerado en la NIA 4022 Consideraciones de auditoría relativas a una entidad que utiliza una organización de servicios, por parte del revisor fiscal para “obtener conocimiento suficiente de la naturaleza y significatividad de los servicios prestados por la organización de servicios y de su efecto en los controles internos de la entidad usuaria relevantes para la auditoría, para identificar y valorar los riesgos de incorrección material y diseñar y aplicar procedimientos de auditoría para responder a dichos riesgos3”

 

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como

 

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2 Incluida en el anexo 4° del DUR 2420 de 2015 y sus modificatorios.
3 Ver párrafo 7° de la NIA 402.

 

respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

 

 

 

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