Cheques girados no entregados, entregados no cobrados y notas débito sin identificar, ¿cómo debe registrarse cierre periodo? Concepto 305 CTCP de 2020

Resumen: Una entidad elaborará sus estados financieros, excepto en lo relacionado con la información sobre flujos de efectivo, utilizando la base contable de acumulación (o devengo). De acuerdo con la base contable de acumulación (o devengo), las partidas se reconocerán como activos, pasivos, patrimonio, ingresos o gastos cuando satisfagan las definiciones y los criterios de reconocimiento para esas partidas.

CONSULTA (TEXTUAL)

Asunto: Solicitud concepto.

Comedidamente solicito se sirvan a emitir su concepto con relación a las siguientes inquietudes:

1. Las partidas conciliatorias al cierre del año como consignaciones y/o notas crédito no identificadas, ¿Cómo deben ajustarse al finalizar el ejercicio contable?

2. De igual forma los cheques girados no entregados, los cheques girados entregados no cobrados y las notas débito sin identificar, ¿cómo debe registrarse al cierre del periodo contable?

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnicocientífico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a una consulta en los siguientes términos.”

Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular. Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información.

La respuesta a sus inquietudes puede encontrarlas en el marco de información financiera aplicado por la entidad y en las políticas y procedimientos establecidos por la entidad para ejercer control sobre el efectivo; algunas referencias sobre el tema, extractados de la norma de información financiera que aplican las entidades clasificadas en el Grupo 2 del DUR 2420 de 2015, modificado por el decreto 2483 de 2018) son las siguientes:

“Base contable de acumulación (o devengo)

2.36 Una entidad elaborará sus estados financieros, excepto en lo relacionado con la información sobre flujos de efectivo, utilizando la base contable de acumulación (o devengo). De acuerdo con la base contable de acumulación (o devengo), las partidas se reconocerán como activos, pasivos, patrimonio, ingresos o gastos cuando satisfagan las definiciones y los criterios de reconocimiento para esas partidas.”

“La esencia sobre la forma

2.8 Las transacciones y demás sucesos y condiciones deben contabilizarse y presentarse de acuerdo con su esencia y no solamente en consideración a su forma legal. Esto mejora la fiabilidad de los estados financieros.”

Ahora bien, en el caso que nos ocupa las conciliaciones bancarias son un procedimiento contable establecido, para controlar las tracciones que se han realizado en relación con el efectivo depositado en los bancos, por lo que las consignaciones, notas crédito y las notas debito corresponde a documentos que son soportes de transacciones realizadas y que afectan el saldo del efectivo respectivo, por ello, los recursos a que hacen referencia deben ser reconocidos en las cuentas respectivas.

En el caso de los cheques girados y no entregados, esta corresponde a una transacción que no se ha completado puesto que no se ha realizado la entrega del título (cheque), y ello puede afectar la aplicación de los requerimientos de baja en cuenta de la obligación. Un asunto distinto es el de los cheques girados que ya han sido entregados y aún no han sido cobrados por los beneficiarios, en este caso, los requerimientos de baja se cumplirían siempre que la entidad no conserve riesgos significativos frente a la obligación. No obstante, el reconocimiento y baja de partidas puede originar diferencias entre los registros del banco y los de los libros, los cuales por control interno deben ser periódicamente conciliados, esto ayuda a la administración a tener un manejo más eficiente del efectivo.

El soporte normativo de ésta transacción lo podemos encontrar, en la Sección 11 Numeral 36 de la NIIF para PYMES:

“Baja en cuentas de un pasivo financiero
11.36 Una entidad solo dará de baja en cuentas un pasivo financiero (o una parte de un pasivo financiero) cuando se haya extinguido—esto es, cuando la obligación especificada en el contrato haya sido pagada, cancelada o haya expirado.”

Por último, le sugerimos a la peticionaria consultar conceptos que el consejo ha emitido sobre el tema, en especial los conceptos números Nº 2018-0752 del 28 de agosto de 2018 y 2013-0417 del 16 de diciembre de 2013., la cual se pueden consultar en el enlace: http://www.ctcp.gov.co/conceptos/.

Respecto de las partidas por identificar, le recomendamos revisar las consultas 2012-124, 2016-328-510- 1036, 2017-50, y 2019-774, dónde el CTCP se refirió a este tema (Ver www.ctcp.gov.co,enlace conceptos).

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

 

 

Chatea con nosotros