Inquietudes – partidas conciliatorias. Concepto CTCP 34 de 2022

CONSULTA (TEXTUAL)
“Las siguientes preguntas están relacionadas con el proceso de conciliación bancaria que se realiza como mecanismo de control del efectivo en las diferentes entidades. He leído algunos conceptos que ustedes han emitido al respecto, tales como el 1036 de 2015, 328 de 2016 o el 0252 de 2019, sin embargo, de cara a la normatividad vigente me surgen las siguientes dudas:

1. ¿En algún artículo las Normas Internacionales o las Normas de Aseguramiento establecen que para que pueda existir un cierre contable‐ donde existe presentación de información financiera‐ no deben existir partidas conciliatorias bancarias?
2. Mediante concepto 2019‐0252, el CTCP manifestó lo siguiente:

El saldo de las cuentas bancarias corresponde a un activo financiero, el cual deberá medirse de conformidad con la sección 11 de la NIIF para las PYMES 1 por tratarse de un instrumento financiero básico (ver párrafo 11.5 de la NIIF para las PYMES), el cual deberá reconocerse por el valor que figure en el extracto, de esta manera las partidas conciliatorias se muestran como una cuenta por cobrar (tratándose de cheques no cobrados recibidos) o como cuentas por pagar (tratándose de cheques no cobrados entregados a terceros)

De acuerdo a lo anterior, ¿el ejercicio de reclasificación y ajuste contable debe hacerse como una medida estrictamente contable para tener una adecuada presentación de información financiera cumpliendo lo estipulado por la norma?
3. ¿Se puede impedir el cierre contable de una entidad por identificar que se tienen partidas conciliatorias bancarias pendientes por registrar?
4. Si un período contable anual ya se encuentra cerrado y se han identificado rechazos bancarios en los pagos a proveedores, ¿Se debe abrir el período contable cerrado para registrar estos rechazos o es posible registrarlos en el siguiente período?
5. Teniendo en cuenta que el proceso conciliatorio entre la realidad bancaria y la realidad contable inicia comparando las cifras de los saldos en libros con los saldos bancarios, ¿Qué debe existir primero: el cierre contable o la conciliación bancaria?
6. Si se ha determinado que una de las partidas conciliatorias bancarias identificadas en una fecha posterior a la fecha del cierre contable es material. En este caso, ¿la entidad debe abrir el período contable para hacer el registro de esta transacción o podría‐ basada en su política de “Hechos ocurridos después del período sobre el que se informa”‐ realizar una revelación sobre este hecho y reconocer la partida el período siguiente?

En este caso, ¿La entidad debería tener un criterio de materialidad formalmente establecido para el efectivo y equivalentes?, ¿Este criterio de materialidad debe analizar las partidas, en este caso bancarias, de manera individual o agrupada?, de ser agrupado, ¿Cuál sería el criterio de agrupación?
7. El contador de una entidad decide no realizar un cierre contable anual si existen partidas conciliatorias bancarias pendientes por reconocer, aduciendo que son las normas contables y fiscales las que establecen que en ningún caso deben existir partidas conciliatorias bancarias en el cierre de una vigencia contable. ¿Es esta una adecuada práctica contable?, ¿Qué norma establece esta exigencia?”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

En primer término, debemos aclarar que habiéndose emitido los decretos que ponen en vigencia los estándares de información financiera en Colombia, el tratamiento contable debe efectuarse teniendo en cuenta el marco técnico normativo que le corresponda a la entidad. Como no se indica en la consulta el grupo al que pertenece el consultante, este concepto se elabora teniendo como referente el Marco Técnico Normativo correspondiente al Grupo 2, contenido en el Decreto Único 2420 de 2015, la NIIF para PYMES.

1. ¿En algún artículo las Normas Internacionales o las Normas de Aseguramiento establecen que para que pueda existir un cierre contable‐ donde existe presentación de información financiera‐ no deben existir partidas conciliatorias bancarias?

2. Mediante concepto 2019‐0252, el CTCP manifestó lo siguiente:
El saldo de las cuentas bancarias corresponde a un activo financiero, el cual deberá medirse de conformidad con la sección 11 de la NIIF para las PYMES 1 por tratarse de un instrumento financiero básico (ver párrafo 11.5 de la NIIF para las PYMES), el cual deberá reconocerse por el valor que figure en el extracto, de esta manera las partidas conciliatorias se muestran como una cuenta por cobrar (tratándose de cheques no cobrados recibidos) o como cuentas por pagar (tratándose de cheques no cobrados entregados a terceros).

De acuerdo a lo anterior, ¿el ejercicio de reclasificación y ajuste contable debe hacerse como una medida estrictamente contable para tener una adecuada presentación de información financiera cumpliendo lo estipulado por la norma?
Acerca de las preguntas 1 y 2, nos ratificamos en los contenidos planteados en la consulta 2019-0252 y que, respecto de la consulta, manifiesta lo siguiente:

“El saldo de las cuentas bancarias corresponde a un activo financiero, el cual deberá medirse de conformidad con la sección 11 de la NIIF para las PYMES por tratarse de un instrumento financiero básico (ver párrafo 11.5 de la NIIF para las PYMES), el cual deberá reconocerse por el valor que figure en el extracto, de esta manera las partidas conciliatorias se muestran como una cuenta por cobrar (tratándose de cheques no cobrados recibidos) o como cuentas por pagar (tratándose de cheques no cobrados entregados a terceros).

En muchas ocasiones, el saldo de la cuenta efectivo y equivalente al efectivo por concepto de cuentas corrientes o de ahorro en entidades financieras puede diferir del saldo del extracto. Dependiendo del origen de la diferencia, le corresponderá a la entidad, con fundamento en los hechos y circunstancias, y la información disponible, determinar si los registros en libros previos pueden ser revertidos o ajustados. Por ejemplo, si la empresa gira los cheques por pagos a sus proveedores, y los mantiene en custodia por largos períodos de tiempo, esto podría representar un hecho que podría dar origen a la reversión de la transacción como una cuenta por pagar. Por ello, no es posible realizar reclasificaciones generales de las diferencias entre los libros y los extractos sin haber analizado previamente su origen, y el cumplimiento de los requerimientos de baja en cuenta y reconocimiento de las transacciones y otros eventos y sucesos que les han dado origen. La reclasificación general de estas diferencias puede generar incorrecciones materiales que podrían afectar la razonabilidad de los estados financieros.

Presentar una diferencia material entre el saldo del extracto de una cuenta corriente y la partida de efectivo y equivalentes al efectivo en el estado de situación financiera puede afectar la representación fiel de la partida y podría ocasionar una incorrección material en los términos de las normas de aseguramiento de la información financiera.
En el concepto 2016-328 el CTCP manifestó lo siguiente:

“La conciliación bancaria es un proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares de los bancos, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cuál es la causa de la diferencia. La razón por la cual los dos saldos no concuerdan se debe a diferencias de tiempo que impiden que una de las partes registre las transacciones en el mismo periodo o errores en el proceso de registro por cualquiera de las dos partes. En el caso en que el error sea del banco se debe hacer la respectiva reclamación, y en el caso que el error sea de la entidad se debe hacer el respectivo ajuste contable”.

También mediante concepto 2015-1036 se manifestó lo siguiente respecto de las consignaciones pendientes por identificar en los extractos bancarios:

Este Consejo ha indicado en varios de sus conceptos, que mientras se realizan los procedimientos de conciliación y se ajustan las diferencias, estas partidas deben ser reconocidos en los libros y estados financieros, ya sea en una cuenta separada de “consignaciones pendientes por identificar” o en otras cuentas de naturaleza pasiva, de tal forma que se contabilicen las diferencias entre los libros y los saldos disponibles en las cuentas bancarias. Para cumplir los requerimientos de revelación este consejo también ha indicado que el saldo de la cuenta pasiva debe ser presentado en el estado de situación financiera disminuyendo el valor de las cuentas por cobrar o la cartera de préstamos.

De acuerdo con lo anterior, se hace necesario realizar una conciliación bancaria y establecer las diferencias entre los saldos mostrados en el extracto bancario y los libros. Una vez efectuado este procedimiento, para efectos de cierre anual, se analizará las diferencias, y de acuerdo con los hechos y circunstancias específicos se reclasificarán los ajustes encontrados como una cuenta por pagar o una cuenta por cobrar, teniendo en cuenta la materialidad de las cifras. De otro lado, se registrarán contablemente las notas bancarias débito y crédito que no se hayan registrado en la contabilidad.”

Así las cosas, respecto a su primera pregunta, aunque la normatividad contable vigente no establece de manera explícita la obligatoriedad de elaborar conciliaciones bancarias, si establece la necesidad de registrar todas las transacciones de manera adecuada, a fin de poder ser medidas de acuerdo a su naturaleza, disponibilidad y exigibilidad. En cuanto a la segunda pregunta, este Consejo se encuentra de acuerdo con que el ejercicio de reclasificación y ajuste contable debe hacerse como una medida estrictamente contable para tener una adecuada presentación de información financiera cumpliendo lo estipulado por la norma.

3. ¿Se puede impedir el cierre contable de una entidad por identificar que se tienen partidas conciliatorias bancarias pendientes por registrar?

Para la pregunta 3, el impedir el cierre contable hasta el momento en que se identifiquen y registren las partidas conciliatorias, es una decisión exclusiva del representante legal y del contador público de la entidad como firmantes de los estados financieros. Dicho lo anterior, es importante precisar la significancia de la firma en los estados financieros, para lo cual citaremos el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, así:

“Artículo 37. ESTADOS FINANCIEROS CERTIFICADOS.
El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros“

4. Si un período contable anual ya se encuentra cerrado y se han identificado rechazos bancarios en los pagos a proveedores, ¿Se debe abrir el período contable cerrado para registrar estos rechazos o es posible registrarlos en el siguiente período?

6. Si se ha determinado que una de las partidas conciliatorias bancarias identificadas en una fecha posterior a la fecha del cierre contable es material. En este caso, ¿la entidad debe abrir el período contable para hacer el registro de esta transacción o podría‐ basada en su política de “Hechos ocurridos después del período sobre el que se informa”‐ realizar una revelación sobre este hecho y reconocer la partida el período siguiente?

En este caso, ¿La entidad debería tener un criterio de materialidad formalmente establecido para el efectivo y equivalentes?, ¿Este criterio de materialidad debe analizar las partidas, en este caso bancarias, de manera individual o agrupada?, de ser agrupado, ¿Cuál sería el criterio de agrupación?

Dentro del contexto de las preguntas 4 y 6, podría entenderse que esos rechazos bancarios darían lugar a errores, para lo cual, los lineamientos para la corrección de errores en una entidad del Grupo 2 (que aplica la NIIF para las Pymes) son los contenidos en la sección 10 – Políticas, estimaciones y errores contables, del anexo 2, del Decreto 2420 de 2015, y demás normas que lo adicionan, modifiquen o sustituyan.

En relación con la corrección de errores le recomendamos revisar la orientación técnica No. 01 (www.ctcp.gov.co , enlace publicaciones, orientaciones técnicas) en la cual se han dado instrucciones en relación con la reexpresión de los estados financieros, cuando existen cambios en las políticas o errores que tengan un efecto material en la situación y desempeño financiero de una entidad.

Cuando se trate de un error contable, debe observarse si dicho error es material o si no es material (inmaterial); de tratarse de un error inmaterial, este puede corregirse en el periodo actual reconociendo un gasto (ingreso) relacionado con la partida que presenta error; pero de tratarse de un error material, debe realizarse una reexpresión retroactiva de las cifras comparativas en los estados financieros tal como lo menciona la sección 10 de la NIIF para las PYMES.

Para efectos de consulta, puede acceder a través del siguiente enlace: https://www.ctcp.gov.co/conceptos/2022

5. Teniendo en cuenta que el proceso conciliatorio entre la realidad bancaria y la realidad contable inicia comparando las cifras de los saldos en libros con los saldos bancarios, ¿Qué debe existir primero: el cierre contable o la conciliación bancaria?

Para la pregunta en cuestión, es preciso aclarar que la generación de estados financieros por parte de la administración, implica de aplicación de políticas y metodologías que garanticen los principios acerca de la presentación e información a revelar, incorporada en los marcos técnicos normativos incorporados en los anexos del DUR 2420 de 2015 y su modificatorios.

7. El contador de una entidad decide no realizar un cierre contable anual si existen partidas conciliatorias bancarias pendientes por reconocer, aduciendo que son las normas contables y fiscales las que establecen que en ningún caso deben existir partidas conciliatorias bancarias en el cierre de una vigencia contable. ¿Es esta una adecuada práctica contable?, ¿Qué norma establece esta exigencia? Respecto a la pregunta 7, dentro de las funciones establecidas para el CTCP, no se encuentra la evaluación de las actuaciones por parte de contadores públicos, sin embargo, es importante precisar que el contador debe propender por cumplir a cabalidad sus funciones, dando cumplimiento a las disposiciones normativas internas y externas y contemplando los lineamientos del Título Segundo de la Ley 43 de 1990 tocante a las relaciones del Contador Público con los usuarios de sus servicios. Entre
ellas, el artículo 45 de la norma antes citada:

“Artículo 45. El Contador Público no expondrá al usuario de sus servicios a riesgos injustificados.”
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

 

 

Chatea con nosotros