CONSULTA (TEXTUAL)
“Soy contadora en una entidad sin ánimo de lucro, responsable de IVA se tiene contrato con un tercero externo y se factura el IVA se tiene varios contratos con la entidad contratante cada contrato tiene su representante de cada servicio, si entre las facturas que se generan por cada contrato se conforman los ingresos generales de la entidad, ¿cómo se contabiliza la administración que se cobra a cada contrato para gastos de papelería y personal administrativo? teniendo en cuenta que esa administración para cada contrato es un gasto, si contabilizo un ingreso para la administración, este ingreso me viene a sumar a los ingresos totales, y la plata es la misma, sale de un contrato como gasto y se va para la administracion.”
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnicocientífico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:
Considerando los marcos normativos para cada uno de los grupos existentes en la actualidad en Colombia contenidos los anexos 1, 2 y 3 del DUR 2420 de 2015 y demás normas que lo adicionen,
modifiquen o sustituyan y que le son aplicables para quienes pertenezcan al Grupo 1 – NIIF, Grupo 2 – NIIF para pymes y Grupo 3 Microempresas; en cada uno de ellos se ha establecido que el
reconocimiento de un gasto es en función de los cambios que se presenten en los activos y pasivos de una entidad, de acuerdo a las siguientes definiciones:
| NIIF | NIIF para Pymes | Microempresas |
| “4.69 Gastos son disminuciones en los activos o incrementos en los pasivos que dan lugar a disminuciones en el patrimonio, distintos de los relacionados con distribuciones a los tenedores de derechos sobre el patrimonio.” |
“2.26 La definición de gastos incluye tanto las pérdidas como los gastos que surgen en las actividades ordinarias de la entidad: (a) los gastos que surgen de la actividad ordinaria incluyen, por ejemplo, el costo de las ventas, los salarios y la depreciación. Usualmente, toman la forma de una salida o disminución del valor de los activos, tales como efectivo y equivalentes al efectivo, inventarios o propiedades, planta y equipo. (b) las pérdidas son otras partidas que cumplen la definición de gastos y que pueden surgir en el curso de las actividades ordinarias de la entidad. Si las pérdidas se reconocen en el estado del resultado integral, habitualmente se presentan por separado, puesto que el conocimiento de las mismas es útil para la toma de decisiones económicas.” |
2.18 (b) Gastos. Son las disminuciones en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo contable, en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien de surgimiento o aumento de los pasivos, que dan como resultado disminuciones en el patrimonio, y no están relacionados con las distribuciones realizadas a los propietarios del patrimonio.” |
| 5.1 El reconocimiento es el proceso de captar, para su inclusión en el estado de situación financiera o en el estado (o estados) del rendimiento financiero, una partida que cumple la definición de uno de los elementos de los estados financieros—un activo, un pasivo, patrimonio, ingresos o gastos.(…)” “5.5 El reconocimiento inicial de activos o pasivos que surge de transacciones u otros sucesos puede dar lugar al reconocimiento simultáneo de los ingresos y gastos relacionados.(…) “ |
“2.27 Reconocimiento es el proceso de incorporación en los estados financieros de una partida que cumple la definición de un activo, pasivo, ingreso o gasto y que satisface los siguientes criterios: (a) es probable que cualquier beneficio económico futuro asociado con la partida llegue a, o salga de la entidad; y (b) que la partida tenga un costo o valor que pueda ser medido con fiabilidad.” |
2.19 Reconocimiento es el proceso de incorporar en los estados financieros una partida que cumple con la definición de activo, pasivo, ingreso o gasto y que cumpla los siguientes criterios: (a) es probable que cualquier beneficio económico futuro asociado con la partida entre o salga de la microempresa; y (b) la partida tiene un costo o valor que pueda ser medido con fiabilidad.” |
Por lo anterior, se hace necesario que exista un reconocimiento de los gastos de administración (papelería y personal administrativo) por la ESAL en su estado de resultados considerando que de
acuerdo a la consulta estos se originan en el cumplimiento del servicio que presta la ESAL y que le son necesarios para la dirección, organización y administración de cada uno de los contratos. Cosa diferente es el reconocimiento de los ingresos, cuyo fin está relacionado con un incremento de un activo (el contrato) que da lugar a un incremento en el patrimonio, distinto a lo relacionado con las aportaciones de los tenedores de los derechos sobre el patrimonio.1
Recomendamos de igual manera revisar la orientación técnica No. 14 – “ Entidades Sin Ánimo de Lucro”, emitida por este Consejo, la cual puede consultar en el enlace: https://www.ctcp.gov.co/publicacionesctcp/orientaciones-tecnicas , la cual constituye una guía para la realización de la contabilidad de las ESAL e incluye de igual forma lineamientos para la elaboración de estados financieros de propósito general para estas entidades.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.