Entrega del cargo de contador de la entidad – Responsabilidad. Concepto CTCP 19 de 2021

RESUMEN:
” La consulta planteada apunta a un tema jurídico más que contable, pero como existen responsabilidades referidas a aspectos contables, lo remitimos al concepto 2018-852 del CTCP, el cual contiene un resumen de las responsabilidades del Contador Público y corresponderá a otras autoridades establecer el alcance de éstas. El caso expuesto en su consulta está relacionado con responsabilices civiles, sobre las cuales el CTCP no tiene competencia para pronunciarse.”

CONSULTA (TEXTUAL)
“(…) HECHOS: al cierre del año 2020, se informó el día 28 de diciembre de 2020, que no se iba a renovar el contrato al contador en el año 2021. Es de aclarar que el contador, viene trabajando con la Empresa desde el Mes de Mayo del año 2011, es decir desde el inicio de Operaciones de la Empresa.

Y le informaron que le harían un contrato por un Mes (Enero 04 a Febrero 3 de 2020) para que realice el cierre del año 2020, a lo cual el contador aceptó.

El sábado 2 de Enero de 2020, de forma verbal me informa el gerente que, ya tenía a la contadora para mi reemplazo, y que quería cuadrar una reunión de empalme, para lo cual le informe, que con gusto, si me permitía terminar de cerrar el año 2020, durante el mes de Enero de 2020, yo le informaría que día podría programar la Reunión de Empalme para hacer entrega de la información contable, balances del sistema o físicos, claves y demás relativos al proceso contable, así como las transacciones pendientes por ingresar por razones de traslado de información por terceros que reportan información del año 2020 (noviembre y Diciembre) , en Enero y Febrero de 2021.

Tal y como se recibió la información de forma verbal de parte del Gerente de la terminación del contrato al cierre del mes de diciembre de 2020 y que se concede un mes para terminar – recibió el contrato para firma y se firmó el contrato por un mes el día lunes 04 de Enero de 2020-+ dejando las dos copias firmadas en el escritorio de la auxiliar contable para el tramite interno.

Conforme lo anterior – se procedió a asistir a la oficina los días 4, 5, 6, 7 y 8 y coordinando actividades con la asistente o Auxiliar contable – El día 04 de Enero de 2020, me presentaron a la Contadora Entrante, a quien salude respetuosamente y le informe El día Lunes Festivo – Yo como contador independiente, fui a la oficina – a avanzar en el proceso de causación de ingresos, registros de gastos, entre otros, dentro del proceso de revisión, conciliación y realización de ajustes requeridos y me encuentro que cambiaron las llaves de acceso a la oficina -. En vista de lo anterior – me comunique con el Gerente, quien me informo que ya no requerían mis servicios para el cierre del año 2020, argumentando que había tomado la decisión de hacer el cierre con la contadora entrante y un asesor de barranquilla.

PREGUNTA 1: ¿Qué responsabilidad le asiste al contador si no le permiten terminar la labor encomendada en el contrato ejecutado en el año 2020, toda vez que el cierre del año 2020, no ocurre al cierre del 31 de Diciembre de 2020, toda vez que hay que hay información que se recibe con posterior a dicha fecha. Igualmente existen proceso contables como proceso el registro de las causación de ingresos, registros de gastos, entre otros, dentro del proceso de revisión, conciliación y realización de ajustes requeridos, las depreciaciones, amortizaciones, y el barrido o análisis de la información integral del año 2020?

PREGUNTA 2: ¿Yo como contador estoy en plena disposición de cerrar el año 2020, sin embargo no se me permite acceso a la oficina de la empresa, como tampoco al equipo de cómputo donde está el programa contable, y a los documentos soportes de la contabilidad, Que puedo hacer en este caso para salvar mi responsabilidad.

PREGUNTA 3: ¿Que puedo exigir a la empresa y que debo hacer constar por el mal proceder de la misma?

PREGUNTA 4: ?Si yo firme un contrato por un Mes, para terminar el cierre del año 2020, y este contrato fue destruido por el Gerente, alegando que ya no me necesita, no obstante yo di inicio a la ejecución del contrato por un mes, durante los días 4, 5, 6, 7, 8 e incluso asistí el día Sábado 09 de Enero de 2021 a trabajar a la oficina. Debe o no pagarme el mes completo por suspender el contrato y peor aún, ya no reposa en la carpeta el contrato por un mes firmado en enero 04 de 2020?

No obstante lo anterior se esperó toda esta semana (del 12 al 15 de enero de 2021) para ver si cambiaban de parecer, pero a la hora de hoy 6.00 Pm del día viernes 15012021, no me han dado la oportunidad de ingresar, como tampoco me han notificado del acceso a la empresa para desarrollar mis obligaciones contractuales.

Agradezco su Concepto y Recomendación para actual conforme a la Ley 43 de 1990 y demás normas que regulan el que hacer contable., y dejar las salvedades que se requiera, a fin de evitar futuras responsabilidades. (…)”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a una consulta en los siguientes términos.

Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.

Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información
financiera y aseguramiento de la información.

Acerca de la pregunta planteada por el consultante, nos permitimos señalar que este Consejo dio respuesta a una consulta similar en el concepto del Consejo Técnico de la Contaduría Pública con
número de radicación 2019-1156 del 28-11-2019, y el cual para efectos de consulta, adjuntamos el siguiente enlace: http://www.ctcp.gov.co/conceptos/2019 (Última revisión del enlace: 18-02-2020).

En dicha consulta se manifestó lo siguiente:

En primer lugar debemos anotar que un contrato para la preparación y presentación de estados financieros no puede entenderse como un encargo de aseguramiento, pero ello no significa que antes de aceptar este encargo, no pueda suscribirse un documento en el cual se incorporen las responsabilidades del Contador y de la Administración. En este documento, que regularía la relación contractual entre la entidad que contrata los servicios y el contador, podría incluir entre otras, los siguientes asuntos:

a. El objetivo del compromiso
b. Las responsabilidades de la administración de la entidad.
c. La indicación de que en un servicio de preparación y presentación de estados financieros no se otorga ningún tipo de aseguramiento.
d. Las responsabilidades del contador y cualquier tipo de limitación que exista respecto de la preparación de los estados financieros.
e. La identificación del marco de información financiera aplicable para la preparación de estados financieros.
f. Las responsabilidades de la administración, entre otras:

 La de seleccionar los principios contables de conformidad con el marco de información financiera, que sea requerido por las normas legales.

 El diseño, la implementación y el mantenimiento del control interno relevante para la preparación y presentación justa de los estados financieros, de tal forma que ellos estén libres de incorrecciones materiales, ya sea debido a fraude o error

 La prevención y detección del fraude.

 El cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables a sus actividades.

 La precisión e integridad de los registros, documentos, explicaciones y otra información, incluidos los juicios importantes, que son necesarios en el compromiso de preparar los estados financieros.

La administración de una entidad también debe comprometerse a:

a) proporcionar la documentación y otra información relacionada que sea relevante para la preparación y presentación de los estados financieros;
b) la Información adicional que se puede solicitar para la preparación de los estados financieros; y
c) dar acceso irrestricto a las personas dentro de la Compañía, con las cuales el contador deba comunicarse. El contador público en una empresa, entre otras normas, debe también debe tener en cuenta los requerimientos de la Ley 43 de 1990, el código de ética para contadores incluido en el anexo 4 del Decreto 2420 de 2015, las normas de control de calidad, y las normas de información financiera que sean aplicables.

Respecto del conflicto generado por la renuncia del contador, no es función del CTCP la de resolver o de pronunciarse sobre este tipo de situaciones; un contador público al comprometerse con la prestación de sus servicios asume responsabilidades contractuales y extracontractuales (civiles), disciplinarias, administrativas, penales y sociales. El caso expuesto en su consulta está relacionado con responsabilices civiles, sobre las cuales el CTCP no tiene competencia para pronunciarse.

En el concepto 2018-852 del CTCP, se encuentra un resumen de las responsabilidades del Contador Público, cuya valoración le corresponde a otras autoridades, lo mismo que establecer el alcance de estas y las posibles sanciones.

También se tendrá en cuenta que las normas legales vigentes en Colombia establecen que la responsabilidad por la preparación y presentación de los estados financieros es de la administración de la entidad, quien al certificarlos, según lo requerido por el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, efectúa una declaración de que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que ellas se han tomado fielmente de los libros. Las responsabilidades de un contador público con el usuario de sus servicios, son las establecidas en las normas profesionales, legales y reglamentarias, y en el contrato que suscribe con la entidad a la que presta sus servicios. En el concepto 2018-678 el CTCP señaló lo siguiente:

“Al terminar su servicio, se recomienda al contador externo saliente, realizar y elaborar un informe de empalme con destino a la gerencia de la entidad o a la persona a la cual prestaba sus servicios. En el proceso de empalme debe informarse entre otras cosas lo siguiente:

Estado actual de la contabilidad (transacciones pendientes por reconocerse en el sistema de información contable); Informe de notas de contabilidad y demás comprobantes contables pendientes por realizarse (ajustes por depreciación, por deterioro de cuentas por cobrar, ajustes de valor razonable, entre otros); Detalle de los impuestos no liquidados y que se encuentran pendientes por cumplir con sus obligaciones formales; Entrega de la documentación, soportes contables y libros de contabilidad, en poder del contador externo relacionada con la entidad; y

Las demás que considere pertinente el profesional que externamente lleva la contabilidad

Por ello, más que entregar los soportes, libros y otros documentos, lo que el CTCP recomienda al darse por terminado el contrato, es la entrega del cargo mediante un proceso de empalme con el nuevo contador o con el funcionario que designe la entidad contratante”.

De acuerdo con lo anterior y dando respuesta a las inquietudes planteadas, al contratar los servicios profesionales de un contador público, se debe suscribir un documento en el que se señalan las
responsabilidades del contador público y de la administración de la entidad, lo cual facilita resolver cualquier situación que se desprenda de los compromisos asumidos. Es importante que de sus
actuaciones queden los soportes necesarios para probar su responsabilidad, como en el caso planteado.

En cuanto al no pago de los honorarios, no es competencia del CTCP pronunciarse al respecto pues se trata de un tema jurídico.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: “Alcance de los conceptos. Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución”

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