Documentos y libros contables – medio electrónico. Concepto 965 CTCP de 2020

Resumen: ”el CTCP considera que un documento escaneado puede ser admitido como soporte de la transacción, tal como lo exige la legislación mercantil, por lo que constituye prueba, junto con otros documentos de que la transacción fue realizada”

CONSULTA (TEXTUAL)
“De acuerdo con el decreto 805 de 2013, por el cual se reglamenta el artículo 173 del Decreto 019 de 2012.

Que el artículo 173 del Decreto 019 de 2012 modificó el artículo 56 del Código de Comercio, autorizando a los comerciantes para llevar los libros de comercio en archivos electrónicos, siempre que garanticen en forma ordenada, la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su conservación, de conformidad con las normas contables vigentes y aplicables al diligenciamiento de los libros de contabilidad.

Se entiende por archivo electrónico cualquier documento en forma de mensaje de datos, generado, enviado, recibido, almacenado o comunicado en medios electrónicos, ópticos o similares, garantizando las condiciones y requisitos para su conservación.

Queremos saber si podemos aplicar este decreto en nuestra empresa de llevar todos los documentos y archivos electrónicamente, Y así poder digitalizar toda la documentación desde que se creó la empresa 8 de marzo del 2008 hasta la fecha y seguir llevando este proceso.

Teniendo en cuenta los siguientes artículos del Estatuto Tributario de Colombia Art. 632. Deber de conservar informaciones y pruebas.

No nos ordena que se deba tener la documentación en físico y además el Art. 616-1. Factura o documento equivalente. Nos ordena el porcentaje de documentos que las empresas deben tener sin facturación electrónica.

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a una consulta en los siguientes términos.

Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular. Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información.

Respecto de su consulta es importante mencionar que una cosa es la forma como se conservan los soportes de la contabilidad, y otra es la exigencia tributaria respecto de la generación de la facturación electrónica, por lo que algunos soportes pueden ser válidos para efectos contables y probatorios, pero para considerar deducibles respecto del impuesto sobre la renta deben cumplir con ciertos requisitos formales establecidos en la legislación tributaria aplicable a la entidad. Por lo anterior, cualquier inquietud relacionada con las facturas y
la conservación de informaciones y pruebas, deberá ser realizada a la Unidad Administrativa Especial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.

Respecto de la forma de conservación de los documentos, mediante el concepto 2020- 06261 el CTCP manifestó lo siguiente respecto de la validez de los soportes electrónicos:

“(…) De acuerdo con lo anterior, el CTCP considera que un documento escaneado puede ser admitido como soporte de la transacción, tal como lo exige la legislación mercantil, por lo que constituye prueba, junto con otros documentos de que la transacción fue realizada”.

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1 https://www.ctcp.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=e981d576-e9c2-45db-a062-ad36aafea7c7

 

Respecto de los soportes de la contabilidad, el anexo 6 del DUR 2420 de 2015 establece lo siguiente:

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

 

 

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