Documentos que respaldan la certificación del contador público. Concepto 502 CTCP de 2020

RESUMEN: “Tales certificaciones siempre deben tener un soporte que evidencie que dicha certificación contiene información capaz de ser verificable por parte de un tercero, dicha evidencia pueden ser los libros de contabilidad del comerciante, soportes externos de transacciones, contratos, extractos bancarios, comprobantes de pago de terceros, entre otros”

CONSULTA (TEXTUAL)
“Qué documentos debe de presentar un contador público al momento realizar un certificado de ingresos; (antecedentes de la profesión, cédula y tarjeta profesional) en qué norma o concepto dice que el certificado debe de ir acompañado de estos documentos.”

CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a una consulta en los siguientes términos.

Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular. Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información.

Mediante concepto 2019-1105 el CTCP se refirió al tema de los soportes que deben tenerse en cuenta al emitir una certificación de ingresos de una entidad, al respecto se anotaba:

“la delegación que el estado ha dado a los contadores públicos inscritos, para dar presunción de legalidad y autenticidad a ciertos actos, hechos o documentos que este suscriba (fe pública), solo es aplicable para aquellos actos o documentos que han sido previstos en la Ley, por ello, los contadores ni otras autoridades, distintas del legislador, no pueden por su propia iniciativa, adicionar o reducir los actos certificables”

“si el contador público suscribe un certificado de ingresos, este debe fundamentarse en los libros de contabilidad y estar sustentados mediante soportes contables adecuados, además de ser claro, preciso y ceñido estrictamente a la verdad. En el caso en que no se suministren los soportes contables requeridos, la certificación entregada no cumpliría los requisitos establecidos en las normas legales, y se afectaría la presunción de legalidad de los documentos que suscribe el contador público.”

Mediante concepto 2019-1106 el CTCP manifestó lo siguiente, respecto de la certificación de ingresos:

“No existe una definición en nuestro ordenamiento legal de las “certificaciones de ingresos”, pero podrían definirse como un documento suscrito por contador público u otra entidad que certifica los ingresos de una persona natural o jurídica y que tiene como objetivo servir de soporte ante un tercero al que se le asegura la verdad de un hecho, dicha certificación puede ser elaborada por una empresa o entidad a la que le consta dicha situación, pero cuando esta es firmada por parte de un contador público se entenderá que “el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales1” y deberá tenerse en cuenta que el contador es “depositario de la confianza pública, da fe pública cuando con su firma y número de tarjeta profesional suscribe un documento en que certifique sobre determinados hechos económicos”2

Al revisar los requerimientos del anexo 4° del DUR 2420 de 2015, no se encuentra una norma específica que incluya el concepto de “certificación” o el concepto de “fe pública”, por lo que es pertinente emitir orientación sobre los procedimientos y requisitos que debe contener un certificado de ingresos, cuando la legislación ha requerido que este sea firmado por parte de un contador público.

Las siguientes recomendaciones mínimas podrían ser consideradas por parte de un contador público al emitir una certificación de ingresos3

• La certificación requerida debe haber sido prevista en la legislación, por cuanto no es posible que los contadores, ni otras autoridades, distintas del legislador, por su propia iniciativa, adicionen o reduzcan los actos certificables;
• El certificado deberá expedirse en papel membretado del Contador público o persona Jurídica que presta servicios relacionados con la ciencia contable, además deberá contener la dirección, correo electrónico y teléfono del profesional certificante.
• El certificado deberá contener el título del mismo, el cual podrá denominarse “Certificación de ingresos”;
• El certificado deberá indicar el destinatario del mismo, o deberá contener la expresión “a quien interese”;

1 Tomado del artículo 10 de la Ley 43 de 1990.
2 Tomado del artículo 35 de la Ley 43 de 1990.
3 No obstante pueden existir circunstancias particulares que requieran adaptar los criterios establecidos en el siguiente
documento.

• El certificado deberá contener un párrafo introductorio, donde se indique el nombre, identificación, profesión y datos pertinentes de la persona sobre quien se realiza la certificación, incluyendo el periodo de la certificación (febrero del 20×1, o de enero 1 a diciembre 31 de 20×1, etc.);
• El certificado deberá contener el detalle de los ingresos certificados (salarios, honorarios, intereses, dividendos, rendimientos financieros, servicios, comisiones, etc.), donde se describa brevemente el origen de los mismos (salarios de la empresa “X”, honorarios producto de clases dictadas en la universidad “X”, rendimientos financieros obtenidos por inversiones en CDT en el Banco “X”, etc.);
• El contador público deberá obtener de su cliente la documentación que demuestre los ingresos obtenidos en el periodo sujetos de la certificación (obtención de evidencia valida y suficiente), evitando por parte del contador realizar aproximaciones, estimaciones. En caso de que el cliente no aporte los documentos necesarios para verificar los ingresos, el contador rehusará preparar dicha certificación y deberá anunciarle a su cliente dicha decisión;
• También es recomendable, que el contador público verifique las declaraciones tributarias del cliente con el objetivo de contrastar los ingresos que pretende certificar, no obstante el profesional de la contaduría pública no es responsable de los datos consignados en la declaración de su cliente, y no puede tomar dichos datos como evidencia para soportar la certificación;
• Los datos consignados en el certificado deben ser los que el contador público haya obtenido por medio de la evidencia presentada por parte del cliente, por lo que el certificado se elaborará teniendo en cuenta la evidencia documental obtenida;
• El certificado deberá incluir un párrafo donde se describan los procedimientos aplicados a los ingresos objeto de la certificación;
• El certificado deberá incluir un párrafo donde se defina el propósito de la certificación, el alcance de la misma, su uso y restricción en su distribución (si la hubiere);
• El certificado deberá incluir un párrafo donde se afirme que el contador público ha cumplido el Código de Ética establecido en la Ley 43 de 1990 y en el anexo 4° del DUR 2420 de 2015;
• El contador público conservará los papeles de trabajo que evidencien el certificado entregado a su cliente; y
• En un párrafo final del certificado de ingresos, el contador público señalará el lugar, la fecha del informe, el nombre completo, identificación, y número de tarjeta o registro profesional.

También se tendrá en cuenta que las certificaciones emitidas por un contador público únicamente deben referirse a actividades relacionadas con la ciencia contable, las cuales según el artículo 2° de la Ley 43 de 1990 corresponde a las siguientes:

• Las que implican organización, revisión y control de contabilidades.
• Certificaciones y dictámenes sobre estados financieros.
• Certificaciones que se expidan con fundamento en libros de contabilidad.
• Revisoría Fiscal.
• Prestación de servicios de auditoría.
• Actividades conexas, como la asesoría tributaria, la asesoría gerencial, en aspectos contables y similares.

Tales certificaciones siempre deben tener un soporte que evidencie que dicha certificación contiene información capaz de ser verificable por parte de un tercero, dicha evidencia pueden ser los libros de contabilidad del comerciante, soportes externos de transacciones, contratos, extractos bancarios, comprobantes de pago de terceros, entre otros.

En el caso de certificaciones emitidas para una persona natural o persona jurídica no obligada a llevar contabilidad, a la que una entidad le ha requerido un informe financiero de propósito general o de propósito especial, podría ser adecuado contratar los servicios de un contador público para llevar a cabo un servicio de compilación, considerando los requerimientos establecidos en la NISR 4410 Encargos de compilación de estados financieros. Un Contador Público también podría aceptar encargos para realizar procedimientos acordados sobre información financiera cumpliendo los requerimientos de la NISR 4400.

Algunas consideraciones que podrían ser tenidas en cuenta respecto de las certificaciones son las siguientes:

• El certificado expedido por un contador público deberá ser claro, preciso y ceñido estrictamente a la verdad (artículo 69 de la Ley 43 de 1990);
• Los contadores públicos deben cumplir estrictamente las disposiciones legales y profesionales y proceder en todo tiempo en forma veraz, digna, leal y de buena fe, evitando actos simulados, así como prestar su concurso a operaciones fraudulentas o de cualquier otro tipo que tiendan a ocultar la realidad financiera de sus clientes, en perjuicio de los intereses del Estado o del patrimonio de particulares, sean estas personas naturales o jurídicas (artículo 70 de la Ley 43 de 1990);
• La certificación de contador público y revisor fiscal es prueba contable (artículo 777 del Estatuto Tributario);
• El certificado debe contener únicamente información que haya sido previamente verificada y soportada por parte del contador público;
• Dentro de los papeles de trabajo del contador público, deberá dejarse documentado la información del cliente atendiendo las normas sobre control de calidad contenidas en el anexo 4° del DUR 2420 de 2015, junto con la documentación respecto de no tener conocimiento que el cliente está involucrado en actividades ilícitas relacionadas con lavado de dinero, financiación del terrorismo o prácticas cuestionables de negocios e información financiera; y
• Dentro de los papeles de trabajo deberá conservarse una carta de representación del cliente o una declaración juramentada, donde se manifieste sus calidades personales y todos los datos relacionados con su actividad comercial o empresarial, así como de los documentos que aporta para la elaboración de la certificación de ingresos (dicha carta no exime al profesional de la contaduría pública de verificar la documentación que el cliente le suministre, para lo que debe utilizar su juicio y escepticismo profesional).

Cuando en determinados casos el cliente corresponda con un agricultor, artesano, profesional independiente que no cuente con soportes adecuados, el contador público podrá realizar un estudio para determinar los ingresos, lo cual deberá expresarse claramente en la certificación; el estudio de ingresos podrá realizarse siguiendo procedimientos similares a los establecidos en la norma 4400 establecida en el anexo 4° del DUR 2420 de 2015.

Finalmente, incluimos a continuación un modelo de certificación de ingresos, el cuál sería aplicable en aquellos casos en que la Ley haya previsto que se requiere la firma de un Contador Público; también podrían considerarse los modelos de informes establecidos en la NISR 4400 y 4410 Normas sobre servicios relacionados.

Modelo sugerido de la Certificación de ingresos

Membrete
Nombre del contador público
Teléfono, fax, dirección, correo electrónico, etc.
Certificación de ingresos

Nombre de la persona o entidad destinataria

La o El suscrito(a) Contador(a) Público fue contratado(a) por (nombre de la persona), cédula, profesión u oficio, vecino de
(indique), para certificar sus ingresos (la fecha y periodo objeto de certificación) con base en los procedimientos y normas
descritas en el DUR 2420 de 2015 y la Ley 43 de 1990.

Esta certificación fue realizada únicamente para confirmar los ingresos obtenidos en el periodo que proviene de su actividad
(describa la actividad), para lo que utilice los siguientes procedimientos que describo a continuación.

Procedimientos:
Los procedimientos que he utilizado para verificar los ingresos obtenidos para el periodo señalado en el primer párrafo los describo a continuación:
(En este apartado indicar una lista de los procedimientos específicos realizados con suficiente detalle para permitir al lector
analizar la naturaleza, alcance y oportunidad del trabajo desempeñado).

Resultados:
(Una descripción de los resultados del Contador Público incluyendo suficiente detalle por cada tipo de ingreso, fecha que
cubre el servicio de ingresos certificado, indicar el monto de los ingresos percibidos.

Certificación:
En virtud de la verificación efectuada, la/el suscrito(a) Contador(a) Público(a) certifica que la información arriba indicada
representa el ingreso anual (mensual) del señor (nombre completo), devengado para el periodo de enero 1 de 20×1 a
diciembre 31 de 20×1 que provienen de sus actividades (describirlas).

Mi informe es únicamente para el propósito expuesto en el primer párrafo y para su información y por lo tanto, no debe
usarse para ningún otro propósito ni ser distribuido a ninguna otra parte interesada.

Este informe se refiere solamente a los montos certificados del ingreso, que son el reflejo de la información revisada para el periodo en cuestión de conformidad con los procedimientos ya descritos y no garantiza que los ingresos obtenidos sean los mismos para los meses siguientes después de la fecha emisión de este certificado. En consecuencia, el usuario autorizado de este certificado deberá considerar el alcance de la misma para concluir sobre la disponibilidad del ingreso en periodos futuros.

Manifiesto que estoy facultado de conformidad con la Ley 43 de 1990 para emitir dicha certificación y declaro no tener
amenazas que afecten mi independencia y objetividad.

El certificado de ingresos se realiza a solicitud del señor xxxx para (describa los fines de esta certificación que fue solicitada).

Emitida en (ciudad) a los (días) del (mes) del (año)

Contador público
Tarjeta profesional No”

 

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.

 

Señores:

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