Resumen: Este Consejo recomienda al consultante informar a la administración o al consejo de administración acerca del soporte adecuado que debe ser entregado a los copropietarios, lo que podría corresponder a un estado de cuenta, a una cuenta de cobro, o al documento que pueda soportar el cobro realizado al consultante.
CONSULTA (TEXTUAL)
La administración y el Consejo de Administración del edificio donde se encuentra el apartamento de mi propiedad y donde resido, se niega a emitir factura por los pagos de administración que realicé de los meses diciembre de 2018, enero, febrero, y marzo de 2019 y una cuota extra de 1 millón 45 mil pesos pagados en marzo de 2019. Reconocen en email que los pagos se hicieron, pero se niegan a entregar recibo. Tampoco recibí la cuenta de cobro para pagar la administración de abril, mayo, y junio. He hablado y escrito en sucesivas ocasiones con la administración y el consejo de administración para que me entreguen recibo de los pagos efectuados y se niegan. También he pedido que la cuenta de cobro por los meses pendientes de administración especifique los meses que cubre. Se niegan a incluir el concepto de pago y solo ponen “deuda general”.
Considero insólita la situación pues soy yo la que insisto en ponerme al día con los pagos y ellos se niegan a regularizar la situación. Debo señalar que llevo 12 años viviendo en el edificio y nunca me he atrasado con pagos ni cuotas extras. Se trata del edificio (…)1.
La consulta concreta es si lo descrito anteriormente constituye una irregularidad o infracción que puede ser denunciada, qué debo hacer o de qué recursos y mecanismos dispongo para regularizar la situación, o a qué instancia o institución debo dirigirme.
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular. Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información.
Las funciones del Consejo Técnico de la Contaduría Pública fueron establecidas en el artículo 33 de la Ley 43 de 1990, en la Ley 1314 de 2009 y en el artículo 1° del Decreto 3567 de 2011. Dentro de las funciones señaladas en la normativa en mención, se observa que el Consejo Técnico de
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1 Información omitida por tratarse de un dato personal del consultante, el cual no aporta en el entendimiento de la consulta.
la Contaduría Pública no tiene competencia para pronunciarse sobre conflictos generados entre los copropietarios y los responsables de la administración de la copropiedad como el expuesto en su consulta.
La obligación de facturar corresponde con una responsabilidad tributaria, la cual se encuentra a cargo de la administración tributaria, asunto sobre el cual el organismo competente para pronunciarse es la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN. No obstante tratándose de entidades no obligadas a facturar, estas deben emitir un documento que constituya soporte del cobro a los copropietarios. En el caso de las copropiedades, el recibo de caja o las cuentas de cobro, que deben expedir, corresponden a una prueba del pago, el cuál constituiría el soporte de la transacción. En lo relacionado con los efectos fiscales, o la obligación de facturar por parte de las copropiedades, la orientación correspondería realizarla a la DIAN.
Al respecto, el artículo 123 del Decreto 2649 de 1993 sobre documentos de soporte, manifiesta lo siguiente:
| Descripción | Detalle |
| Soportes (artículo 123 Decreto 2649 de 1993 |
• los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. • los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación. • los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle. |
De acuerdo con lo anterior, este Consejo recomienda al consultante informar a la administración o al consejo de administración acerca del soporte adecuado que debe ser entregado a los copropietarios, lo que podría corresponder a un estado de cuenta, a una cuenta de cobro, o al documento que pueda soportar el cobro realizado al consultante.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
