CONSULTA (TEXTUAL)
“(…) me permito consultar el siguiente caso: Qué tratamiento contable debe darse a las consignaciones por identificar.”
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnicocientífico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:
Mediante concepto 2015-10361, el CTCP, con relación al tratamiento de consignaciones no identificadas, indicó lo siguiente:
“(…) Este Consejo ha indicado en varios de sus conceptos, que mientras se realizan los procedimientos de conciliación y se ajustan las diferencias, estas partidas deben ser reconocidos en los libros y estados financieros, ya sea en una cuenta separada de “consignaciones pendientes por identificar” o en otras cuentas de naturaleza pasiva, de tal forma que se contabilicen las diferencias entre los libros y los saldos disponibles en las cuentas bancarias. Para cumplir los requerimientos de revelación este consejo también ha indicado que el saldo de la cuenta pasiva debe ser presentado en el estado de situación financiera disminuyendo el valor de las cuentas por cobrar o la cartera de préstamos.
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1 https://www.ctcp.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=8376d7ac-f8eb-4638-b721-5bb1b068b275
Para su baja en cuenta se deberán considerar los lineamientos establecidos en el nuevo marco técnico normativo para la baja de instrumentos financieros, además de los términos establecidos en la Ley para la prescripción de estas partidas. Además, se tendrá en cuenta los juicios de la gerencia en relación con su importancia relativa o materialidad, ya que no se espera que los nuevos marcos técnicos normativos sean aplicados a partidas inmateriales.”
Las partidas conciliatorias que surgen por las diferencias encontradas entre los extractos bancarios y el auxiliar contable, puede corresponder a muchas situaciones; para cada situación en particular debe analizarse el origen de la diferencia, y de dicho análisis se aplicará el juicio profesional usando los criterios relacionados con las Normas de Información Financiera para determinar el tratamiento contable. Algunos ejemplos relacionados con lo anterior, podrían ser los siguientes:
| Partida conciliatoria | Análisis por parte del CTCP |
| Consignaciones no registradas en bancos relacionadas con falta de identificación del beneficiario, falta de datos de las facturas canceladas por parte del cliente y similares. |
Se recomienda reconocer al cierre del periodo una cuenta correctora de las cuentas por cobrar, que podría denominarse “cuentas por cobrar- consignaciones pendientes por identificar”, lo anterior se debe a que las cuentas por cobrar representan el importe que la entidad recaudará en periodos futuros derivados de pago de clientes, y no es adecuado reconocer un activo por un valor diferente al valor que se espera recuperar. |
| Consignaciones sin identificar en bancos, en entidades que realizan ventas por adelantado, y no han podido identificar al comprador. |
Si la entidad tiene por costumbre realizar ventas por anticipado, y estima que dicho recaudo corresponde con este concepto, podría reconocer dicha transacción como un pasivo en una cuenta que podría denominarse “otros pasivos no financieros- anticipos de clientes”. |
| Cheques girados por la entidad y no cobrados por parte del proveedor. |
Aunque el cheque es un medio de pago, este se entiende que ha cumplido su función cuando ha sido cobrado por parte del tenedor del instrumento, por lo que la entidad podría reconocer el cheque pendiente de cobro como un pasivo que podría denominarse “cuentas por pagarcheques pendientes de cobro”. |
| Cheques girados a terceros, pendientes de entrega (en custodia) |
Debido que el cheque no ha sido entregado por la entidad, la entidad podría reconocer el cheque pendiente de cobro como un pasivo que podría denominarse “cuentas por pagar- cheques pendientes de cobro” |
| Cheques recibidos (con pacto de ser cobrados en el futuro, o al día) por parte de cliente y mantenidos en la caja. |
Los cheques recibidos y mantenidos en la caja, no necesariamente implica que la entidad deba reconocer un menor valor de la cuenta por cobrar, lo que podría ocurrir cuando el cheque ha sido consignado o cobrado ante la entidad financiera. |
| Cheques devueltos girados por la entidad a proveedores. |
Los cheques girados por la entidad que resulten devueltos de manera posterior, debe presentarse como un pasivo a la entidad, y según corresponda a su causal por devolución y materialidad, deberá revelare el presunto incumplimiento en los términos de pago. |
| Cheques devueltos recibidos por parte de los clientes de la entidad |
Deben presentarse en el estado de situación financiera como una cuentas por cobrar a clientes, el cual según la causal de la devolución deberá evaluarse si existe una pérdida crediticia que debe medirse de acuerdo con los requerimientos de deterioro de valor de activos financieros, |
Debido que el efectivo corresponde con un activo disponible por parte de la entidad, y comprende los saldos mantenidos en caja general, caja menor y los depósitos a la vista mantenidos en entidades financieras, este consejo considera que el saldo del extracto preferiblemente debería corresponder al saldo del auxiliar en la contabilidad. No obstante, comprendemos que pueden existir diferencias originadas en transacciones particulares , medida de control interno, o en partidas no materiales, que podría generar una diferencia entre el saldo de la entidad financiera y el saldo reconocido por la entidad en la contabilidad.
Por último, le recordamos que los responsables de la contabilidad y de mantener un adecuado sistema de información y de control interno son los administradores de la entidad, por ello se deben establecer procedimientos que permitan identificar los pagos que son recibidos, ya sea utilizando los reportes de quienes realizan los pagos o los reportes de los bancos. Si estos procedimientos son aplicados de forma oportuna esto evita que se presenten estas diferencias.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
