CONSULTA (TEXTUAL)
“(…)
Solicito por favor se informe:
1. Si se tipifica algún delito si se construye una contabilidad de una propiedad horizontal contabilidad que no se ha perdido ni destruido que se entregó en debida forma de administrador en administrador, y que ahora porque la mayoría de propietarios se encuentra en deuda la quieren construir nuevamente.
2-Infórmenos cuál es el procedimiento que debemos hacer o seguir.
3-Que se puede hacer con el contador y revisor fiscal que se presta para estos actos en mi parecer dudosos.”
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:
1. Si se tipifica algún delito si se construye una contabilidad de una propiedad horizontal contabilidad que no se ha perdido ni destruido que se entregó en debida forma de administrador en administrador, y que ahora porque la mayoría de propietarios se encuentra en deuda la quieren construir nuevamente.
2-Infórmenos cuál es el procedimiento que debemos hacer o seguir.
Acerca de las preguntas 1 y 2, este Consejo dio respuesta con pregunta similar en la consulta 2021-0102 y fecha de radicación 16-02-2021, y en la cual manifestó lo siguiente:
“(…) la normatividad vigente en Colombia determina un periodo mínimo de 10 años para la conservación ordenada de los libros de contabilidad, actas, registro de aportes, comprobantes de las cuentas, soportes de contabilidad y correspondencia relacionada con sus operaciones (Tomado del anexo 6 del Decreto 2420 de 2015 y sus modificatorios, articulo 17), Así mismo, el artículo 18 del anexo 6 del DUR 2420 de 2015 establece el procedimiento respecto de la Pérdida y Reconstrucción de los libros de contabilidad, donde describe:
“El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.
Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.
Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.
Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.”
Por otra parte, cuando un contador certifica estados financieros, es porque el profesional ha verificado las afirmaciones de los estados financieros puestos a disposición de terceros, y que fueron tomados fielmente de los libros (artículo 37 de la Ley 222 de 1995).
Los contadores que participan en la elaboración de la información financiera, no tienen como función ser digitadores de transacciones (teneduría de libros), sino que deben observar el cumplimiento de las afirmaciones relacionadas con la existencia de activos y pasivos a la fecha de corte, que todos los hechos económicos sean reconocidos, que los activos representan derechos económicos y los pasivos probables sacrificios económicos, que los importes han sido presentados de manera apropiada y que han sido correctamente clasificados, descritos y revelados (ver artículo 3 del anexo 6 del DUR 2420 de 2015).
Por lo anterior un contador público no puede certificar información financiera sobre la cual no pueda cumplir lo anteriormente establecido, para el caso de pérdida de información, se recomienda utilizar el procedimiento descrito en el artículo 18 del anexo 6 del DUR 2420 de 2015.
(…) Si la contabilidad no ha sido llevada en debida forma, en primera instancia esto será responsabilidad de los administradores, sin perjuicio de las responsabilidades que también atañen a los contadores que también actuaron como contadores de las empresas, o que prestaron servicios de revisoría fiscal o auditoría de los estados financieros.” (Subrayado fuera de texto)
Como puede observarse, existen normas que establecen la forma y casos en que debe reconstruirse la contabilidad al igual que la responsabilidad que le atañe a los profesionales que funjan como contador público y revisor fiscal de la persona jurídica (copropiedad en este caso); sin embargo, los administradores son los responsables directos de la contabilidad de la copropiedad, según lo establece el numeral 5° del artículo 51 de la ley 675 de 2001 y que citamos a continuación:
CAPITULO XI
Del administrador del edificio o conjunto
(…)
ARTÍCULO 51. Funciones del administrador
(…)
5. Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto.”
3-Que se puede hacer con el contador y revisor fiscal que se presta para estos actos en mi parecer dudosos
En cuanto a esta pregunta (3), es preciso aclarar que el CTCP es un organismo de carácter consultivo respecto de temas en materia técnico-contable, tal como se expuso al inicio del presente documento, por tanto, el CTCP no tiene la competencia para pronunciarse acerca de las actuaciones de revisores fiscales y contadores públicos. Sin embargo, si la peticionaria considera que las actuaciones del contador público y el revisor fiscal han puesto en riesgo los intereses de la Copropiedad o de terceros, basada en lo establecido en el artículo 45 de la Ley 43 de 1990 y las funciones que son propias de los mismos, con base en la misma norma y la Resolución 604 de 2020 emitida por la Junta Central de Contadores, puede presentar queja formal, documentada, ante el Tribunal Disciplinario de la Junta Central de Contadores, el cual es el organismo encargado de ejercer inspección y vigilancia para garantizar que la contaduría pública se ejerza de conformidad con las normas legales, sancionando en los términos de la ley a quienes violen tales disposiciones.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
